À propos des modifications budgétaires sur les factures au maître d'ouvrage

Modifications budgétaires - Démo de la facturation au maître d’ouvrage

Conditions préalables

• Un administrateur doit activer l'outil Facturation . Voir Ajouter et supprimer des outils de projet. 
• L’utilisateur doit afficher l’expérience de facturation au maître d’ouvrage modernisée. Voir Finances : Modernisation de l’expérience de facturation au maître d’ouvrage. 
• Un utilisateur doit créer un contrat principal. Voir Créer des contrats principaux. 
• Un utilisateur doit créer une facture au maître d’ouvrage pour le contrat principal. Voir Créer des factures au maître d'ouvrage. 

Restrictions

Veuillez tenir compte des restrictions suivantes : 

• Les modifications budgétaires approuvées ne peuvent être ajoutées qu’à la facture du maître d’ouvrage la plus récente d’un contrat principal. 

Configurez les paramètres « Modifications budgétaires » dans la page « Paramètres budgétaires » de l’outil Budget du projet

Pour ajouter des modifications budgétaires approuvées à la facture du maître d’ouvrage la plus récente, un administrateur doit configurer les paramètres « Modifications budgétaires » dans la page « Paramètres budgétaires » de l’outil Budget au niveau projet. Voir Configurer les paramètres : Budget:

• Permettre que les modifications budgétaires soient facturées sur les factures au maître d’ouvrage. Ajoute la colonne « Valeur des modifications budgétaires » à la ventilation des coûts sur les factures au maître d’ouvrage, ajoute la case à cocher « Ajouter à la facture au maître d’ouvrage » et la liste déroulante « Contrat principal » à la fenêtre « Ajouter des modifications budgétaires », et permet à la bannière de notification des modifications budgétaires d’apparaître en haut de la ventilation des coûts de la facture au maître d’ouvrage la plus récente après l’approbation d’un changement. Voir Approuver des changements budgétaires.

  Remarque

  Une fois approuvés, seuls les changements budgétaires Net Zéro peuvent être ajoutés aux factures du maître d’ouvrage.

Exemple

Vous trouverez ci-dessous les nouvelles options de configuration « Modification budgétaire » dans la page « Paramètres budgétaires » de l’outil Budget. 

Ajout d’une nouvelle colonne « Valeur des modifications budgétaires » et d’un nouveau groupe « Modifications budgétaires » sur la ventilation des coûts de la facture au maître d’ouvrage.

Une fois qu’un administrateur a configuré les paramètres « Modifications budgétaires », la colonne « Valeur de la modification budgétaire » apparaît dans les factures au maître d’ouvrage du projet lorsque vous développez le groupe de colonnes « Valeur ». Cette colonne peut être activée ou désactivée dans la zone « Configurer les colonnes » sous « Valeur » dans le panneau Paramètres du tableau de la ventilation des coûts d’une facture. Par défaut, la colonne est activée, mais la colonne « Valeur » est réduite. Pour l’afficher, développez la colonne « Valeur ». Un groupe « Modifications budgétaires » est également disponible dans la liste déroulante Sélectionner les groupes à afficher . 

Créez une nouvelle modification budgétaire et sélectionnez le contrat principal afin qu’il puisse être ajouté à la facture du maître d’ouvrage une fois la modification approuvée

Une fois qu’un administrateur a configuré les paramètres « Modifications budgétaires », une nouvelle case à cocher « Ajouter à la facture au maître d’ouvrage » et une nouvelle liste déroulante « Contrat principal » sur la carte « Informations générales » dans le formulaire Créer une nouvelle modification budgétaire. En cochant la case « Ajouter à la facture au maître d’ouvrage », Procore sait qu’il doit ajouter la modification budgétaire à une facture au maître d’ouvrage après approbation. Les utilisateurs doivent également sélectionner un contrat principal afin que Procore puisse afficher la bannière de notification pour avertir les utilisateurs de réviser et d’ajouter les modifications approuvées à une facture au maître d’ouvrage. 

Exemple

Vous trouverez ci-dessous la page « Créer un nouveau changement budgétaire » dans l’outil Budget du projet, avec la case à cocher « Ajouter à la facture au maître d’ouvrage » et la liste déroulante « Contrat principal ». 

Répondez à la bannière de notification sur la ventilation des coûts de la facture au maître d’ouvrage la plus récente en cliquant sur Réviser et ajouter

Lorsqu’un utilisateur modifie la facture au maître d’ouvrage la plus récente pour un contrat principal, une bannière de notification apparaît en haut de la ventilation des coûts sur les factures au maître d’ouvrage du contrat principal lorsque des modifications budgétaires nouvellement approuvées peuvent être ajoutées à une facture au maître d’ouvrage existante. Les utilisateurs ne peuvent cliquer que sur le bouton Réviser et ajouter sur la facture la plus récente. Pour toutes les factures plus anciennes, la bannière de notification apparaît pour alerter l’utilisateur des modifications récemment approuvées, mais le bouton Réviser et ajouter est désactivé par défaut. Vous ne pouvez réviser et ajouter des modifications que sur la facture la plus récente. 

Passez en revue les modifications approuvées et sélectionnez celles à ajouter à la facture du maître d’ouvrage la plus récente 

Après avoir cliqué sur le bouton Réviser et ajouter sur la facture la plus récente, la fenêtre « Réviser et ajouter des changements approuvés » apparaît. Les utilisateurs peuvent cocher les cases correspondant au changement de budget à ajouter. S’il y a plusieurs modifications budgétaires ou ordres de changement, toutes les modifications approuvées sont répertoriées. Après avoir sélectionné les modifications à ajouter, cliquez sur Ajouter. Une bannière verte apparaît pour confirmer le ou les ajouts. 

Affichez et modifiez les modifications ajoutées à la facture du maître d’ouvrage la plus récente

Une fois que vous avez ajouté les modifications budgétaires, elles apparaissent dans le groupe « Modifications budgétaires » de la ventilation des coûts. Les utilisateurs peuvent facturer les codes budgétaires qui ont été ajustés par la modification budgétaire en modifiant directement le poste ou en utilisant les fonctionnalités de facturation groupée. Pour en savoir plus, voir Modifier les factures au maître d’ouvrage. 

Affichez une info-bulle pour plus de détails sur le calcul de la « valeur planifiée » pour la ventilation des coûts de la facture au maître d’ouvrage

Une fois qu’un administrateur a configuré les paramètres « Modifications budgétaires », passez le curseur de votre souris sur l’icône d’information dans la colonne « Valeur planifiée » de la ventilation des coûts de la facture. Une info-bulle qui explique comment le calcul de la « valeur planifiée » est mis à jour lorsque votre équipe ajoute des modifications budgétaires aux factures du maître d’ouvrage. 

Devons-nous opter pour la modernisation de l’expérience de facturation au maître d’ouvrage ?

Oui. Pour ajouter des modifications budgétaires approuvées à une facture au maître d’ouvrage, les utilisateurs doivent s’inscrire à l’expérience de facturation au maître d’ouvrage modernisée. La possibilité d’ajouter des modifications approuvées aux factures au maître d’ouvrage n’est compatible qu’avec l’expérience modernisée. Si vous désactivez l’expérience modernisée, vous ne pourrez pas ajouter de modifications budgétaires aux factures au maître d’ouvrage. De plus, les colonnes de modification budgétaire ne sont pas disponibles avec l’ancienne expérience. 

Pour en savoir plus sur l’expérience modernisée, voir Finances : Expérience modernisée de la facturation au maître d’ouvrage.