À propos des matériaux entreposés dans les factures
Table des matières
Vue d'ensemble
Considérations
Configurer les paramètres
Pour facturer les matériaux entreposés, configurez les paramètres suivants :
- Choisir la méthode comptable du contrat
- Configurer les paramètres des matériaux entreposés pour un engagement
- Configurer les paramètres des matériaux entreposés dans l’outil Facturation
Choisir la méthode comptable du contrat
Configurez la méthode comptable d’un nouveau contrat principal pour facturer les matériaux entreposés sur une facture. Vous pouvez également configurer la méthode comptable pour les bons de commande et les contrats de sous-traitance créés avec l’outil Engagements au niveau projet. Procore applique le paramètre que vous choisissez au contrat et à toutes les factures liées au contrat. Les choix sont les suivants :
- Basé sur le montant. Saisissez le montant forfaitaire pour les postes sur la ventilation des coûts du contrat et les factures du contrat.
- Basé sur l’unité/la quantité. Saisissez une quantité et un prix unitaire pour les postes de la ventilation des coûts du contrat et des factures du contrat.
Conseil
Gestion des enchères dans Procore ? Vous pouvez définir la méthode comptable de l’outil Appels d’offres au niveau projet. Pour en savoir plus, voir Comment définir la méthode comptable des appels d’offres ?Exemples
Ces exemples vous montrent comment choisir la méthode comptable pour les bons de commande et les contrats de sous-traitance dans l’outil Engagements du projet et sur un nouveau contrat principal pour un projet. Pour en savoir plus, voir Comment définir la méthode comptable d’un contrat ?
Engagements
Un utilisateur disposant d’autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Engagements configure les paramètres « Méthode comptable par défaut pour les bons de commande » et « Méthode comptable par défaut pour les contrats de sous-traitance » sous « Paramètres de contrat par défaut » sur la page « Configurer les paramètres » de l’outil. Une fois définis, tous les engagements du projet utilisent la méthode configurée. Pour en savoir plus, voir Configurer les paramètres avancés : engagements.
Contrats principaux
Un utilisateur créant un contrat principal doit configurer sa méthode comptable par défaut avant d’ajouter des postes à sa ventilation des coûts. Une fois les postes ajoutés, vous ne pouvez pas modifier la méthode comptable. Dans Procore, la méthode comptable par défaut est Contrats basés sur le montant. Pour passer à la méthode basée sur l’unité/la quantité, cliquez sur le bouton dans la bannière en haut de la ventilation des coûts d’un contrat principal. Pour en savoir plus, consultez Créer des contrats principaux.
Configurer les paramètres des matériaux entreposés pour un engagement
Pour activer la facturation des matériaux entreposés dans un engagement, un membre de l’équipe disposant d’autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Engagements peut cocher le paramètre « Activer la facturation séparément pour les matériaux entreposés » dans l’onglet Paramètres avancés d’un engagement.
Exemple
Il s’agit d’un exemple du paramètre « Matériaux entreposés » sur un contrat. Ce paramètre est disponible dans l’outil Engagements. Pour activer l’option, cochez la case « Activer les factures », puis la case « Activer la facturation séparément pour les matériaux entreposés ».
Si vos factures doivent tenir compte de la retenue de garantie, votre équipe a également la possibilité de cocher la case « Activer la retenue de garantie des matériaux entreposés ». Pour configurer les factures des sous-traitants pour saisir la retenue de garantie, voir Activer la retenue de garantie sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance.
Configurer les paramètres des matériaux entreposés pour l’outil Facturation
Un membre de l’équipe disposant d’autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Engagements peut mettre à jour les paramètres des matériaux entreposés dans l’outil Facturation au niveau projet. Lorsque cette option est activée, Procore déplace automatiquement le montant saisi dans la colonne « Matériaux actuellement entreposés » de la ventilation des coûts de la facture précédente vers la colonne « Travaux terminés à partir de l’application précédente » de la facture suivante.
