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Procore

Comment facturer les matériaux entreposés dans Procore ?

 Note

Le vendredi 18 décembre 2020, Procore a lancé la première phase du déploiement progressif du nouvel affichage collaborateur pour l'outil Facturation au niveau projet. Ce jour-là, cette fonctionnalité a été mise en place pour un nombre limité de comptes clients Procore. Au cours des semaines suivantes, le déploiement de la fonctionnalité s'est poursuit pour d'autres clients Procore jusqu'à ce que le processus soit terminé. Pour en savoir plus, voir Gestion financière : (bientôt disponible !) nouvelle vue Collaborateur pour l'outil Facturation.

Si vous êtes un contact de facturation et avez besoin d'instructions sur la version limitée, veuillez consulter Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation et Comment facturer des matériaux entreposés dans une facture de sous-traitant ? au lieu des instructions sur cette page.

Important : si vous êtes un client Procore ayant acheté un flux de travail personnalisé (voir Solutions personnalisées Procore), votre compte d'entreprise ne recevra PAS cette mise à jour. En effet, l'outil Facturation de votre projet nécessite un chemin d'approbation personnalisé pour le traitement de vos factures de sous-traitant. Si vous avez des questions sur la facturation et votre flux de travail personnalisé, veuillez contacter le point de contact Procore de votre entreprise.

Réponse

Le terme matériaux entreposés fait référence aux matériaux qui ont été achetés avant leur utilisation prévue dans le cadre d'un projet de construction. Ces matériaux sont achetés par un entrepreneur général et entreposés sur le chantier avant d'être utilisés. En général, chaque élément ou matériau est suivi sur un poste dans la ventilation des coûts (VDC) du contrat principal et soumis au maître d'ouvrage aux fins de paiement.

Exemple
Voici quelques exemples de matériaux entreposés : briques, tuiles de toit, tuyauterie de purge, matériaux en feuilles, ciment et agrégats.

Comment facturer des matériaux entreposés ?

Dans Procore, la facturation de matériaux entreposés dans les factures au maître d'ouvrage fonctionne comme suit :

 Important
  • Colonne F : saisissez la valeur des matériaux actuellement entreposés pour lesquels le paiement est demandé. Le total de la colonne doit être recalculé à la fin de chaque période de paie. Cette valeur couvre à la fois les matériaux nouvellement entreposés pour lesquels un paiement est demandé et les « matériaux précédemment entreposés » qui ne sont pas encore incorporés dans le projet. Le simple fait que le maître d'ouvrage paie les matériaux entreposés n'entraîne pas de déduction dans cette colonne. Ce n'est que lorsque les matériaux sont incorporés au projet que leur valeur est déduite de cette colonne et incorporée dans la colonne E (Travaux terminés cette période).
  • Chaque fois que vous créez une nouvelle facture dans Procore, toute valeur actuellement dans la colonne F - Matériaux entreposés sera toujours dans la colonne F de la nouvelle facture au maître d'ouvrage. Si vous intégrez ces matériaux dans le projet ce mois-ci, vous devrez déplacer manuellement le montant approprié de la colonne F à la colonne E - Travaux terminés cette période.
  • Procore permet qu'il y ait différents pourcentages de retenue de garantie sur les travaux achevés par rapport aux matériaux entreposés. Si vous utilisez un pourcentage de retenue de garantie différent pour chacun, il est important de noter que la valeur de la retenue de garantie sera recalculée lorsque vous déplacerez un montant des matériaux stockés vers les travaux achevés. Voici un exemple où la retenue de garantie des travaux terminés est fixée à 10 % et celle des matériaux entreposés à 5 % :
    Exemple

    Dans cet exemple, un montant de retenue de garantie inférieur a été appliqué aux matériaux pendant leur stockage, puis la totalité de la retenue de garantie a été prise une fois les matériaux incorporés au projet.

    FACTURE AU MAÎTRE D'OUVRAGE 1
    • 50 000 $ de travaux terminés
    • Retenue de garantie de 5 000 $ pour les travaux terminés
    • 10 000 $ de matériaux entreposés
    • Retenue de 500 $ sur les matériaux entreposés
    FACTURE AU MAÎTRE D'OUVRAGE 2 (LES MATÉRIAUX SONT INCORPORÉS ET 10 000 $ SUPPLÉMENTAIRES DE TRAVAUX SONT ACHEVÉS)
    • 70 000 $ de travaux terminés (50 000 $ de travaux précédents + 10 000 $ de travaux cette période + 10 000 $ de matériaux entreposés)
    • 7 000 $ de retenue de garantie sur les travaux terminés
    • 0 $ de matériaux entreposés
    • Retenue de 0 $ sur les matériaux entreposés
    • En regardant la page de synthèse, notez que la ligne 5B pour la retenue de garantie des matériaux entreposés n'affichera une valeur que si des matériaux sont entreposés à ce moment-là. Toute retenue de garantie est déplacée vers les travaux terminés au fur et à mesure que les matériaux sont intégrés au projet.