Quelles données Procore peut-il automatiquement remplir lors du chargement de fichiers dans l'outil Gestion de documents ?

Saisie automatique de données à partir du contenu du fichier

Procore utilise un algorithme d'apprentissage automatique dans l'outil Gestion de documents pour numériser le contenu des fichiers PDF et reconnaître les modèles avec une marge d'erreur. Les champs suivants peuvent être détectés et remplis automatiquement :

• Type: pour les plans et les cahier des charges, le champ Type est renseigné en fonction du document. Pour les autres types de documents, le champ Type restera vide.
• Description: pour les plans, le champ Description est renseigné avec la description sur la feuille de plan.
• Numéro: pour les plans, le champ Numéro est renseigné avec le numéro sur la feuille de plan.
• Révision: Pour les plans, le champ Révision est renseigné avec le numéro de révision sur la feuille de plans. Si aucun numéro de révision n’est trouvé ou si la valeur de révision comprend des caractères spéciaux, le champ reste vide.
• Date de rédaction : Pour les plans, le champ Date de création est renseigné avec la date à laquelle la révision a été créée, comme indiqué sur la feuille de plan. Si aucune date de création n’est trouvée, le champ reste vide.

Pour optimiser les résultats, voir Comment puis-je améliorer la précision des données renseignées dans l'outil de gestion de documents ?

Saisie automatique de données à partir des informations sur le projet

Indépendamment de l'apprentissage automatique, les champs suivants peuvent être automatiquement remplis en fonction des informations existantes dans le projet :

• Nom: si le nom de fichier d'origine correspond à la norme de dénomination qui a été configurée pour le projet, Procore extrait les codes et remplit automatiquement chaque champ pertinent utilisé dans la norme de dénomination lorsqu'il détecte un code connu. Voir la section Saisie automatique des données avec la norme de dénomination du projet ci-dessous pour plus d'informations.
• Révision: si un document du même nom est à nouveau chargé, le champ Révision se remplira avec le prochain numéro ou la prochaine lettre disponible, en fonction du dernier numéro de révision de ce document (par exemple, Révision 1 à 2, A à B ou 1.1. à 1,2)
• Projet: le champ « Projet » se remplira en fonction de ce qui est entré dans le champ « Code » de l'outil Admin au niveau projet. Voir Qu'est-ce que le champ « Code » sur la page de création de projet ? Cependant, si le segment de code de projet dans le nom de fichier diffère du code qui a été défini pour le projet, le code du nom de fichier sera entré dans le champ Projet. Ceci est destiné à confirmer que les fichiers sont chargés dans le bon projet.

Saisie automatique des données à partir de la norme de dénomination du projet

Si le nom de fichier d'un document que vous chargez dans l'outil de gestion de documents correspond à la norme de dénomination définie pour le projet, Procore remplira automatiquement les métadonnées du document en fonction des mots-clés et des identifiants contenus dans le nom du fichier d'origine chargé. Voir Modifier la norme de dénomination de l'outil de gestion de documents.

Vous devrez vous assurer que les champs avec des options prédéterminées (par exemple, « L01 » comme code pour le lieu au niveau du premier étage dans l'outil Lieux) sont configurés avec les codes appropriés avant de charger des documents et qu'ils correspondent exactement aux codes de les noms de fichiers des documents. Tout champ non détecté dans le nom de fichier ou non conforme à la norme de dénomination reste vide et doit être rempli manuellement. Voir Compléter les informations des documents dans l'outil de gestion des documents.

Remarque : pour que la saisie automatique de données fonctionne à partir de la norme de dénomination du projet, la norme de dénomination doit inclure le champ Type.