Gestion de documents - Guide de démarrage

Conditions préalables à l’élaboration de ce guide

• Votre entreprise fait partie de la version limitée (bêta) de Gestion de documents.
• L’outil Gestion de documents est activé pour un projet.
• Les autorisations suivantes sont activées dans Procore :
  • Autorisations d’administrateur de l’entreprise:
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Annuaire au niveau entreprise.
  • Autorisations de l’outil Gestion de documents:
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil de gestion de documents.
    • Ajout à un groupe d’autorisations pour lequel les autorisations « Charger de nouveaux fichiers » et « Soumettre de nouveaux fichiers » sont activées.
      Note: Procore fournit un groupe d’autorisations par défaut « Contrôleur de documents » auquel vous pouvez vous ajouter. 
  • Facultatif : autorisations de l’outil Flux de travail et Correspondance:
    • Pour configurer et lancer des flux de travail pour les documents, autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Flux de travail au niveau Entreprise.
    • Pour joindre des documents à des documents de correspondance dans l’outil Correspondance d’un projet :
      • Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » sur le type de correspondance du document.
        OU
        Autorisations de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance de l’élément avec l’autorisation granulaire « Créer un élément » activée dans le modèle d’autorisation.

Leçon suivante : Introduction à la gestion de documents

À propos de l’outil

Processus général de l’outil

Une fois les paramètres configurés (comme expliqué plus loin dans ce guide), le processus général d’utilisation de l’outil Gestion de documents est le suivant : 

• Chargement, révision et soumission de documents
  • Chargement de documents
  • Révision et complétion des attributs du document
  • Soumettre et approuver des documents
  • Révision de documents à l’aide de flux de travail
• Affichage, téléchargement et partage de documents
  • Affichage des documents
  • Téléchargement de documents
  • Partage de documents

Chargement, révision et soumission de documents

Affichage, téléchargement et partage de documents

Une fois les documents soumis au projet, les personnes disposant des autorisations appropriées peuvent afficher, partager et télécharger les documents dont elles ont besoin. 
Note: Les autorisations relatives aux documents sont définies plus loin dans ce guide.

Leçon suivante : Champs de Documents - Vue d’ensemble

Contexte

Dans la construction, les erreurs et les reprises sont souvent causées par des fichiers de projet obsolètes qui ont été dupliqués dans un certain nombre de dossiers ou d’outils. Pour atténuer ce risque, l’outil de gestion de documents de Procore organise et contrôle automatiquement l’accès aux fichiers en fonction des attributs (champs de document) de chaque révision de document. C’est pourquoi il est particulièrement important de configurer ces valeurs de champ avant de commencer à utiliser l’outil. 

Comment ça marche ?

 AFFICHER LA LISTE DES CHAMPS

Note: Vous allez configurer les champs à obligatoirer pour chaque document, par type de document, dans la section Exigences de chargement de ce guide.

Meilleures pratiques

Avant de configurer des champs de document pour l’outil de gestion de documents, tenez compte des points suivants :

• Quels sont les champs importants pour vos besoins en matière de gestion de documents ? 
• Les exigences du chantier doivent-elles varier d’un projet à l’autre ou sont-elles cohérentes dans l’ensemble de votre entreprise ?
• Pour les champs obligatoires (tels que « Statut » et « Type »), quelles valeurs doivent être disponibles pour eux ?
• Quels « codes » doivent être associés à chaque valeur de champ (comme « DR » pour Dessin) afin qu’ils soient reconnaissables dans votre norme de dénomination de document ?

Leçon suivante : Champs de documents - Configurer

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1. Créer des ensembles de champs configurables

Dans l’outil Admin au niveau entreprise, créez un ensemble de champs configurables pour l’outil de gestion de documents que vous appliquerez à votre projet. Cela vous permet de définir les champs qui doivent être obligatoires sur les documents de tous vos projets. 

Note: À l’avenir, vous pourrez ajouter de nouveaux champs personnalisés aux ensembles de champs, ainsi que masquer les champs que vous ne prévoyez pas d’utiliser.

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2. Modifier les champs par défaut

Dans l’outil Admin au niveau entreprise, décidez des valeurs que vous souhaitez rendre disponibles pour les champs du document tels que le statut, le type de document et la discipline du document. Ces options de champ s’appliqueront à tous les fichiers de l’outil Gestion de documents dans les projets de votre entreprise.

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3. Facultatif : passez en revue les options de champ pour un projet 

Les administrateurs de l’outil de gestion de documents ont la possibilité de masquer certaines valeurs de champ dans des projets individuels. Pour ce faire, accédez à la configuration des paramètres de l’outil Gestion de documents dans un projet, passez en revue les options des champs et masquez ceux que vous ne souhaitez pas rendre disponibles à la sélection.

