Comment facturer des matériaux entreposés dans une facture ?
Pour les clients Procore aux États-Unis
Lorsque votre entreprise applique le dictionnaire de point de vue « Anglais des maîtres d'ouvrage » ou « Anglais des entrepreneurs spécialisés », vous verrez différents noms d'outils et changements de termes dans l'interface utilisateur. Apprenez à appliquer les options du dictionnaire.
- Pour connaître les différences : Afficher/Masquer
Réponse
La facturation des matériaux entreposés est un moyen de facturer à un acheteur une partie de la valeur d'un contrat avant d'effectuer le travail. Permettre à vos sous-traitants de vous facturer les matériaux entreposés donne à vos sous-traitants la possibilité d'acheter les matériaux dont ils ont besoin, afin qu'ils puissent recevoir et stocker ces matériaux sur place, de sorte qu'ils soient disponibles au moment où il est temps de commencer à installer les travaux du projet. Au fur et à mesure que les travaux avancent dans chaque période de facturation, un contact de facturation peut réduire la valeur de la colonne « Matériaux entreposés ». Lorsque la valeur de la colonne atteint zéro (0,00 $) sur une facture ultérieure, les matériaux du poste sont installés et le travail sur l'élément est terminé.
Pour facturer des matériaux entreposés dans une facture de sous-traitant, l' administrateur des factures doit remplir ces conditions préalables au niveau contrat :
- Assurez-vous que la méthode comptable du contrat d'engagement est définie sur « Basé sur le montant ». Voir Comment définir la méthode comptable pour un contrat ou un financement ?
- Activez un (1) des paramètres des matériaux entreposés dans l'onglet « Paramètres avancés » de chaque contrat d'engagement. Voir Comment facturer séparément les matériaux entreposés dans une facture ?
Questions courantes
Vous trouverez ci-dessous quelques réponses à d'autres questions courantes sur la facturation des matériaux entreposés :
- Comment facturer séparément les matériaux entreposés dans une facture ?
- Quelles sont les options de configuration pour la facturation distincte des matériaux entreposés ?
- Comment saisir les matériaux entreposés dans une facture ?
Comment facturer séparément les matériaux entreposés dans une facture ?
Avant de créer une facture de sous-traitant dans Procore, un administrateur des factures a la possibilité de cocher la case « Activer la facturation distincte pour les matériaux entreposés » sur le contrat. Cette case se trouve dans l'onglet « Paramètres avancés » du contrat. Il permet à l'administrateur des factures de contrôler le comportement de la colonne « Nouveaux matériaux » d'une facture à l'autre. Vos contacts de facturation n'ont PAS la possibilité de modifier ce paramètre dans Procore.
Quelles sont les options de configuration pour la facturation distincte des matériaux entreposés ?
Si vous êtes un administrateur des factures et avez un contact de facturation qui facturera votre équipe de projet séparément pour les matériaux entreposés, vous aurez la possibilité d'activer la facturation distincte pour les matériaux entreposés. Pour activer le paramètre, cochez cette case. Pour désactiver le paramètre, décochez la case. Par défaut, ce paramètre est activé.
Lorsqu'il est activé, Procore définit automatiquement la valeur de l'entrée dans la colonne « Nouveaux matériaux entreposés » à zéro (0,00) sur chaque nouvelle facture afin que le contact de facturation puisse mettre à jour l'entrée à la valeur appropriée. Lorsqu'une entrée est effectuée, Procore met automatiquement à jour la colonne « Matériaux actuellement entreposés » avec la même valeur.
Comment saisir les matériaux entreposés dans une facture ?
Pour savoir comment saisir les matériaux entreposés dans une facture, consultez cet exemple.
Exemple : facturation des matériaux entreposés sur une facture de sous-traitant
Première facture. Un contact de facturation crée une facture de sous-traitant pour un engagement au cours d'une période de facturation. Dans un poste de facture, la valeur de la colonne « Nouveaux matériaux entreposés » est toujours définie à 0,00 $ par défaut. Étant donné que le collaborateur en aval a reçu des matériaux sur place pendant cette période de facturation, le contact de facturation saisit 2 000,00 $ dans la colonne Nouveaux matériaux entreposés (voir 1 ci-dessous). Ceci représente le montant en devise des matériaux reçus. Après avoir saisi le montant, Procore met automatiquement à jour ces valeurs (voir 2 ci-dessous) sur le poste :
- Total terminé et entreposé à ce jour (%). Procore convertit l'entrée en pourcentage (16 %) pour afficher la progression totale.
- Matériaux actuellement entreposés. Procore met à jour cette colonne avec le montant de la colonne « Nouveaux matériaux entreposés » (2 000,00 $).
- Date totale terminée et entreposée ($). Procore ajoute l'entrée à cette valeur (2 000,00 $). Remarque : cette colonne affiche le total cumulé des valeurs des colonnes « Travaux terminés cette période », « Nouveaux matériaux entreposés » et « Matériaux actuellement entreposés ».
- Équilibrer pour terminer. Cette colonne n'est visible que pour les administrateurs des factures. Procore prend le montant de la « valeur planifiée » (qui est le montant du contrat) et soustrait le montant des « nouveaux matériaux entreposés ». Remarque : dans les factures suivantes, cette colonne indique la baisse cumulée par rapport au montant contractuel pour le poste.
