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Procore

Envoyer les factures des sous-traitants à Intégrations ERP pour approbation comptable

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NOUVELLE EXPÉRIENCE DE DOCUMENTATION ERP !

Nous sommes en train de créer un meilleur moyen de vous servir une documentation qui vous donne les informations les plus à jour et les plus pertinentes sur la façon d'utiliser l'intégration Procore + ERP de votre entreprise.

Cette page fait partie de la nouvelle expérience. La nouvelle expérience est actuellement terminée pour Workday®, QuickBooks® Online, Yardi Voyager®, Xero™, CMiC, NetSuite®, MRI Platform X®, Acumatica Cloud ERP et MYOB Advanced Construction uniquement. 

Pour afficher la documentation d'une intégration ERP prise en charge par Procore qui ne fait pas encore partie de la nouvelle expérience, consultez Intégrations ERP et sélectionnez la vignette correspondant à votre système ERP.

Objectif

Pour envoyer des factures, utilisez l'outil Intégrations ERP afin qu'elles puissent être acceptées par un approbateur de comptabilité pour l'exportation vers votre système ERP intégré. 

Contexte

Pour synchroniser les factures d'un projet Procore avec votre système ERP, elles doivent être envoyées à l'outil Intégrations ERP de Procore pour acceptation par un approbateur comptable. Après acceptation, le système exportera les données de la facture vers votre système ERP intégré. Une fois les factures envoyées à l'outil Intégrations ERP, les utilisateurs ne peuvent PAS modifier la facture dans l'outil Engagements (à l'exception des pièces jointes de la facture). 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisation « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
      Remarques
      • Les autorisations d'accès au dossier Facturation & Les outils de facturation proportionnelle sont régis par les autorisations définies dans l'outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux. Les noms d'outils Procore varient en fonction du dictionnaire de points de vue configurés dans Procore. Voir Quels noms et termes d'outils sont différents dans Procore pour les entrepreneurs généraux, les maîtres d'ouvrage et les entrepreneurs spécialisés ?
      • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact de facturation) employé par une entreprise qui travaille sur un projet géré dans Procore, votre capacité à effectuer les tâches relatives à la facturation est déterminée par le titulaire du compte de l'entreprise Procore. Le titulaire du compte peut choisir de vous mettre les paramètres suivants à disposition :
        • Un compte utilisateur Procore.
        • Des autorisations d'accès aux outils Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
        • L'appartenance à la liste « privée » d'un contrat ou d'un financement spécifique.
        • Qualification de « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.
  • Exigences :
    • La facture doit avoir le statut Approuvée, Approuvée comme notéou En attente d'approbation du maître d'ouvrage . 
  • Les considérations, les exigences et les limitations varient en fonction du système ERP auquel votre compte Procore est intégré. Voir Ce qu'il faut savoir sur votre intégration ERP pour plus de détails.

Procédure

 Conseil

Si le bouton « Envoyer à l'ERP » est grisé et non disponible, c'est généralement parce que les factures n'ont pas l'un des statuts requis.

Envoyer une ou plusieurs factures de sous-traitant à l'ERP

Un utilisateur disposant de l'autorisation « Admin » dans l'outil Engagements peut effectuer cette tâche dans l'outil Facturation du projet. 

  1. Accédez à l'outil Facturation du projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
  3. Cochez les cases correspondant aux factures que vous souhaitez envoyer à ERP.
    Remarque : pour sélectionner des factures, elles doivent avoir le statut Approuvé, Approuvé comme notéou En attente d'approbation du maître d'ouvrage . 
  4. Cliquez sur Envoyer à l'ERP.

Envoyer une facture de sous-traitant individuel à l'ERP 

  1. Accédez à l’outil Engagements du projet.
  2. Recherchez l'engagement qui contient la facture que vous souhaitez envoyer à Intégrations ERP. Cliquez ensuite sur Afficher. 
  3. Si vous devez apporter des modifications, cliquez sur Modifier. Mettez ensuite à jour l'engagement, le cas échéant. Voir Modifier un engagement.
    Remarque: pour activer le bouton Envoyer à l'ERP à l'étape suivante, vous devez placer l'élément dans le statut Approuvé, Approuvé comme notéou En attente d'approbation du maître d'ouvrage . 
  4.  Cliquez sur l'onglet Factures .
  5. Cliquez sur Envoyer à l'ERP.