À propos des matériaux entreposés sur les factures (bêta)

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Table des matières

Vue d'ensemble

La facturation des matériaux entreposés sur un projet de construction permet aux entrepreneurs de récupérer les coûts d'achat et d'entreposage des matériaux sur un chantier. Elle exige également que les équipes s'assurent de comptabiliser avec précision les matériaux reçus. Ceci comprend la documentation des partenaires commerciaux, des types de matériaux, des quantités, des coûts et des dates de livraison. Étant donné que les matériaux entreposés ne représentent pas les travaux terminés, les factures doivent être détaillées pour faire la distinction entre ce qui est installé sur un projet au cours d'une période de facturation et ce qui est entreposé pour les travaux futurs.

Une fois qu'un entrepreneur reçoit un paiement de facture, les matériaux entreposés deviennent la propriété du client et l'entrepreneur est responsable de la sécurité des matériaux entreposés. Pour éviter les malentendus, assurez-vous que les exigences de l' engagement ou du contrat principal d'un projet sont claires sur la façon de facturer les matériaux entreposés.

Les équipes utilisant la solution Gestion des factures Procore peuvent gérer les matériaux entreposés manuellement ou activer une option de configuration qui déplace les soldes de la colonne « Matériaux actuellement entreposés » d'une facture précédente vers la colonne « Travaux terminés depuis l'application précédente » de la facture suivante. Les utilisateurs facturent également les matériaux entreposés en utilisant la méthode comptable configurée pour le contrat.

En outre, les équipes peuvent configurer un modèle de projet Procore afin que les paramètres de configuration des matériaux entreposés soient automatiquement copiés dans les nouveaux projets Procore. Pour en savoir plus, consultez Quels sont les éléments copiés dans un nouveau projet lors de l'application d'un modèle de projet ?

Conditions préalables

Pour facturer les matériaux entreposés, votre équipe doit :

Suivez les matériaux que vous recevez et documentez-les dans votre inventaire.
Suivez les matériaux installés pendant une période de facturation et ceux entreposés pour l'avenir.

Conseil
Besoin d'aide pour suivre les matériaux ? Pour obtenir des conseils sur l'utilisation des différents outils Procore pour suivre les matériaux reçus et installés, voir Comment suivre les matériaux réellement reçus et installés sur un chantier ?

Vous devez également :

Étape	Sur les factures au maître d'ouvrage...	Sur les factures de sous-traitants...
Optez pour l'expérience de facturation modernisée	À propos des factures au maître d'ouvrage	À propos des factures de sous-traitants
Créer un contrat	Créer des contrats principaux	Créer un engagement ¹
Créer une facture	Créer des factures au maître d’ouvrage	Créer une facture de sous-traitant

¹Dans Procore, un engagement est soit un bon de commande, soit un contrat de sous-traitance.

Lorsque votre équipe crée des factures au maître d'ouvrage ou de sous-traitant, vous facturez les postes comme les autres coûts du projet. La seule différence est que les matériaux installés et les matériaux entreposés sont documentés sur la facture.

Restrictions

Veuillez tenir compte des limitations suivantes :

Procore utilise toujours la même méthode comptable pour un contrat et ses factures. Si vous choisissez un contrat basé sur le montant, Procore génère des factures basées sur le montant. De même, un contrat basé sur les unités/quantités génère des factures basées sur les unités/quantités.
Une fois que les postes sont ajoutés à la ventilation des coûts d'un contrat principal, la méthode comptable du contrat principal et de ses factures ne peuvent pas être modifiées. Voir Créer des contrats principaux.

