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Procore

Comment Procore complète-t-il automatiquement les montants sur une facture ascendante ?

Contexte

Lors de la création d'une facture ascendante, Procore peut prendre les données saisies dans d'autres outils Procore et remplir automatiquement les champs correspondants sur la facture pour vous. Cela inclut :

Réponse

Après avoir créé une facture ascendante, une invite de confirmation vous demande de décider si vous souhaitez que Procore remplisse automatiquement les champs de la facture avec les montants entrés dans les ordres de changement, les coûts directs et les factures descendantes de votre projet.

 Important

Pour s'assurer que Procore inclut les valeurs en dollars prévues sur la facture ascendante, les éléments suivants doivent correspondre exactement à la « Division » ou au « Code de coût » du poste d'un contrat ou d'un financement :

  • Le code de coût et le type de coût figurant sur la facture doivent correspondre exactement au code de coût et au type de coût d'un poste de la ventilation des coûts du contrat ou du financement. Pour que Procore complète automatiquement la facture avec une division et un code de coût spécifiques (01-100), le code de coût doit correspondre exactement (01-100) à un poste de la ventilation des coûts.
  • Le code de coût et le type de coût de tout poste de coût doivent correspondre exactement au code de coût et au type de coût présents sur le contrat ou le financement.  
Exemple

L'exemple ci-dessous montre l'invite de message pour compléter automatiquement une facture ascendante. Dans cet exemple, le message concerne une facture au maître d'ouvrage créée dans l'outil Contrats principaux. 

Remarque : si votre entreprise a activé le dictionnaire Entreprises spécialisées, Procore affiche une invite de message similaire pour les factures EG/Client créées dans l'outil Facturation proportionnelle. Pour en savoir plus, consultez Quels sont les dictionnaires et les langues disponibles dans l'application Web Procore ?

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Lorsque vous répondez à ce message, vous avez les choix suivants :

 
 

  • Annuler. Ferme la fenêtre.
  • Non merci. N'autorise PAS Procore à remplir automatiquement la facture.
  • Oui. Autorise Procore à remplir automatiquement les montants sur la facture. Procore n'inclut que les montants de la période de facturation en cours. La facture est conçue pour être facturée par « Division » et par « Code de coût » et inclut automatiquement les données des colonnes « Travail terminé » et « Matériaux actuellement entreposés ».

Lorsque vous cliquez sur Oui dans le message de confirmation, les PDF de facture pertinents et toutes les pièces jointes de facture et de coût direct de la période de facturation de l'engagement sélectionnée seront combinés en un seul fichier PDF et seront automatiquement joints à votre nouvelle facture ascendante dans le champ Pièces jointes. 

Comment Procore utilise vos données pour remplir automatiquement la facture 

Pour que Procore remplisse correctement une facture en utilisant les montants de votre facture et les coûts directs pour la période de facturation d'un engagement, les conditions suivantes doivent être vraies :

Pour les montants de coûts directs

  • Les montants des coûts directs doivent avoir le statut Approuvé.
  • La « date de réception » du coût direct (voir Créer un coût direct) doit se situer entre la « date de début » et la « date de fin » de la période de facturation d'une facture. Voir Créer des périodes de facturation automatique et Créer des périodes de facturation manuelle
  • Seuls les coûts directs provenant de l'outil Coûts directs du projet sont automatiquement remplis. 
     Important
    • Les utilisateurs peuvent se rapprocher de leur Procore point of contact pour demander à l'équipe ERP de Procore de configurer un paramètre dans le client de synchronisation hh2 afin de définir la « date comptable » ou la « date de transaction » du contrat Sage 300 CRE® comme « date de réception des coûts directs » dans Procore. Cela permet aux transactions de coûts du projet de votre système ERP de remplir automatiquement les factures au maître d'ouvrage dans Procore pour la période de facturation concernée. 
    • Pour les clients utilisant des intégrations ERP, les coûts directs ne peuvent être pré-remplis que sur une facture au maître d'ouvrage lors de l'utilisation des intégrations Procore + Sage 300 CRE® ou Procore + Acumatica Cloud ERP. 

