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Procore

Comment configurer la fonctionnalité de facturation et de paiement des sous-traitants pour Procore + QuickBooks ?

Réponse

Si vous disposez d'une autorisation de niveau « Admin » dans l'outil Intégrations ERP de l'entreprise, vous pouvez terminer la configuration initiale de la fonction Factures de sous-traitant QuickBooks® afin que votre équipe puisse synchroniser les factures de Procore vers QuickBooks®.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour terminer la configuration initiale, autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Intégrations ERP de l'entreprise.
    • Pour activer la fonction et désigner les approbateurs de comptabilité qui seront autorisés à synchroniser les factures, vous devez être le commanditaire exécutif de votre entreprise.
  • Exigences :
    • Cette fonctionnalité vous oblige à configurer un élément de service de retenue de garantie comme spécifié ci-dessous, même si votre entreprise n'applique généralement pas de retenue de garantie aux factures des sous-traitants.

Diagramme des flux de travail

Follow the steps below to setup the subcontractor invoices any payments feature for Procore + QuickBooks®. This lets you import subcontractor invoices and bill payments made against those invoices in QuickBooks® into Procore's Payments Issued tab in the Commitments tool.

 

Procédure

  1. Configurer la fonctionnalité de factures de sous-traitants
  2. Configurer le paramètre Synchroniser les paiements pour les factures synchronisées
  3. Envoyer votre liste d'approbateurs de comptabilité par e-mail à Procore

Configurer la fonctionnalité de factures de sous-traitants

La configuration de la fonction de facturation des sous-traitants est un processus en trois (3) étapes :

Étape 1 : Créer un élément de retenue de garantie dans QuickBooks

  1. Lancez QuickBooks.
  2. Créez un élément et assignez le type en tant que service. Ensuite, nommez-le Retenue de garantie
    Remarque : pour des directives étape par étape, voir Ajouter, modifier et supprimer des éléments dans le système d'aide de QuickBooks. 

Étape 2 : Activer « L'inventaire et les bons de commande sont actifs » dans QuickBooks

Étape 3 : Configurer les paramètres de l'élément de retenue de garantie de facture dans Procore

  1. Accédez à l'outil Intégrations ERP de l'entreprise.
  2. Cliquez sur Configurer les paramètresicons-settings-gear.png.
  3. Dans la liste déroulante Élément de la retenue de la facture, sélectionnez le poste de service dans lequel vous souhaitez enregistrer la retenue de garantie.
  4. Cliquez sur Mettre à jour.

Configurer le paramètre Synchroniser les paiements pour les factures synchronisées

  1. Accédez à l'outil Intégrations ERP de l'entreprise.
  2. Cliquez sur Configurer les paramètresicons-settings-gear.png.
  3. Cliquez sur Planning de synchronisation.
  4. Sous Planning de synchronisation, choisissez l'une des options suivantes :
    • Chaque jour
    • Toutes les 4 heures
    • Jamais
    • Toutes les 2 heures
    •  Toutes les heures
  5. Cliquez sur Mettre à jour.

Envoyer votre liste d'approbateurs de comptabilité par e-mail à Procore

  1. Demandez au responsable exécutif Procore de votre entreprise d'envoyer un e-mail à erpsupport@procore.com avec les informations suivantes :
    • Adresses e-mail des approbateurs de comptabilité qui doivent recevoir l'autorisation supplémentaire d'exporter les factures des sous-traitants vers QuickBooks.
      Remarque :
      • Si vous ne connaissez pas le commanditaire exécutif de votre entreprise, consultez le champ Commanditaire exécutif sous Informations sur le compte dans l'outil Admin.
      • Si aucun responsable exécutif n'est répertorié, contactez l'administrateur Procore de votre entreprise.
  2. L'équipe de support ERP de Procore accorde ensuite les autorisations appropriées aux approbateurs de comptabilité désignés par votre entreprise.
    Vous pouvez alors commencer à utiliser la fonction.

Étapes suivantes