Prise en main de la gestion de documents - Champs de Documents
Vue d'ensemble
Contexte
Dans la construction, les erreurs et les reprises sont souvent causées par des fichiers de projet obsolètes qui ont été dupliqués dans un certain nombre de dossiers ou d’outils. Pour atténuer ce risque, l’outil de gestion de documents de Procore organise et contrôle automatiquement l’accès aux fichiers en fonction des attributs (champs de document) de chaque révision de document. C’est pourquoi il est particulièrement important de configurer ces valeurs de champ avant de commencer à utiliser l’outil.
Comment ça marche ?
L'outil Gestion des documents de Procore utilise les métadonnées et les champs de Documents pour accorder automatiquement l'accès et organiser les révisions des documents, les rendant plus faciles à trouver. Les champs de documents d'un projet sont configurés dans l'outil Admin au niveau entreprise par le biais d'ensembles de champs configurables. Les options de champ peuvent être affichées ou masquées à partir de la page Configurer les paramètres de l'outil Gestion de documents.
Remarque : champs obligatoires pour chaque document : Nom, Type, Statut et Révision.
Important
Il est important de configurer vos normes de dénomination et vos exigences de chargement pour l’outil de gestion de documents avant de charger des documents. Cela garantit la standardisation et la conformité et permet de remplir automatiquement les champs. Voir Quelles données Procore peut-il remplir automatiquement lors du chargement de fichiers vers l’outil de gestion de documents ?Note: Vous allez configurer les champs à obligatoirer pour chaque document, par type de document, dans la section Exigences de chargement de ce guide.
Ensembles de champs et options de champs pour les documents
Les administrateurs d’entreprise peuvent gérer les champs personnalisés, les ensembles de champs configurables et les options de champ par défaut sur la page de l’outil de gestion de documents de l’outil Admin au niveau entreprise.
Créer des champs personnalisés
Envisagez de créer des champs personnalisés dans l’outil Gestion de documents et de les ajouter aux ensembles de champs, à la norme de dénomination, aux exigences de chargement, aux groupes d’autorisations, etc.
Gérer les ensembles de champs configurables
Créez de nouveaux ensembles de champs ou modifiez des ensembles existants, puis assignez-les à vos projets. Ceci vous permet de définir les champs qui doivent être obligatoires dans les documents de tous vos projets.
Gérer les options de champ par défaut
Vous pouvez configurer des options de champ par défaut pour les champs de Gestion de documents suivants :
- Classification
- Discipline
- Statut
- Type
- Volume / Système
Remarque
La plupart des champs ont un code qui peut se remplir automatiquement au début du champ. Le code est basé sur la norme de nommage. Par exemple, un document de type de plan est renseigné avec « DR » dans le champ Type. Au fur et à mesure que les informations sont saisies, les codes sont automatiquement séquencés pour créer un nouveau champ Nom pour le document.
Vous allez configurer la norme de dénomination de vos documents dans la section « Norme de dénomination » de ce guide.
Afficher ou masquer les options de champ dans un projet
Vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer les options de champ pour les champs déroulants à sélection unique (tels que Statut, Type et Discipline) au niveau projet sur la page Configurer les paramètres de l’outil Gestion de documents.
Champs supplémentaires dans Procore
Les champs suivants sont utilisés pour l’outil de gestion de documents, mais sont configurés dans d’autres zones de Procore (illustrés sur la page « Configurer » pour les champs de documents) :
- Projet: le code du projet doit être une abréviation du nom du projet, par exemple « VTX » pour Vortex Business Center. Le champ « Code » de l’outil Admin au niveau projet renseigne le champ « Projet » pour les documents.
- Auteur: champ indiquant l’origine d’un document. Par exemple, si une personne est associée à « Entreprise ABC » dans l’annuaire charge un document, « Entreprise ABC » doit donc être sélectionné dans le champ Expéditeur. Le champ « Nom abrégé » pour les entreprises dans l’outil Annuaire au niveau entreprise ou projet s’affiche comme options pour le champ « Auteur ».
- Lieu: ce champ représente le lieu associé à un document. Les lieux ajoutés dans l’outil Admin au niveau projet s’affichent sous forme d’options pour le champ « Lieu » des documents.
