Créer un contrat de sous-traitance (hérité)

 Ancien contenu

Ce tutoriel détaille l’expérience héritée de Procore pour créer un contrat de sous-traitance. Les informations de cette page seront remplacées par du contenu mis à jour lorsque l'expérience bêta des engagements repensée sera généralement disponible. Pour en savoir plus sur cette version et sa chronologie, voir Finances : expérience moderne pour les engagements.

Important ! Si vous utilisez l'expérience bêta des engagements, veuillez consulter le tutoriel Créer des contrats de sous-traitance au lieu des informations ci-dessous.

Objectif

Créer un contrat de sous-traitance dans Procore à l'aide de l'outil Engagements du projet. 

Contexte

Les contrats de sous-traitance peuvent être attribués pendant les phases de pré-construction et de construction d'un projet et sont généralement créés et suivis dans Procore par la gestion de projet. Après l'attribution d'un contrat principal, le chef de projet crée des bons de commande et des contrats de sous-traitance pour des métiers spécifiques afin de sécuriser les matériaux et les services de sous-traitance pour un projet.

Éléments à prendre en compte

Conditions préalables

Procédure

Étape 1 : créez un contrat de sous-traitance

  1. Accédez à l’outil Engagements du projet.
  2. Cliquez sur +Créer et sélectionnez Contrat de sous-traitance dans le menu déroulant.
    create-commitment.png
  3. Dans l’onglet « Général », sous « Informations générales », procédez comme suit :
    subcontract-general-tab.png
    • Signer avec DocuSign®
      Si vous avez activé l'intégration Procore + DocuSign® (voir Activer ou désactiver l'intégration DocuSign® sur un projet Procore), une coche apparaît dans cette case par défaut. Si vous ne souhaitez PAS collecter les signatures avec DocuSign®, décochez la case.
       Tip
      How do you collect signatures with DocuSign? After the data entry for the item is complete, Procore recommends changing the item's status to 'Out for Signature' before clicking the Complete with DocuSign button to launch the DocuSign® application. If you have not previously signed in, you will be prompted to Log In to DocuSign®. Once you are signed in, you can prepare the DocuSign® envelope for signatures. After the signature process is complete, Procore automatically changes the status of the item to 'Approved' and marks the item as 'Executed'. To learn more, see DocuSign®.
    • Nombre #
      Acceptez le numéro par défaut, saisissez un nouveau numéro ou créez un schéma de numérotation personnalisé.

      For companies using the icon-erp-synced2.png ERP Integrations tool: 