Remarque
Pour de meilleurs résultats, Procore recommande de configurer ce paramètre avant que votre équipe ne crée des factures sur un projet. Cependant, vous pouvez modifier ce paramètre à mi-projet, comme indiqué dans cet exemple.Exemple
Il s’agit d’un exemple du paramètre « Matériaux entreposés » dans l’outil Facturation au niveau projet.
Si vous activez ce paramètre en cours de projet, un message d’information vous informe de l’impact de la modification du paramètre sur vos contrats existants. L’utilisateur qui effectue la modification doit cliquer sur Mettre à jour pour accuser réception de l’invite.
Saisie de données basée sur le montant
Consultez cet exemple pour savoir comment facturer les matériaux entreposés sur les factures lorsqu’un contrat est configuré pour utiliser la méthode comptable « basée sur le montant ».
Saisie des données sur la première facture basée sur le montant
Pour la première facture du contrat, la valeur dans la colonne Nouveaux matériaux entreposés est toujours définie à 0,00 $ par défaut. Étant donné que le sous-traitant a reçu des matériaux sur place au cours de cette période de facturation, le contact de facturation saisit 2 000,00 $ dans la colonne Nouveaux matériaux entreposés (voir 1). Il s’agit du montant en devise des matériaux reçus. Une fois saisies, Procore met automatiquement à jour ces valeurs sur le poste (voir 2) :
- Total terminé et entreposé à ce jour (%). Procore convertit l’entrée en une valeur en pourcentage (16 %) pour afficher la progression totale.
- Matériaux actuellement entreposés. Procore met à jour cette colonne avec le montant de la colonne Nouveaux matériaux entreposés (2 000,00 $).
- Date totale d’achèvement et d’entreposage ($). Procore ajoute l’entrée 2 000,00 $ à cette colonne (voir 2). Note: Cette colonne affiche le total cumulé des valeurs des colonnes Travaux terminés cette période, Nouveaux matériaux entreposés et Matériaux actuellement entreposés.
- De l’équilibre pour finir. Cette colonne n’est visible que par le ou les administrateurs de factures. Procore prend le montant de la valeur planifiée et soustrait le montant des nouveaux matériaux entreposés pour calculer le solde à terminer). Note: Dans les factures suivantes, cette colonne affiche la diminution cumulée par rapport au montant contractuel pour le poste.
Saisie des données sur la deuxième facture basée sur le montant
Pour la période de facturation suivante, le contact de facturation prépare sa deuxième facture. Dans toutes les nouvelles factures, la colonne Nouveaux matériaux entreposés est toujours définie à 0,00 $ par défaut (voir 1). Cependant, Procore déplace automatiquement la valeur de la colonne Nouveaux matériaux entreposés sur la facture précédente vers la colonne Matériaux entreposés précédemment sur la facture actuelle (voir 1 à 2). Avant de saisir des données supplémentaires, notez que les valeurs mises en surbrillance (voir 3) correspondent à la première facture (ci-dessus).
Ensuite, saisissez des données supplémentaires sur le poste.
Pour cette entrée, le sous-traitant a reçu un montant supplémentaire de 2 500,00 $ en nouveaux matériaux qui sont maintenant entreposés sur le chantier (ou dans une installation d’entreposage). Le contact de facturation saisit 2 500,00 $ dans la colonne Nouveaux matériaux entreposés (voir 1). Après la saisie, Procore met automatiquement à jour ces valeurs (voir 2).
- Total terminé et entreposé à ce jour (%). Procore met à jour cette valeur de 16 % à 36 %.
- Matériaux actuellement entreposés. Procore met à jour cette valeur de 2 000,00 $ à 4 500,00 $.
- Total terminé et entreposé à ce jour ($). Procore met à jour cette valeur de 2 000,00 $ à 4 500,00 $.
- De l’équilibre pour finir. Procore soustrait la somme de la valeur « Nouveaux matériaux stockés » et du montant « Matériaux précédemment stockés » du montant « Valeur planifiée ». Cela montre la baisse cumulée du montant contractuel.
Note: La valeur Travaux terminés de l’application précédente (%) reste inchangée (voir 3).
