À propos des changements budgétaires

Table des matières

Vue d'ensemble

Conçu pour remplacer l’ancienne fonction de modification budgétaire de Procore, le concept de « Modifications budgétaires » offre à votre équipe une plus grande flexibilité en éliminant les exigences rigides de saisie de données associées à l’ancienne expérience.

Grâce à cette fonctionnalité, les utilisateurs ont la possibilité de configurer la logique métier utilisée par Procore pour prédire l’impact des modifications budgétaires sur le budget de votre projet. Par exemple, si vous avez un changement budgétaire « Hors de la portée » qui ajoutera des revenus à votre projet, votre équipe peut lier la valeur « ODG approximatif du budget » à « Revenus ». De même, si vous avez un changement budgétaire « Dans la portée » qui vous oblige à ajouter de l’argent à un lot de travaux à partir d’un fonds de prévoyance, vous pouvez également lier la valeur « ODG approximatif du budget » au « Coût ». 

Après avoir créé une modification budgétaire, Procore crée également automatiquement un événement de modification lié pour vous, afin que vous puissiez profiter de la fonction de gestion des modifications de Procore. De plus, les modifications budgétaires approuvées peuvent être ajoutées aux factures au maître d’ouvrage. Pour en savoir plus, voir À propos des modifications budgétaires sur les factures au maître d’ouvrage. 

Conditions préalables

 Important
  • La fonctionnalité de modifications budgétaires nécessite que toutes les données de modifications budgétaires existantes soient migrées vers un nouveau format. Il nécessite également des mises à jour des points de terminaison d’API pour toutes les entreprises utilisant des intégrations personnalisées. Pour plus d’informations sur le processus de migration et les exigences de mise à jour des points de terminaison d’API, consultez Questions courantes.

Détails

Les principales caractéristiques sont les suivantes :

Configurer les options « ODG approximatif du budget » dans la page « Configurer les paramètres » de l’outil Événements de changement du projet

Procore dispose d’une section « ODG approximatif du budget » avec trois (3) listes déroulantes pour « ODG approximatif du budget pour dans la portée », « ODG approximatif du budget pour hors portée » et « ODG approximatif du budget pour la portée à déterminer ». Ces paramètres permettent à un administrateur de définir la logique métier utilisée par Procore pour remplir automatiquement la valeur « Ordre de grandeur approximatif » dans la colonne « ODG approximatif du budget », ce qui vous aide à évaluer l’impact d’un changement donné sur le budget de votre projet. Pour chaque étendue d’ODG approximatif du budget disponible, un administrateur peut choisir parmi les options suivantes : Dernier coût, Dernier prix et Aucun. 

Exemple
Vous trouverez ci-dessous les nouvelles options de configuration de l'« ODG approximatif du budget » dans la page « Configurer les paramètres » de l’outil Événements de changement. 
change-events-budget-rom-settings.png

Ajouter de nouvelles colonnes source et créer de nouvelles colonnes calculées à utiliser dans une vue du budget Procore

L’administrateur Procore de votre entreprise a la possibilité d’ajouter de nouvelles colonnes sources et d’utiliser ces colonnes pour créer de nouvelles colonnes calculées, afin que vous puissiez visualiser l’impact de vos ajustements de modification budgétaire dans l’outil Budget de votre projet. Pour savoir comment ajouter ces nouvelles colonnes, voir Ajouter les colonnes de la fonction Modifications budgétaires à une vue du budget. 

Exemple

Vous trouverez ci-dessous un aperçu de la façon dont les colonnes apparaissent lorsqu’une vue du budget a été mise à jour pour inclure les colonnes de modifications budgétaires et qu’elle est affectée à la vue dans l’outil Budget du projet. Pour savoir comment ajouter ces nouvelles colonnes, voir Ajouter les colonnes de la fonction Modifications budgétaires à un budget.

budget-changes-in-budget-tool.png

Créer une nouvelle modification budgétaire qui est automatiquement liée à un événement de modification créé par le système à partir de l’outil Budget de Procore

Les utilisateurs peuvent créer de nouvelles modifications budgétaires à l’aide de la page « Créer une nouvelle modification budgétaire ». Après avoir enregistré une nouvelle modification budgétaire, Procore crée automatiquement un nouvel événement de changement dans l’outil Événements de changement et le lie à la modification budgétaire. Vous pouvez également modifier et supprimer les modifications budgétaires à partir de l’outil Budget du projet, ainsi qu’inclure un nombre illimité d’ajustements d’un ou de plusieurs postes dans chaque modification budgétaire. Il s’agit d’un moyen efficace d’enregistrer les changements à zéro émission nette (0 $) et/ou non zéro (0 $) dans votre budget. 

Exemple

Vous trouverez ci-dessous la page « Créer un nouveau changement budgétaire » dans l’outil Budget du projet. 

budget-change-add-general-information.png

Afficher le détail des modifications budgétaires dans l’outil Budget

Une fenêtre contextuelle de détail vous permet d’afficher les détails des modifications budgétaires de votre projet. 