      • In order to send the commitment to the ERP Integrations tool to be accepted for export by an accounting approver:
        • Your integrated ERP system may impose a maximum character limit.
        • Prerequisites, limitations, and considerations might apply depending on the ERP system your Procore account is integrated with. Visit Things to Know about your ERP Integration for details.
       Conseil
      Comment les numéros sont-ils assignés ? Pour savoir comment Procore assigne des numéros et pour comprendre vos options de numérotation personnalisées, voir Puis-je personnaliser le système de numérotation des objets financiers dans Procore ?
    • Titre
      Saisissez un titre descriptif pour le contrat de sous-traitance. 
      Remarques
    • Entreprise sous-traitante
      Sélectionnez l'entreprise responsable de la réalisation des travaux sur le contrat de sous-traitance (par exemple, American Construction Co.).
      Remarques :
    • Facture Contacts
      Sélectionnez un (1) ou plusieurs employés de la « Entreprise sous-traitante » à désigner comme contact(s) de facturation. Après avoir enregistré le contrat de sous-traitance, tous les utilisateurs ajoutés ici seront ajoutés à la liste « Privé(e) ». Vous devez sélectionner une « société sous-traitante » pour pouvoir sélectionner des contacts de facturation. 
       Note
      It is important to always add at least one  'Invoice Contact' on a purchase order or subcontract. This ensures that important email invitations and automatic email notifications are sent to the appropriate contact. To learn more about the importance of including invoice contacts on your commitments, see What is an invoice contact? 
    • Statut
      Assignez un statut au contrat de sous-traitance. Pour en savoir plus sur les statuts disponibles et quels statuts d'engagement reflètent les montants des contrats dans le budget de votre projet, voir Quels sont les statuts d'engagement par défaut dans Procore ?
    • Exécuté. Cochez cette case pour indiquer que le contrat de sous-traitance a été entièrement signé et exécuté.
      Remarques
      • De nombreux utilisateurs de Procore choisissent de cocher la case Exécuté lorsqu'ils placent l'engagement dans le statut « Approuvé » ou « Terminé ».
      • L'heure à laquelle votre équipe de projet coche la case Exécuté doit toujours être alignée sur le processus métier propre à votre projet. 
    • Privé
      Cochez les cases et choisissez les utilisateurs ou collaborateurs du projet dans la liste « Sélectionner une personne ». Pour en savoir plus sur les options de confidentialité, voir Modifier les paramètres de confidentialité d'un engagement.
      • Rendre visible uniquement pour les administrateurs et les utilisateurs suivants
        Cochez cette case pour limiter la visibilité du bon de commande aux utilisateurs ayant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet et aux utilisateurs spécifiés dans la liste déroulante « Sélectionner une personne ».
      • Autoriser ces utilisateurs à voir les éléments de la ventilation des coûts
        Cochez cette case pour limiter la visibilité des éléments de la ventilation des coûts (VDC) du bon de commande aux utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet et aux utilisateurs spécifiés dans la liste déroulante « Sélectionner une personne ».
    • Retenue de garantie par défaut
      Spécifiez le pourcentage de retenue de garantie sur la première facture du sous-traitant. Par exemple, il est courant de saisir 5 ou 10 % dans ce champ. 
      Remarques
    • Description
      Fournissez des informations supplémentaires, si nécessaire.
    • Pièces jointes Joignez tous les documents connexes tels que les devis, reçus, bons de commande signés, etc. Vous pouvez joindre des fichiers qui ont été chargés dans votre projet ou faire glisser des fichiers depuis votre ordinateur local.
  4. Faites défiler jusqu’à la section Dates du contrat et entrez les éléments suivants :
    subcontract-contract-dates.png
    • Date de début. Sélectionnez la date à laquelle les travaux commenceront sur le site du projet.
    • Date d'achèvement estimée. Sélectionnez la date approximative à laquelle les travaux seront terminés.
       In Beta
      Note to users participating in the Field-Initiated Change Orders' limited release beta program. The information below details a configuration that is available to Procore users taking part in the Beta Participant Program for Field-Initiated Change Orders. For more information about this release, see Commitments: Allow Collaborators to Submit Field-Initiated Change Orders. 
    • Date de réception du contrat signé. Sélectionnez la date à laquelle le contrat de sous-traitance a été officiellement signé.
    • Date d'achèvement réelle. Sélectionnez la date à laquelle les travaux ont été jugés comme terminés.
  5. Faites défiler jusqu’à la section Informations supplémentaires et entrez les éléments suivants :
    subcontract-inclusions-exclusions.png
    • Inclusions. Divulguez toute inclusion qui pourrait ne pas être clairement indiquée dans les documents contractuels connexes.
    • Exclusions. Divulguez toute exclusion qui pourrait ne pas être clairement indiquée dans les documents contractuels connexes.
  6. Cliquez sur l'un (1) de ces boutons :
    • Créer. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer le nouveau contrat de sous-traitance et revenir à l'onglet « Général » en mode visualisation.
    • Créer et entrer une ventilation des coûts. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer le nouveau contrat de sous-traitance et accéder à l'onglet « Ventilation des coûts » en mode édition. Continuez en entrant la ventilation des coûts.
    • Complet avec DocuSign®. Cliquez sur ce bouton pour terminer le contrat de sous-traitance avec l'intégration DocuSign®. Voir Remplir un contrat d'engagement avec DocuSign®.

