Que sont les espaces réservés dans l’outil Gestion de documents ?
Réponse
Dans l’outil Gestion de documents, un espace réservé est une réservation numérique pour un document qui est attendu mais qui n’est pas encore disponible. Il permet aux équipes de projet de suivre un futur livrable avant que le fichier ne soit téléchargé. Actuellement, dans la phase 1, vous ne pouvez charger qu’un seul document dans un espace réservé ; Les capacités de chargement en masse seront introduites au cours de la phase 2.
Qu'est-ce que c'est?
Un espace réservé agit comme un conteneur structuré qui définit :
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Ce qu’il faut : Nom et type du document.
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Date d’échéance : Dates limites précises pour la soumission.
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Qui est responsable : Attribution de la propriété à un sous-traitant ou à un consultant.
Pourquoi l’utiliser ?
Au lieu de vous fier à des feuilles de calcul fragmentées ou d’utiliser à mauvais escient l’outil Livrables, les espaces réservés vous permettent de :
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Centraliser le suivi : Conservez tous les livrables attendus en un seul endroit plutôt que dans des trackers externes.
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Assurer la cohérence : Prédéfinissez les conventions de nommage et les métadonnées avant même que le fichier n’existe.
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Favoriser la responsabilisation : Identifiez facilement les documents manquants ou en retard pour éviter les retards de projet.
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Alignez-vous sur les plans : Gérez de manière transparente les exigences des MIDP et des TIDP.
Une fois que le fichier est prêt, il remplace simplement l’espace réservé, héritant instantanément de toutes les informations prédéfinies.
Découvrez comment créer et gérer des espaces réservés dans l’outil Gestion de documents.