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Procore

Ajouter un compte utilisateur à l'annuaire de l'entreprise

Objectif

Ajouter un utilisateur à l'annuaire de l'entreprise.

Contexte 

Dans Procore, un utilisateur est une personne dont les coordonnées ont été ajoutées à Procore. Procore identifie les utilisateurs par leur adresse électronique, ce qui signifie qu'une même adresse électronique ne peut pas être ajoutée à différents profils d'utilisateur.

Les utilisateurs peuvent être ajoutés au compte Procore d'une entreprise dans l'outil Annuaire au niveau entreprise ou dans l'outil Annuaire au niveau projet. Ce tutoriel explique comment ajouter des utilisateurs dans l'outil Annuaire au niveau entreprise.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Annuaire au niveau entreprise avec l'autorisation granulaire « Créer et modifier des utilisateurs » activée dans votre modèle d'autorisations.
      OU
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Annuaire au niveau entreprise.
  • Informations supplémentaires :
    • Les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent ajouter des utilisateurs dans l'outil Annuaire au niveau projet, qui ajoute automatiquement les nouveaux utilisateurs à l'outil Annuaire au niveau entreprise. Voir Ajouter un compte utilisateur à l'annuaire du projet.
    • Les utilisateurs peuvent être ajoutés à différents comptes Procore pour plusieurs entreprises. Par exemple, un sous-traitant qui travaille sur deux tâches différentes pour deux entrepreneurs généraux différents peut être ajouté au compte Procore de chaque entrepreneur général. Lors de la connexion à Procore, le sous-traitant peut choisir le compte de l'entreprise auquel il souhaite accéder. Il peut également basculer entre les entreprises après s'être connecté.
  • Restrictions :

Procédure

Pour ajouter un utilisateur à l'annuaire de l'entreprise, effectuez les tâches ci-dessous :

Ajouter un utilisateur

  1. Accédez à l'outil Annuaire au niveau entreprise.
  2. Cliquez sur Ajouter un utilisateur.
  3. Saisissez les données suivantes :

    directory-add-user-to-company-level.png
     
    1. Prénom. Saisissez le prénom du nouvel utilisateur. 
    2. Nom de famille. Saisissez le nom de famille du nouvel utilisateur.
    3. Adresse électronique. Entrez l'adresse e-mail du nouvel utilisateur. Il s'agira de l'e-mail qu'il utilisera pour se connecter à Procore. L'adresse e-mail doit être ajoutée en utilisant le format approprié (par exemple, jsmith@example.com).
    4. Admin uniquement. Modèle d'autorisations de projet (par défaut). Sélectionnez l'une de ces options dans la liste déroulante :
      Remarque : pour en savoir plus sur les modèles d'autorisations de projet, voir Gérer les modèles d'autorisations de projet.
    5. Admin uniquement. Modèle d'autorisations d'entreprise. Sélectionnez l'une des options suivantes :
      • Appliquer le modèle d'autorisation ultérieurement. Sélectionnez cette option pour définir ultérieurement les autorisations de l'utilisateur pour les outils de niveau entreprise. Si vous sélectionnez cette option et qu'un modèle d'autorisation de l'entreprise n'est pas appliqué, les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Admin » sur l'outil d'annuaire de l'entreprise peuvent ajuster les autorisations de cet utilisateur dans les pages de paramètres de configuration de la plupart des outils individuels de l'entreprise.
        OU
      • Sélectionnez un modèle d'autorisations d'entreprise dans le menu déroulant. Voir Créer un modèle d'autorisations pour l'entreprise.
  4. Cliquez sur Créer.
    Vous êtes redirigé vers le profil de l'utilisateur dans l'annuaire au niveau entreprise où vous pouvez mettre à jour les informations de l'entreprise, les informations personnelles et d'autres paramètres du projet comme décrit ci-dessous.

Mettre à jour les informations d'entreprise de l'utilisateur

Il existe deux (2) options pour mettre à jour les informations d'entreprise d'un utilisateur :

Option 1 : rechercher une correspondance d'entreprise

  1. Cliquez sur la liste déroulante Nom de l'entreprise.
  2. Saisissez le nom de l'entreprise dans la case Rechercher.
  3. Sélectionnez l'entreprise correspondante dans les résultats.
  4. Cliquez sur Utiliser les informations de l'entreprise pour remplir automatiquement toutes les informations existantes dans le profil de l'utilisateur (adresse de l'entreprise, ville, pays, état, code postal, téléphone de l'entreprise, poste et fax).

Option 2 : créer une nouvelle entreprise

Cette tâche ne peut être effectuée que par des utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Annuaire au niveau entreprise ou par des utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Annuaire au niveau entreprise avec l'autorisation granulaire « Créer et modifier des entreprises » activée dans leur modèle d'autorisations.

