Configurer les paramètres avancés : Engagements

Configuration du contrat

1. Accédez à l’outil Engagements du projet.
2. Cliquez sur l'icône Configurer les paramètres .
3. Sous Configuration du contrat, procédez comme suit :
   
   
   
   
   1. Contrats privés par défaut
      Cochez cette case pour définir par défaut les nouveaux contrats de sous-traitance sur Privé(e). Il s'agit du paramètre par défaut.
      Remarques :
      • Un engagement « Privé(e) » n'est visible que par les utilisateurs disposant de l'autorisation « Admin » dans l'outil Engagements et les utilisateurs ajoutés à la liste « Privé(e) » de l'onglet Général de l'engagement.
      • Supprimez la coche pour rendre des engagements visibles aux utilisateurs disposant d'une autorisation « Lecture seule » ou supérieure.
   2. Activer les bons de commande
      Cocher cette case permet de créer des bons de commande dans l'outil Engagements du projet. Il s'agit du paramètre par défaut. Décochez la case pour supprimer la possibilité de créer des bons de commande dans l'outil d'engagements.

      Remarque

      Pour donner aux utilisateurs la possibilité de créer des bons de commande, il faudra leur attribuer les autorisations utilisateur requises. Voir Créer un bon de commande.
   3. Activer les contrats
      Cochez cette case pour permettre aux utilisateurs de créer des contrats de sous-traitance. Il s'agit du paramètre par défaut. Décochez la case pour empêcher les utilisateurs de créer des contrats de sous-traitance.
   4. Les DDD seront dues après
      Spécifiez le nombre de jours ouvrables pour identifier la date d'échéance d'une réponse à une DDD. Pour en savoir plus, voir Répondre à une DDD en tant que destinataire de la DDD.
      Remarques :
      • La valeur par défaut de la date d'échéance d'une DDD est de sept (7) jours ouvrables. Vous pouvez modifier ce paramètre au besoin pour chaque engagement individuel.
      • L'administrateur Procore de votre entreprise peut également définir les jours de la semaine que le système considère comme ses jours ouvrables. Pour plus de détails, voir Définir les jours ouvrables du projet.
   5. Nombre de niveaux d'ordre de changement de l'engagement
      Voir Quels sont les différents niveaux d'ordre de changement dans Finances ? Ensuite, sélectionnez une (1) de ces options.
      • 1. Sélectionnez cette option pour activer le paramètre d'ordre de changement à un niveau. Avec cette option, votre équipe ne crée que des ordres de changement de l'engagement. Il s'agit du paramètre par défaut.
      • 2. Sélectionnez cette option pour activer le paramètre d'ordre de changement à deux niveaux. Avec cette option, votre équipe crée un ordre de changement potentiel, puis un ordre de changement de l'engagement. Lorsque vous sélectionnez cette option, la case à cocher « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » apparaît. Voir ci-dessous pour plus d'informations.
      • 3. Sélectionnez cette option pour activer le paramètre d'ordre de changement à trois niveaux. Avec cette option, votre équipe crée un ordre de changement potentiel, puis une demande d'ordre de changement, et enfin un ordre de changement de l'engagement.

         Important

        Les meilleures pratiques importantes sont les suivantes :

        • Sélectionnez toujours le paramètre de niveau d'ordre de changement avant que les utilisateurs ne commencent à créer des bons de commande et des contrats de sous-traitance.
        • Une fois qu'un utilisateur crée un ordre de changement de l'engagement sur votre projet, ce paramètre ne peut plus être modifié sur le projet. 
   6. Autoriser les utilisateurs de niveau standard à créer des OCP
      Cochez cette case pour permettre aux utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Standard » de créer des ordres de changement potentiels. Si la case n'est pas cochée, seules les autorisations de niveau « Admin » pourront créer des OCP. Voir Créer un ordre de changement potentiel de l'engagement.