Deuxième facture. Pour la prochaine période de facturation, le contact de facturation doit soumettre sa facture suivante. Dans toutes les nouvelles factures, la valeur de la colonne Nouveaux matériaux entreposés est toujours définie à 0,00 $ par défaut (voir 1 ci-dessous). Cependant, Procore déplace automatiquement la valeur de la colonne Nouveaux matériaux entreposés de la facture précédente vers la colonne Matériaux antérieurs entreposés de la facture actuelle (voir 1 à 2 ci-dessous). Avant d'effectuer des saisies de données supplémentaires, notez que les valeurs mises en évidence (voir 3 ci-dessous) correspondent aux valeurs de la première facture (ci-dessus).
Ensuite, il est temps d'effectuer une saisie de données supplémentaire sur le poste :
Pour cette entrée, le collaborateur en aval a reçu 2 500 USD supplémentaires en nouveaux matériaux qui sont maintenant entreposés sur le chantier (ou dans une installation de stockage). Dans le contact de facturation, saisissez 2 500,00 USD dans la colonne Nouveaux matériaux entreposés (voir 1 ci-dessous). Après la saisie, Procore met automatiquement à jour ces valeurs (voir 2 ci-dessous).
- Total terminé et entreposé à ce jour (%). Procore met à jour cette valeur de 16 % à 36 %.
- Matériaux actuellement entreposés. Procore met à jour cette valeur de 2 000,00 $ à 4 500,00 $.
- Total terminé et entreposé à ce jour ($). Procore met à jour cette valeur de 2 000,00 $ à 4 500,00 $.
- Équilibrer pour terminer. Procore soustrait la somme de la valeur des « Nouveaux matériaux entreposés » et du montant des « Matériaux antérieurs entreposés » du montant de la « Valeur planifiée ». Ceci montre la baisse cumulée du montant sous contrat.
Remarque : la valeur Travaux terminés depuis la demande précédente (%) reste inchangée (voir 3 ci-dessous).
Ensuite, la moitié des nouveaux matériaux entreposés dans la première facture ont été installés sur le chantier au cours de la période de facturation en cours. Pour résoudre ce problème, le contact de facturation prélève 1 000,00 USD de la colonne Matériaux précédemment entreposés (voir 1 ci-dessous) et déplace ces 1 000,00 USD vers la colonne Travaux terminés cette période (voir 2 ci-dessous).
Remarque
Après avoir modifié l'entrée dans la colonne Matériaux précédemment entreposés, il se peut que votre système passe à la colonne Retenue de garantie sur les travaux cette période ($) . Ceci se produit si l'administrateur des factures active le paramètre de retenue de garantie sur l'engagement. Pour respecter l'objectif de facturation des matériaux entreposés, la saisie des données de retenue de garantie n'est pas incluse dans cet exemple. Cependant, de la documentation sur la retenue de garantie est disponible :
- Pour savoir comment activer la retenue de garantie sur un engagement, voir Activer la retenue de garantie sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance.
- Pour savoir comment définir et libérer la retenue de garantie sur une facture, voir Définir ou libérer la retenue de garantie sur une facture de sous-traitant.
Après avoir déplacé le montant des matériaux précédents entreposés dans la colonne Travaux terminés cette période , Procore prend en compte les entrées pour calculer ces valeurs :
- Total terminé et entreposé à ce jour (%). Procore maintient la valeur à 36 %.
- Matériaux actuellement entreposés. Procore maintient la valeur à 3 500,00 $.
- Total terminé et entreposé à ce jour ($). Procore maintient la valeur à 4 500,00 $.
- Équilibrer pour terminer. Procore soustrait la somme de la valeur des « Nouveaux matériaux entreposés » et du montant des « Matériaux antérieurs entreposés » du montant de la « Valeur planifiée ». Ceci montre la baisse cumulée du montant sous contrat.
Remarque : la valeur Travaux terminés depuis l'application précédente (%) reste inchangée.
Troisième facture. Pour la période de facturation suivante, le collaborateur en aval a reçu des matériaux supplémentaires, des matériaux précédemment stockés ont été installés. Le contact de facturation crée une nouvelle facture.
Sur la nouvelle facture :
- Procore déplace le montant de la colonne Nouveaux matériaux entreposés sur la facture précédente et l'ajoute au montant de la colonne Matériaux antérieurs entreposés (voir 1 ci-dessous).
- Le contact de facturation prend 3 000,00 $ de la colonne Matériaux précédents entreposés et les déplace vers la colonne Travaux terminés cette période (voir 1 ci-dessous). Il reste 500,00 $ dans la colonne Matériaux précédents entreposés (voir 2 ci-dessous).
- Le contact de facturation saisit également 2 000 USD dans la colonne Nouveaux matériaux entreposés (voir 1 ci-dessous). Il s'agit des matériaux reçus pendant cette période et qui sont maintenant entreposés sur place. Comme indiqué ci-dessous, Procore ajoute la valeur des matériaux actuellement entreposés à la valeur des matériaux antérieurs entreposés (voir 2 ci-dessous) pour calculer la valeur des matériaux actuellement entreposés (voir 3 ci-dessous).
- Procore met également automatiquement à jour les valeurs suivantes sur le poste :
- Total terminé et entreposé à ce jour (%). Procore calcule la valeur à 52 %.
- Total terminé et entreposé à ce jour ($). Procore calcule la valeur à 6 500,00 $
- Équilibrer pour terminer. Procore soustrait la somme de la valeur des « Nouveaux matériaux entreposés » et du montant des « Matériaux antérieurs entreposés » du montant de la « Valeur planifiée ». Ceci montre la baisse cumulée du montant sous contrat.
Vous pouvez continuer à créer des factures et à saisir de nouvelles entrées de poste jusqu'à ce que la valeur Solde restant d'un poste atteigne 0,00 USD.