Important ! Lors de l'ajout d'une nouvelle entreprise à un projet, nous vous recommandons de porter une attention particulière à la façon dont les enregistrements de fournisseurs/entreprises existants sont orthographiés dans tous les projets Procore de votre entreprise (par exemple, « ABC Béton » ou « ABC Béton SARL »). Toute entrée de données distincte en ce qui concerne le nom de l'entreprise peut entraîner la présence d'au moins deux enregistrements uniques pour une même entité dans l'annuaire de l'entreprise. Pour en savoir plus, voir Que se passe-t-il si j'ai des entrées en double dans l'annuaire de l'entreprise Procore ?

  1. Cliquez sur la liste déroulante Nom de l'entreprise.
  2. Cliquez sur Créer.
  3. Saisissez les informations suivantes :
    1. Nom de l'entreprise. Ce champ est obligatoire. Saisissez le nom complet de l'entreprise dans le champ.
    2. DBA. Saisissez le nom commercial de l'entreprise. 
    3. Téléphone de l'entreprise. Saisissez le numéro de téléphone de l'entreprise.
    4. Télécopieur de l'entreprise. Saisissez le numéro de télécopieur de l'entreprise.
    5. Ville. Saisissez la ville de l'entreprise.
    6. Code postal. Saisissez le code postal de l'entreprise.
    7. Pays. Sélectionnez le pays de l'entreprise dans la liste.
    8. État. Sélectionnez l'État de l'entreprise dans la liste.
  4. Cliquez sur Créer

Mettre à jour les coordonnées de l'utilisateur

Cliquez sur Copier dans les informations personnelles sous « Informations sur l'entreprise » si les coordonnées de l'utilisateur sont identiques à celles de l'entreprise.

Si les coordonnées de l'utilisateur diffèrent des informations sur l'entreprise que vous avez saisies ci-dessus, modifiez les coordonnées de l'utilisateur comme suit :

  • Adresse. Si l'utilisateur travaille dans un lieu différent de l'adresse de l'entreprise, mettez à jour l'adresse de l'utilisateur ici.
  • Ville. Saisissez le nom de la ville associée à l'adresse de l'utilisateur.
  • État . Sélectionnez l'état souhaité dans la liste déroulante. 
  • Ville . Sélectionnez la ville souhaitée dans la liste déroulante. 
  • Code postal. Saisissez le code postal dans la zone de texte.
  • Téléphone professionnel . Saisissez le numéro de téléphone professionnel de l'utilisateur. 
  • Télécopieur professionnel . Saisissez le numéro de télécopieur de l'utilisateur. 
  • Téléphone portable . Saisissez le numéro de téléphone mobile de l'utilisateur. 
  • Titre du poste . Saisissez l'intitulé du poste de l'utilisateur. 
  • Rôles du projet . Sélectionnez le rôle de l'utilisateur sur le projet. Pour créer ces options, voir Ajouter des rôles de projet personnalisés
  • Balises/Mots clés . Saisissez des étiquettes et des mots-clés pour faciliter la recherche de l'utilisateur dans l'annuaire du projet. Par exemple, s'ils sont spécialisés dans la sélection de sources au meilleur rapport qualité-prix (BVSS), vous souhaiterez peut-être saisir l'acronyme BVSS. Il s'agit d'un champ de texte libre, vous pouvez donc créer votre propre système de classification d'étiquettes/mots-clés pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisation. 
  • Actif ?Ce paramètre ne peut être modifié que dans l'annuaire de l'entreprise.
  • Classification. Sélectionnez une classification dans la liste déroulante. Pour savoir quels outils Procore interagissent avec les classifications, consultez Quels outils Procore prennent en charge les « Classifications » ?
  • Envoyer des messages à cet utilisateur . Sélectionnez Par e-mail ou Pas du tout dans le menu déroulant. Si vous désignez cet utilisateur comme contact de facturation , sélectionnez toujours Par e-mail pour vous assurer que tous les messages liés à la facture sont envoyés. Pour plus de détails, voir Qu'est-ce qu'un contact de facturation ?
  • L'employé est-il de [Nom de l'entreprise] ? Cochez la case si l'utilisateur est un employé de votre entreprise. Laissez la case vide si l'utilisateur est employé par une autre entité commerciale. 
  • Est-ce qu'un gestionnaire d'assurance de [Nom de l'entreprise] ? Si cet utilisateur est également le responsable des assurances de votre entreprise, cochez cette case. Pour en savoir plus, voir Désigner un gestionnaire d'assurance pour votre entreprise Procore .
  • Pièces jointes . Cliquez sur Joindre des fichiers ou utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer un fichier d'un ordinateur ou d'un emplacement réseau vers Procore. 

Mettre à jour les autorisations d'entreprise de l'utilisateur

Cette tâche ne peut être effectuée que par les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Annuaire au niveau entreprise.

Faites défiler jusqu'à la section « Modèles d'autorisations de l'entreprise ». Sélectionnez un modèle d'autorisations d'entreprise dans le menu déroulant (recommandé) ou sélectionnez Ne pas appliquer de modèle d'autorisations.