      Remarque

      • L'option « Autoriser les utilisateurs de niveau standard à créer des ordres de changement » n'est visible et disponible que si vous utilisez le paramètre d'ordres de changement à 2 ou 3 niveaux. Voir Quels sont les différents paramètres de niveaux d'ordres de changement dans Finances ?
   7. Activer la ventilation des coûts toujours modifiable
      Cochez cette case pour permettre aux utilisateurs disposant d'autorisations de modification d'ajouter, de mettre à jour, d'importer et de supprimer des postes de la ventilation des coûts lorsque l'engagement a un statut quelconque. Décochez la case pour empêcher les utilisateurs de modifier la ventilation des coûts. Ce paramètre est désactivé par défaut. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce que le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » ?

      Remarque

      Pour les utilisateurs de Procore qui activent le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » , sachez que ce paramètre n'est PAS actuellement pris en charge lorsque :

      • Votre projet est configuré pour utiliser l'un des outils Intégrations ERP de Procore. 
      • L'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant a été activé dans l'outil Engagements. Activez ou désactivez l'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant dans l'outil Engagements .
   8. BÊTA Activer les ordres de changement initiés par le chantier
      Si vous participez au programme bêta Des ordres de changement initiés par le chantier de Procore et prévoyez d’utiliser le paramètre ordre de changement de deux (2) ou trois (3) niveaux sur l’outil Engagements, ce paramètre est activé et une coche apparaît dans cette case par défaut. Ce paramètre permet à vos collaborateurs en aval de soumettre des ordres de changement à partir du chantier. Pour en savoir plus, voir Autoriser les collaborateurs à soumettre des ordres de changement initiés sur le chantier (bêta).

      Remarque

      Le paramètre « Activer les ordres de changement initiés sur le chantier » est conçu pour fonctionner avec le paramètre de configuration à deux (2) ou trois (3) niveaux de l'outil Engagements. Si vous activez ce paramètre, vous devrez également cocher la case « Autoriser les utilisateurs de niveau standard à créer des ordres de changement ».
4. Passez à l'étape suivante.

Dates du contrat

Les dates de contrat pour l'outil Engagements au niveau Projet ont été déplacées vers l'outil Admin au niveau Entreprise. Pour en savoir plus, voir Créer de nouveaux champs personnalisés et Que sont les champs personnalisés et quels outils Procore les prennent en charge ? Les champs personnalisés fonctionnent également avec les ensembles de champs configurables. Voir Créer de nouveaux ensemble de champ configurables.

Distributions par défaut

1. Faites défiler jusqu'à la section « Distributions par défaut ».
2. Configurez vos paramètres comme suit :
   
   • Inclure le contact principal dans la distribution par défaut
     Cochez cette case pour inclure automatiquement la personne répertoriée comme contact principal de l'entreprise dans l'outil Annuaire dans la liste de distribution par défaut. Remarque : Pour être inclus dans la liste de distribution, l'enregistrement du fournisseur doit avoir un contact principal désigné dans l'annuaire de l'entreprise. Voir Ajouter une personne à l'annuaire de l'entreprise.
   • Répartition de l'engagement
     Sélectionnez n'importe quel nom d'utilisateur dans l'annuaire du projet. Procore ajoute automatiquement les personnes à la liste de distribution du bon de commande ou du contrat de sous-traitance.
   • Distribution de l'ordre de changement de l'engagement
     Sélectionnez les utilisateurs Procore qui doivent toujours être ajoutés à la liste de distribution d'un ordre de changement de l'engagement par défaut lorsqu'un ordre de changement est envoyé par e-mail.
   • Distribution des demandes de devis
     Sélectionnez les utilisateurs à notifier lorsque les réponses à la DDD sont soumises.
     Remarque : vous pouvez également modifier la distribution des demandes de devis au sein de la DDD.
   • Distribution des factures
     Lorsqu'une facture ou la ventilation des coûts du sous-traitant est soumise pour un engagement, les utilisateurs et contacts répertoriés dans la liste Distribution des factures recevront un e-mail dès lors que le statut de la facture ou de la ventilation des coûts du sous-traitant est défini sur En révision.

