Ce qu'il faut savoir sur le connecteur Finances + NetSuite®

Considérations

• L'intégration NetSuite® nécessite des paramètres de configuration Admin NetSuite® spécifiques qui seront fournis par le spécialiste de la mise en œuvre de l'intégration (IIS) de Procore.  Partenaire Procore, Calance gérera la connexion d'intégration.  

Restrictions

• L'intégration est limitée à (1) NetSuite® entreprise (1 filiale) pour (1) site Procore. 
• Les données de ces outils et éléments Procore ne sont PAS synchronisées avec NetSuite®:
  • Contrats principaux/Ordres de changement au contrat principal (OCCP)
  • Factures et paiements au contrat principal
  • Budgets
  • Engagements (contrats de sous-traitance et bons de commande)/Ordres de changement de l'engagement (OCE)
  • Pointages/Feuilles horaires 

Informations supplémentaires

• DONNÉES IMPORTABLES : le planning de synchronisation automatique en arrière-plan est une synchronisation quotidienne des travaux (coûts des travaux) pour les projets intégrés. 
  • Les synchronisations à la demande peuvent être lancées dans Procore pour les projets, les fournisseurs, les coûts des projets et les paiements de factures des sous-traitants importables.
• DONNÉES EXPORTABLES :  toutes les informations exportables (codes de coût, projets, factures des fournisseurs et des sous-traitants) doivent être approuvées/acceptées par un approbateur comptable, qui sont les seuls utilisateurs pouvant lancer l'exportation de Procore vers NetSuite®.

Considérations

• Les codes SDP du projet (codes de coût + type de coût) dans Procore correspondent au type d'élément Autre frais dans votre liste de produits et d'éléments NetSuite®.
• Il y aura une (1) liste de codes de coût au niveau entreprise à utiliser avec tous les NetSuite® projets intégrés dans Procore.  Étant donné que les codes SDP (codes de coût + type de coût) sont ajoutés en tant que postes budgétaires sur un projet intégré dans Procore, l'intégration crée automatiquement d'autres postes de frais spécifiques au projet correspondants dans NetSuite®.
  • Le format de ces autres éléments de frais sera [numéro de projet dans Procore]-[code de coût].[type de coût]
• Les segments SDP personnalisés SONT pris en charge. Si des segments SDP personnalisés sont utilisés dans un projet intégré, ils seront intégrés au nom de l'NetSuite® autre élément de frais dans le même ordre que celui dans lequel ils sont organisés dans Procore.
• Seuls les codes de coût figurant dans le budget et/ou exportés via la facture du sous-traitant créeront un NetSuite® élément Code de coût/coût du projet Autres frais.

Restrictions

• Les codes de coût à un seul niveau ne sont PAS pris en charge.  Les NetSuite® codes de coût standard de l'intégration ERP de votre site Procore doivent être dans un format à 2 niveaux (ou plus).
• Les sous-projets ne sont PAS pris en charge.
• Synchroniser les codes SDP du projet Procore avec NetSuite® éléments de tout autre type (inventaire, non-inventaire, etc.)
• Les codes de coût du projet NetSuite® nouvellement créés sont assignés au code de dépense GL par défaut.  Un type de coût Procore peut être assigné à un compte de charges NetSuite® GL identifié par le client.  Il y a un maximum de dix (10) types de coûts qui peuvent être utilisés de cette manière.  Votre spécialiste de la mise en œuvre de l'intégration (IIS) travaillera avec vous pour réviser ce paramètre de configuration. 
• Les projets dans Procore doivent être associés à la NetSuite® liste des codes de coût standard pour être exportés vers NetSuite®.
• Les projets importés de NetSuite® seront automatiquement associés à la liste des codes de coût standard NetSuite®.

Considérations

• Les entreprises figurant dans l'annuaire Procore peuvent être synchronisées avec les fournisseurs de NetSuite® de (3) différentes manières : 
  • NetSuite® Les fournisseurs peuvent être importés dans Procore pour créer une nouvelle entreprise dans l'annuaire Procore.
  • NetSuite® Les fournisseurs peuvent être liés à une entreprise existante dans l'annuaire Procore lors de l'importation.
  • Les entreprises de l'annuaire Procore peuvent être exportées pour créer un nouveau fournisseur dans NetSuite®.

Informations supplémentaires

• L'entreprise dans l'annuaire Procore doit être synchronisée avec un fournisseur NetSuite® avant qu'une facture associée à cette entreprise dans Procore puisse être exportée vers NetSuite®.

Restrictions

• Les modifications apportées à un fournisseur dans NetSuite® mettront à jour l'entreprise synchronisée dans Procore.  Les modifications apportées à une entreprise dans Procore ne mettront pas à jour le fournisseur synchronisé dans NetSuite®.
• Les entreprises de l'annuaire Procore ne peuvent pas être exportées vers NetSuite® en tant que clients.

Considérations

• Les projets en cours ou créés avant la connexion de l'intégration ne peuvent pas être synchronisés. Les services professionnels d'aide à l'intégration des enregistrements de projet en cours/préexistants sont disponibles moyennant des frais supplémentaires.