Si vous ne souhaitez pas appliquer de modèle d'autorisations d'entreprise, cliquez sur le bouton sous le niveau d'autorisation que vous souhaitez fournir pour chaque outil auquel vous souhaitez que l'utilisateur ait accès. Le paramètre par défaut de Procore fournit aux utilisateurs une autorisation « Lecture seule » dans l'outil Portefeuille, ce qui permet à l'utilisateur d'afficher tous les projets auxquels ils ont été ajoutés.

Remarque
Pour faire de l'utilisateur un administrateur de l'entreprise , sélectionnez les autorisations « Admin » pour l'outil Annuaire au niveau entreprise (ou sélectionnez un modèle d'autorisations avec ces autorisations). Cela leur donne des autorisations de niveau « Admin » pour tous les outils au niveau entreprise et des outils au niveau projet pour les projets auxquels ils sont ajoutés.


directory-company-permissions-templates.png

Ajouter l'utilisateur aux groupes de distribution de l'entreprise

Si votre entreprise a créé des groupes de distribution, ceux-ci apparaîtront dans ce tableau. Cochez les cases correspondantes pour ajouter l'utilisateur à ce groupe. Si le tableau est vide, vous devez d'abord créer des groupes de distribution. Voir Ajouter un groupe de distribution à l'annuaire de l'entreprise.

cdir-distrib-groups.png

Mettre à jour les paramètres du nouveau projet de l'utilisateur

Cette tâche ne peut être effectuée que par les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Annuaire au niveau entreprise.

  1. Faites défiler l'écran jusqu'àParamètres du nouveau projet.
  2. Choisissez parmi ces paramètres :

    cdir-project-settings.png
    1. Pour sélectionner un modèle d'autorisation de projet par défaut pour l'utilisateur, cliquez sur Sélectionner un modèle par défaut
      Remarque : Pour en savoir plus sur les modèles d'autorisation de projet, consultez Gérer les modèles d'autorisation de projet.
    2. Pour ajouter l'utilisateur à tous les nouveaux projets créés dans le compte Procore de votre entreprise, cochez la case Ajouter [Nom d'utilisateur] à tous les nouveaux projets
    3. Pour permettre à l'utilisateur de créer de nouveaux projets, cochez la case Autoriser [Nom d'utilisateur] à créer de nouveaux projets
  3. Continuer avec Mettre à jour les paramètres de projet actuels de l'utilisateur.

Mettre à jour les paramètres du projet actuel de l'utilisateur

Si vous souhaitez ajouter l'utilisateur à un ou plusieurs projets existants :

  1. Faites défiler jusqu'à la liste Projets [Nom d'utilisateur] n'appartient pas à
  2. Recherchez le projet souhaité dans la liste.
  3. Cliquez sur Ajouter.
    Remarque : les utilisateurs disposant de l'autorisation granulaire « Créer et modifier des utilisateurs » dans l'outil Annuaire au niveau entreprise peuvent uniquement ajouter d'autres utilisateurs aux projets auxquels ils ont déjà été ajoutés.
    Prenons la situation suivante :
    1. Ceci déplace le nom du projet dans la liste « Paramètres actuels du projet ».
    2. L'utilisateur est également ajouté à l'annuaire du projet correspondant.
  4. Si vous souhaitez modifier le modèle d'autorisation de l'utilisateur pour un projet spécifique, consultez Modifier le modèle d'autorisation de projet d'un utilisateur dans l'annuaire de l'entreprise. Pour en savoir plus sur les modèles d'autorisation de projet, consultez  Gérer les modèles d'autorisation du projet.
  5. Passez à l'étape Sauvegarder le registre de l'utilisateur.

Enregistrer l'enregistrement d'utilisateur

Selon que le compte est nouveau ou existant, cliquez sur l'un des boutons suivants :

  • Cliquez sur Enregistrer et envoyer une invitation lorsque :
    • Vous souhaitez inviter le nouvel utilisateur à rejoindre votre projet.
    • L'utilisateur ne s'est PAS déjà connecté à Procore.
  • Cliquez sur Enregistrer et envoyer une notification lorsque :
    • Vous souhaitez informer un utilisateur existant d'un changement.
    • L'utilisateur s'est déjà connecté à Procore.
  • Cliquez sur Enregistrer lorsque :
    • Vous souhaitez enregistrer le nouveau compte utilisateur.
    • Vous n'êtes PAS prêt à envoyer une invitation à rejoindre Procore à l'utilisateur.

Vous pouvez également réinviter un utilisateur ultérieurement. Voir Inviter ou réinviter un utilisateur à Procore.

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel d'annuaire de Procore et sur la façon dont il peut aider votre entreprise, veuillez visiter notre page produit de l'outil Annuaire des contacts dans le secteur de la construction. .