Ce qu'il faut savoir sur les finances du projet + le connecteur Yardi Voyager®

• Le planning de synchronisation pour les onglets ERP suivants s'exécute tous les jours à 5 h 00 HNE : codes de coût, fournisseurs, projets

Ajouter des codes de coût à importer dans Procore

• Autorisations utilisateur requises :
  • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Admin du projet
• Conditions préalables :
  • L’outil Intégrations ERP doit être activé sur le compte Procore de votre entreprise.
  • Le projet doit être configuré pour utiliser la liste Yardi Voyager® de codes de coût standard.
• Délimiteurs de codes de coût pris en charge:
  •  Si votre entreprise a activé l'outil Intégrations ERP pour Yardi Voyager®, Procore autorise les délimiteurs de code de coût suivants à partir de Yardi Voyager®: trait d'union/tiret (-).

Important

• Les projets en cours ou créés avant la connexion de l'intégration ne peuvent pas être synchronisés. Les services professionnels d'aide à l'intégration des enregistrements de projet en cours/préexistants sont disponibles moyennant des frais supplémentaires.

Ajouter un projet Yardi Voyager® à Procore 

• Restrictions :
  • Si votre compte d'entreprise a une limite de projets, une bannière apparaît en haut de la page pour vous avertir lorsque votre limite de projets est atteinte. 
  • Le nom/ID du projet a une limite de caractères maximale de 16.

Activer la synchronisation des transactions de coût du projet ERP - Informations supplémentaires:

• Si vous choisissez d'importer un projet à partir de Yardi Voyager® afin de créer un nouveau projet Procore, vous pouvez sélectionner le modèle de projet que vous souhaitez appliquer à votre nouveau projet dans la page « Paramètres d'intégration » de l'outil Intégrations ERP. 
• Il est recommandé de toujours effectuer l'importation avant de créer des engagements (c'est-à-dire des contrats de sous-traitance ou des bons de commande) dans Yardi Voyager®. Les engagements créés dans Yardi Voyager® ne peuvent pas être intégrés. 

Synchroniser les transactions de coût du projet - Informations supplémentaires

• Exigences:
  Les étapes d'activation de cette fonctionnalité sont les suivantes :
  • Votre administrateur Procore (ou un utilisateur disposant de l'autorisation « Admin » dans l'outil Admin du projet) doit activer la fonctionnalité de synchronisation des transactions de coût du projet. 
  • Votre administrateur Procore doit mettre à jour les vues du budget de votre projet pour effectuer ces étapes :
    1. Si vous avez déjà ajouté la colonne Coûts directs ERP à une vue du budget Procore, vous devez supprimer la colonne calculée existante « Coûts directs ERP » et la colonne source « Coûts du projet ERP à ce jour ». 
    2. Après avoir supprimé ces colonnes, vous devrez ajouter les colonnes recommandées pour la synchronisation des transactions de coûts de projet à vos vues du budget. Pour obtenir des instructions, voir Ajouter les colonnes pour la synchronisation des transactions de coût du projet à une vue du budget pour Intégrations ERP.

Ajouter un fournisseur Yardi Voyager® à l'annuaire Procore

• Conditions préalables :
  • Important ! Avant d'ajouter un fournisseur de Yardi Voyager® à Procore, vérifiez toujours qu'un enregistrement de fournisseur correspondant n'existe PAS déjà dans Procore. Si vous n'effectuez pas cette vérification, vous risquez de vous retrouver avec des entrées de fournisseur/entreprise en double ou non liées. 
• Informations supplémentaires :
  • Les nouvelles entrées d'entreprise héritent automatiquement de l'ID de fournisseur Yardi Voyager® approprié.
• Restrictions :
  • L'identifiant du fournisseur est limité à 12 caractères.

Archiver un fournisseur dans Procore – Informations supplémentaires

• Informations supplémentaires :
  • Vous ne pouvez archiver qu'un fournisseur qui n'est pas lié à une entreprise dans Procore. Les liens doivent être dissociés via l'onglet Entreprises de l'outil Intégrations ERP au niveau entreprise avant de pouvoir être archivés.
  • Si un fournisseur est marqué comme « Inactif » dans Yardi Voyager®, vous pouvez l'afficher en cliquant sur le lien « Archivé » dans le menu Filtres à droite du sous-onglet Fournisseurs.

Exporter un engagement vers Yardi Voyager®

• Conditions préalables :
  • Configurez l'outil Intégrations ERP pour Yardi Voyager®. 
  • L'outil Engagements doit être un onglet actif du projet. 
• Restrictions :
  • Pour synchroniser un engagement, tous les postes d'une ventilation des coûts doivent être liés à des codes et des catégories de coût de vos listes synchronisées avec l'ERP de codes de coût standard et de types de coût.
  • Les engagements synchronisés avec Yardi Voyager® ne contiendront PAS de détails concernant les codes fiscaux. 
  • L'ID de contrat a une limite de caractères maximale de 16.
  • La description du contrat a une limite de caractères maximale de 30.

