Que sont les espaces réservés dans l’outil Gestion de documents ?

Qu'est-ce que c'est?

Un espace réservé agit comme un conteneur structuré qui définit :

• Ce qu’il faut : Nom et type du document.

• Date d’échéance : Dates limites précises pour la soumission.

• Qui est responsable : Assigner Ownership à un sous-traitant ou à un consultant.

Pourquoi l’utiliser ?

Au lieu de vous fier à des feuilles de calcul fragmentées ou d’utiliser à mauvais escient l’outil Livrables, les espaces réservés vous permettent de :

• Centraliser le suivi : Conservez tous les livrables attendus en un seul endroit plutôt que dans des trackers externes.

• Assurer la cohérence : Prédéfinissez les conventions de nommage et les métadonnées avant même que le fichier n’existe.

• Favoriser la responsabilisation : Identifiez facilement les documents manquants ou en retard pour éviter les retards de projet.

• Alignez-vous sur les plans : Gérez de manière transparente les exigences des MIDP et des TIDP.

Une fois que le fichier est prêt, il remplace simplement l’espace réservé, héritant instantanément de toutes les informations prédéfinies.

Gérer les espaces réservés

• Puis-je créer manuellement un seul espace réservé ?
  Oui. Vous pouvez créer des espaces réservés individuels directement à partir de l’onglet Chargements en cliquant sur Ajouter et en sélectionnant Créer manuellement. Cela vous permet de remplir les attributs du document dans une nouvelle ligne sans utiliser de modèle d’importation.

• Comment dupliquer un espace réservé ?
  Cochez la case à cocher en regard d’une ligne d’espace réservé existante dans l’onglet Chargements et cliquez sur Dupliquer la ligne.
  Remarque : Vous devez modifier au moins un attribut unique, tel que l’étape de révision ou de document, avant de cliquer sur Créer un espace réservé. Procore ne permet pas la création d’espaces réservés identiques.

• Puis-je prévisualiser un fichier chargé dans un espace réservé ?
  Oui. Après avoir chargé un fichier dans une ligne d’espace réservé, cliquez sur l’icône Révision pour ouvrir le document dans la visionneuse. Si le fichier est incorrect, cliquez sur l’icône Supprimer pour le supprimer et charger une nouvelle version avant de le soumettre.

• Les actions de remplacement sont-elles suivies dans l’historique des modifications ?
  Oui. L’historique des modifications d’un document inclut désormais les événements spécifiques à l’espace réservé, tels que la création d’un espace réservé, le chargement d’un fichier dans celui-ci et sa soumission officielle.

Notifications par e-mail d’espace réservé

Les récapitulatifs par e-mail de remplacement sont envoyés quotidiennement à 16h00, heure locale du projet, aux destinataires configurés par l’administrateur. Ces notifications regroupent cinq types d’événements distincts : 

1. Espaces réservés assignés: lorsqu’un espace réservé est assigné à un utilisateur.

2. Échéance demain: lorsque l’échéance d’un espace réservé est le lendemain.

3. En retard: pour les espaces réservés dont les échéances ont été dépassées au cours des 90 derniers jours.

4. Fichier téléchargé: lorsqu’un fichier est chargé directement dans un espace réservé.

5. Soumis: lorsqu’un document est officiellement soumis dans un espace réservé.

À partir de l’e-mail, les utilisateurs peuvent cliquer sur Affichage dans Procore pour afficher une liste filtrée d’éléments ou télécharger un résumé de fichier CSV hors ligne de la liste des espaces réservés.

Différence entre une correspondance exacte et une correspondance proche

Ce qui suit indique la différence entre la correspondance exacte et la correspondance proche lors du téléchargement d’un fichier :

• Correspondance exacte: le nom de fichier, le format et les métadonnées correspondent parfaitement à un seul emplacement d’espace réservé. Le système les fusionne automatiquement dans l’attente d’une confirmation rapide de l’utilisateur.

• Match serré : Le nom et le format du fichier correspondent, mais les champs de métadonnées facultatifs présentent des divergences, ou il existe plusieurs espaces réservés correspondants pour un seul chargement (et vice versa). Les utilisateurs doivent associer manuellement le fichier et l’espace réservé et résoudre les conflits de champs avant de fusionner.

Découvrez comment créer et gérer des espaces réservés dans l’outil Gestion documentaire.