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4. Configurer des champs Procore supplémentaires

Selon les exigences de vos projets, vous devrez peut-être configurer quelques champs supplémentaires avant de commencer. Si vous prévoyez d’utiliser une norme de dénomination de document, le code de projet et le code d’origine sont particulièrement importants.

• Code du projet
• Code d’origine (champ « Nom abrégé »)
• Code de localisation
• Code de l’étape

Leçon suivante : Norme de dénomination - Vue d’ensemble

Contexte

Votre équipe connaîtra facilement l’auteur et l’objectif de chaque document grâce aux normes de dénomination des documents cohérentes dans tous vos projets. L’outil de gestion de documents de Procore utilise les attributs de chaque révision pour appliquer automatiquement les normes de dénomination et remplir automatiquement les métadonnées (attributs), simplifiant ainsi le processus de chargement. Il détermine si un chargement doit être associé aux révisions précédentes ou devenir un document entièrement nouveau. 

Comment ça marche ?

L’outil Gestion de documents peut utiliser les codes d’attribut de document pour appliquer une norme de dénomination de document. Lorsque de nouvelles révisions sont chargées avec un nom et un format identiques à ceux déjà existants, le système empile ces révisions dans un conteneur de documents unique avec un nom unique. Cela réduit le risque de duplication de fichiers et permet à tout le monde de travailler avec les informations les plus récentes.

Sur la page Configurer les paramètres de l’outil Gestion de documents, vous pouvez ajouter ou supprimer des champs et les réorganiser pour créer une norme de dénomination personnalisée qui peut être utilisée pour tout ou partie des documents de votre projet. 

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Meilleures pratiques

Il est important de définir la structure de votre norme de dénomination de document le plus tôt possible sur un nouveau projet. Cela permet d’éviter les incohérences et le refactoring par la suite.

Avant de configurer la norme de dénomination de l’outil Gestion de documents, tenez compte des points suivants :

• Quels types de documents nécessitent l’application d’une norme de dénomination ? 
• Quelle combinaison et quel ordre des informations dans le nom aideraient votre équipe à mieux comprendre l’objectif d’un document, en particulier dans les scénarios où elle trouve le document sans contexte supplémentaire ?
• Quelle combinaison d’informations dans le nom garantirait que les documents individuels sont identifiés de manière unique et ne se chevauchent pas accidentellement ?
  • Par exemple, vous pouvez décider que, dans un projet moins complexe, seuls vos plans et soumissions techniques doivent être nommés en tant que type de projet, discipline-numéro (par ex. ABC-DR-A-101 ou ABC-TS-C-202), tandis que tous les autres documents, tels que les rapports ou les trackers, peuvent conserver leur nom de fichier d’origine.

Leçon suivante : Norme de dénomination - Configurez-la

Modifier la norme de dénomination

Dans la section « Exigences de chargement » de la page Configurer les paramètres, révisez la norme de dénomination « Procore par défaut » et apportez les modifications nécessaires.

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Vidéo

Note: Dans la section suivante de ce guide, vous déciderez des types de documents à associer à cette norme de dénomination.

Leçon suivante : Exigences de chargement - Vue d’ensemble

Contexte

Comme expliqué dans les leçons précédentes, l’outil Gestion de documents utilise les attributs de document pour contrôler les autorisations des utilisateurs pour les révisions individuelles, générer une norme de dénomination et organiser vos documents pour en faciliter la récupération. Donc, si les documents téléchargés n’ont pas assez d’attributs, il y a un grand risque que vous ne les retrouviez pas facilement plus tard. C’est pourquoi il est extrêmement important de définir quels champs sont requis avant le chargement de tout fichier. En outre, ces exigences de chargement peuvent être personnalisées par type de document et peuvent spécifier si une norme de dénomination doit être appliquée.

Comment ça marche ?

Dans la section « Exigences de chargement » de la page Configurer les paramètres de l’outil, vous pouvez définir une règle par défaut que tous les documents doivent suivre. Vous pouvez également créer des règles conditionnelles qui remplacent les règles par défaut et ne s’appliquent qu’à certains types de documents.

Ces règles déterminent quels champs de métadonnées doivent être remplis pour les documents chargés, ainsi que si la norme de dénomination de votre projet est appliquée. 
 

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Meilleures pratiques

Avant de configurer les exigences de chargement pour l’outil Gestion de documents, tenez compte des points suivants :

• Quelles exigences en matière d’attributs et de dénomination doivent exister sur chaque révision chargée dans le système, quel que soit son type ?
• Quelles exigences devraient varier en fonction du type de document ?
  Note: Vous ne pouvez avoir qu’une seule norme de dénomination pour l’ensemble du projet, mais vous pouvez décider de l’appliquer ou non pour chaque type de document.
• Votre projet autorisera-t-il les identificateurs de révision en double ? Par défaut, le champ Révision est défini comme un champ modifiable, tandis que le champ Version est toujours un identifiant unique non modifiable. La possibilité de modifier manuellement le champ de révision pour qu’il corresponde au numéro de révision d’un chargement précédent permet aux utilisateurs de charger un fichier qui contient des modifications mineures sans le considérer comme une toute nouvelle révision.  Toutefois, les administrateurs peuvent exiger que les révisions soient uniques pour certains types de documents, si elles le souhaitent.  

