Comment les postes financiers et les codes budgétaires sont-ils mis à jour entre les objets de changement ?
Réponse
Synchroniser les codes budgétaires entre les postes
Lors de la création d'ordres de changement à partir d'événements de changement, les codes budgétaires de la ventilation des coûts ( VDC ) de l'ordre de changement sont automatiquement renseignés avec les codes budgétaires des postes d'événement de changement à partir desquels ils ont été créés. Le paramètre de configuration Événements de changement : « Maintenir la synchronisation des codes budgétaires dans tous les postes » déverrouille les postes d'événement de changement liés aux objets de changement provisoires ou « modifiables », et détermine si les modifications apportées aux codes budgétaires sur les objets de changement sont synchronisées avec leurs objets connectés. . Par exemple, un événement de changement lié à un ordre de changement potentiel. L'activation de ce paramètre déverrouille la possibilité de modifier vos objets de changement en créant un ordre de changement tout en synchronisant les postes et les codes budgétaires qui y sont connectés. Voir Configurer les paramètres : événements de changement .
Les objets de changement concernés incluent :
- Ventilation des coûts principale de l'ordre de changement potentiel
- La ventilation des coûts de l'ordre de changement au contrat principal (si vous utilisez des ordres de changement à un (1) niveau. Voir Quels sont les différents paramètres de niveau d'ordre de changement dans Project Financials ? )
- Événements de changement
- Vue des postes d'événement de changement (voir Afficher la vue des postes d'événement de changement .)
- Ordre de changement de l'engagement & Ventilation des coûts de l'ordre de changement potentiel de l'engagement
- Ventilation des coûts de l'engagement
Mise en garde
Lorsque le paramètre « Maintenir les codes budgétaires synchronisés sur tous les postes » est activé au niveau Entreprise, ce paramètre est activé pour tous les projets en cours et nouveaux. Si vous ne souhaitez pas que ce paramètre soit activé, vous pouvez le désactiver pour un projet dans les paramètres des événements de changement.
Procore n'applique PAS les modifications de paramètres aux objets existants de manière rétroactive.
Lorsque le paramètre est désactivé
- Lorsque des postes d'événement de changement sont liés à la fois à des ordres de changement d'engagement et/ou à des ordres de changement potentiels, les codes budgétaires, le fournisseur et le contrat de ces postes d'événement de changement sont verrouillés et ne peuvent pas être modifiés.
- Lorsque les codes budgétaires sont mis à jour et que des postes sont ajoutés à partir de la ventilation des coûts de l'ordre de changement de l'engagement/ordre de changement potentiel, ces modifications ne mettent PAS à jour les informations de l'événement de changement. Dans le cas où l'événement de changement est lié à un ordre de changement de l'engagement, les champs du fournisseur et du contrat sont également verrouillés avec le poste.
Lorsque le paramètre est activé (par défaut lorsqu'il est activé)
- Lorsque des postes d'événement de changement sont liés à la ventilation des coûts de l'ordre de changement modifiable, ces codes budgétaires, fournisseur et contrat de poste d'événement de changement deviennent modifiables. Cependant, lorsqu'ils sont liés à un ordre de changement de l'engagement ou à un engagement, le fournisseur et le contrat restent verrouillés jusqu'à ce qu'ils soient dissociés de l'engagement actuel.
- Si tous les objets de changement liés sont « modifiables », lorsque les codes budgétaires sont mis à jour et/ou que des postes sont ajoutés à partir de la ventilation des coûts de l'ordre de changement, ces modifications mettent à jour le poste dans l'objet de changement connecté.
- Si des événements de changement sont liés à des objets de changement approuvés ou « non modifiables », les codes budgétaires du poste Événement de changement et de l'ordre de changement approuvé restent verrouillés. S'il est ensuite connecté à un autre objet de changement « modifiable » (ex. OCE), lorsque l'utilisateur met à jour le code budgétaire des postes liés, il est informé que « certains postes sont verrouillés (sur l'événement de changement et l'OCP) et n'ont pas pu être mis à jour »
Conseil
Un poste dans un événement de changement est modifiable lorsque :
- L'événement de changement est lié aux ordres de changement provisoires ou non approuvés.
- Le contrat ou l'ordre de changement correspondant a le statut Non approuvé. Voir : Quels sont les statuts par défaut des ordres de changement dans Procore ? Quels sont les statuts d'engagement par défaut dans Procore ?
Un poste dans une ventilation des coûts d'ordre de changement est modifiable lorsque :
- Le statut est dans un état non approuvé.
- Le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » est activé. Voir Configurer les paramètres avancés : engagements et Configurer les paramètres : contrat principal .
Les objets de changement ne sont pas modifiables dans les cas suivants :
- L'objet a le statut « Approuvé ».
- Le projet a un flux de travail d'approbation personnalisé. Voir Flux de travail .
- Les données du contrat et de l'ordre de changement du projet sont synchronisées avec une intégration ERP.
Exemples de scénarios
Lorsque le paramètre « Maintenir les codes budgétaires synchronisés sur tous les postes » est activé, les scénarios suivants de modification des ordres de changement et des événements de changement entraînent la synchronisation des codes budgétaires :
Scénario 1 :
Si vous modifiez la ventilation des coûts d'un ordre de changement potentiel dans le statut Ébauche lié à un poste d'événement de changement, Procore met automatiquement à jour le code budgétaire correspondant sur l'événement de changement. Si vous choisissez de mettre d'abord à jour le poste de l'événement de changement, Procore met automatiquement à jour la valeur correspondante dans l'ordre de changement potentiel s'il a le statut Non approuvé. Si l'ordre de changement potentiel passe à un état non modifiable (approuvé, flux de travail, ERP), les deux postes liés sont verrouillés sur le poste de la ventilation des coûts de l'événement de changement et de l'ordre de changement.
Scénario 2 :
Un ordre de changement potentiel et un ordre de changement de l'engagement ont un statut modifiable et les postes d'événement de changement sont liés. Si le code budgétaire du poste d'ordre de changement potentiel ou d'ordre de changement de l'engagement est mis à jour, les codes budgétaires des trois objets de changement sont également mis à jour.
Scénario 3 :
Un poste d'événement de changement est lié à la fois à un ordre de changement potentiel et à un ordre de changement de l'engagement. Dans cet exemple, l'ordre de changement au contrat principal est approuvé et non modifiable, tout comme le poste de l'événement de changement lié. L'ordre de changement de l'engagement a le statut Ébauche. Les utilisateurs pourront toujours mettre à jour le poste de cette ventilation des coûts de l'ordre de changement de l'engagement modifiable. Cependant, lorsque l'utilisateur met à jour le code budgétaire des postes liés, il est informé que « certains postes sont verrouillés (sur l'événement de changement et l'OCP) et n'ont pas pu être mis à jour »