Ensuite, la moitié des nouveaux matériaux entreposés sur la première facture ont été installés sur le chantier au cours de la période de facturation en cours. Pour résoudre ce problème, le contact de facturation prend 1 000,00 $ dans la colonne Matériaux entreposés précédemment (voir 1) et déplace ces 1 000,00 $ dans la colonne Travaux terminés cette période (voir 2).
Remarque
Une fois que vous avez modifié l’entrée dans la colonne Matériaux entreposés précédemment , le système le focus du système passe à la colonne Retenue de garantie sur les travaux cette période ($). Cela se produit si l’administrateur des factures active le paramètre de retenue de garantie sur l’engagement. Pour rester dans l’objectif de facturation des matériaux entreposés, la saisie des données de retenue de garantie n’est pas incluse dans cet exemple. Cependant, de la documentation sur la retenue de garantie est disponible :
- Pour savoir comment activer la retenue de garantie sur un engagement, voir Activer la retenue de garantie sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance.
- Pour savoir comment définir et débloquer une retenue de garantie sur une facture, voir Définir ou débloquer une retenue de garantie sur une facture de sous-traitant.
Après avoir déplacé le montant Matériaux entreposés précédemment dans la colonne Travaux terminés cette période , Procore prend en compte les entrées pour calculer ces valeurs :
- Total terminé et entreposé à ce jour (%). Procore maintient la valeur à 36 %.
- Matériaux actuellement entreposés. Procore maintient la valeur à 3 500,00 $.
- Total terminé et entreposé à ce jour ($). Procore maintient la valeur à 4 500,00 $.
- De l’équilibre pour finir. Procore soustrait la somme de la valeur « Nouveaux matériaux stockés » et du montant « Matériaux précédemment stockés » du montant « Valeur planifiée ». Cela montre la baisse cumulée du montant contractuel.
Note: La valeur Travaux terminés à partir de l’application précédente (%) reste inchangée.
Saisie des données sur la troisième facture basée sur le montant
Pour la période de facturation suivante, le sous-traitant reçoit des matériaux supplémentaires, les matériaux précédemment stockés ont été installés. Le contact de facturation crée sa troisième facture.
Sur la troisième facture :
- Procore transfère le montant de la colonne Nouveaux matériaux entreposés sur la deuxième facture et l’ajoute au montant de la colonne Matériaux entreposés précédemment (voir 1).
- Le contact de facturation prend 3 000,00 $ de la colonne Matériaux entreposés précédemment sur la deuxième facture et les déplace dans la colonne Travaux terminés cette période (voir 1) Il reste donc 500,00 $ dans la colonne Matériaux entreposés précédemment (voir 2).
- Le contact de facturation saisit également 2 000,00 $ dans la colonne Nouveaux matériaux entreposés (voir 1). Il s’agit des nouveaux matériaux reçus au cours de la période de facturation en cours qui sont maintenant stockés. Procore ajoute la valeur Matériaux actuellement entreposés à la valeur Matériaux entreposés précédemment (voir 2) pour calculer la valeur Matériaux actuellement entreposés (voir 3).
- Procore met également à jour automatiquement les valeurs suivantes sur le poste :
- Total terminé et entreposé à ce jour (%). Procore calcule la valeur à 52 %.
- Total terminé et entreposé à ce jour ($). Procore calcule la valeur à 6 500,00 $
- De l’équilibre pour finir. Procore soustrait la somme de la valeur « Nouveaux matériaux stockés » et du montant « Matériaux précédemment stockés » du montant « Valeur planifiée ». Cela montre la baisse cumulée du montant contractuel.
Vous pouvez continuer à créer des factures et à saisir de nouvelles entrées de poste jusqu’à ce que la valeur Solde restant sur un poste atteigne 0,00 $.
Saisie de données basée sur la quantité unitaire
Découvrez comment facturer les matériaux entreposés sur les factures lorsqu’un contrat est configuré pour utiliser la méthode comptable « basée sur les unités/quantités ».
