Quel sera l'effet de la publication des champs personnalisés/ensembles de champs configurables sur nos solutions héritées pour les contrats ?

Mises en garde et avertissements importants concernant les champs personnalisés hérités et les formulaires personnalisés hérités

Un formulaire personnalisé est un fichier PDF (Portable Document Format) créé par Procore qui peut être adapté au cahier des charges de votre entreprise. Comme vos anciens formulaires personnalisés ont été conçus pour répondre aux besoins uniques de votre entreprise au moment de leur création, il est important de rappeler aux clients de Procore que tous les formulaires personnalisés hérités sont soumis à des limitations spécifiques. Pour plus de détails, voir . Quelles sont les limitations des formulaires personnalisés ?

Avant de modifier l'un de vos champs personnalisés hérités, sachez que :

• Les champs personnalisés hérités sont soumis aux nouvelles limites des ensembles de champs.
  Les outils Contrats clients, Engagements, Financement et Contrats principaux sont limités à un maximum de trente (30) champs par ensemble de champs. Les ordres de changement sont limités à dix (10) champs personnalisés par ensemble de champs. Pendant le processus de migration, Procore transfère tous vos champs personnalisés existants vers la nouvelle fonctionnalité, même si le nombre total de champs dépasse la limite. Toutefois, si vous décidez de supprimer un champ personnalisé hérité alors que le nombre de champs dans un ensemble de champs dépasse cette limite, Procore continue à appliquer la limite. Ceci signifie que vous ne pourrez PAS ajouter un champ supplémentaire pour le remplacer, à moins que le nombre de champs ne soit inférieur à la limite de l'ensemble de champs. 

  Exemple

  Lorsqu'un ensemble de champs a dépassé sa limite maximale de champs, le bouton Ajouter un champ personnalisé est grisé et indisponible. Vous pouvez également passer le curseur de votre souris sur le bouton pour afficher l'infobulle « Limite de champs personnalisés atteinte » illustrée ci-dessous. 

  

• La suppression d'un champ personnalisé hérité avec un type de champ non pris en charge supprime définitivement les fonctions associées de votre environnement
  Il existe un petit nombre de types de champs hérités qui ne peuvent pas être ajoutés à la nouvelle fonctionnalité dans l'outil Admin au niveau entreprise. Pour pallier cette limitation, l'équipe de migration de Procore a transféré manuellement ces types de champs non pris en charge de votre ou vos champs personnalisés vers l'outil Admin de l'entreprise. Cependant, il est important de savoir que si vous choisissez de supprimer l'un de ces champs personnalisés hérités possédant l'un des types de champ suivants, vous ne pourrez PAS le rajouter dans Procore. En raison de cette limitation, nous vous conseillons de ne supprimer les champs hérités de Procore que lorsque vous êtes certain de ne plus en avoir besoin dans l'environnement Procore de votre entreprise :
  • Devise
  • Durée
  • Lieu
  • Outil de pièce jointe
  • Cases d'option 

    Exemple

    Lorsqu'un champ personnalisé hérité a un type de champ non pris en charge, le bouton Ajouter est grisé et non disponible. Vous pouvez également passer le curseur de votre souris sur le champ pour afficher une info-bulle indiquant que le type de champ n'est pas pris en charge.

    

• Modifier le paramètre d'affichage ou de masquage d'un champ personnalisé existant n'affiche ou ne masque un champ personnalisé que dans l'interface utilisateur de Procore
  Si vous choisissez de masquer un champ personnalisé hérité qui était précédemment affiché dans l'interface utilisateur de Procore, vos utilisateurs perdront la possibilité de saisir des données dans ce champ. Comme les formulaires personnalisés ne reçoivent PAS les mêmes mises à jour que les modèles par défaut de Procore (voir Quelles sont les limites des formulaires personnalisés ?), votre formulaire personnalisé continuera à afficher le champ personnalisé hérité. Cependant, comme les utilisateurs ne saisissent PAS ces données dans l'interface utilisateur, le champ personnalisé sera vide. 

  Exemple

  Dans cet exemple, Procore a migré un champ personnalisé hérité nommé « Obligations requises » vers l'onglet Champs personnalisés de la page « Contrats » de l'outil Admin au niveau entreprise. Après la migration, un administrateur Procore a choisi de masquer ce champ. Cependant, comme les formulaires personnalisés ne reçoivent PAS les mêmes mises à jour que les modèles par défaut de Procore, le même formulaire personnalisé continue d'afficher le champ « Obligations requises ». Comme votre administrateur Procore a empêché vos utilisateurs de saisir des données dans le champ « Obligations requises », l'étiquette du champ continue d'apparaître dans le formulaire personnalisé et la valeur de ce champ sera vide. 

