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Procore

Ajouter les colonnes pour la synchronisation des transactions de coût du projet avec une vue du budget pour les intégrations ERP

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 Important
Les étapes ci-dessous sont conçues pour être utilisées par les clients de Procore intégrés avec les systèmes ERP pris en charge qui veulent importer dans Procore des données de transaction de coûts de travaux créées dans leur système ERP.

Objectif

Mettre à jour la vue du budget ERP Procore avec les colonnes sources recommandées pour la fonction de synchronisation des transactions de coûts de projet ERP.

Contexte

Dans Procore, une vue du budget définit la disposition des colonnes de données dans l'onglet Budget de l'outil Budget du projet. Par défaut, l'application Web Procore fournit aux utilisateurs quatre (4) vues du budget que vous pouvez (1) utiliser telles quelles ou (2) personnaliser pour répondre aux besoins de votre entreprise. Vous pouvez aussi créer des vues supplémentaires, si nécessaire. Pour obtenir des instructions, voir Configurer une nouvelle vue du budget.

Chaque vue du budget de Procore comprend un ensemble unique de colonnes conçues pour aider les utilisateurs de votre projet à voir les données que vous souhaitez visualiser dans l'outil budgétaire de Procore. Si vous prévoyez d'activer la fonction de synchronisation des transactions de coûts de travaux pour les intégrations ERP, vous devrez déterminer quelle(s) vue(s) du budget vous souhaitez ajouter aux colonnes recommandées. Ensuite, vous devrez effectuer les étapes ci-dessous sur ces vues du budget.

Remarques
  • Les étapes ci-dessous supposent que vous souhaitez modifier la vue du budget ERP Procore standard. Ces étapes sont destinées à servir de ligne directrice lors de la modification d'autres vues du budget standard ou de vos propres vues du budget personnalisées.
  • Si vous avez déjà effectué les étapes décrites dans Ajouter la colonne « Coût directs ERP » à une vue du budget Procore pour les intégrations ERP, vous devrez supprimer à la fois la colonne calculée « Coûts directs ERP » et la colonne source « Coût du projet à ce jour » des vues du budget que vous souhaitez modifier en suivant les étapes ci-dessous. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • « Admin » dans l'outil Admin de l'entreprise.
      ET
    • Pensez à utiliser l'autorisation granulaire « Afficher les détails des coûts directs » de l'outil Budget dans vos modèles d'autorisations pour contrôler qui peut et ne peut pas cliquer sur une valeur dans la colonne « Coûts directs » d'une vue du budget pour ouvrir une fenêtre contextuelle qui affiche les détails de la transaction de coût du projet dans l'outil Budget. Voir  Accorder des autorisations granulaires dans un modèle d'autorisations.
  • Exigences :

Procédure

  1. Accédez à l'outil Admin de l'entreprise.
  2. Sous Paramètres des outils, cliquez sur Budget.
  3. Repérez la vue du budget que vous souhaitez modifier. Cliquez ensuite sur cette vue du budget dans la liste. Dans cet exemple, nous allons modifier la vue du budget ERP Procore. 
  4. Sous Configuration des colonnes, cliquez sur Configurer les colonnes.
    Ceci ouvre la fenêtre « Configurer les colonnes ». Poursuivez avec les étapes suivantes.

Étape 1 : ajouter une colonne source « Détails des coûts du projet ERP à ce jour »

La première étape consiste à créer une colonne source « Détails des coûts Enterprise Resource Planning (ERP) du projet à ce jour » . 

  1. Dans la fenêtre « Configurer les colonnes », cliquez sur Créer une colonne source.
  2. Sous la colonne Nouvelle source, procédez comme suit :
    1. Nom de la colonne. Entrez un nom pour la nouvelle colonne.
      Par exemple, saisissez : Détails de coût ERP du projet à ce jour
    2. Source de la colonne. Sélectionnez Coûts directs dans la catégorie source de la liste déroulante. 
    3. Coûts directs. Cochez cette case. Ensuite, dans les cases qui apparaissent :
      • Type. Cochez les cases Facture, Dépense, Paie et Factures de sous-traitant . 
        Remarque : la case Factures de sous-traitants n'est visible que lorsque :
      • Statut. Cochez une ou plusieurs cases pour limiter les détails aux éléments avec le statut sélectionné. Dans cet exemple, nous avons sélectionné Approuvé. Cependant, vos choix incluent : Ébauche, En attente, Réviser et renvoyer et/ou Approuvé. 

        step-1.jpeg
         
  3. Choisissez parmi ces options :
    • S'il s'agit d'une nouvelle colonne, cliquez sur Créer.
    • S'il s'agit d'une colonne existante, mais que vous souhaitez enregistrer les nouveaux paramètres dans une nouvelle colonne, cliquez sur Enregistrer comme nouveau.
    • S'il s'agit d'une colonne existante et que vous souhaitez enregistrer les nouveaux paramètres, cliquez sur Mettre à jour.

