Envoyer des fichiers ou des dossiers par e-mail à partir de l'outil Documents au niveau entreprise

Envoyer des documents dans un e-mail

Lors de l'envoi de fichiers ou de dossiers par e-mail à partir de l'outil Documents, le système utilise un fil de communication spécifique qui associe automatiquement toute la correspondance sortante et les réponses entrantes au fichier ou au dossier. Si vous êtes le destinataire d'un e-mail, vous pouvez utiliser la fonction Répondre de votre messagerie pour envoyer une réponse au message. Lorsque vous répondez à un e-mail, une copie du message est conservée dans la section E-mails du fichier ou du dossier de l'outil Documents.

1. Accédez à l'outil Documents.
2. Recherchez le fichier ou le dossier que vous souhaitez envoyer par e-mail.
3. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier ou le dossier et cliquez sur    E-mail.
   Remarque : vous pouvez également accéder aux actions en survolant ou en sélectionnant le fichier ou le dossier. 
4. Remplissez les champs suivants si nécessaire :
   
   
    
   • À : sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs ou groupes auxquels envoyer le document par e-mail.
   • CC : utilisez le champ CC pour inclure d'autres utilisateurs et les tenir informés. Vous (l'expéditeur) serez automatiquement mis en copie sur l'e-mail pour vous assurer que vous recevrez également un e-mail si les utilisateurs répondent à l'e-mail.
   • Privé(e) : cochez la case si vous souhaitez que votre e-mail ne soit visible que par les utilisateurs « Admin » et les destinataires spécifiés de l'e-mail.
   • Objet : ce champ sera automatiquement rempli avec « FW : [Dossier ou fichier] : [Nom du dossier ou fichier] ». Cependant, vous pouvez modifier manuellement la ligne « Objet » en conséquence.
   • Pièces jointes : vous pouvez joindre des fichiers supplémentaires du projet ou des fichiers de votre ordinateur. Les fichiers dans le dossier ou le fichier que vous avez sélectionné seront automatiquement liés dans l'e-mail. Les vignettes de prévisualisation des fichiers joints ne seront pas affichées.
   • Message : saisissez un message dans le corps de l'e-mail.
5. Cliquez sur Envoyer.

​​​​Remarque : 

• Si vous aviez été en copie sur l'e-mail, vous devriez avoir reçu un e-mail dans votre boîte de réception avec un lien pour télécharger le fichier. Les destinataires peuvent soit télécharger des fichiers en utilisant l'hyperlien dans l'e-mail, soit cliquer sur l'hyperlien « Afficher en ligne » pour afficher le document dans l'application web Procore.
• Après qu'un fichier a été envoyé par e-mail depuis Procore, un enregistrement de l'e-mail est stocké dans la section E-mails de ce fichier. La section E-mails masque automatiquement les enregistrements de correspondance par e-mail des utilisateurs qui ne figuraient pas sur la liste de distribution d'un e-mail pour les transferts de documents « privés ». Cependant, les utilisateurs « Admin » peuvent voir l'e-mail même s'ils n'étaient pas inclus dans la liste de distribution de l'e-mail.

Afficher et exporter les e-mails associés à un document

Pour chaque fichier et enregistrement que vous chargez dans l'outil Documents, le système conserve l'historique de la date à laquelle l'actif a été envoyé à d'autres utilisateurs de votre annuaire d'entreprise. Il suit également toutes les réponses envoyées au fil de communication du fichier ou de l'enregistrement. Si l'expéditeur a marqué la correspondance par e-mail comme privée, le registre des e-mails est uniquement visible par les destinataires et les utilisateurs disposant d'une autorisation « Admin » dans l'outil Documents. 

Pour exporter un e-mail à partir du registre des e-mails pour un fichier ou un dossier :

1. Accédez à l'outil Documents. 
2. Sélectionnez le fichier ou le dossier. 
3. Cliquez sur l'icône Infos pour ouvrir le panneau Informations.
4. Faites défiler vers le bas et cliquez sur E-mails.
   Remarque : tous les e-mails envoyés sont affichés dans la fenêtre E-mails.
5. Cliquez sur l'icône Exporter sur l'e-mail que vous souhaitez exporter.