Créer un OCP au contrat principal à partir d'un événement de changement

Objectif

Créer un ordre de changement potentiel pour un contrat principal à partir d'un événement de changement.

Contexte

Si votre entreprise a configuré votre projet pour utiliser une structure d'ordre de changement à deux (2) niveaux, le processus d'événement de changement vous oblige à créer un ordre de changement potentiel. Ensuite, vous créerez l'OCCP à partir de l'outil Contrats principaux. Lorsque vous créez un OCP, la ventilation des coûts (VDC) est renseignée avec les valeurs du dernier prix.

Éléments à prendre en compte

Conditions préalables

Procédure

  1. Accédez à l'outil Événements de changement du projet.
  2. Dans le tableau, cochez les cases correspondant à un (1) ou plusieurs postes d'événement de changement à inclure dans le nouvel ordre de changement potentiel.
    Remarque
    Procore crée la ventilation des coûts (VDC) de l'ordre de changement potentiel en utilisant le(s) poste(s) de l'événement de changement sélectionné(s).
  3. Cliquez sur le menu Actions en masse et choisissez l’option Créer un ordre de changement potentiel principal . Choisissez ensuite l’option de contrat appropriée dans le sous-menu. 
    create-prime-pco.png
  4. Dans la page « Nouvel ordre de changement potentiel », saisissez les données suivantes :

    • Sign with DocuSign®
      If you have enabled the Procore + DocuSign® integration (see Enable or Disable the DocuSign® Integration on a Procore Project), a checkmark appears in this box by default. If you do NOT want to collect signatures with DocuSign®, remove the mark.

       Tip
      How do you collect signatures with DocuSign? After the data entry for the item is complete, Procore recommends changing the item's status to 'Out for Signature' before clicking the Complete with DocuSign button to launch the DocuSign® application. If you have not previously signed in, you will be prompted to Log In to DocuSign®. Once you are signed in, you can prepare the DocuSign® envelope for signatures. After the signature process is complete, Procore automatically changes the status of the item to 'Approved' and marks the item as 'Executed'. To learn more, see DocuSign®.

    • #
      Accept the default number, enter a new number, or create a custom numbering scheme for this change order and future ones. 

       Notes
      • Procore automatically assigns the item a new number in sequential order. For example; 001, 002, 003, and so on.
      • To use a custom numbering scheme, enter any set of alphanumeric characters. Procore automatically assigns new numbers in sequential order using your custom scheme. 

    • Date Created. Shows the date the change order was created. 

    • Revision
      If you revise a change order later, you can enter the revision number here.

    • Contract Company
      Shows the name of the contract company selected in the contract. 

    • Contract
      Automatically includes a link to the contract associated with this change order. 

    • Title
      Enter a descriptive name here. 

    • Status
      Select the current status of the change order. Procore automatically places the change order in the 'Draft' status. To learn more, see What are the default statuses for change orders in Procore?

    • Prime Contract Change Order 
      Choose one (1) of these option buttons: 

      • None. You can update this selection at a later time. 
      • Add to Existing. Choose this option to link the new potential change order to an existing change order.
      • Create New. Choose this option to link the new potential change order to a new change order.

    • Change Reason. This field automatically populates the change reason from the selected change event However, you can update the reason for the potential change order as needed by selecting one from the list. Selections include Client Request, Design Development, Allowance, Existing Condition, Backcharge, or any customized options added to Procore by your company's Procore Administrator.

    • Private
      Mark this checkbox if you want the item to be private. This means it is only visible to users with 'Admin' level permissions on the contract (or funding). 

    • Description
      Enter a more detailed description of the change order. 

    • Executed
      Mark this checkbox after the change order is fully executed.

    • Signed Change Order Received Date
      This field is blank on a new change order. After the signed change order is received, select the date from the calendar control. 

    • Request Received From
      Select the appropriate project user from the drop-down list. 

    • Location. Select a multi-tiered location from this list. If your Project Administrator has enabled the multi-tiered location functionality on the project, you may also be able to create a new location to add the master list of project locations. To learn more, see How do I add a multi-tiered location to an item?

    • Schedule Impact
      If this change order is expected to impact the construction project's schedule, enter the estimated number of additional days this would add to the schedule. 

    • Field Change
      Mark this check the checkbox if the potential change order is the result of a field change. 

    • Reference
      Add any details about the potential change order in this field. 

    • Paid in Full
      Mark this check box if you have received payment for this change. 

    • Attachments
      Add any relevant document or image as a file attachment. You can attach multiple files using these methods:

      • Click Attach File(s) and select the files to add from your computer or another Procore tool.
        OR
      • Use a drag-and-drop operation on your computer to add the file attachments to Procore. 
      Remarque
      Si la fonction Demande de devis (DDD) est activée, vous pouvez configurer l'outil Événements de changement pour inclure toutes les pièces jointes ajoutées à la réponse à la DDD d'un réviseur. Pour obtenir des instructions, voir Configurer les paramètres : Événements de changement.
  5. Cliquez sur Créer . 
    Remarques
    • Le menu déroulant du poste associé n'apparaît que si le compte Procore de votre entreprise est intégré à un système ERP intégré et que l'outil Contrats principaux est activé dans le projet. 
    • Lors de l'ajout de postes à la ventilation des coûts de l'ordre de ventilation des coûts, vous devez sélectionner un poste associé pour chaque nouveau poste. Vous pouvez désigner un (1) poste associé ou utiliser le même poste associé pour plusieurs postes. Si vous choisissez de créer un poste à associer, un poste à zéro (0) dollar est automatiquement créé dans la ventilation des coûts d'origine du contrat.

Voir également 

 

If you would like to learn more about Procore's change events management software and how it can help your business, please visit our construction change order product page icon-external-link.png.