Comment facturer des matériaux entreposés dans une facture de sous-traitant ?
Pour les clients Procore aux États-Unis
Lorsque votre entreprise applique le dictionnaire de point de vue « Anglais des maîtres d'ouvrage » ou « Anglais des entrepreneurs spécialisés », vous verrez différents noms d'outils et changements de termes dans l'interface utilisateur. Apprenez à appliquer les options du dictionnaire.
- Pour connaître les différences : Afficher/Masquer
Réponse
La facturation des matériaux entreposés est un moyen de facturer à un acheteur une partie de la valeur d'un contrat avant de terminer les travaux. Permettre à vos sous-traitants de vous facturer les matériaux stockés leur donne la possibilité d'acheter les matériaux dont ils ont besoin, afin qu'ils puissent recevoir et stocker ces matériaux sur place, afin qu'ils soient disponibles lorsqu'il est temps de commencer à installer les travaux du projet. Au fur et à mesure que le travail progresse dans chaque période de facturation, un contact de facturation peut réduire la valeur dans la colonne « Matériaux entreposés ». Lorsque la valeur de la colonne atteint zéro (0,00 $) sur une facture ultérieure, les matériaux du poste sont installés et le travail sur l'élément est terminé.
Pour facturer les matériaux entreposés dans une facture de sous-traitant, la facture administrateur doit remplir ces conditions préalables au niveau contrat :
- Assurez-vous que la méthode comptable du contrat d'engagement est définie sur « Basé sur le montant ». Voir Comment définir la méthode comptable pour un contrat ou un financement ?
- Activez un (1) des paramètres de matériaux stockés dans l'onglet « Paramètres avancés » de chaque contrat d'engagement. Voir Comment activer la facturation séparée pour les matériaux stockés sur une facture ?
Questions courantes
Vous trouverez ci-dessous quelques réponses à d'autres questions courantes sur la facturation des matériaux entreposés :
- Comment facturer séparément les matériaux entreposés dans une facture ?
- Quelles sont les options de configuration pour la facturation distincte des matériaux entreposés ?
- Comment saisir des matériaux entreposés dans une facture ?
Comment facturer séparément les matériaux entreposés dans une facture ?
Avant de créer une facture de sous-traitant dans Procore, une facture administrateur a la possibilité de cocher la case « Activer la facturation séparément pour les matériaux entreposés » sur l’contrat. Cette case à cocher se trouve dans l'onglet « Paramètres avancés » du contrat. Il fournit à la facture administrateur un moyen de contrôler la façon dont la colonne « Nouveaux matériaux » se comporte de la facture à la facture. Vos contacts de facturation n’ont PAS la possibilité de modifier ce paramètre dans Procore.
Quelles sont les options de configuration pour la facturation distincte des matériaux entreposés ?
Si vous êtes un administrateur de facturation et que vous avez un contact de facturation qui facturera votre équipe de projet séparément pour les matériaux stockés, vous aurez la possibilité d'activer la facturation séparée pour les matériaux stockés. Pour activer le paramètre, cochez cette case. Pour désactiver le paramètre, décochez la case. Par défaut, ce paramètre est activé. 
Lorsqu'il est activé, Procore définit automatiquement la valeur de l'entrée dans la colonne « Nouveaux matériaux stockés » sur zéro (0,00) sur chaque nouvelle facture afin que le contact de facturation puisse mettre à jour l'entrée avec la valeur appropriée. Lorsqu'une entrée est effectuée, Procore met automatiquement à jour la colonne « Matériaux actuellement stockés » avec la même valeur.
Comment saisir des matériaux entreposés dans une facture ?
Pour savoir comment saisir des matériaux entreposés dans une facture, consultez cet exemple.
Exemple : facturation des matériaux entreposés sur une facture de sous-traitant
Première facture . Un contact de facturation crée une facture de sous-traitant pour un engagement au cours d'une période de facturation. Dans un poste de facture, la valeur de la colonne « Nouveaux matériaux stockés » est toujours définie sur 0,00 $ par défaut. Étant donné que le collaborateur en aval a reçu des matériaux sur place pendant cette période de facturation, le contact de facturation saisit 2 000,00 $ dans la colonne Nouveaux matériaux stockés (voir 1 ci-dessous). Ceci représente le montant en devise des matériaux reçus. Après avoir saisi le montant, Procore met automatiquement à jour ces valeurs (voir 2 ci-dessous) sur le poste :
- Total terminé et stocké à ce jour (%) . Procore convertit l'entrée en valeur de pourcentage (16 %) pour afficher la progression totale.
- Matériaux actuellement entreposés . Procore met à jour cette colonne avec le montant de la colonne « Nouveaux matériaux entreposés » (2 000,00 $).
- Date totale terminée et stockée ($). Procore ajoute l’entrée à cette valeur (2 000,00 $). Note: Cette colonne affiche le total cumulé des valeurs des colonnes « Travaux terminés cette période », « Nouveaux matériaux entreposés » et « Matériaux actuellement entreposés ».
- Solde à terminer . Cette colonne n'est visible que pour les administrateurs de factures. Procore prend le montant de la « Valeur prévue » (qui est le montant du contrat) et soustrait le montant des « Nouveaux matériaux entreposés ». Remarque : dans les factures suivantes, cette colonne affiche la baisse cumulée par rapport au montant du contrat pour le poste.