Configurer les paramètres

Pour facturer les matériaux entreposés, configurez ces paramètres :

Choisissez la méthode comptable du contrat
Configurer les paramètres des matériaux entreposés pour un engagement
Configurer les paramètres des matériaux entreposés dans l'outil Facturation

Choisissez la méthode comptable du contrat

Configurer la méthode comptable d'un nouveau contrat principal afin de facturer les matériaux entreposés sur une facture. Vous pouvez également configurer la méthode comptable des bons de commande et des contrats de sous-traitance créés avec l'outil Engagements au niveau projet. Procore applique le paramètre que vous choisissez au contrat et à toutes les factures liées au contrat. Les choix sont :

Basé sur un montant. Saisissez le montant forfaitaire pour les postes de la ventilation des coûts du contrat et sur les factures du contrat.
Basé sur une unité/quantité. Saisissez une quantité et un prix unitaire pour les postes dans la ventilation des coûts du contrat et dans les factures du contrat.

Conseil

Gérer les appels d'offres dans Procore ? Vous pouvez définir la méthode comptable pour l'outil Appels d'offres au niveau projet. Pour en savoir plus, voir Comment définir la méthode comptable des offres ?

Exemples

Ces exemples vous montrent comment choisir la méthode comptable pour les bons de commande et les contrats de sous-traitance dans l'outil Engagements du projet et sur un nouveau contrat principal pour un projet. Pour en savoir plus, voir Comment définir la méthode comptable d'un contrat ?

Engagements

Un utilisateur disposant de droits de niveau « Admin » sur l'outil Engagements configure les paramètres « Méthode comptable par défaut pour les bons de commande » et « Méthode comptable par défaut pour les contrats de sous-traitance » sous « Paramètres de contrat par défaut » sur la page « Configurer les paramètres » de l'outil. Une fois définis, tous les engagements du projet utilisent la méthode configurée. Pour en savoir plus, voir Configurer les paramètres avancés : engagements.

Contrats principaux

Un utilisateur qui crée un contrat principal doit configurer sa méthode comptable par défaut avant d'ajouter des postes à sa ventilation des coûts. Une fois que les postes sont ajoutés, vous ne pouvez pas modifier la méthode comptable. Dans Procore, la méthode comptable par défaut est les contrats basés sur les montants. Pour passer à la méthode basée sur les unités/quantités, cliquez sur le bouton dans la bannière en haut de la ventilation des coûts d'un contrat principal. Pour en savoir plus, voir Créer des contrats principaux.

Configurer les paramètres des matériaux entreposés pour un engagement

Pour activer la facturation des matériaux entreposés dans un engagement, un membre de l'équipe disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements peut cocher le paramètre « Activer la facturation distincte pour les matériaux entreposés » dans l'onglet Paramètres avancés d'un engagement.

Exemple

Voici un exemple du paramètre « Matériaux entreposés » sur un contrat. Ce paramètre est disponible dans l'outil Engagements. Pour activer l'option, cochez la case « Activer les factures », puis la case « Activer la facturation distincte pour les matériaux entreposés ».

Si vos factures doivent tenir compte de la retenue de garantie, votre équipe a également la possibilité de cocher la case « Activer la retenue de garantie des matériaux entreposés ». Pour configurer les factures de sous-traitant afin de saisir la retenue de garantie, voir Activer la retenue de garantie sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance.

Configurer les paramètres des matériaux entreposés pour l'outil Facturation

Un membre de l'équipe disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements peut mettre à jour les paramètres des matériaux entreposés dans l'outil Facturation au niveau projet. Lorsqu'il est activé, Procore déplace automatiquement le montant entré dans la colonne « Matériaux actuellement entreposés » de la ventilation des coûts de la facture précédente vers la colonne « Travaux terminés depuis l'application précédente » de la facture suivante.

Remarque

Pour de meilleurs résultats, Procore recommande de configurer ce paramètre avant que votre équipe ne crée des factures sur un projet. Cependant, vous pouvez modifier ce paramètre au milieu du projet, comme indiqué dans cet exemple.

Exemple

Voici un exemple du paramètre « Matériaux entreposés » dans l'outil Facturation au niveau projet.

Si vous activez ce paramètre au milieu du projet, un message d'information vous informe de la manière dont la modification du paramètre affecte vos contrats existants. L'utilisateur effectuant la modification doit cliquer sur Mettre à jour pour accuser réception de l'invite.

