Modifier une facture au maître d'ouvrage pour un contrat principal.
Après avoir créé une facture au maître d'ouvrage, vous pouvez l'ouvrir à l'aide de l'outil Contrats principaux ou Facturation au niveau projet pour la modifier si nécessaire. Les étapes ci-dessous vous montrent comment modifier une facture au maître d'ouvrage à l'aide de l'outil Contrats principaux.
Procore ouvre la facture. Vous disposez de différentes options d'édition pour chaque carte de la facture.
Pour mettre à jour les informations générales de la facture :
Pour prévisualiser la facture dans sa mise en page finale :
Cliquez ici pour afficher un exemple d'aperçu du résumé.
L'aperçu récapitulatif vous permet d'afficher la mise en page finale de votre facture en amont .
Vous trouverez ci-dessous un exemple de facture au maître d'ouvrage créée avec l'outil Contrats principaux. Vous remarquerez de légères différences d'étiquetage des champs si vous affichez une facture en amont créée avec l'un de ces outils de projet :
La mise en page d'un aperçu récapitulatif correspond toujours à l'exemple ci-dessous.
Le tableau ci-dessous détaille chaque champ de la zone Informations générales d'une facture au maître d'ouvrage.
Champ | Description | Outil de projet | Champ(s) source(s) |
---|---|---|---|
Au maître d'ouvrage/client ou au GC/client | Affiche le nom du maître d'ouvrage/client ou du GC/client tel qu'il est spécifié dans le contrat ou le financement. | Annuaire, Contrats principaux | Maître d'ouvrage/Client ou GC/Client |
Projet | Affiche le nom du projet tel qu'il est spécifié dans le champ Numéro de projet de la zone Informations sur le projet de la page Détails du projet. | Portefeuille | Numéro du projet |
N° de demande | Affiche le numéro de facture spécifié sur la facture. | Facturation | N° de facture |
Période | Affiche la période de facturation de la facture. | Facturation | Période de facturation |
Nos de projets | Afficher les numéros de projet Procore. | Portefeuille | |
De l'entrepreneur | Affiche le nom de l'entrepreneur principal qui gère le projet | Contrats principaux | Entrepreneur |
Par l'intermédiaire de l'architecte/ingénieur | Affiche le nom de l'architecte/ingénieur tel qu'il est spécifié sur le contrat. | Contrats principaux | Architecte/ingénieur |
Date du contrat | Affiche la date d'entrée en vigueur du contrat. Il s'agit de la date à laquelle le contrat est entré en vigueur. | Contrats principaux | |
Contrat pour | Affiche le nom du projet tel qu'il est spécifié dans le champ Numéro de projet de la zone Informations sur le projet de la page Détails du projet. | Contrats principaux |
Le tableau ci-dessous fournit des détails sur chaque champ de la zone Demande de paiement de l'entrepreneur d'une facture au maître d'ouvrage.
