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Procore

Configurer les paramètres avancés : Engagements

Objectif

Configurer les paramètres de l'outil Engagements de votre projet.

Contexte

Les utilisateurs qui disposent de la permission « Admin » peuvent personnaliser les paramètres avancés de l'outil Engagement au début du projet. Ces paramètres définissent le fonctionnement de l'outil Engagement pour vos utilisateurs finaux. Par exemple, vous pouvez sélectionner les utilisateurs figurant sur la liste de distribution par défaut de l'outil, si un bon de commande ou un contrat de sous-traitance est défini sur « Privé » par défaut, etc. Sauf indication contraire, les paramètres peuvent être ajustés à tout moment au cours d'un projet.

 Important

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.

Conditions préalables

Procédure

Configuration du contrat

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Cliquez sur l'icône Configurer les paramètres icons-settings-gear.png.
  3. Sous Configuration du contrat, procédez comme suit :
    commitments-contract-configuration.png
    1. Contrats privés par défaut
      Cochez cette case pour définir par défaut les nouveaux contrats de sous-traitance sur Privé(e). Il s'agit du paramètre par défaut.
      Remarques :
      • Un engagement « Privé(e) » n'est visible que par les utilisateurs disposant de l'autorisation « Admin » dans l'outil Engagements et les utilisateurs ajoutés à la liste « Privé(e) » de l'onglet Général de l'engagement.
      • Supprimez la coche pour rendre des engagements visibles aux utilisateurs disposant d'une autorisation « Lecture seule » ou supérieure.
    2. Activer les bons de commande
      Cochez cette case pour permettre aux utilisateurs de créer des bons de commande. Il s'agit du paramètre par défaut.
      Décochez la case pour empêcher les utilisateurs de créer des bons de commande.
    3. Activer les contrats
      Cochez cette case pour permettre aux utilisateurs de créer des contrats de sous-traitance. Il s'agit du paramètre par défaut. Décochez la case pour empêcher les utilisateurs de créer des contrats de sous-traitance.
    4. Les DDP seront dues après
      Spécifiez le nombre de jours ouvrables pour identifier la date d'échéance d'une réponse à une DDP. Pour en savoir plus, voir Répondre à une DDP en tant que destinataire de la DDP.
      Remarques :
      • La valeur par défaut de la date d'échéance d'une DDD est de sept (7) jours ouvrables. Vous pouvez modifier ce paramètre au besoin pour chaque engagement individuel.
      • L'administrateur Procore de votre entreprise peut également définir les jours de la semaine que le système considère comme ses jours ouvrables. Pour plus de détails, voir Définir les jours ouvrables du projet.
    5. Nombre de niveaux d'ordre de changement de l'engagement
      Sélectionnez l'une de ces options :
      • 1 niveau (ordre de changement de l'engagement). Voir Quels sont les différents niveaux d'ordre de changement ?
      • 2 niveaux (Ordre de changement potentiel > Ordre de changement de l'engagement).
      • 3 niveaux (Ordre de changement potentiel > Demande d'ordre de changement > Ordre de changement de l'engagement).
         Important

        Meilleures pratiques pour le processus de gestion des changements :

        • Sélectionnez toujours un paramètre de niveau d'ordre de changement avant de commencer à créer des engagements.
        • Une fois qu'un utilisateur crée un ordre de changement à l'engagement (ODCE) sur votre projet, vous n'êtes PAS autorisé à modifier votre paramètre de niveau d'ordre de changement par défaut.
    6. Autoriser les utilisateurs de niveau standard à créer des OCP
      Remarque : cette option n'est visible et disponible que si vous utilisez le paramètre d'ordre de changement à 2 ou 3 niveaux. Voir Quels sont les différents niveaux d'ordre de changement ?
      Cochez cette case pour autoriser les utilisateurs disposant d'autorisations « Standard » à créer des ordres de changement potentiels. Si la coche est supprimée, seuls les utilisateurs disposant d'autorisations « Admin » peuvent créer des OCP.
  4. Passez à l'étape suivante.

Dates du contrat

  1. Faites défiler jusqu'à la section « Dates du contrat ».
  2. Cochez l'une des cases ci-dessous. Ce paramètre détermine quand démarrer la période de garantie du projet ou la date à laquelle le maître d'ouvrage assume la responsabilité du projet.
    Exemples
    • Les dates du contrat sont conçues pour aider à déterminer quand le maître d'ouvrage du projet assume la responsabilité financière du paiement des services publics, de l'assurance et/ou de la sécurité de la propriété à la place de l'entrepreneur.
    • Les dates du contrat peuvent également être utilisées pour déterminer quand un entrepreneur général et un ou des sous-traitants ont droit au paiement du solde du contrat.
    commitment-contract-dates.png
    • Activer la date de la lettre d'approbation
      Activez ce paramètre si votre entreprise envoie une lettre pour approuver et accepter les détails des travaux de construction.
    • Activer la date du contrat
      Activez ce paramètre si vous souhaitez que les utilisateurs enregistrent la date d'entrée en vigueur du contrat.
    • Activer la date d'émission
      Activez ce paramètre si vous souhaitez que les utilisateurs enregistrent la date d'émission du contrat.
    • Activer la date d'exécution
      Activez ce paramètre si vous souhaitez que les utilisateurs enregistrent la date à laquelle le contrat a été signé par toutes les parties impliquées.
    • Activer la date de la lettre d'intention
      Activez ce paramètre si vous souhaitez que les utilisateurs enregistrent la date à laquelle votre entreprise a envoyé une lettre d'intention (LdI) pour décrire les détails d'un contrat entre les parties impliquées avant que le contrat ne soit finalisé.
    • Activer la date de retour
      Activez ce paramètre si vous souhaitez que les utilisateurs enregistrent la date à laquelle un contrat a été renvoyé.
  3. Passez à l'étape suivante. 

