Créer et gérer des espaces réservés dans l’outil Gestion de documents
Contexte
Les espaces réservés permettent aux équipes de projet de planifier à l’avance la structure de leurs documents. Contrairement aux chargements standard, un espace réservé sert de conteneur pour un fichier futur. Une fois qu’un fichier est chargé dans un espace réservé et soumis, il se transforme en document standard.
Éléments à prendre en compte
-
Autorisations requises : Autorisations « Créer des espaces réservés » dans l’outil Gestion de documents.
-
Normes de dénomination : Si une norme de dénomination est activée, des champs spécifiques (par exemple, Description, Auteur du projet) deviennent obligatoires pour garantir que le nom de fichier est généré correctement.
-
Les champs liés à la norme de dénomination ne peuvent pas être modifiés dans l’onglet Chargements. ils doivent être modifiés dans l’onglet Documents pour éviter les erreurs de conteneurisation.
-
-
Formats de fichiers : Le format du fichier finalement chargé doit correspondre au « Format de fichier » spécifié lors de la création de l’espace réservé.
Procédure
Configurer les autorisations
Vérifiez les paramètres de projet ci-dessous avant de créer des espaces réservés :
-
Accédez à l’outil Admin au niveau projet.
-
Sélectionnez le modèle d’autorisation approprié.
-
Localisez l’outil Gestion de documents .
-
Cochez la case Créer des espaces réservés.
Importer et créer des espaces réservés
-
Ouvrez l’outil Gestion de documents .
-
Cliquez sur Ajouter et sélectionnez Créer avec .csv ou .xlsx.
-
Cliquez sur le lien pour télécharger le modèle et enregistrer le fichier.
Remarque: avant d’importer le fichier, assurez-vous que dans les « Paramètres » de l’outil Gestion de documents, sous « Exigences de chargement », la norme de dénomination est définie sur « Aucun(e) ». -
Remplissez les informations requises et cliquez sur Charger le fichier.
Remarque: lorsque vous sélectionnez Aucun pour la norme de dénomination, vous n’avez qu’à remplir trois champs : Nom, Type et Format de fichier. -
Sélectionnez le fichier requis et cliquez sur Importer.
Note: Si l’importation échoue, téléchargez la feuille d’erreurs, corrigez les doublons ou les champs manquants en surbrillance, puis chargez à nouveau.
Ajouter une personne assignée
-
Recherchez l’espace réservé dans l’onglet Chargements ou Documents .
-
Sélectionner une personne assignée de remplacement: sélectionnez l’utilisateur et ajoutez une personne assignée. Actuellement, la personne assignée de l’espace réservé et le créateur de l’espace réservé sont autorisés à charger le fichier.
-
Définir une date d’échéance: assignez une date limite pour déclencher des avertissements de « En retard » si la date passe sans soumission.
Convertir un espace réservé en document
Remarque :
-
Seul la personne assignée de l’espace réservé ou le créateur de l’espace réservé peut effectuer cette action.
-
Il s’agit de la phase 1 et des références supplémentaires et une documentation détaillée sont prévues pour la phase 2.
-
Accédez à l’onglet Chargements ou à la vue Collection d’espaces réservés.
-
Sélectionnez l’espace réservé spécifique.
-
Cliquez sur Charger et joindre le fichier.
Note: Le fichier doit correspondre au format, par exemple, .pdf, tel que défini dans les métadonnées. -
Vérifiez les métadonnées et cliquez sur Envoyer. Le statut de l’élément passe de « Espace réservé » à « Document », et le fichier est déplacé vers l’onglet Documents .
Vues et filtres
-
Filtre de contenu de l’élément: basculez entre « Document » et « Espace réservé » pour affiner l’affichage de la liste.
-
Les collections:
-
Assigné à moi: affichez les espaces réservés spécifiquement attribués à votre compte.
-
Attribué à mon entreprise: affichez les espaces réservés attribués à n’importe qui au sein de votre organisation.
-
-
Afficher tout (conteneurisation): cliquez sur « Tout afficher » pour afficher toutes les révisions ou tous les espaces réservés qui partagent le même nom et le même format dans un seul conteneur.