Étape 2 : saisissez la ventilation des coûts (VDC)

Il existe deux façons de saisir la ventilation des coûts (VDC) sur un contrat de sous-traitance :

Importer des postes de ventilation des coûts à partir d'un fichier CSV

If you want to import multiple line items to an SOV, the Commitments tool provides users with a CSV template that you can download, complete, and then upload to Procore. For instructions, see Import Commitment SOV Line Items from a CSV File.

Ajouter des postes à la ventilation des coûts

Remarques
  • Si votre entreprise utilise l’intégration Procore + Intégration par Procore et que votre système Intégration par Procore est configuré pour utiliser la méthode calculée, l’intégration par Procore ne permettra PAS l’utilisation de la somme forfaitaire (SF) comme unité de mesure.
  • Si vous utilisez « Remplacer le sous-total », vous devez UNIQUEMENT saisir le montant du sous-total. L’intégration par Procore créera alors un élément « LS » dans Intégration par Procore.
  1. Navigate to the project's Commitments tool.
  2. Under the Contracts tab, locate the commitment to update. Then click Edit.
  3. Click Schedule of Values.
  4. Click Add Line.
     Note
     If the 'Enable Always Editable Schedule of Values' setting is turned ON in the Commitments tool, users with the required user permission to Edit a Commitment can modify the Schedule of Values while a commitment is in any status. To learn more, see What is the 'Enable Always Editable Schedule of Values' setting?
  5. Follow the appropriate steps depending on whether your accounting method is Amount Based or Unit/Quantity Based:
     Note
    To edit your accounting method before adding SOV line items, see Edit the Advanced Settings Tab on a Commitment. To learn more, see How do I set the accounting method for a contract or funding?
    1. For contracts using the Amount Based accounting method:
      1. #
        Automatically enters a line item number in sequential order. 
      2. Change Event Line Item
        If you have change events enabled, you can select a change event line item if the commitment needs to be linked to a change event. 
      3. Budget Code
        Select a budget code from the list or click Create Budget Code to create a new one. See What is a budget code in Procore's WBS? 
      4. Description
        Enter a description for the line item. For example, type: Monthly Service Fee
      5. Amount
        Enter the amount of the cost.
      6. Billed to Date
        The system automatically calculates the amount billed on the commitment up to the current date.  
      7. Amount Remaining
        Enter the amount that has NOT been billed to the current date. 
      8. Tax Code
        Enter a tax code to use for this line item. This field only appears if you have enabled the tax codes feature. See How can I use tax codes on a project?
    2. For contracts using the Unit/Quantity Based accounting method:
      1. #
        Automatically enters a line item number in sequential order. 
      2. Change Event Line Item
        If you have change events enabled, you can select a change event line item if the commitment needs to be linked to a change event. 
      3. Budget Code
        Select a budget code from the list or click Create Budget Code to create a new one. See What is a budget code in Procore's WBS? 
      4. Description
        Enter a description for the line item. For example, type: Monthly Service Fee
      5. Qty
        Enter the number of units.
      6. UOM
        Enter the Unit of Measure (UOM).
         Notes
      7. Unit Cost
        Enter the Unit Cost in the box provided.
      8. Amount
        The system automatically calculates the subtotal for you, based on the Qty, UOM, and Unit Cost entries. 
      9. Billed to Date
        The system automatically calculates the amount billed on the commitment up to the current date. 
      10. Amount Remaining
        Enter the amount that has NOT been billed to the current date. 
      11. Tax Code
        Enter a tax code to use for this line item. This field only appears if you have enabled the tax codes feature. See How can I use tax codes on a project?
  6. Choose one of these options:
    • Save. Click this button to save the changes to the SOV. 
    • Save & Email. Click this button to save the change to the SOV and email the updates to the invoice contact.

Voir également 

If you would like to learn more about Procore's commitments software and how it can help your business, please visit our construction financials tool product page icon-external-link.png.