Quels sont les différents champs de l'outil Gestion des documents ?

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Contexte

L'outil Gestion des documents de Procore utilise les métadonnées et les champs de Documents pour accorder automatiquement l'accès et organiser les révisions des documents, les rendant plus faciles à trouver. Les champs de documents d'un projet sont configurés dans l'outil Admin au niveau entreprise par le biais d'ensembles de champs configurables. Les options de champ peuvent être affichées ou masquées à partir de la page Configurer les paramètres de l'outil Gestion de documents.
Remarque : champs obligatoires pour chaque document : Nom, Type, Statut et Révision.

Réponse

Le tableau ci-dessous répertorie les noms des champs de l'outil Gestion de documents et leurs descriptions, ainsi que des notes sur la provenance des informations de ces champs.

Remarque :

Les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque (*) dans la colonne Nom du champ.
Les champs avec des codes inclus dans les options de champ sont notés dans la colonne Type de saisie de données.
Certains champs (tels que Type, Projet et Auteur) ont un code au début du champ, qui peut être rempli automatiquement en fonction de la norme de dénomination. Voir Modifier la norme de dénomination de l'outil de gestion de documents. Par exemple, un document de type de plan serait renseigné avec « DR » dans le champ Type.

Nom du champ	Définition du champ	Type de saisie de données	Source du champ et remarques
Flux de travail assigné	Le modèle de flux de travail qui a été assigné au document.	Liste déroulante à sélection unique	Sélection manuelle dans l'outil Gestion des documents. <br ] Vous pouvez assigner un flux de travail par défaut à appliquer automatiquement à tous les documents chargés dans le projet. Voir À propos des flux de travail dans l'outil de gestion de Documents.
Rédigé par	Personne qui a créé le document.	Liste déroulante à sélection unique	Généré automatiquement en fonction de la personne qui a téléchargé le document, mais vous pouvez modifier le champ si nécessaire. Les options de champ sont copiées à partir de l'outil Annuaire au niveau projet.
Classification	Sous-type spécifique d'un document. Par exemple, un plan peut avoir une classification de vue en plan, d'élévation ou de section.	Liste déroulante à sélection unique (inclut le code)	Configuré dans la section Gestion des documents de l'outil Admin au niveau entreprise. Voir Gérer les ensembles de champs configurables et les champs par défaut pour l'outil de gestion de documents. Peut être détecté et copié à partir du nom de fichier d'origine si le code est au bon endroit selon la norme de dénomination. Voir Quelles données Procore peut-il remplir automatiquement lors du chargement de fichiers vers l'outil de gestion de documents ? et Modifier la norme de dénomination de l'outil de gestion de documents.
Personnes assignées à l'étape actuelle	Toutes les personnes assignées à l'étape actuelle du modèle de flux de travail.	Référence non modifiable	Se remplit en fonction du modèle de flux de travail dans l'outil Flux de travail au niveau Entreprise. Voir À propos des flux de travail dans l'outil de gestion de Documents.
Étape actuelle du flux de travail	Nom de l'étape du flux de travail dans laquelle se trouve actuellement le document.	Texte non modifiable	Se remplit en fonction du modèle de flux de travail dans l'outil Flux de travail au niveau Entreprise et de l'étape actuelle du flux de travail. Voir À propos des flux de travail dans l'outil de gestion de Documents.
Date de création	La date à laquelle le document a été créé.	Sélecteur de dates	Sélection manuelle dans l'outil Gestion des documents.
Date de mise à jour	La date et l'heure de la dernière mise à jour du document dans Procore.	Date non modifiable	Se met à jour automatiquement et ne peut pas être modifié.
Date de chargement	La date et l'heure auxquelles le document a été chargé dans Procore.	Date non modifiable	Génère automatiquement en fonction du chargement et ne peut pas être modifié.
Description	Un titre bref pour le document.	Champ de texte	Saisie manuelle dans l'outil Gestion des documents. Pour les plans, l'apprentissage automatique de Procore recherche la description dans le bloc de titre du plan. Voir Quelles données Procore peut-il remplir automatiquement lors du chargement de fichiers vers l'outil de gestion de documents ?
Discipline	Le métier associé à ce document, tel que Architecture, Électricité ou Mécanique.	Liste déroulante à sélection unique (inclut le code)	Configuré dans la section Gestion des documents de l'outil Admin au niveau entreprise. Voir Gérer les ensembles de champs configurables et les champs par défaut pour l'outil de gestion de documents. Peut être détecté et copié à partir du nom de fichier d'origine si le code est au bon endroit selon la norme de dénomination. Voir Quelles données Procore peut-il remplir automatiquement lors du chargement de fichiers vers l'outil de gestion de documents ? et Modifier la norme de dénomination de l'outil de gestion de documents.
Déposer	Nom de fichier d'origine du document au moment du chargement.	Nom et extension de fichier non modifiables	Génère automatiquement en fonction du fichier chargé et ne peut pas être modifié.
Format	Le type de fichier, tel que EXCEL, PDF, etc.	Texte non modifiable	Génère automatiquement en fonction du fichier chargé et ne peut pas être modifié.
Lieu	Lieu associé au document.	Liste déroulante à sélection unique (inclut le code)	Peut être détecté et copié à partir du nom de fichier d'origine tant que le code est à la bonne place conformément à la norme de dénomination. Voir Quelles données Procore peut-il remplir automatiquement lors du chargement de fichiers vers l'outil de gestion de documents ? et Modifier la norme de dénomination de l'outil de gestion de documents. Les options de champ sont copiées à partir de la section Lieux de l'outil Admin au niveau projet. Voir Ajouter des lieux à plusieurs niveaux à un projet.