Saisie de données basée sur le montant

Consultez cet exemple pour savoir comment facturer les matériaux entreposés sur les factures lorsqu'un contrat est configuré pour utiliser la méthode comptable « Basé sur un montant ».

Saisie de données sur la première facture basée sur le montant

Pour la première facture du contrat, la valeur de la colonne Nouveaux matériaux entreposés est toujours définie à 0,00 $ par défaut. Étant donné que le sous-traitant a reçu des matériaux sur place pendant cette période de facturation, le contact de facturation saisit 2 000,00 $ dans la colonne Nouveaux matériaux entreposés (voir 1). Ceci représente le montant en devise des matériaux reçus. Une fois saisies, Procore met automatiquement à jour ces valeurs sur le poste (voir 2) :

Total terminé et entreposé à ce jour (%). Procore convertit l'entrée en pourcentage (16 %) pour afficher la progression totale.
Matériaux actuellement entreposés. Procore met à jour cette colonne avec le montant de la colonne Nouveaux matériaux entreposés (2 000,00 $).
Date totale terminée et entreposée ($). Procore ajoute l'entrée de 2 000,00 $ à cette colonne (voir 2). Remarque : cette colonne indique le total cumulé des valeurs des colonnes Travaux terminés cette période, Nouveaux matériaux entreposés et Matériaux actuellement entreposés .
Équilibrer pour terminer. Cette colonne n'est visible que pour les administrateurs des factures. Procore prend le montant de la valeur prévue et soustrait le montant des nouveaux matériaux entreposés pour calculer le solde final). Remarque : dans les factures suivantes, cette colonne indique la baisse cumulée par rapport au montant contractuel pour le poste.

Saisie de données sur la deuxième facture basée sur le montant

Pour la période de facturation suivante, le contact de facturation prépare sa deuxième facture. Dans toutes les nouvelles factures, la colonne Nouveaux matériaux entreposés est toujours définie à 0,00 $ par défaut (voir 1). Cependant, Procore déplace automatiquement la valeur de la colonne Nouveaux matériaux entreposés de la facture précédente vers la colonne Matériaux antérieurs entreposés de la facture actuelle (voir 1 à 2). Avant d'effectuer des saisies de données supplémentaires, notez que les valeurs mises en évidence (voir 3) correspondent à la première facture (ci-dessus).

Ensuite, effectuez une saisie de données supplémentaire sur le poste.

Pour cette entrée, le sous-traitant a reçu 2 500,00 $ supplémentaires en nouveaux matériaux qui sont maintenant entreposés sur le chantier (ou dans une installation de stockage). Le contact de facturation saisit 2 500,00 $ dans la colonne Nouveaux matériaux entreposés (voir 1). Après la saisie, Procore met automatiquement à jour ces valeurs (voir 2).

Total terminé et entreposé à ce jour (%). Procore met à jour cette valeur de 16 % à 36 %.
Matériaux actuellement entreposés. Procore met à jour cette valeur de 2 000,00 $ à 4 500,00 $.
Total terminé et entreposé à ce jour ($). Procore met à jour cette valeur de 2 000,00 $ à 4 500,00 $.
Équilibrer pour terminer. Procore soustrait la somme de la valeur des « Nouveaux matériaux entreposés » et du montant des « Matériaux antérieurs entreposés » du montant de la « Valeur planifiée ». Ceci montre la baisse cumulée du montant sous contrat.
Remarque : la valeur Travaux terminés depuis la demande précédente (%) reste inchangée (voir 3).

Ensuite, la moitié des nouveaux matériaux entreposés dans la première facture ont été installés sur le chantier au cours de la période de facturation en cours. Pour résoudre ce problème, le contact de facturation prélève 1 000,00 USD de la colonne Matériaux précédemment entreposés (voir 1) et déplace ces 1 000,00 USD vers la colonne Travaux terminés cette période (voir 2).

