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Procore

Comment Procore remplit-il automatiquement les montants d'une facture au maître d'ouvrage ?

Contexte

Lors de la création d'une facture au maître d'ouvrage, Procore vous permet de gagner du temps en remplissant automatiquement les champs de la facture en extrayant les données d'autres outils Procore, y compris :

Réponse

Après avoir créé une facture du maître d'ouvrage, une invite de confirmation vous demande de décider si vous souhaitez que Procore remplisse automatiquement les champs de la facture les montants entrés dans les OCE, les coûts directs et les factures de votre projet.

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Lorsque vous répondez à ce message, vous avez les choix suivants :

 
 

  • Annuler. Ferme la fenêtre.
  • Non merci. N'autorise PAS Procore à remplir automatiquement la facture.
  • Oui. Autorise Procore à remplir automatiquement les montants sur la facture. Procore n'inclut que les montants de la période de facturation en cours. La facture est conçue pour être facturée par « Division » et par « Code de coût » et inclut automatiquement les données des colonnes « Travail terminé » et « Matériaux actuellement entreposés ».
     Conseil

    Pour vous assurer que Procore inclut les valeurs en dollars que vous souhaitez, assurez-vous que les éléments suivants correspondent à la « Division » ou au « Code de coût » sur l'élément du contrat principal ;

    • Le code de coût et le type de coût sur la facture au maître d'ouvrage doivent correspondre à ceux du contrat principal.
    • Le code de coût et le type de coût des postes de coût direct doivent correspondre à ceux du contrat principal.
    Lorsque vous cliquez sur Oui dans le message de confirmation, les PDF de facture pertinents et toutes les pièces jointes de facture et de coût direct de la période de facturation d'engagement sélectionnée seront combinés en un seul fichier PDF et seront automatiquement joints à votre nouvelle facture du maître d'ouvrage dans le champ Pièces jointes.

Comment Procore utilise vos données pour remplir automatiquement la facture 

Pour que Procore remplisse correctement une facture en utilisant les montants de votre facture et les coûts directs pour la période de facturation d'un engagement, les conditions suivantes doivent être vraies :

Pour les montants de coûts directs

  • Les montants des coûts directs doivent avoir le statut Approuvé.
  • La « Date de réception » doit être comprise entre la « Date de début » et la « Date de fin » de la période de facturation d'engagement.
  • Seuls les coûts directs de l'outil Coûts directs du projet sont copiés. 
     Important
    Pour les clients utilisant l'outil Intégrations ERP , gardez à l'esprit que Procore ne copie PAS les coûts directs ERP sur les factures du maître d'ouvrage.

Pour les montants des factures des sous-traitants

  • La facture de sous-traitant doit être associée à la période de facturation d'engagement sélectionnée.
  • La facture de sous-traitant doit avoir le statut Approuvé , Approuvé comme noté ou En attente d'approbation du maître d'ouvrage .
  • La facture de sous-traitant doit comporter au moins un (1) poste.
  • Les postes de la facture de sous-traitant doivent respecter l'une des conditions suivantes :
    • Le code de coût et le type de coût sur le poste doivent correspondre au code et au type de coût sur la facture de sous-traitant et/ou le poste de coût direct.
      OU ALORS
    • Le code de coût sur le poste doit être membre de la division. Par exemple, supposons qu'il y ait une ligne sur une facture de sous-traitant pour le code de coût 03-300 et une ligne distincte pour la division 03. Dans ce scénario, le montant sur la ligne pour le code de coût 03-300 sera copié dans le poste pour la division 03.
       Mise en garde

      Si une facture de sous-traitant comporte plusieurs postes sur un subcontractor invoice et/ou un poste à coût direct qui partage le même code de coût et le même type de coût, il est important de garder à l'esprit que Procore duplique le montant sur les DEUX postes de la facture au maître d'ouvrage, en doublant le montant de la facture. Pour éviter ce problème, vous devez vous assurer que vous ne disposez que d'un seul poste par combinaison code de coût/type de coût.  

  • Si vous choisissez de compiler votre sauvegarde de facture de sous-traitant (voir Compiler des sauvegardes de facture), la sauvegarde compilée sera jointe à votre facture. La sauvegarde de la facture compilée inclura également la version DocuSign © des PDF (si l'intégration DocuSign © est utilisée).

Pour les coûts directs et les montants des factures des sous-traitants

  • Une fois qu'une facture du maître d'ouvrage est créée, vous ne pouvez pas copier automatiquement les valeurs des factures de sous-traitant ou les coûts directs vers cette facture ultérieurement. Au lieu de cela, vous devez saisir manuellement les montants.
  • Seules les factures des sous-traitants et les montants des coûts directs sont copiés. Si la facture de sous-traitant et le coût direct copiés sont révisés une fois l'action de copie terminée, la facture du maître d'ouvrage n'est pas mise à jour avec les montants révisés.
  • Si la méthode comptable d'un engagement est basée sur l'unité/la quantité, seule la valeur est copiée. La quantité n'est PAS reflétée dans la facture du maître d'ouvrage. Voir Comment définir la méthode comptable d'un engagement ou d'un contrat principal ?

Informations supplémentaires

  • Les montants facturés par l'OCE sont automatiquement renseignés de la facture de sous-traitant à la facture du maître d'ouvrage lorsque les postes ont les éléments suivants :
    • L'OCCP et son OCE correspondant doivent figurer sur le même poste que l'événement de changement pour lequel les éléments ont été créés (les événements de changement doivent être activés pour les projets).
    • Les postes ont des ordres de changement ventilés par poste. Par défaut, cette fonction est automatiquement activée sur les projets Procore créés à partir du 29 mars 2018.
  • Lors du renseignement automatique des données, ces données sont copiées des factures d'engagement (ou des coûts directs) et saisies dans l'onglet 'Détail' de votre facture du maître d'ouvrage :
    • Les montants de la colonne « Travaux terminés (cette période) » sur les factures d'engagement et les coûts directs sont copiés dans la colonne « Travaux terminés (cette période) » de votre facture du maître d'ouvrage.
    • Les montants de la colonne « Matériaux actuellement entreposés » sur les factures d'engagement sont copiés dans la colonne « Matériaux actuellement entreposés » de votre facture du maître d'ouvrage.