Comment configurer la fonctionnalité de facturation et de paiement des sous-traitants pour Procore + QuickBooks ?
Réponse
Si vous disposez d'une autorisation de niveau « Admin » dans l'outil Intégrations ERP de l'entreprise, vous pouvez terminer la configuration initiale de la fonction Factures de sous-traitant QuickBooks® Desktop afin que votre équipe puisse synchroniser les factures de Procore vers QuickBooks® Desktop.
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
- Pour terminer la configuration initiale, autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Intégrations ERP de l'entreprise.
- Pour activer la fonction et désigner les approbateurs de comptabilité qui seront autorisés à synchroniser les factures, vous devez être le commanditaire exécutif de votre entreprise.
- Exigences :
- Cette fonctionnalité vous oblige à configurer un élément de service de retenue de garantie comme spécifié ci-dessous, même si votre entreprise n'applique généralement pas de retenue de garantie aux factures des sous-traitants.
Diagramme des flux de travail
Procédure
- Configurer la fonctionnalité de factures de sous-traitants
- Configurer le paramètre Synchroniser les paiements pour les factures synchronisées
- Envoyer votre liste d'approbateurs de comptabilité par e-mail à Procore
Configurer la fonctionnalité de factures de sous-traitants
La configuration de la fonction de facturation des sous-traitants est un processus en trois (3) étapes :
Étape 1 : Créer un élément de retenue de garantie dans QuickBooks
- Lancez QuickBooks.
- Créez un élément et assignez le type en tant que service. Ensuite, nommez-le Retenue de garantie
Remarque : pour des directives étape par étape, voir Ajouter, modifier et supprimer des éléments dans le système d'aide de QuickBooks.
Étape 2 : Activer « L'inventaire et les bons de commande sont actifs » dans QuickBooks
Étape 3 : Configurer les paramètres de l'élément de retenue de garantie de facture dans Procore
- Accédez à l'outil Intégrations ERP de l'entreprise.
- Cliquez sur Configurer les paramètres
. - Dans la liste déroulante Élément de la retenue de la facture, sélectionnez le poste de service dans lequel vous souhaitez enregistrer la retenue de garantie.
- Cliquez sur Mettre à jour.
Configurer le paramètre Synchroniser les paiements pour les factures synchronisées
- Accédez à l'outil Intégrations ERP de l'entreprise.
- Cliquez sur Configurer les paramètres .
- Cliquez sur Planning de synchronisation.
- Sous Planning de synchronisation, choisissez l'une des options suivantes :
- Chaque jour
- Toutes les 4 heures
- Jamais
- Toutes les 2 heures
- Toutes les heures
- Cliquez sur Mettre à jour.
Envoyer votre liste d'approbateurs de comptabilité par e-mail à Procore
- Demandez au sponsor exécutif Procore de votre entreprise de contacter le support technique avec les informations suivantes :
- Adresses e-mail des approbateurs comptables qui devraient recevoir l'autorisation supplémentaire d'exporter les factures des sous-traitants vers QuickBooks .
Remarque :- Si vous ne connaissez pas le commanditaire exécutif de votre entreprise, consultez le champ Commanditaire exécutif sous Informations sur le compte dans l'outil Admin.
- Si aucun responsable exécutif n'est répertorié, contactez l'administrateur Procore de votre entreprise.
- Adresses e-mail des approbateurs comptables qui devraient recevoir l'autorisation supplémentaire d'exporter les factures des sous-traitants vers QuickBooks .
- L'équipe de support ERP de Procore accorde ensuite les autorisations appropriées aux approbateurs de comptabilité désignés par votre entreprise.
Vous pouvez alors commencer à utiliser la fonction.