Exemple

Vous trouverez ci-dessous un exemple de la fenêtre contextuelle Détail des modifications budgétaires dans l’outil Budget.

budget-changes-in-budget.png

Créer une modification budgétaire à partir d’un événement de changement à l’aide de la nouvelle carte « Impact financier » 

Lors de la création d’un événement de changement pour un contrat client, un financement ou un contrat principal, vous pouvez désormais inclure l’impact financier « ODG approximatif du budget » pour les événements de changement hors de portée afin d’afficher le dernier impact sur le budget de votre projet. 

Exemple

Vous trouverez ci-dessous la carte « Impact financier », incluse dans la page Créer un nouvel événement de changement de l’outil Événements de changement. 

change-event-financial-impact.png

Colonnes supplémentaires sur le tableau des événements de changement dans l’onglet Postes pour les participants au programme bêta des événements de changement modernisés 

Lorsque vous créez une modification budgétaire dans l’outil Budget, Procore ajoute un poste d’événement de changement créé automatiquement qui est lié à la modification budgétaire. Il existe également des colonnes tout à fait à droite du tableau des événements de changement pour afficher les valeurs « ODG approximatif du budget », « Modification budgétaire » et « Dernier impact budgétaire » pour votre ou vos postes d’événement de changement. De plus, la valeur de la colonne « ODG approximatif du budget » peut être définie pour mettre à jour la source de la colonne à l’aide d’une saisie Automatique, Quantité x Coût unitaire ou Manuelle . 

Exemple

Vous trouverez ci-dessous les nouvelles colonnes « ODG approximatif du budget », « Modification budgétaire » et « Dernier impact budgétaire » dans l’outil Événements de changement.

complete-view-budget-change-columns.png

Vous pouvez également modifier la ligne pour mettre à jour la valeur de l’ODG approximatif du budget à l’aide des options de la nouvelle fenêtre « Source de l’ODG approximatif du budget ». 

budget-rom-source.png

Configurer la création automatique d’événements de changement à partir d’une modification budgétaire dans la page « Configurer les paramètres » de l’outil Budget

Il s’agit d’un paramètre de configuration de l’outil Budget dans lequel les utilisateurs disposant d’autorisations Admin peuvent « Exiger un ajustement de modification budgétaire pour modifier l’association d’événement de changement ». Lorsque ce paramètre est activé, les modifications budgétaires doivent être associées à un événement de changement.

Questions courantes

Devons-nous migrer vers la fonction de modifications budgétaires ?

Oui. La nouvelle fonctionnalité Modifications budgétaires de Procore a été conçue en réponse aux commentaires des utilisateurs et constitue une mise à niveau substantielle des modifications budgétaires. Procore travaille avec tous ses clients pour migrer leurs données de modifications budgétaires existantes vers le nouveau format de modifications budgétaires. Procore offre à ses clients plus d’un (1) an pour mener à bien ce processus de migration. La migration doit être terminée à une date qui reste à déterminer. 

Combien de temps pouvons-nous continuer à utiliser les modifications budgétaires ?

La nouvelle fonction Modifications budgétaires est conçue pour remplacer la fonction de modifications budgétaires existante. À partir d’octobre 2022, Procore travaillera avec les clients Procore pour migrer leurs données de modifications budgétaires existantes vers le nouveau format requis pour la fonctionnalité de modifications budgétaires. La migration doit être terminée à une date qui reste à déterminer. Une fois cette migration terminée, vous n’aurez plus accès à la fonction de modifications budgétaires. Si vous avez des questions avant que votre entreprise ne commence la migration, contactez votre point de contact Procore. 

Pour en savoir plus sur le processus de migration, voir Migrer vers des changements budgétaires à partir de Modifications budgétaires.

Devons-nous mettre à jour notre intégration d’API avant de migrer vers les modifications budgétaires ?

Oui. Vos points de terminaison d’API Procore devront être mis à jour comme suit :

  • Si vous disposez d’une intégration ERP construite par Procore (voir Intégrations ERP), vos points de terminaison d’API ont déjà été mis à jour pour prendre en charge la migration vers la fonctionnalité de modifications budgétaires. Si vous avez des questions sur la migration, contactez votre point de contact Procore.
  • Si vous disposez d’une intégration d’API personnalisée construite par les services techniques de Procore, veuillez NE PAS effectuer vous-même la migration vers les modifications budgétaires. Pour éviter des résultats inattendus, il est important de planifier votre migration vers la fonctionnalité de modifications budgétaires. Pour planifier votre migration, veuillez envoyer un e-mail à apisupport@procore.com. 
  • Si vous avez développé une intégration d’API par vous-même ou avec un partenaire technologique tiers, vous devez mettre à jour les points de terminaison d’API de votre intégration avant de pouvoir commencer à utiliser la fonctionnalité de modifications budgétaires. Voir Quels points de terminaison d’API sont déconseillés ? ci-dessous pour les points de terminaison d’API concernés. 
     Important
    De combien de temps disposons-nous pour mettre à jour nos intégrations d’API vers la nouvelle API ? Afin de soutenir nos clients dans leurs processus de planification à long terme et de fournir aux utilisateurs un préavis suffisant de cette exigence de mise à jour, Procore prévoit de mettre fin à ces anciens terminaux à une date ultérieure qui reste à déterminer. 