Remarque

Une fois que vous avez modifié l'entrée dans la colonne Matériaux précédents entreposés , le système la focalisation du système passe à la colonne Retenue de garantie sur les travaux cette période ($) . Ceci se produit si l'administrateur des factures active le paramètre de retenue de garantie sur l'engagement. Pour respecter l'objectif de facturation des matériaux entreposés, la saisie des données de retenue de garantie n'est pas incluse dans cet exemple. Cependant, de la documentation sur la retenue de garantie est disponible :

Pour savoir comment activer la retenue de garantie sur un engagement, voir Activer la retenue de garantie sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance.
Pour savoir comment définir et libérer la retenue de garantie sur une facture, voir Définir ou libérer la retenue de garantie sur une facture de sous-traitant.

Après avoir déplacé le montant des matériaux précédents entreposés dans la colonne Travaux terminés cette période , Procore prend en compte les entrées pour calculer ces valeurs :

Total terminé et entreposé à ce jour (%). Procore maintient la valeur à 36 %.
Matériaux actuellement entreposés. Procore maintient la valeur à 3 500,00 $.
Total terminé et entreposé à ce jour ($). Procore maintient la valeur à 4 500,00 $.
Équilibrer pour terminer. Procore soustrait la somme de la valeur des « Nouveaux matériaux entreposés » et du montant des « Matériaux antérieurs entreposés » du montant de la « Valeur planifiée ». Ceci montre la baisse cumulée du montant sous contrat.
Remarque : la valeur Travaux terminés depuis l'application précédente (%) reste inchangée.

Saisie de données sur la troisième facture basée sur le montant

Pour la période de facturation suivante, le sous-traitant reçoit des matériaux supplémentaires, les matériaux précédemment entreposés ont été installés. Le contact de facturation crée sa troisième facture.

Sur la troisième facture :

Procore déplace le montant de la colonne Nouveaux matériaux entreposés sur la deuxième facture et l'ajoute au montant de la colonne Matériaux antérieurs entreposés (voir 1).
Le contact de facturation prend 3 000,00 $ de la colonne Matériaux précédents entreposés sur la deuxième facture et les déplace vers la colonne Travaux terminés cette période (voir 1). Il reste donc 500,00 $ dans la colonne Matériaux précédents entreposés (voir 2).
Le contact de facturation saisit également 2 000,00 $ dans la colonne Nouveaux matériaux entreposés (voir 1). Ceci représente les nouveaux matériaux reçus au cours de la période de facturation en cours qui sont maintenant entreposés. Procore ajoute la valeur des matériaux actuellement entreposés à la valeur des matériaux précédemment entreposés (voir 2) pour calculer la valeur des matériaux actuellement entreposés (voir 3).
Procore met également automatiquement à jour les valeurs suivantes sur le poste :
- Total terminé et entreposé à ce jour (%). Procore calcule la valeur à 52 %.
- Total terminé et entreposé à ce jour ($). Procore calcule la valeur à 6 500,00 $
- Équilibrer pour terminer. Procore soustrait la somme de la valeur des « Nouveaux matériaux entreposés » et du montant des « Matériaux antérieurs entreposés » du montant de la « Valeur planifiée ». Ceci montre la baisse cumulée du montant sous contrat.

Vous pouvez continuer à créer des factures et à saisir de nouvelles entrées de poste jusqu'à ce que la valeur Solde restant d'un poste atteigne 0,00 USD.

Saisie de données basée sur les unités/quantités

Découvrez comment facturer les matériaux entreposés dans les factures lorsqu'un contrat est configuré pour utiliser la méthode comptable « Basé sur une unité/quantité ».

Saisie de données sur la première facture basée sur les unités/quantités

Avant la saisie des données, la quantité dans la colonne Nouvelle quantité est définie à 0 par défaut sur la première facture.