Paramètres de contrat par défaut

1. Faites défiler jusqu'à la section « Paramètres de contrat par défaut ».
2. Configurez les paramètres comme suit :
   
   • Méthode comptable par défaut pour les bons de commande
     Choisissez entre la méthode comptable basée sur les unités/quantités ou sur le basée sur le montant. Le paramètre par défaut pour les bons de commande est basée sur les unités/quantités.
   • Méthode comptable par défaut pour les contrats
     Choisissez entre la méthode comptable basée sur l'unité/la quantité ou sur le montant. Le paramètre par défaut pour les contrats de sous-traitance est basée sur le montant.
   • Pourcentage de retenue de garantie par défaut
     Entrez un pourcentage (par exemple, 10 %) pour définir le pourcentage de retenue de garantie par défaut sur la première facture du contrat. Si vous ne modifiez PAS ce paramètre en suivant les étapes de la section « Définir ou débloquer la retenue de garantie sur une facture de sous-traitant », ce paramètre restera en vigueur sur les factures suivantes.

      Important

     • Le pourcentage que vous saisissez dans le champ « Pourcentage de retenue de garantie par défaut » calcule les montants de la retenue sur la première facture du contrat.
     • Après avoir créé la première facture de votre contrat, il est important de noter que la modification de la valeur du « Pourcentage de retenue de garantie par défaut » ne change PAS automatiquement le pourcentage de retenue de garantie sur les factures suivantes du contrat.
     • Pour modifier le pourcentage de retenue sur les factures suivantes, vous devez modifier le paramètre dans la facture. Pour obtenir des instructions, reportez-vous à la section Définir ou débloquer une retenue de garantie sur une facture de sous-traitant.
     • Il est important de noter qu'une nouvelle facture hérite toujours du pourcentage de retenue de la facture précédente. Par exemple, si vous avez défini la retenue de garantie de la facture n° 1 à 10 %, la facture n° 2 utilisera automatiquement ce pourcentage. Si vous décidez de modifier le pourcentage de retenue de 10 % à 5 % sur la facture n° 2, la facture n° 3 utilisera automatiquement 5 %.
     • Si votre entreprise a activé la fonction de rétention à échelle mobile, le paramètre « Pourcentage de rétention par défaut » est toujours remplacé par les paramètres de rétention à échelle mobile de votre contrat. Voir Activer les règles de rétention à échelle mobile sur les factures d'un engagement.
   • Activer les commentaires par défaut
     Cochez cette case pour activer un onglet Commentaires dans lequel les utilisateurs peuvent ajouter des commentaires et joindre des fichiers. Cette case à cocher est désactivée par défaut.
     Activer les marges par défaut
     Si cette option est activée, vous verrez l'onglet Marge, qui permet de configurer et d'appliquer une marge pour chaque engagement. Les ordres de changement seront automatiquement associés au code de coût correct afin que les changements soient reflétés avec précision dans l'outil Budget.
   • Activer les paiements par défaut
     Pour empêcher les utilisateurs de créer des paiements, laissez cette case décochée. Elle est cochée par défaut.
   • Activer les factures par défaut
     Si cette option est activée, vous verrez le sous-onglet Factures afin que les factures puissent être créées. Pour empêcher les utilisateurs de créer des factures, laissez cette case décochée. Elle est cochée par défaut.
   • Afficher les codes de coût sur la facture PDF par défaut
     Cochez cette case pour afficher les codes de coût sur les PDF de facture par défaut. 
   • Activer la retenue de garantie sur les travaux terminés par défaut
     Cochez cette case pour activer la retenue de garantie sur les travaux terminés par défaut.
   • Activer la retenue de garantie des matériaux entreposés par défaut
     Cochez cette case pour activer la retenue de garantie des matériaux entreposés par défaut.
   • Activer la ventilation des coûts du sous-traitant par défaut
     Cochez cette case pour activer l'onglet « Ventilation des coûts du sous-traitant » sur les engagements du projet. Voir Créer une ventilation des coûts du sous-traitant.
3. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer vos modifications.