Quels sont les différents champs de l'outil Gestion des documents ?
Contexte
L’outil de gestion de documents de Procore utilise les métadonnées et les champs de documents pour accorder automatiquement l’accès aux révisions des documents et les organiser, ce qui les rend plus faciles à trouver. Les champs de document d’un projet sont configurés dans l’outil Admin au niveau entreprise via des ensembles de champs configurables. Les options de champ peuvent être affichées ou masquées à partir de la page Configurer les paramètres de l’outil Gestion de documents.
Note: Champs obligatoires pour chaque document : Nom, Type, Statut et Version.
Réponse
Le tableau ci-dessous répertorie les noms des champs de l'outil Gestion de documents et leurs descriptions, ainsi que des notes sur la provenance des informations de ces champs.
Remarque :
- Les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque (*) dans la colonne Nom du champ.
- Les champs avec des codes inclus dans les options de champ sont notés dans la colonne Type de saisie de données.
- Ce tableau n’inclut pas les champs personnalisés.
- Certains champs (tels que Type, Projet et Auteur) ont un code au début du champ, qui peut être rempli automatiquement en fonction de la norme de dénomination. Voir Modifier la norme de dénomination de l'outil de gestion de documents. Par exemple, un document de type de plan serait renseigné avec « DR » dans le champ Type.
| Nom du champ | Définition du champ | Type de saisie de données | Source du champ et remarques |
|---|---|---|---|
| Flux de travail assigné | Le modèle de flux de travail qui a été assigné au document. | Liste déroulante à sélection unique |
Sélection manuelle dans l'outil Gestion des documents.
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| Rédigé par | Personne qui a créé le document. | Liste déroulante à sélection unique |
Généré automatiquement en fonction de la personne qui a téléchargé le document, mais vous pouvez modifier le champ si nécessaire.
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| Classification | Sous-type spécifique d'un document. Par exemple, un plan peut avoir une classification de vue en plan, d'élévation ou de section. | Liste déroulante à sélection unique (inclut le code) |
Configuré dans la section Gestion des documents de l’outil Admin au niveau entreprise. Voir Gérer les champs personnalisés et par défaut et les ensembles de champs pour l’outil de gestion de documents.
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| Personnes assignées à l'étape actuelle |
Toutes les personnes assignées à l'étape actuelle du modèle de flux de travail. |
Référence non modifiable |
Se remplit en fonction du modèle de flux de travail dans l'outil Flux de travail au niveau Entreprise. Voir À propos des flux de travail dans l'outil de gestion de Documents. |
| Étape actuelle du flux de travail |
Nom de l'étape du flux de travail dans laquelle se trouve actuellement le document. |
Texte non modifiable | Se remplit en fonction du modèle de flux de travail dans l'outil Flux de travail au niveau Entreprise et de l'étape actuelle du flux de travail. Voir À propos des flux de travail dans l'outil de gestion de Documents. |
| Date de création | La date à laquelle le document a été créé. | Sélecteur de dates |
Remplissage automatique lors du chargement si une date est détectée dans le document, mais vous pouvez modifier le champ si nécessaire. Le format de date utilisé correspond à la langue du projet. |
| Date de mise à jour | Date et heure de la dernière mise à jour du document dans Procore. | Date non modifiable | Se met à jour automatiquement et ne peut pas être modifié. Ce champ se met à jour automatiquement à partir des éléments suivants : modifications de documents, modifications de métadonnées, et lorsqu’une révision de document remplace ou est remplacée par une autre révision. |
| Date de chargement | La date et l'heure auxquelles le document a été chargé dans Procore. | Date non modifiable | Génère automatiquement en fonction du chargement et ne peut pas être modifié. |
| Description | Un titre bref pour le document. | Champ de texte |
Saisie manuelle dans l'outil Gestion des documents.
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| Discipline | Le métier associé à ce document, tel que Architecture, Électricité ou Mécanique. | Liste déroulante à sélection unique (inclut le code) |
Configuré dans la section Gestion des documents de l’outil Admin au niveau entreprise. Voir Gérer les champs personnalisés et par défaut et les ensembles de champs pour l’outil de gestion de documents.
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| Déposer | Nom de fichier d'origine du document au moment du chargement. | Nom et extension de fichier non modifiables | Génère automatiquement en fonction du fichier chargé et ne peut pas être modifié. |
| Format | Le type de fichier, tel que EXCEL, PDF, etc. | Texte non modifiable | Génère automatiquement en fonction du fichier chargé et ne peut pas être modifié. |
| Dans le flux de travail actif | Si le fichier est activement dans un flux de travail (« Oui ») ou non (« Non »). | Texte non modifiable | Génère automatiquement selon qu'un flux de travail a été initié ou non. Voir Démarrer un flux de travail dans l'outil de gestion de documents. |
| Lieu | Lieu associé au document. | Liste déroulante à sélection unique (inclut le code) |
Peut être détecté et copié à partir du nom de fichier d'origine tant que le code est à la bonne place conformément à la norme de dénomination. Voir Quelles données Procore peut-il remplir automatiquement lors du chargement de fichiers vers l'outil de gestion de documents ? et Modifier la norme de dénomination de l'outil de gestion de documents.
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| Nom* |
Identifiant unique d'un document qui peut également être configuré avec les exigences d'un projet. |
Champ de texte non modifiable OU champ de texte |
Génère automatiquement en fonction de la norme de dénomination et de la saisie du champ dans l'outil Gestion de documents. Voir Modifier la norme de dénomination de l'outil de gestion de Documents et Modifier les exigences de chargement de l'outil de gestion de documents.