Ligne | Champ | Description | Outil de projet | Champ(s) source(s) |
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1 | Somme du contrat d'origine | Affichez le montant enregistré dans le champ « Montant du contrat initial » du contrat. | Contrats principaux | Montant du contrat original |
2 | Variation nette par ordres de changement | Affiche le montant total de tous les ordres de changement dont le statut est Approuvé et qui ont un impact sur cette facture. | Contrats principaux, ordres de changement | |
3 | Somme du contrat à ce jour (ligne 1 ± 2) | Affiche la somme ou la différence entre le montant du contrat initial (ligne 1) et le montant de la variation nette par ordre de changement (ligne 2). Ceci affiche le coût positif ou négatif résultant de tout ordre de changement approuvé. Voir Aperçu du résumé - Résumé de l'ordre de changement . | Contrats principaux, ordres de changement | |
4 | Total terminé et stocké à ce jour (colonne G de la feuille de détail) | Procore ajoute les valeurs Travaux terminés et Matériaux actuellement stockés pour afficher la somme cumulée des coûts pour chaque poste de la facture. | Facturation | |
5 | Retenue de garantie | Affiche le pourcentage du paiement retenu jusqu'à la fin du travail. Cette valeur est spécifiée dans le contrat. En règle générale, la valeur est comprise entre 5 % et 10 % pour chaque paiement progressif. Étant donné que certaines régions exigent une retenue de garantie variable, le montant de la retenue de garantie ne peut être réduit qu'une fois qu'un certain pourcentage du contrat est terminé. |
Contrats principaux | |
5a | % des travaux terminés | Affiche le pourcentage de travail terminé à partir des applications de paiement précédentes plus le travail terminé pour cette période de facturation. | Facturation | |
5b | % de matériaux entreposés | Affiche le pourcentage de matériaux stockés sur le site. Ceci reflète la valeur des matériaux achetés pour le projet mais non utilisés jusqu'à la fin de la période de facturation de la facture. | Facturation | |
- | Retenue de garantie totale (ligne 5a + 5b ou total dans la colonne I de la feuille détaillée) | Affiche le taux de retenue variable. Un taux de retenue variable peut représenter l'un des deux taux suivants : (1) le montant de la retenue qui est réduit après qu'un certain pourcentage du travail est terminé, ou (2) le montant de la retenue qui s'applique uniquement à la main-d'œuvre et NON aux matériaux. Remarque : si vous retenez un pourcentage fixe tout au long du projet, vous n'utiliserez pas ce champ. |
Facturation | |
6 | Total gagné moins la retenue de garantie (ligne 4 moins ligne 5 total) | Affiche le montant des travaux terminés et des matériaux stockés | Facturation | |
7 | Moins les attestations antérieures pour le paiement (ligne 6 du certificat précédent) | Affiche tous les paiements précédents pour le contrat. Sur la première facture, ce numéro est zéro (0). Sur les factures suivantes, le montant correspond à la ligne 6 de la facture précédente. | Facturation | Total gagné moins la retenue de garantie (de la facture précédente) |
8 | Paiement actuel dû | Affiche le paiement actuel dû pour la période de facturation de la facture. Ce calcul prend la valeur « Total terminé et stocké à ce jour » dans la facture moins la « retenue de garantie » et tous les paiements effectués à partir de factures antérieures. | Facturation | Calculé |
9 | Solde à la fin, y compris la retenue de garantie | Affiche le montant restant à payer sur le contrat, y compris le montant de la retenue de garantie. | Facturation | Calculé |
Le tableau ci-dessous fournit des détails sur chaque champ de la zone Résumé de l'ordre de changement d'une facture au maître d'ouvrage.
Champ | Description | Outil de projet | Champ(s) source(s) |
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Total des changements approuvés au cours des mois précédents par maître d'ouvrage/client | Affiche le montant total de tous les ordres de changement qui ont été approuvés au cours des périodes de facturation précédentes. | Contrats principaux, contrats clients, financement, ordres de changement, facturation, facturations proportionnelles | Calculé |
Total approuvé ce mois-ci | Affiche le montant total de tous les ordres de changement qui ont été approuvés au cours de la période de facturation en cours. | Contrats principaux, contrats clients, financement, ordres de changement, facturation, facturations proportionnelles | Calculé |
Totaux | Affiche le montant total de tous les ordres de changement approuvés. | Facturation | Calculé |
Changements nets par ordre de changement | Affiche la variation nette du montant total de cette facture. | Contrats principaux, contrats clients, financement, ordres de changement | Calculé |
Si votre équipe approuve les nouvelles modifications budgétaires ou les ordres de changement au contrat principal après la création d'une facture au maître d'ouvrage, une bannière de notification apparaît en haut de la ventilation des coûts de la facture.
Si vous souhaitez ajouter des modifications nouvellement approuvées à la facture du maître d'ouvrage la plus récente, procédez comme suit :
Avant de mettre à jour les postes, il est utile de comprendre les méthodes de modification disponibles. Il est également important de savoir que la méthode comptable définie dans le contrat principal a un impact sur les colonnes disponibles pour la saisie de données dans la ventilation des coûts.