- Étape: ce champ représente la phase de construction pour laquelle un document a été créé. Les « Étapes du projet » de la page « Valeurs par défaut » de l’outil Admin au niveau entreprise s’affichent sous forme d’options pour le champ « Étape » des documents.
Meilleures pratiques
Avant de configurer des champs de document pour l’outil de gestion de documents, tenez compte des points suivants :
- Quels sont les champs importants pour vos besoins en matière de gestion de documents ?
- Les exigences du chantier doivent-elles varier d’un projet à l’autre ou sont-elles cohérentes dans l’ensemble de votre entreprise ?
- Pour les champs obligatoires (tels que « Statut » et « Type »), quelles valeurs doivent être disponibles pour eux ?
- Quels « codes » doivent être associés à chaque valeur de champ (comme « DR » pour Dessin) afin qu’ils soient reconnaissables dans votre norme de dénomination de document ?
Leçon suivante : Champs de documents - Configurer
Configurez-le
Maintenant que vous avez découvert les champs de documents dans l’outil Gestion de documents, vous êtes prêt à effectuer les actions suivantes dans Procore :
Vidéo
1. Créer des champs personnalisés
Dans l’outil Admin au niveau entreprise, pensez à créer des champs personnalisés pour votre projet. Selon le type de champ sélectionné, vous pouvez ajouter un champ personnalisé aux ensembles de champs, à la norme de dénomination, aux exigences de chargement, aux groupes d’autorisations ou à la configuration des colonnes dans les résultats de recherche et les exportations de données.
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2. Créer des ensembles de champs configurables
Dans l’outil Admin au niveau entreprise, créez un ensemble de champs configurables pour l’outil de gestion de documents que vous appliquerez à votre projet. Cela vous permet de définir les champs qui doivent être obligatoires sur les documents de tous vos projets.
Note: Vous pouvez ajouter de nouveaux champs personnalisés aux ensembles de champs et masquer les champs que vous ne prévoyez pas d’utiliser.
3. Modifier les champs par défaut
Dans l’outil Admin au niveau entreprise, décidez des valeurs que vous souhaitez rendre disponibles pour les champs du document tels que le statut, le type de document et la discipline du document. Ces options de champ s’appliqueront à tous les fichiers de l’outil Gestion de documents dans les projets de votre entreprise.
4. Facultatif : passez en revue les options de champ pour un projet
Les administrateurs de l’outil de gestion de documents ont la possibilité de masquer certaines valeurs de champ dans des projets individuels. Pour ce faire, accédez à la configuration des paramètres de l’outil Gestion de documents dans un projet, passez en revue les options des champs et masquez ceux que vous ne souhaitez pas rendre disponibles à la sélection.
5. Configurer des champs Procore supplémentaires
Selon les exigences de vos projets, vous devrez peut-être configurer quelques champs supplémentaires avant de commencer. Si vous prévoyez d’utiliser une norme de dénomination de document, le code de projet et le code d’origine sont particulièrement importants.
Code du projet
Saisissez un code pour le projet dans le champ « Code » de l’outil Admin au niveau projet. Il sera utilisé dans le champ « Projet » pour les documents.
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Code d’origine (champ « Nom abrégé »)
Dans l’outil Annuaire au niveau projet ou entreprise, ajoutez des codes de « nom abrégé » pour toute entreprise d’où pourraient provenir les documents du projet. Ces noms d’entreprise abrégés pourront être sélectionnés dans le champ « Auteur ». 
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Code de localisation
Sur la page Lieux de l’outil Admin au niveau projet, ajoutez ou gérez des lieux et des codes pour le projet selon vos besoins. Celles-ci s’afficheront sous forme d’options pour le champ « Lieu ».
Assurez-vous de :
- Sélectionnez le paramètre « Inclure le code facultatif ».
- Ajoutez un code pour chaque emplacement.
Code de l’étape
Sur la page « Valeurs par défaut » de l’outil Admin au niveau entreprise, passez en revue la section « Étapes du projet » et ajoutez ou supprimez des étapes si nécessaire. Ces étapes s’afficheront sous forme d’options dans le champ « Étape ».
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