Nom*	Identifiant unique d'un document qui peut également être configuré avec les exigences d'un projet.	Champ de texte non modifiable OU champ de texte	Génère automatiquement en fonction de la norme de dénomination et de la saisie du champ dans l'outil Gestion de documents. Voir Modifier la norme de dénomination de l'outil de gestion de Documents et Modifier les exigences de chargement de l'outil de gestion de documents. <br ] Si aucune norme de dénomination n'est appliquée, ceci devient un champ de texte brut qui peut être modifié.
Numéro	Chiffres généralement répertoriés à la fin du nom d'un document.	Champ de texte	Peut être détecté et copié à partir du nom de fichier d'origine si le code est au bon endroit conformément à la norme de dénomination. Voir Quelles données Procore peut-il remplir automatiquement lors du chargement de fichiers vers l'outil de gestion de documents ? et Modifier la norme de dénomination de l'outil de gestion de documents. <br ] Les numéros de plan peuvent être automatiquement détectés sur les documents dont le type est « Plan ».
Auteur	Le nom de l'entreprise pour laquelle la personne qui a créé ou chargé le document est un employé.	Liste déroulante à sélection unique (inclut le code)	Génère automatiquement en fonction du champ « Nom abrégé » de l'entreprise concernée dans l'outil Annuaire. Voir Modifier une entreprise dans l'annuaire de l'entreprise.
Projet	Une abréviation du nom du projet.	Liste déroulante à sélection unique (inclut le code)	Copié à partir du champ Code de l'outil Admin au niveau projet. Voir Qu'est-ce que le champ Code sur la page de création de projet ?
Révision*	Lettre, chiffre ou combinaison de lettres et de chiffres identifiant une version spécifique du document.	Champ de texte	Est défini par défaut sur « 0 » lorsqu'un document est chargé pour la première fois et peut être modifié si nécessaire. Lorsqu'un document portant le même nom de fichier est chargé, le champ se remplit automatiquement avec le numéro, la lettre ou la valeur de révision disponible suivante.
Taille	Quantité de stockage ou d'espace utilisé par le document.	Texte non modifiable	Génère automatiquement à partir du fichier et ne peut pas être modifié.
Étape	Phase de construction pour laquelle un document a été créé.	Liste déroulante à sélection unique	Les options de champ sont copiées à partir de la section « Étapes » de l'outil Admin au niveau entreprise. Voir Ajouter une étape de projet personnalisée.
Statut*	L'état d'un document lors de son passage dans un flux de travail (révision, approbation, rejet, etc.).	Liste déroulante à sélection unique (inclut le code)	Sélection manuelle pour les documents sans flux de travail assignés. Les options de champ peuvent être configurées dans la section Gestion des documents de l'outil Admin au niveau entreprise. Voir Gérer les ensembles de champs configurables et les champs par défaut pour l'outil de gestion de documents. <br ] Pour les documents avec des flux de travail assignés, le champ Statut se met automatiquement à jour en fonction du statut actuel dans le flux de travail. Voir À propos des flux de travail dans l'outil de gestion de Documents.
Genre*	Catégorie du document, telle qu'un plan, un cahier des charges ou un modèle. Si un code d'abréviation (tel que DR pour Plan) est défini, il s'affichera au début du nom du type.	Liste déroulante à sélection unique (inclut le code)	Si le code de type (tel que « DR » pour le plan) existe dans le nom du fichier conformément à la norme de dénomination du projet, il apparaîtra dans le champ Type du document. Voir Modifier la norme de dénomination pour l'outil Gestion de documents. <br ] Les plans et les cahiers des charges peuvent également être détectés et remplis par l'apprentissage automatique de Procore. Voir Quelles données Procore peut-il remplir automatiquement lors du chargement de fichiers vers l'outil de gestion de documents ? Les options de champ pour le champ Type sont gérées dans la section Gestion des documents de l'outil Admin au niveau entreprise. Voir Gérer les ensembles de champs configurables et les champs par défaut pour l'outil de gestion de documents.
Mis à jour par	Personne qui a mis à jour le document pour la dernière fois dans Procore.	Nom non modifiable	Se met à jour automatiquement en fonction des actions effectuées dans l'outil et ne peut pas être modifié.
Chargement par	Personne qui a chargé le document dans Procore.	Nom non modifiable	Génère automatiquement en fonction du chargement et ne peut pas être modifié.
Volume / Système	Ce champ est utilisé pour regrouper les documents liés si nécessaire. Un volume est généralement un lot ou un regroupement de documents. Un système est généralement un ensemble complet d'équipements qui fonctionnent ensemble pour un rôle ou un objectif, tel qu'un système solaire-électrique.	Liste déroulante à sélection unique (inclut le code)	Configuré dans la section Gestion des documents de l'outil Admin au niveau entreprise. Voir Gérer les ensembles de champs configurables et les champs par défaut pour l'outil de gestion de documents.
Personnes assignées de flux de travail	Toutes les personnes assignées à toutes les étapes du modèle de flux de travail.	Noms non modifiables	Se remplit en fonction des sélections dans le modèle de flux de travail dans l'outil Flux de travail au niveau Entreprise. Voir À propos des flux de travail dans l'outil de gestion de Documents.
Gestionnaire de flux de travail	Personne sélectionnée comme responsable du modèle de flux de travail assigné au document.	Nom non modifiable	Se remplit en fonction des sélections dans le modèle de flux de travail dans l'outil Flux de travail au niveau Entreprise. Voir À propos des flux de travail dans l'outil de gestion de Documents.
Étape du flux de travail due	Date à laquelle toutes les personnes actuellement assignées à l'étape doivent soumettre leurs réponses.	Date non modifiable	Se remplit en fonction des sélections dans le modèle de flux de travail dans l'outil Flux de travail au niveau Entreprise. Voir À propos des flux de travail dans l'outil de gestion de Documents.

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