Pour les montants des factures descendantes

Les factures descendantes comprennent à la fois les factures des sous-traitants et les factures des entrepreneurs créées dans l'outil Engagements au niveau projet.

  • La facture descendante doit être associée à la période de facturation de l'engagement sélectionné.
  • La facture descendante doit avoir le statut Approuvé, Approuvé avec note conditionnelle ou En attente de l'approbation du maître d'ouvrage.
  • La facture descendante doit comporter au moins un (1) poste.
  • Les postes de la facture descendante doivent respecter l'une des conditions suivantes : 
    • Le code de coût et le type de coût du poste doivent correspondre au code et au type de coût sur la facture ascendante et/ou sur le poste de coût direct.
      OU
    • Le code de coût sur le poste doit être membre de la division. Par exemple, supposons qu'il y ait un poste sur une facture de descendante pour le code de coût 03-300 et un poste distinct pour la division 03. Dans ce scénario, le montant du poste pour le code de coût 03-300 sera copié dans le poste pour la division 03.
      Mise en garde

      Si une facture descendante comporte plusieurs postes sur un subcontractor invoice et/ou un poste de coût direct qui partage le même code de coût et le même type de coût, il est important de garder à l'esprit que Procore duplique le montant sur les DEUX postes de la facture ascendante, en doublant le montant de la facture. Pour éviter ce problème, vous devez vous assurer que vous ne disposez que d'un seul poste par combinaison code de coût/type de coût.  

  • Si vous choisissez de compiler une sauvegarde de facture, Procore joint la sauvegarde compilée à la facture descendante. Si l'intégration DocuSign© est utilisée, la sauvegarde inclut également les PDFs. 

Pour les montants des coûts directs et de la facture descendante

  • Une fois qu'une facture ascendante est créée, vous ne pouvez pas copier automatiquement les valeurs des factures descendantes ni les coûts directs vers cette facture ascendante ultérieurement. Au lieu de cela, vous devez saisir manuellement les montants.
  • Seuls les montants des factures descendantes et des coûts directs sont copiés. Si la facture descendante et le coût direct copiés sont modifiés une fois l'action de copie terminée, la facture ascendante n'est pas mise à jour avec les montants modifiés.
  • Si la méthode comptable d'un engagement est basée sur l'unité/la quantité, seule la valeur est copiée. La quantité n'est PAS reflétée dans la facture ascendante. Voir Comment définir la méthode comptable d'un contrat ou d'un financement ?

Informations supplémentaires

  • Les montants facturés pour les ordres de changement sont automatiquement complétés en prenant les valeurs de la facture descendante et en les incluant sur la facture ascendante lorsque les postes ont les caractéristiques suivantes :
    • L'ordre de changement du contrat ou du financement et l'ordre de changement de l'engagement correspondant doivent correspondre au même poste que l'événement de changement pour lequel les éléments ont été créés. Gardez à l'esprit que l'outil Événements de changement doit être activé pour vos projets.
    • Les postes ont des ordres de changement ventilés par poste. Par défaut, cette fonction est automatiquement activée, sauf si vos projets Procore ont été créés avant le 29 mars 2018. 
  • Lorsque vous complétez automatiquement des données, celles-ci sont copiées à partir des factures descendantes (ou des coûts directs) et saisies dans l'onglet « Détail » de votre facture ascendante :
    • Les montants de la colonne « Travaux terminés (cette période) » des factures descendantes et des coûts directs sont copiés dans la colonne « Travaux terminés (cette période) » de votre facture ascendante.
    • Les montants de la colonne « Matériaux actuellement entreposés » sur les factures descendantes sont copiés dans la colonne « Matériaux actuellement entreposés » de votre facture ascendante. 

Voir aussi

 
Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel de gestion des factures de Procore et sur la façon dont il peut aider votre entreprise, veuillez visiter notre page produit du logiciel de gestion des factures de construction. .