Accepter ou rejeter un OCE pour l'exportation vers Yardi Voyager®

• Conditions préalables :
  • Le compte de l'entreprise doit être intégré à Yardi Voyager®. 
  • L'outil Ordres de changement et engagements doit être un onglet actif du projet. 

Exporter un OCE vers Yardi Voyager®

• Restrictions :
  • Pour ajouter un poste de ventilation des coûts (VDC) à un OCE, il doit être lié à un code de coût et à une catégorie existants.
  • Si un poste d'un OCE crée un nouveau poste sur le contrat d'origine, ce nouveau poste n'apparaîtra pas sur le contrat Yardi Voyager®. Cependant, le poste de l'OCE sera toujours envoyé à Yardi Voyager®.
  • L'ID d'ordre de changement a une limite maximale de 16 caractères.
  • La description de l'ordre de changement a une limite maximale de caractères de 30.

Exporter les factures de sous-traitants de Procore vers Yardi Voyager®

• Restrictions :
  • Les factures dont le montant total est égal à zéro dollar ne peuvent pas être envoyées à Yardi Voyager®. Ces factures ne seront pas synchronisées lors de l'exportation. 
  • Les matériaux actuellement stockés et les matériaux de retenue ne sont pas pris en charge avec l'intégration Yardi Voyager®. Ces valeurs seront ignorées lors de l'envoi de factures à Yardi Voyager®. 
  • Yardi Voyager® ne peut pas accepter les images avec les factures envoyées depuis Procore. Au lieu de cela, Procore enverra un lien vers la facture dans Procore, afin que les utilisateurs de Yardi Voyager® puissent afficher toute la documentation associée. Cela nécessite que ces Yardi Voyager® utilisateurs disposent des autorisations appropriées dans Procore.

Importer les coûts directs et les paiements de factures dans tous les projets de Yardi Voyager® à Procore

• Exigences:
  Les étapes d'activation de cette fonctionnalité sont les suivantes :
  • Votre administrateur Procore (ou un utilisateur disposant de l'autorisation « Admin » dans l'outil Admin du projet) doit activer la fonctionnalité de synchronisation des transactions de coût du projet. 
  • Votre administrateur Procore doit mettre à jour les vues du budget de votre projet pour effectuer ces étapes :
    1. Si vous avez déjà ajouté la colonne Coûts directs ERP à une vue du budget Procore, vous devez supprimer la colonne calculée existante « Coûts directs ERP » et la colonne source « Coûts du projet ERP à ce jour ». 
    2. Après avoir supprimé ces colonnes, vous devrez ajouter les colonnes recommandées pour la synchronisation des transactions de coûts de projet à vos vues du budget. Pour obtenir des instructions, voir Ajouter les colonnes pour la synchronisation des transactions de coût du projet à une vue du budget pour Intégrations ERP.
• Ajouter une colonne source « Coûts directs » à la vue du budget de votre projet Procore
  Permet aux utilisateurs autorisés d'ajouter une colonne « Coûts directs » à la vue du budget de votre projet. 
• Configurer les coûts directs qui apparaissent dans une colonne de vue du budget donnée
  Permet aux utilisateurs autorisés de configurer les coûts directs qui apparaissent dans chaque colonne avec une source « Coûts directs ». Pour l'intégration avec Yardi Voyager®, les coûts directs des types suivants peuvent être configurés : 
  • Factures de sous-traitant: ces coûts directs proviennent de Yardi Voyager® Fournisseurs avec un engagement associé.
  • Factures: ces coûts directs proviennent de Yardi Voyager® Fournisseurs sans engagement associé.
  • Dépenses: ces coûts directs proviennent de Yardi Voyager® écritures au journal.
• Suivre Yardi Voyager® coûts directs dans un budget Procore
  Une fois que la colonne « Coûts directs » a été ajoutée à une vue du budget, les utilisateurs du projet disposant d'autorisations d'accès au budget peuvent afficher les totaux forfaitaires des Yardi Voyager® transactions de coûts de projet en tant que valeur de coût direct sur un poste budgétaire. La valeur de cette colonne indique le total des coûts directs de votre projet pour tous les éléments aux statuts « En attente », « Réviser et soumettre à nouveau » et « Approuvé ». 
  Remarque: un approbateur de comptabilité peut synchroniser les détails de la transaction de coût du projet à partir de Yardi Voyager® dans l'onglet Coûts du projet de l'outil Intégrations ERP au niveau entreprise.
• Afficher le détail des transactions de coût direct sur un poste budgétaire
  Les utilisateurs du projet avec l' autorisation granulaire « Afficher les détails des coûts directs » activée sur leur modèle d'autorisation peuvent cliquer sur le lien dans la colonne Coûts directs d'un poste budgétaire pour ouvrir les détails du coût direct. Cette autorisation granulaire se trouve dans la section « Budget » lors de la configuration d'un modèle d'autorisation.