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| Numéro | Chiffres généralement répertoriés à la fin du nom d'un document. | Champ de texte |
Peut être détecté et copié à partir du nom de fichier d'origine si le code est au bon endroit conformément à la norme de dénomination. Voir Quelles données Procore peut-il remplir automatiquement lors du chargement de fichiers vers l'outil de gestion de documents ? et Modifier la norme de dénomination de l'outil de gestion de documents.
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| Auteur |
Le nom de l'entreprise pour laquelle la personne qui a créé ou chargé le document est un employé. |
Liste déroulante à sélection unique (inclut le code) |
Génère automatiquement en fonction du champ « Nom abrégé » de l'entreprise concernée dans l'outil Annuaire. Voir Modifier une entreprise dans l'annuaire de l'entreprise. |
| Projet | Une abréviation du nom du projet. | Liste déroulante à sélection unique (inclut le code) |
Copié à partir du champ Code de l'outil Admin au niveau projet. Voir Qu'est-ce que le champ Code sur la page de création de projet ? |
| Révision | Lettre, chiffre ou combinaison de lettres et de chiffres identifiant une version spécifique du document. | Champ de texte |
Lorsqu’un document est chargé, Procore recherche une valeur de révision dans son contenu. S’il en trouve un, il remplit automatiquement le champ « Révision » avec cette valeur. Les utilisateurs peuvent modifier ce champ manuellement à tout moment. |
| Taille | Quantité de stockage ou d'espace utilisé par le document. | Texte non modifiable | Génère automatiquement à partir du fichier et ne peut pas être modifié. |
| Étape | Phase de construction pour laquelle un document a été créé. | Liste déroulante à sélection unique |
Les options de champ sont copiées à partir de la section « Étapes » de l'outil Admin au niveau entreprise. Voir Ajouter une étape de projet personnalisée. |
| Statut* |
L'état d'un document lors de son passage dans un flux de travail (révision, approbation, rejet, etc.). |
Liste déroulante à sélection unique (inclut le code) |
Sélection manuelle pour les documents sans flux de travail affectés. Les options de champ peuvent être configurées dans la section Gestion des documents de l’outil Admin au niveau entreprise. Voir Gérer les champs personnalisés et par défaut et les ensembles de champs pour l’outil de gestion de documents.
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| Genre* |
Catégorie du document, telle qu'un plan, un cahier des charges ou un modèle. Si un code d'abréviation (tel que DR pour Plan) est défini, il s'affichera au début du nom du type. |
Liste déroulante à sélection unique (inclut le code) |
Si le code de type (tel que « DR » pour le plan) existe dans le nom du fichier conformément à la norme de dénomination du projet, il apparaîtra dans le champ Type du document. Voir Modifier la norme de dénomination pour l'outil Gestion de documents.
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| Mis à jour par | Personne qui a mis à jour le document pour la dernière fois dans Procore. | Nom non modifiable | Se met à jour automatiquement en fonction des actions effectuées dans l'outil et ne peut pas être modifié. |
| Chargement par | Personne qui a chargé le document dans Procore. | Nom non modifiable | Génère automatiquement en fonction du chargement et ne peut pas être modifié. |
| Version* | Numéros séquentiels générés automatiquement par Procore pour différencier chaque itération de document soumise. Ce champ n'est pas modifiable. | Chaîne | Se met à jour automatiquement lorsqu’une nouvelle version du document est soumise ou change de nom. Il ne peut pas être modifié. |
| Volume / Système |
Ce champ est utilisé pour regrouper les documents liés si nécessaire. Un volume est généralement un lot ou un regroupement de documents. Un système est généralement un ensemble complet d'équipements qui fonctionnent ensemble pour un rôle ou un objectif, tel qu'un système solaire-électrique. |
Liste déroulante à sélection unique (inclut le code) |
Configuré dans la section Gestion des documents de l’outil Admin au niveau entreprise. Voir Gérer les champs personnalisés et par défaut et les ensembles de champs pour l’outil de gestion de documents.
|
| Personnes assignées de flux de travail |
Toutes les personnes assignées à toutes les étapes du modèle de flux de travail. |
Noms non modifiables | Se remplit en fonction des sélections dans le modèle de flux de travail dans l'outil Flux de travail au niveau Entreprise. Voir À propos des flux de travail dans l'outil de gestion de Documents. |
| Gestionnaire de flux de travail |
Personne sélectionnée comme responsable du modèle de flux de travail assigné au document. |
Nom non modifiable | Se remplit en fonction des sélections dans le modèle de flux de travail dans l'outil Flux de travail au niveau Entreprise. Voir À propos des flux de travail dans l'outil de gestion de Documents. |
| Étape du flux de travail due |
Date à laquelle toutes les personnes actuellement assignées à l'étape doivent soumettre leurs réponses. |
Date non modifiable | Se remplit en fonction des sélections dans le modèle de flux de travail dans l'outil Flux de travail au niveau Entreprise. Voir À propos des flux de travail dans l'outil de gestion de Documents. |
Voir aussi
- Quelles données Procore peut-il automatiquement remplir lors du chargement de fichiers dans l'outil Gestion de documents ?
- Compléter les informations sur les documents dans l'outil de gestion des documents
- Modifier la norme de dénomination de l'outil de gestion des documents
- Modifier les exigences de chargement pour l'outil de gestion des documents
- Gérer les champs et ensembles de champs personnalisés et par défaut pour l’outil de gestion de documents