Saisie des données sur la première facture basée sur l’unité/la quantité
Avant la saisie des données, la quantité dans la colonne Nouvelle quantité est définie à 0 par défaut sur la première facture.
Au cours de cette période de facturation, le sous-traitant a installé 100 unités. Un contact de facturation saisit 100 dans la colonne Nouvelle quantité (voir 1). Une fois saisies, Procore met automatiquement à jour les valeurs mises en surbrillance sur le poste (voir 2) :
- Nouvelle valeur. Procore calcule cette valeur en multipliant le montant de la Nouvelle quantité par le Prix unitaire.
- Total terminé et entreposé à ce jour ($). Procore met à jour cette valeur de 0,00 % $ à 12 500,00 $.
- Total terminé et entreposé à ce jour (%). Procore convertit l’entrée en une valeur de pourcentage (20 %) pour afficher la progression totale.
- De l’équilibre pour finir. Procore soustrait la somme de la nouvelle valeur (12 5000,00 $) de la valeur prévue (62 500,00 $). Le solde de 50 000,00 $ jusqu’à la fin indique la baisse cumulative du montant contractuel.
Ensuite, la quantité dans la colonne Nouveaux matériaux entreposés (Qté) est définie sur 0 par défaut sur la première facture. Au cours de cette période de facturation, 50 unités ont été entreposées sur le chantier. Un contact de facturation saisit 50 dans la colonne Nouveaux matériaux entreposés (Qté). Il s’agit de la quantité de matériaux reçus et entreposés sur place. Une fois saisies, Procore met automatiquement à jour les valeurs mises en surbrillance sur le poste (voir 2) :
- Nouveaux matériaux entreposés ($). Procore calcule l’entrée Nouveaux matériaux entreposés (Qté) par le prix unitaire du contrat de sous-traitance.
- Matériaux actuellement entreposés (Qté). Procore met à jour cette quantité de 0 à 50.
- Matériaux actuellement entreposés ($). Procore convertit la quantité (50) en un montant en devise (6 250,00 $).
- Total terminé et entreposé à ce jour ($). Procore ajoute 6 250,00 $ à 12 500,00 $ et affiche 18 750,00 $.
- Total terminé et entreposé à ce jour (%). Procore convertit l’entrée en pourcentage (30 %).
- De l’équilibre pour finir. Procore soustrait la somme de la nouvelle valeur (12 5000,00 $) et des nouveaux matériaux entreposés ($) (6 250,00 $) à partir de la valeur prévue (62 500,00 $) quantité. 43 750,00 $ représente la baisse cumulative du montant du contrat.
Saisie des données sur la deuxième facture basée sur l’unité/la quantité
Pour la période de facturation suivante, le contact de facturation prépare sa deuxième facture. Dans toutes les nouvelles factures, la nouvelle quantité est 0 par défaut (voir 1). La quantité précédente indique la « nouvelle quantité » soumise sur la première facture (voir 2) et la quantité de matériaux entreposés précédemment (Qté) indique la « nouvelle quantité de matériaux stockés » de la facture précédente (voir 3).
Ensuite, saisissez des données supplémentaires sur le poste.
Dans cet exemple, le sous-traitant a installé les 50 unités précédemment stockées sur la facture précédente. Le contact de facturation met à jour l’entrée Matériaux entreposés précédemment (Qté) à 0 et déplace cette quantité (50) dans la colonne Nouvelle quantité (voir 1). Le sous-traitant a également reçu 100 unités supplémentaires et les a toutes entreposées. Le contact de facturation saisit 100 dans la colonne Nouveaux matériaux entreposés (Qté) (voir 2).
Une fois saisies, Procore met automatiquement à jour les valeurs mises en surbrillance sur le poste (voir 3) :
- Nouvelle valeur. Procore calcule cette valeur en multipliant le montant de la Nouvelle quantité par le Prix unitaire.
- Matériaux entreposés précédemment ($). Procore calcule cette valeur en multipliant le montant des matériaux entreposés précédemment (Qté) par le Prix unitaire.