Au cours de cette période de facturation, le sous-traitant a installé 100 unités. Un contact de facturation saisit 100 dans la colonne Nouvelle quantité (voir 1). Une fois saisies, Procore met automatiquement à jour les valeurs en surbrillance sur le poste (voir 2) :

1-unit-qty-contract-first-invoice-new-quantity-entry.png

Nouvelle valeur. Procore calcule cette valeur en multipliant le montant de la nouvelle quantité par le prix unitaire.
Total terminé et entreposé à ce jour ($). Procore met à jour cette valeur de 0,00 $ à 12 500,00 $.
Total terminé et entreposé à ce jour (%). Procore convertit l'entrée en pourcentage (20 %) pour afficher la progression totale.
Équilibrer pour terminer. Procore soustrait la somme de la nouvelle valeur (12 5000,00 $) de la valeur planifiée (62 500,00 $). Le solde de 50 000,00 $ pour la fin montre la diminution cumulée du montant contracté.

Ensuite, la quantité dans la colonne Nouveaux matériaux entreposés (Qté) est définie à 0 par défaut sur la première facture. Au cours de cette période de facturation, 50 unités ont été entreposées sur le chantier. Un contact de facturation saisit 50 dans la colonne Nouveaux matériaux entreposés (Qté) . Il s'agit de la quantité de matériaux reçus et entreposés sur place. Une fois saisies, Procore met automatiquement à jour les valeurs en surbrillance sur le poste (voir 2) :

Nouveaux matériaux entreposés ($). Procore calcule l'entrée Nouveaux matériaux entreposés (Qté) par le prix unitaire du contrat de sous-traitance.
Matériaux actuellement entreposés (Qté). Procore met à jour cette quantité de 0 à 50.
Matériaux actuellement entreposés ($). Procore convertit la quantité (50) en montant en devise (6 250,00 $).
Total terminé et entreposé à ce jour ($). Procore ajoute 6 250,00 $ à 12 500,00 $ et affiche 18 750,00 $.
Total terminé et entreposé à ce jour (%). Procore convertit l'entrée en pourcentage (30 %).
Équilibrer pour terminer. Procore soustrait la somme de la nouvelle valeur (12 5000,00 $) et des nouveaux matériaux entreposés ($) (6 250,00 $) de la valeur planifiée (62 500,00 $) montant. 43 750,00 $ montre la diminution cumulée du montant du contrat.

Saisie de données sur la deuxième facture basée sur les unités/quantités

Pour la période de facturation suivante, le contact de facturation prépare sa deuxième facture. Dans toutes les nouvelles factures, la nouvelle quantité est 0 par défaut (voir 1). La quantité précédente indique la « nouvelle quantité » soumise sur la première facture (voir 2) et la quantité précédente de matériaux entreposés (Qté) indique les « nouveaux matériaux entreposés (Qté) ». de la facture précédente (voir 3).

Ensuite, effectuez une saisie de données supplémentaire sur le poste.

Dans cet exemple, le sous-traitant a installé les 50 unités précédemment stockées dans la facture précédente. Le contact de facturation met à jour l'entrée Matériaux précédents entreposés (Qté) à 0 et déplace cette quantité (50) vers la colonne Nouvelle quantité (voir 1). Le sous-traitant a également reçu 100 unités supplémentaires et les a toutes entreposées. Le contact de facturation saisit 100 dans la colonne Nouveaux matériaux entreposés (Qté) (voir 2).

Une fois saisies, Procore met automatiquement à jour les valeurs en surbrillance sur le poste (voir 3) :

Nouvelle valeur. Procore calcule cette valeur en multipliant le montant de la nouvelle quantité par le prix unitaire.
Matériaux antérieurs entreposés ($). Procore calcule cette valeur en multipliant le montant des Matériaux précédents entreposés (Qté) par le Prix unitaire.
Nouveaux matériaux entreposés ($). Procore calcule l'entrée Nouveaux matériaux entreposés (Qté) par le prix unitaire du contrat de sous-traitance.
Matériaux actuellement entreposés (Qté). Procore indique la quantité de matériaux actuellement entreposés. Procore affiche les nouveaux matériaux entreposés (Qté) , car ils ont installé tous les matériaux entreposés sur la facture précédente.
Matériaux actuellement entreposés ($). Procore convertit la quantité (100) en montant en devise (12 500,00 $).
Total terminé et entreposé à ce jour ($). Procore ajoute la nouvelle valeur (6 250,00 $) de la nouvelle facture, soustrait les matériaux précédemment entreposés (6 250,00 $) de la facture précédente, puis ajoute les Nouveaux matériaux entreposés (Qté)(18 750,00 $) pour calculer le total de 31 250,00 $.
Total terminé et entreposé à ce jour (%). Procore convertit le Total terminé et entreposé à ce jour ($) en une valeur en pourcentage (50,00 %).
Équilibrer pour terminer. Procore soustrait la somme de la nouvelle valeur (6 250,00 $) et les Nouveaux matériaux entreposés ($) (12 500,00 $) de la valeur planifiée (62 500,00 $) montant. 31 250,00 $ Affiche la baisse cumulée du montant du contrat.