• Cochez la case dans le champ Projet - " Autoriser la synchronisation du projet avec l'ERP"
  • Si la liste des codes de coût standard au niveau entreprise n'est pas activée, cette tâche est automatiquement activée par défaut pour l'utilisation de la liste de codes de coût standard NetSuite®. 
• Cochez la case dans le projet - « Activer la synchronisation des transactions de coûts des projets ERP »
  • Cela permettra d'importer NetSuite® entrées de coût direct.
• Tous les codes de coût doivent avoir au moins une (1) affectation de type de coût avant que le projet Procore puisse être envoyé à l'ERP et exporté pour créer un nouveau projet dans NetSuite®.
• Vous pouvez ajouter un seul code de coût NetSuite® ou tous les NetSuite® codes de coût à un projet.  Seuls les codes de coût utilisés sur une exportation de facture de sous-traitant et/ou sur le budget créeront un nouveau code de coût de projet NetSuite® Autre élément de frais.

Informations supplémentaires :

• Avant de pouvoir synchroniser les données du projet entre les deux (2) systèmes, votre point de contact Procore doit activer le privilège « Peut transmettre à la comptabilité » pour les approbateurs de comptabilité de votre entreprise. Cela donne aux utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Standard » dans l'outil Intégrations ERP l'autorisation d'accepter ou de rejeter les données synchronisées entre Procore et NetSuite®.
• Une fois le projet exporté avec succès, un nouveau champ Admin Procore nommé ID NetSuite® sera créé et affichera le numéro de projet  NetSuite®.  
• Le NetSuite® client assigné au projet peut être sélectionné manuellement dans NetSuite® après l'exportation.
• Une option dans l'outil Intégrations ERP permettant de sélectionner un client lors de l'exportation peut être activée.  Il ne peut y avoir qu'un maximum de 10 NetSuite® clients identifiés à l'heure actuelle si ce champ est découvert lors de l'intégration.  IIS fournira des informations supplémentaires sur cette option de configuration si nécessaire.

Considérations

• Les factures des sous-traitants doivent être approuvées, puis envoyées à l'ERP et exportées vers NetSuite® pour créer une facture du fournisseur AP.
  • Le contrat de sous-traitance ou le bon de commande approuvé doivent être approuvés, mais pas nécessairement exportés vers NetSuite®.
  • Les factures de sous-traitant sont des factures saisies dans les engagements (contrats de sous-traitance et bons de commande) dans Procore. 
• Le ou les codes de coût sur la facture du sous-traitant créeront un nouvel élément de code de coût de projet dans NetSuite® s'il n'a pas déjà été créé via une mise à jour de synchronisation des codes de coût ERP lorsque le code de coût est sur le budget du projet.
• Les informations de paiement pour les factures de sous-traitant synchronisées seront importées dans Procore. Les informations de paiement seront affichées dans l'onglet Engagement → Paiements dans Procore.

Informations supplémentaires

• La société d'engagement doit être synchronisée avec NetSuite® pour que la facture puisse être exportée vers NetSuite®.
• Une facture de sous-traitant négative peut être exportée vers NetSuite®.  Ceci créera un crédit fournisseur négatif dans NetSuite®.  Dans une tâche NetSuite® Paiement de facture, le crédit fournisseur négatif peut être sélectionné pour compenser une facture fournisseur existante.  
  Remarque : la création d'un crédit fournisseur Procore négatif peut être utilisée en faveur de la création d'un ordre de changement de l'engagement pour réduire un engagement existant si les factures exportées existantes ont déjà été payées.

• Lorsqu'une facture de sous-traitant de NetSuite® est payée, les informations de paiement apparaissent dans l'onglet Paiement de Procore Engagements.

Considérations

• Les transactions de coûts de projet directement saisies dans NetSuite® doivent être codées dans d'autres éléments de frais spécifiques au projet qui ont été créés par l'intégration pour que l'intégration les récupère.  

• Cochez la case dans le projet - « Activer la synchronisation des transactions de coûts du projet ERP » pour voir ces transactions de NetSuite®.
• Dans le type de filtre de l'outil Coûts directs, excluez Facture de sous-traitant.  En effet, ces types de factures apparaissent déjà dans le budget du projet en tant que coût réel, et non en tant que coûts directs.

Informations supplémentaires

• Les coûts de projet qui sont saisis directement dans NetSuite® sont classés comme coûts directs dans Procore et seront affichés sous forme de transactions détaillées dans l'outil Coûts directs de Procore.
• Ces coûts directs synchronisés seront importés avec le statut Approuvé et ne pourront pas être modifiés dans Procore.
  • Si des ajustements doivent être apportés au coût direct synchronisé, le coût direct doit être supprimé dans NetSuite®, puis supprimez-le dans l'outil Coûts directs. L'autre option consiste à créer une entrée de coût direct de compensation dans NetSuite® pour suivre correctement les transactions.  

Restrictions

• Les transactions codées sur des éléments de code de coût de projet NetSuite® non synchronisés ne seront pas récupérées par l'intégration pour être affichées en tant que coût direct dans Procore.
• A NetSuite®  Comptes généraux (par exemple, écritures comptables) peuvent être récupérées par l'intégration pour être affichées en tant que coûts directs dans Procore.
  • Votre IIS fournira les exigences de configuration pour suivre correctement les écritures de journal.
• NetSuite® transactions qui ont déjà été synchronisées en tant que coûts directs dans Procore et supprimées dans NetSuite® ne seront pas détectées ni supprimées automatiquement dans l'outil Coûts directs de Procore.  Ils peuvent être supprimés manuellement.