- Nouveaux matériaux entreposés ($). Procore calcule l’entrée Nouveaux matériaux entreposés (Qté) par le prix unitaire du contrat de sous-traitance.
- Matériaux actuellement entreposés (Qté). Procore indique la quantité de matériaux actuellement stockés. Procore affiche les nouveaux matériaux stockés (Qté) car ils ont installé tous les matériaux stockés sur la facture précédente.
- Matériaux actuellement entreposés ($). Procore convertit la quantité (100) en un montant en devise (12 500,00 $).
- Total terminé et entreposé à ce jour ($). Procore ajoute la nouvelle valeur (6 250,00 $) de la nouvelle facture, soustrait les matériaux entreposés précédemment (6 250,00 $) de la facture précédente, puis ajoute les nouveaux matériaux entreposés (Qté)(18 750,00 $) pour calculer le total de 31 250,00 $.
- Total terminé et entreposé à ce jour (%). Procore convertit le total terminé et entreposé à ce jour ($) en une valeur en pourcentage (50,00 %).
- De l’équilibre pour finir. Procore soustrait la somme de la nouvelle valeur (6 250,00 $) et les nouveaux matériaux entreposés ($) (12 500,00 $) à partir de la valeur prévue (62 500,00 $) quantité. 31 250,00 $ Affiche la baisse cumulée du montant du contrat.
Saisie des données sur la troisième facture basée sur l’unité/la quantité
Pour la période de facturation suivante, le contact de facturation prépare sa deuxième facture. Dans toutes les nouvelles factures, la nouvelle quantité est 0 par défaut (voir 1). La quantité précédente indique la « nouvelle quantité » soumise sur la facture précédente (voir 2) et la quantité de matériaux entreposés précédemment indique la « nouvelle quantité de matériaux stockés » de la facture précédente (voir 3).
Ensuite, saisissez des données supplémentaires sur le poste.
Dans cet exemple, le sous-traitant a installé 50 des unités précédemment stockées sur la facture précédente. Le contact de facturation met à jour l’entrée Matériaux entreposés (Qté) précédente de 100 à 50 et déplace la quantité (50) dans la colonne Nouvelle quantité (voir 1). Le sous-traitant a également reçu 50 unités supplémentaires et les a toutes entreposées. Le contact de facturation saisit 50 dans la colonne Nouveaux matériaux entreposés (Qté) (voir 2).
Une fois saisies, Procore met automatiquement à jour les valeurs mises en surbrillance sur le poste (voir 3) :
- Nouvelle valeur. Procore calcule cette valeur en multipliant le montant de la Nouvelle quantité par le Prix unitaire.
- Matériaux entreposés précédemment ($). Procore calcule cette valeur en multipliant le montant des matériaux entreposés précédemment (Qté) par le Prix unitaire.
- Nouveaux matériaux entreposés ($). Procore calcule l’entrée Nouveaux matériaux entreposés (Qté) par le prix unitaire du contrat de sous-traitance.
- Matériaux actuellement entreposés (Qté). Procore indique la quantité de matériaux actuellement stockés. Procore affiche les nouveaux matériaux stockés (Qté) car ils ont installé tous les matériaux stockés sur la facture précédente.
- Matériaux actuellement entreposés ($). Procore convertit la quantité (100) en un montant en devise (12 500,00 $).
- Total terminé et entreposé à ce jour ($). Procore ajoute la nouvelle valeur (6 250,00 $) de la nouvelle facture, soustrait les matériaux entreposés précédemment ($) (6 250,00 $) de la facture précédente, puis ajoute les nouveaux matériaux entreposés (Qté)(6 2500,00 $) pour calculer le total de 37 500,00 $.
- Total terminé et entreposé à ce jour (%). Procore convertit le total terminé et entreposé à ce jour ($) en une valeur en pourcentage (60,00 %).
- De l’équilibre pour finir. Procore soustrait la somme de la nouvelle valeur (6 250,00 $) et les nouveaux matériaux entreposés ($) (6 250,00 $) à partir de la valeur prévue (62 500,00 $) quantité. 25 000,00 $ représente la baisse cumulative du montant du contrat.