Saisie de données sur la troisième facture basée sur les unités/quantités

Pour la période de facturation suivante, le contact de facturation prépare sa deuxième facture. Dans toutes les nouvelles factures, la nouvelle quantité est 0 par défaut (voir 1). La quantité précédente affiche la « nouvelle quantité » soumise sur la facture précédente (voir 2) et la quantité précédente de matériaux entreposés (Qté) affiche les « nouveaux matériaux entreposés (Qté) ». de la facture précédente (voir 3).

Ensuite, effectuez une saisie de données supplémentaire sur le poste.

Dans cet exemple, le sous-traitant a installé 50 des unités précédemment stockées dans la facture précédente. Le contact de facturation met à jour l'entrée Matériaux précédents entreposés (Qté) de 100 à 50 et déplace la quantité (50) vers la colonne Nouvelle quantité (voir 1). Le sous-traitant a également reçu 50 unités supplémentaires et les a toutes entreposées. Le contact de facturation saisit 50 dans la colonne Nouveaux matériaux entreposés (Qté) (voir 2).

Une fois saisies, Procore met automatiquement à jour les valeurs en surbrillance sur le poste (voir 3) :

Nouvelle valeur. Procore calcule cette valeur en multipliant le montant de la nouvelle quantité par le prix unitaire.
Matériaux antérieurs entreposés ($). Procore calcule cette valeur en multipliant le montant des Matériaux précédents entreposés (Qté) par le Prix unitaire.
Nouveaux matériaux entreposés ($). Procore calcule l'entrée Nouveaux matériaux entreposés (Qté) par le prix unitaire du contrat de sous-traitance.
Matériaux actuellement entreposés (Qté). Procore indique la quantité de matériaux actuellement entreposés. Procore affiche les nouveaux matériaux entreposés (Qté) , car ils ont installé tous les matériaux entreposés sur la facture précédente.
Matériaux actuellement entreposés ($). Procore convertit la quantité (100) en montant en devise (12 500,00 $).
Total terminé et entreposé à ce jour ($). Procore ajoute la nouvelle valeur (6 250,00 $) de la nouvelle facture, soustrait les Matériaux précédents entreposés ($) (6 250,00 $) de la facture précédente, puis ajoute les Nouveaux matériaux entreposés (Qté)(6 2500,00 $) pour calculer le total de 37 500,00 $.
Total terminé et entreposé à ce jour (%). Procore convertit le Total terminé et entreposé à ce jour ($) en une valeur en pourcentage (60,00 %).
Équilibrer pour terminer. Procore soustrait la somme de la nouvelle valeur (6 250,00 $) et les Nouveaux matériaux entreposés ($) (6 250,00 $) de la valeur planifiée (62 500,00 $) montant. 25 000,00 $ montre la diminution cumulée du montant du contrat.

Questions courantes

Devons-nous opter pour les expériences de facturation modernisées ?

Sommes-nous obligés d'opter pour les expériences de facturation modernisées ?

Oui. Pour facturer les matériaux entreposés à l'aide des méthodes décrites, vous devez opter pour l'expérience modernisée pour les factures au maître d'ouvrage et les factures des sous-traitants. Pour en savoir plus, voir À propos des factures au maître d'ouvrage et À propos des factures de sous-traitants.

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