  

• La désactivation des sélections de la liste déroulante d'un champ personnalisé hérité supprimera également la possibilité d'exporter des données pour cette sélection
  Par exemple, si votre champ personnalisé hérité est une liste déroulante et que vous supprimez la sélection « Contrat de matériaux » de cette liste, les utilisateurs ne pourront plus exporter les données « Contrat de matériaux » avec cette sélection. Lorsque vous effectuez des changements de ce type, Procore vous recommande de toujours consulter les utilisateurs finaux de votre entreprise avant de supprimer des éléments, afin que les utilisateurs ne soient pas surpris par l'absence d'une sélection sont ils ont besoin. 

  Exemple

  Dans cet exemple, nous vous montrons comment un administrateur Procore peut maintenant supprimer une (1) ou plusieurs sélections d'un type de champ « Sélection unique (Liste déroulante) » nommé « Type PDF ». Dans cet exemple, l'administrateur Procore désélectionne la case « Contrat de matériaux », qui correspond à un formulaire personnalisé hérité permettant aux utilisateurs d'exporter des données spécifiques d'un contrat de sous-traitance au format PDF. La boîte de dialogue « Modifier le champ » ci-dessous vous montre comment désactiver une option lors de l'édition d'un champ personnalisé dans l'outil Admin de l'entreprise. 

  

  Une fois l'option supprimée, elle n'apparaît plus comme une sélection pour vos utilisateurs dans l'interface utilisateur. Lorsque l'option n'est plus présente, vos utilisateurs finaux n'ont plus accès au formulaire personnalisé hérité que vous aviez conçu pour que vos utilisateurs puissent exporter un PDF depuis Procore. Rappelez-vous que, selon la personnalisation de votre environnement, les options et les fonctions de ces options peuvent être différentes de ce qui est illustré ici. 

  

• L'ajout d'une option à un champ personnalisé hérité n'ajoute que ce champ à l'interface utilisateur de Procore
  Il est important de comprendre que les nouveaux champs personnalisés ne mettront PAS automatiquement à jour vos formulaires personnalisés hérités avec ce nouveau champ. L'ajout de nouvelles options ne fait que mettre à jour l'interface utilisateur de Procore. Il n'ajoute pas automatiquement ce champ à vos anciens formulaires hérités. Si vous ajoutez des champs personnalisés, vos utilisateurs finaux pourraient rencontrer des messages d'erreur lorsqu'ils utilisent un formulaire personnalisé pour exporter des données au format PDF.  

  Exemple

  Les exemples ci-dessous vous montrent les messages d'erreur possibles qui peuvent apparaître. Gardez à l'esprit que comme chaque environnement Procore est unique, les messages que vous voyez peuvent être différents. 

  

Comment trouver le ou les ensembles de champs personnalisés qui contiennent des champs personnalisés hérités ? 

Si vous êtes l'administrateur Procore de votre entreprise, vous trouverez vos ensembles de champs nouvellement créés et vos champs personnalisés hérités dans l'outil Admin de l'entreprise. Sous « Paramètres du projet », cliquez simplement sur le lien « Contrats ». Puis, consultez l'exemple ci-dessous.

Comment Procore nomme-t-il nos champs personnalisés hérités pendant la migration ?

L'équipe de migration de Procore conserve le nom original qui a été attribué à votre champ personnalisé hérité au moment où il a été créé par l'équipe des solutions personnalisées de Procore. Ce nom devait vous être fourni après sa création ou lors de sa dernière modification. La seule exception à cette règle est si vous aviez deux (2) champs personnalisés qui utilisaient le même nom dans plus d'un (1) outil Procore. Dans ce cas, il a été supposé que les champs étaient identiques et ils ont été fusionnés. Dans de rares cas, les champs qui ont été fusionnés peuvent ne pas être souhaités. Si c'est le cas, veuillez contacter le support client de Procore pour obtenir de l'aide.  

Que faire si je veux apporter une modification à un formulaire personnalisé ?

Si vous souhaitez apporter une modification à un formulaire personnalisé ou en concevoir un nouveau, vous pouvez continuer à utiliser les services complémentaires de Procore pour vos besoins de personnalisation. Pour en savoir plus, visitez Solutions personnalisées Procore.

Puis-je continuer à faire appel à Solutions Personnalisées Procore pour les champs personnalisés ?

Oui. Procore reconnaît que chaque organisation et chaque équipe a des besoins commerciaux différents et des contraintes uniques. Alors que la plupart des entreprises attendent avec impatience nos nouvelles options en libre-service, d'autres peuvent souhaiter continuer à utiliser le service complémentaire Solutions personnalisées Procore. Si c'est le cas pour votre entreprise, l'administrateur Procore de votre entreprise peut continuer à demander un engagement. Pour plus de détails, voir Solutions personnalisées Procore.