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Procore

Accepter ou rejeter un budget pour l’exportation vers le système ERP

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NOUVELLE EXPÉRIENCE DE DOCUMENTATION ERP !

Nous sommes en train de créer un meilleur moyen de vous servir une documentation qui vous donne les informations les plus à jour et les plus pertinentes sur la façon d'utiliser l'intégration Procore + ERP de votre entreprise.

Cette page fait partie de la nouvelle expérience. La nouvelle expérience est actuellement terminée pour Workday®, QuickBooks® Online, Yardi Voyager®, Xero™, CMiC, NetSuite®, MRI Platform X®, Acumatica Cloud ERP et MYOB Advanced Construction uniquement. 

Pour afficher la documentation d'une intégration ERP prise en charge par Procore qui ne fait pas encore partie de la nouvelle expérience, consultez Intégrations ERP et sélectionnez la vignette correspondant à votre système ERP.

Objectif

Accepter ou rejeter un budget qui a été envoyé à l'outil Intégrations ERP pour acceptation par un approbateur de comptabilité.

Contexte

Lorsqu'un utilisateur a envoyé un budget à l'outil Intégrations ERP pour acceptation comptable, un approbateur de comptabilité a la possibilité d'accepter ou de rejeter le budget pour exportation vers le système ERP.

Remarque
L'onglet Exportation du budget comprend certains champs de votre système ERP liés aux révisions du budget, mais pas aux budgets d'origine. Cependant, ces champs apparaîtront dans Procore pour toute exportation de budget. Votre approbateur comptable peut les ignorer si le budget en cours d'exportation est un budget d'origine qui n'inclut aucune révision (c'est-à-dire des modifications budgétaires ou des estimations révisées).

Éléments à considérer 

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Niveaux « Standard » ou « Admin » de l'outil Intégration ERP de l'entreprise.
      ET
    • Le compte de la personne doit disposer du privilège « Possibilité d'envoi à la comptabilité » dans l'annuaire de l'entreprise.
      Remarque : vous ne pouvez soumettre une demande d'accord de ce privilège que si l'administrateur Procore de votre entreprise soumet une demande à votre Point de contact Procore. Ce privilège ne peut être accordé à des personnes que par Procore. 
  • Restrictions:
    • Vous ne serez plus autorisé à importer le budget de votre système ERP ou les données de projet dans Procore.
    • Vous ne serez pas autorisé à déverrouiller l'outil Budget du projet Procore, sauf dans les cas suivants : 
      • Les entrées exportées ont été publiées manuellement dans votre système ERP à l'aide de la fonction Coût du projet. Consultez le système d'aide de votre système ERP pour obtenir des instructions. 
  • Les exigences, considérations et limitations supplémentaires varient en fonction du système ERP auquel votre compte Procore est intégré. Voir Ce qu'il faut savoir sur votre intégration ERP pour plus de détails.

Réviser un budget

  1. Accédez à l'outil Intégrations ERP de l'entreprise.
  2. Dans l'outil Intégrations ERP, cliquez sur le sous-onglet Budget . 
  3. Sous Filtrer les estimations par, cliquez sur Prêt à exporter. 
  4. Si l'exportation de l'estimation comprend une révision du budget (c'est-à-dire une modification du budget ou une estimation révisée), vous devez considérer les champs supplémentaires suivants. 
    Ces champs apparaissent même pour les budgets d'origine, mais ils peuvent être ignorés si aucune révision du budget ne doit être exportée :
    1. Type de révision budgétaire. Sélectionnez le type de révision du budget parmi les trois options autorisées par votre système ERP - Changement de portée, Transfert de budget et Contingence. 
    2. Date de révision. Choisissez la date de la révision. La valeur par défaut de ce champ est la date du jour.
    3. Numéro de révision du budget. Définissez un numéro pour la révision du budget. Par défaut, votre système ERP assigne des numéros séquentiels pour chaque modification synchronisée sur le projet.
    4. Statut de révision du budget. Vous pouvez choisir un statut de budget parmi les quatre options autorisées par votre système ERP - Approuvé, En attente, Prévu et Rejeté. Par défaut, votre système ERP assignera un statut « En attente ».
    5. Approuvé par l'utilisateur. Vous pouvez saisir le nom de l'utilisateur approbateur. Par défaut, votre système ERP affichera le nom de l'utilisateur de notre intégration.
  5. Passez en revue les postes budgétaires acceptés pour vous assurer que les données sont prêtes à être exportées. Choisissez ensuite votre réponse :

Accepter un budget

  1. Recherchez le budget dans la liste Budget - Prêt à être exporté .
  2. Choisissez l'option Accepter .
  3. Si vous y êtes invité, saisissez une description dans la zone Description .
  4. Cliquez sur Exporter. 
    Ceci synchronise le budget avec votre système ERP. Le processus prend généralement quelques minutes. 
    • Si, pour une raison quelconque, l'exportation d'un budget échoue, vous pouvez afficher le ou les éléments ayant échoué en cliquant sur Échec de l'exportation.
    • Lorsqu'un budget échoue à l'exportation, suivez les étapes décrites dans Rejeter un budget , puis renvoyez le budget à l'ERP pour acceptation. 

Rejeter un budget

  1. Recherchez le budget dans la liste Budget - Prêt à être exporté .
  2. Choisissez Rejeter.
  3. Saisissez une courte explication sur la ou les raisons du rejet.
  4. Cliquez sur Rejeter. 
    Les événements suivants se produisent :
    • Le système supprime le budget de l'outil Intégrations ERP et le renvoie à un état modifiable dans l'outil Budget du projet.
    • Le système envoie une notification automatique par e-mail à l'utilisateur qui a créé le budget pour l'avertir de la réponse « Rejeter ».