Pour mettre à jour une ventilation des coûts :
Vous pouvez afficher la ventilation des coûts en plein écran et la fermer lorsque vous avez terminé vos mises à jour.
Pour ouvrir ou fermer l'affichage plein écran de la ventilation des coûts :
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Vous pouvez configurer l'affichage des colonnes de la ventilation des coûts avant d' exporter les factures au maître d'ouvrage.
Choisissez une option dans la liste déroulante :
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Vous pouvez rechercher les postes correspondants à modifier.
À propos de la portée de la rechercheLa portée d'une recherche comprend :
Rechercher des postesPour rechercher des postes correspondants :
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Vous pouvez créer, modifier ou supprimer des options de regroupement personnalisées. Une fois que vous avez créé vos groupes, vous pouvez les appliquer en utilisant le menu déroulant à gauche du bouton « Gérer les groupes personnalisés ».
Ajouter, modifier ou supprimer des groupes personnalisés
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Assigner des postes à des groupes personnalisés
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Appliquer des groupes personnalisésAppliquez les groupes au tableau à l'aide du menu déroulant à gauche du bouton « Gérer les groupes personnalisés ». Vous disposez des options suivantes :
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Vous pouvez modifier la hauteur des lignes de la ventilation des coûts. Vous pouvez également afficher ou masquer les colonnes qui apparaissent.
Définir la hauteur de ligne
Configurer les colonnes
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Il est utile de comprendre les différences entre les deux (2) méthodes de saisie de données disponibles pour les contrats. Voir Comment définir la méthode comptable d'un contrat ? Une fois que vous connaissez la méthode comptable en place, cliquez sur le bouton Modifier pour placer la ventilation des coûts en mode édition. Vous ne pouvez modifier que la facture la plus récente. S'il existe une facture plus récente, un message d'information apparaît en haut de la ventilation des coûts.
Modifiez les postes en ligne en les saisissant dans les zones de texte qui apparaissent dans les cellules modifiables.
Pour modifier les postes de la VDC par lot :
Les exigences de saisie des données pour les postes d'une ventilation des coûts sont déterminées par la méthode comptable définie dans le contrat principal de la facture. Dans Procore, un contrat principal peut être configuré pour utiliser l'une (1) des deux (2) méthodes comptables : Basé sur le montant ou Basé sur l'unité/la quantité. La méthode comptable définie dans le contrat principal a une incidence sur les colonnes disponibles pour la saisie de données dans la ventilation des coûts. Une fois les postes créés sur un contrat, toutes les factures de ce contrat utilisent la même méthode comptable. Pour en savoir plus, voir Comment définir la méthode comptable pour un contrat ou un financement ?
Comment savoir quelle méthode comptable est utilisée ? Un contrat basé sur un montant comprend des colonnes pour saisir les montants en dollars et en pourcentage. Un contrat basé sur une unité/quantité comprend des colonnes pour saisir une quantité et des pourcentages. Comparez simplement les colonnes de la ventilation des coûts de votre facture à celles des exemples ci-dessous.
Pour mettre à jour les postes de la ventilation des coûts d'une facture au maître d'ouvrage lorsque la méthode comptable basée sur les montants est utilisée par le contrat principal :
Pour mettre à jour les postes de la ventilation des coûts d'une facture au maître d'ouvrage lorsque le contrat principal utilise la méthode comptable Basé sur l'unité/la quantité :
Lors de la création d'une facture, les utilisateurs ont la possibilité de cocher la case Inclure la sauvegarde des coûts directs et des factures dans la zone de période de facturation sélectionnée . L'expérience que vous voyez dépend de si le paramètre est activé ou désactivé.
Si le paramètre Inclure la sauvegarde des coûts directs et des factures dans la période de facturation sélectionnée est activé.
Si le paramètre Inclure la sauvegarde des coûts directs et des factures dans la période de facturation sélectionnée est désactivé dans la facture.