Quels points de terminaison d’API sont obsolètes ?

Procore informe ses clients que les points de terminaison suivants sont désormais considérés comme obsolètes. icon-external-link.png Documentation de référence sur icon-external-link.png développeurs.procore.com. Procore prévoit de mettre hors service ces anciens points de terminaison en novembre 2024 : 

  • Liste des modifications budgétaires - GET /rest/v1.0/projects/{project_id}/budget_modifications
  • Afficher la modification budgétaire - GET /rest/v1.0/projects/{project_id}/budget_modifications/{id}
  • Créer une modification budgétaire - POST /rest/v1.0/projects/{project_id}/budget_modifications
  • Mise à jour de la modification budgétaire - PATCH /rest/v1.0/projects/{project_id}/budget_modifications/{id}
  • Supprimer la modification budgétaire - SUPPRIMER /rest/v1.0/projects/{project_id}/budget_modifications/{id}

Pouvons-nous synchroniser les changements budgétaires avec notre système ERP intégré après la migration ? 

Oui. Si vous disposez d’une intégration conçue par Procore et que vous avez terminé le processus de migration, vous pouvez synchroniser les modifications budgétaires avec l’outil Intégrations ERP. 

Pouvons-nous synchroniser les modifications budgétaires avec notre système ERP intégré après la migration ? 

Non. Si vous avez terminé le processus de migration, vous ne pourrez plus synchroniser vos données de modifications budgétaires avec l’outil Intégrations ERP.

Y a-t-il d’autres exigences ? 

Oui. Le processus de migration exige également que les utilisateurs de votre entreprise utilisent l’expérience modernisée des événements de changement. Pour en savoir plus sur l’expérience, voir Finances : Expérience modernisée des événements de changement.

Comment une migration vers des changements budgétaires affectera-t-elle les rapports ?

Si vous avez inclus des modifications budgétaires dans vos rapports existants, vous devez tenir compte des points suivants : 

  • Instantanés du budget

    • Les modifications budgétaires continueront d’être disponibles et de faire l’objet d’un rapport.

    • Les modifications budgétaires s’afficheront une fois que les nouveaux instantanés seront créés.

  • Amélioration des rapports financiers. Voir Rapports : Rapports améliorés pour les finances.
  • Rapports au niveau entreprise et projet. 

    • Les modifications budgétaires sont supprimées.

    • Les modifications budgétaires ne sont PAS prises en charge par vos rapports existants au niveau entreprise et projet. 

       Important

      • Pour conserver l’historique des données relatives aux modifications budgétaires, téléchargez toujours une copie de vos rapports avant d’effectuer cette migration. 

      • Si vous avez des rapports hérités qui contiennent des données de modification budgétaire, veuillez noter que vous devrez recréer ces rapports si vous souhaitez qu’ils incluent les modifications budgétaires. Pour recréer rapidement ces rapports après la migration, il est recommandé de télécharger vos rapports existants afin de les utiliser comme référence. 

  • Procore Analyses

Comment les données de mes modifications budgétaires existantes apparaîtront-elles dans les modifications budgétaires après la migration ?

Champ de modification budgétaire (ancien) Champ Modification budgétaire (Nouveau)
À : Code budgétaire Ajustement de modification budgétaire #
DE Ajustement de modification budgétaire Poste d’allocation
De : Code budgétaire Ajustement de modification budgétaire #
TO Ajustement de modification budgétaire Poste d’allocation
Notes Champ Commentaires sur le PREMIER poste d’ajustement de la modification budgétaire. Les commentaires ne sont pas disponibles sur les postes d’affectation de l’ajustement de la modification budgétaire (postes subséquents).
Nom : N/A (champ non disponible dans l’ancienne expérience) Nom : « Changement budgétaire dû à la migration de modification budgétaire [numéro d’identification] »
Description : N/A  Description : « Changement budgétaire créé à partir d’une modification budgétaire le [DATE/HEURE DE LA MIGRATION]. Modification budgétaire créée à l’origine le [DATE/HEURE DE CRÉATION]. Migration autorisée par [NOM D’UTILISATEUR ADMIN].
Association de postes d’événement de changement Seules les modifications budgétaires déjà associées à un poste d’événement de changement seront connectées à ce poste d’événement de changement en tant que modifications budgétaires. Aucune nouvelle association ne sera créée pendant le processus de migration.
Création d’événements de changement Les nouveaux événements de changement ne seront PAS créés à partir de modifications budgétaires qui n’ont pas d’association de poste d’événement de changement.

En savoir plus sur les modifications budgétaires