Distributions par défaut

  1. Faites défiler jusqu'à la section « Distributions par défaut ».
  2. Configurez vos paramètres comme suit :
    commitment-default-distributions.png
    • Inclure le contact principal dans la distribution par défaut
      Cochez cette case pour inclure automatiquement la personne répertoriée comme contact principal de l'entreprise dans l'outil Annuaire dans la liste de distribution par défaut. Remarque : pour être inclus dans la liste de distribution, l'enregistrement du fournisseur doit avoir un contact principal désigné dans l'annuaire de l'entreprise. Voir Ajouter une personne à l'annuaire de l'entreprise.
    • Répartition de l'engagement
      Sélectionnez n'importe quel nom d'utilisateur dans l'annuaire du projet. Procore ajoute automatiquement les personnes à la liste de distribution du bon de commande ou du contrat de sous-traitance.
    • Distribution de l'ordre de changement de l'engagement
      Sélectionnez les utilisateurs Procore qui doivent toujours être ajoutés à la liste de distribution d'un ordre de changement de l'engagement par défaut lorsqu'un ordre de changement est envoyé par e-mail.
    • Distribution des demandes de devis
      Sélectionnez les utilisateurs à notifier lorsque les réponses à la DDD sont soumises.
      Remarque : vous pouvez également modifier la distribution des demandes de devis au sein de la DDD.
    • Distribution des factures
      Lorsqu'une facture ou la ventilation des coûts du sous-traitant est soumise pour un engagement, les utilisateurs et contacts répertoriés dans la liste Distribution des factures recevront un e-mail dès lors que le statut de la facture ou de la ventilation des coûts du sous-traitant est défini sur En révision.

Paramètres de contrat par défaut

  1. Faites défiler jusqu'à la section « Paramètres de contrat par défaut ».
  2. Configurez les paramètres comme suit :
    commitments-default-contract-settings.png
    • Méthode de comptabilité par défaut pour les bons de commande
      Choisissez entre la méthode comptable Basé sur une unité/quantité ou Basé sur un montant. Le paramètre par défaut pour les bons de commande est Basé sur une unité/quantité.
      Méthode comptable par défaut pour les contrats
      Choisissez entre la méthode comptable Basé sur une unité/quantité ou Basé sur un montant. Le paramètre par défaut pour les bons de commande est Basé sur un montant.
      Pourcentage de retenue de garantie par défaut
      Spécifiez un pourcentage de retenue de garantie par défaut (par exemple, 10 %), qui est automatiquement défini par défaut.
       Important
      Si votre entreprise a activé les paramètres de rétention à échelle mobile pour une utilisation sur vos factures, n'oubliez pas que le paramètre « Pourcentage de retenue de garantie par défaut » est remplacé lors de la facturation. Voir Activer les règles de rétention à échelle mobile sur les factures d'un engagement.
    • Activer les commentaires par défaut
      Cochez cette case pour activer un onglet Commentaires dans lequel les utilisateurs peuvent ajouter des commentaires et joindre des fichiers. Cette case à cocher est désactivée par défaut.
      Activer les marges par défaut
      Si cette option est activée, vous verrez l'onglet Marge, qui permet de configurer et d'appliquer une marge pour chaque engagement. Les ordres de changement seront automatiquement associés au code de coût correct afin que les changements soient reflétés avec précision dans l'outil Budget.
    • Activer les paiements par défaut
      Pour empêcher les utilisateurs de créer des paiements, laissez cette case décochée. Elle est cochée par défaut.
    • Activer les factures par défaut
      Si cette option est activée, vous verrez le sous-onglet Factures afin que les factures puissent être créées. Pour empêcher les utilisateurs de créer des factures, laissez cette case décochée. Elle est cochée par défaut.
    • Afficher les codes de coût sur la facture PDF par défaut
      Cochez cette case pour afficher les codes de coût sur le PDF de facture par défaut.
    • Activer la retenue de garantie sur les travaux terminés par défaut
      Cochez cette case pour activer la retenue de garantie sur les travaux terminés par défaut.
    • Activer la retenue de garantie des matériaux entreposés par défaut
      Cochez cette case pour activer la retenue de retenue des matériaux entreposés par défaut.
    • Activer la ventilation des coûts du sous-traitant par défaut
      Cochez cette case pour activer par défaut la ventilation des coûts du sous-traitant pour les engagements.
  3. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer vos modifications.

 

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