Étape 2 : ajouter une colonne source « Coûts directs »

L'étape suivante consiste à créer une colonne source « Coûts directs ». 

  1. Dans la fenêtre « Configurer les colonnes », cliquez sur Créer une colonne source.
  2. Sous la colonne Nouvelle source, procédez comme suit :
    1. Nom de la colonne. Entrez un nom pour la nouvelle colonne.
      Saisissez par exemple : Coûts directs
    2. Source de la colonne. Sélectionnez Coûts directs dans la catégorie source de la liste déroulante. 
    3. Coûts directs. Cochez cette case. Ensuite, dans les cases qui apparaissent :
      • Type. Cochez les cases Facture, Dépenses et Paie.
        Remarque : assurez-vous toujours de décocher la case Factures de sous-traitant.
      • Statut. Cochez une ou plusieurs cases pour limiter les détails aux éléments avec le statut sélectionné. Dans cet exemple, nous avons sélectionné Approuvé. Cependant, vos choix incluent : Ébauche, En attente, Réviser et renvoyer et/ou Approuvé. 

        step-2.jpeg
         
  3. Choisissez parmi ces options :
    • S'il s'agit d'une nouvelle colonne, cliquez sur Créer.
    • S'il s'agit d'une colonne existante et que vous souhaitez enregistrer les nouveaux paramètres, cliquez sur Mettre à jour.
    • S'il s'agit d'une colonne existante, mais que vous souhaitez enregistrer les nouveaux paramètres dans une nouvelle colonne, cliquez sur Enregistrer comme nouveau.

Étape 3 : ajouter une colonne source « Factures d'engagement »

La dernière étape consiste à créer une colonne source « Factures d'engagement ».

Remarques
  • Cette colonne n'inclut PAS les données des factures de sous-traitants créées dans Procore. 
  • Cette colonne synchronise les données de facturation des sous-traitants créées dans Sage 300 CRE® et Xero™ avec l'outil Coûts directs du projet dans Procore. 
  • MRI Platform X® ne synchronise pas les données des factures des sous-traitants avec l'outil Coûts directs du projet dans Procore.
  1. Dans la fenêtre « Configurer les colonnes », cliquez sur Créer une colonne source.
  2. Sous la colonne Nouvelle source, procédez comme suit :
    1. Nom de la colonne. Entrez un nom la nouvelle colonne.
      Par exemple, tapez : Sub
    2. Source de la colonne. Sélectionnez Factures de sous-traitant dans la catégorie source dans la liste déroulante.
    3. Coûts directs. Cochez cette case. Ensuite, dans les cases qui apparaissent :
      • Type. Cochez la case Factures de sous-traitant.
      • Options de revenu. Choisissez l'un des boutons d'option pour Brut ou Net (Brut moins retenue). Dans cet exemple, nous avons conservé le réglage par défaut de Brut. Cependant, vous pouvez choisir l'option la mieux adaptée au budget de votre projet. 
      • Statut. Cochez une ou plusieurs cases pour limiter les détails aux éléments avec le statut sélectionné. Dans cet exemple, nous avons sélectionné Approuvé. Cependant, vos choix incluent : Ébauche, En attente, Réviser et renvoyer et/ou Approuvé. 

        erp-subcontractor-invoices.png
         
  3. Choisissez parmi ces options :
    • S'il s'agit d'une nouvelle colonne, cliquez sur Créer.
    • S'il s'agit d'une colonne existante et que vous souhaitez enregistrer les nouveaux paramètres, cliquez sur Mettre à jour.
    • S'il s'agit d'une colonne existante, mais que vous souhaitez enregistrer les nouveaux paramètres dans une nouvelle colonne, cliquez sur Enregistrer en tant que nouveau.