Deuxième facture . Pour la prochaine période de facturation, le contact de facturation doit soumettre sa prochaine facture. Dans toutes les nouvelles factures, la valeur de la colonne Nouveaux matériaux stockés est toujours définie sur 0,00 $ par défaut (voir 1 ci-dessous). Cependant, Procore déplace automatiquement la valeur de la colonne Nouveaux matériaux stockés sur la facture précédente vers la colonne Matériaux stockés précédents sur la facture actuelle (voir 1 à 2 ci-dessous). Avant de saisir des données supplémentaires, notez que les valeurs en surbrillance (voir 3 ci-dessous) correspondent aux valeurs de la première facture (ci-dessus).
Ensuite, il est temps d’effectuer certaines saisies de données supplémentaires sur le poste :
Pour cette entrée, le collaborateur en aval a reçu 2 500,00 $ supplémentaires en nouveaux matériaux qui sont désormais stockés sur le chantier (ou dans une installation de stockage). Le contact de facturation saisit 2 500,00 $ dans la colonne Nouveaux matériaux stockés (voir 1 ci-dessous). Après la saisie, Procore met automatiquement à jour ces valeurs (voir 2 ci-dessous).
- Total terminé et stocké à ce jour (%) . Procore met à jour cette valeur de 16 % à 36 %.
- Matériaux actuellement entreposés . Procore met à jour cette valeur de 2 000,00 $ à 4 500,00 $.
- Total terminé et entreposé à ce jour ($). Procore met à jour cette valeur de 2 000,00 $ à 4 500,00 $.
- Solde à terminer . Procore soustrait la somme de la valeur « Nouveaux matériaux stockés » et du montant « Matériaux stockés précédemment » du montant « Valeur prévue ». Ceci montre la baisse cumulée du montant du contrat.
Remarque : la valeur Travaux terminés à partir de la demande précédente (%) reste inchangée (voir 3 ci-dessous).
Ensuite, une moitié des nouveaux matériaux entreposés sur la première facture ont été installés sur le chantier pendant la période de facturation en cours. Pour y faire face, le contact de facturation prend 1 000,00 $ de la colonne Matériaux entreposés précédents (voir 1 ci-dessous) et déplace cette colonne de 1 000,00 $ vers la colonne Travaux terminés cette période (voir 2 ci-dessous).
Remarque
Après avoir modifié l'entrée dans la colonne Matériaux stockés précédemment, le focus de votre système peut passer à la colonne Retenue de garantie des travaux cette période ($) . Ceci se produit si l'administrateur des factures active le paramètre de retenue de garantie sur l'engagement. Pour respecter l'objectif de facturation des matériaux entreposés, la saisie des données de retenue de garantie n'est pas incluse dans cet exemple. Cependant, une documentation sur la retenue de garantie est disponible :
- Pour savoir comment activer la retenue de garantie sur un engagement, voir Activer la retenue de garantie sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance .
- Pour savoir comment définir et débloquer la retenue de garantie sur une facture, voir Définir ou débloquer la retenue de garantie sur une facture de sous-traitant.
Après avoir déplacé le montant Matériaux stockés précédemment dans la colonne Travail terminé cette période , Procore prend en compte les entrées pour calculer ces valeurs :
- Total terminé et stocké à ce jour (%) . Procore maintient la valeur à 36 %.
- Matériaux actuellement entreposés. Procore maintient la valeur à 3 500,00 $.
- Total terminé et entreposé à ce jour ($). Procore conserve la valeur à 4 500,00 $.
- Solde à terminer . Procore soustrait la somme de la valeur « Nouveaux matériaux stockés » et du montant « Matériaux stockés précédemment » du montant « Valeur prévue ». Ceci montre la baisse cumulée du montant du contrat.
Note: La valeur Travaux terminés à partir de l’application précédente (%) reste non modifiée.
Troisième facture . Pour la période de facturation suivante, le collaborateur en aval a reçu des matériaux supplémentaires, des matériaux précédemment stockés ont été installés. Le contact de facturation crée une nouvelle facture.
Sur la nouvelle facture :
- Procore déplace le montant de la colonne Nouveaux matériaux entreposés sur la facture précédente et l'ajoute au montant de la colonne Matériaux précédents entreposés (voir 1 ci-dessous).
- Le contact de facturation prend 3 000,00 $ de la colonne Matériaux stockés précédemment et le déplace dans la colonne Travaux terminés cette période (voir 1 ci-dessous). Il reste 500,00 $ dans la colonne Matériaux stockés précédemment (voir 2 ci-dessous).
- Le contact de facturation saisit également 2 000,00 $ dans la colonne Nouveaux matériaux stockés (voir 1 ci-dessous). Cela représente les matériaux reçus au cours de cette période et sont désormais stockés sur place. Comme indiqué ci-dessous, Procore ajoute la valeur Matériaux actuellement stockés à la valeur Matériaux stockés précédents (voir 2 ci-dessous) pour calculer la valeur Matériaux actuellement stockés (voir 3 ci-dessous).
- Procore met également à jour automatiquement les valeurs suivantes sur le poste :
- Total terminé et stocké à ce jour (%) . Procore calcule la valeur à 52 %.
- Total terminé et entreposé à ce jour ($). Procore calcule la valeur à 6 500,00 $
- Solde à terminer . Procore soustrait la somme de la valeur « Nouveaux matériaux stockés » et du montant « Matériaux stockés précédemment » du montant « Valeur prévue ». Ceci montre la baisse cumulée du montant du contrat.
Vous pouvez continuer à créer des factures et saisir de nouvelles entrées de poste jusqu’à ce que la valeur Balance pour terminer sur un poste atteint 0,00 $.