Leçon suivante : Exigences de chargement - Configurer

Vidéo

1. Modifier la règle par défaut

Dans la section « Exigences de chargement » de la page Configurer les paramètres, révisez la règle par défaut et apportez les modifications nécessaires. Vous pouvez choisir d’appliquer ou non la norme de dénomination, sélectionner les champs requis pour les documents chargés et décider si les identificateurs de révision en double sont autorisés. 
Note: Les champs Statut, Type, Révision et Nom sont toujours obligatoires, ainsi que tous les autres champs que vous avez décidé d’exiger dans l’ensemble de champs de votre entreprise pour l’outil de gestion de documents.

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2. Créer des règles conditionnelles

Si certains types de documents nécessitent des exigences différentes de la règle par défaut, créez une ou plusieurs règles conditionnelles dans la section « Exigences de chargement » de la page Configurer les paramètres. Par exemple, choisissez différents champs obligatoires ou décidez de ne pas appliquer la norme de dénomination. 

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Leçon suivante : Autorisations relatives aux documents - Vue d’ensemble

Contexte

Un seul document de construction peut avoir des dizaines de révisions et des centaines de mises à jour de version mineures tout au long de sa durée de vie. Chacune de ces révisions est adaptée à une étape, à un objectif et à un public différents au travail. Sur de nombreux projets, ces révisions sont dispersées dans différents dossiers qui nécessitent une gestion manuelle des autorisations. Cependant, avec l’outil de gestion de documents de Procore, vous pouvez contrôler automatiquement les autorisations sur chaque révision de document individuelle dans un « conteneur ». L’outil peut utiliser les attributs de cette révision, tels que le statut, l’étape, le type ou la discipline, pour déterminer automatiquement les autorisations. 

Comment ça marche ?

 EN SAVOIR PLUS SUR LES AUTORISATIONS

Meilleures pratiques

Avant de configurer des autorisations pour l’outil Gestion de documents, tenez compte des points suivants :

• Quels sont les différents rôles d’utilisateur de vos projets qui nécessitent différents niveaux d’accès aux documents du projet ?
• À quoi ces groupes doivent-ils pouvoir accéder et quels champs de documents sont nécessaires pour déterminer cet accès ?
  • Par exemple, vous pouvez envisager de fournir à vos chefs de projet et contrôleurs de documents un accès « Admin » à chaque révision de document dans le système, mais uniquement donner à votre équipe de chantier un accès « Visionneuse » aux plans de projet approuvés.
• Qui devrait être en mesure de modifier les paramètres dans l’outil de gestion de documents lui-même ?

Leçon suivante : Autorisations de documents - Configurer

1. Attribuer des autorisations générales à l’outil

Attribuez des autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » à l’outil de gestion de documents aux personnes qui auront besoin d’accéder à l’outil. Vous pouvez assigner cette autorisation aux utilisateurs et aux groupes dans un modèle d’autorisation de projet dans l’outil Autorisations, ou modifier manuellement l’autorisation des utilisateurs dans l’outil Annuaire.

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2. Créer des groupes d’autorisations

Créez des groupes d’autorisations pour les différents types d’autorisations dont vous avez besoin et ajoutez-y des personnes pour contrôler automatiquement leur accès aux documents du projet.

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3. Gérer les niveaux d’autorisation des documents

Contrôlez davantage l’autorisation sur les documents en spécifiant les actions qui doivent être disponibles à trois niveaux différents : Visualiseur, Propriétaire et Admin. 
Note: Cette liste est actuellement limitée au contrôle des niveaux qui devraient pouvoir modifier les attributs des documents, mais des personnalisations supplémentaires seront introduites à l’avenir. 

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Leçon suivante : Approbations de documents avec des flux de travail - Vue d’ensemble

Contexte

Il arrive souvent que les entreprises de construction doivent déplacer manuellement des documents de construction entre des dossiers et des systèmes cloisonnés lorsque leur statut passe de Travail en cours à En révision, puis Approuvé. Cela crée beaucoup de frais généraux et entraîne un risque d’erreurs et de retouches. Avec Procore Document Management, vous n’avez pas besoin de déplacer les documents lorsque leur statut change, et l’accès aux révisions est modifié automatiquement une fois le flux de travail d’approbation terminé. De plus, le moteur de flux de travail intégré à l’outil de gestion de documents est incroyablement personnalisable et peut s’adapter à des scénarios d’approbation simples et complexes pour tout type de document.

Comment ça marche ?

Vous pouvez créer des modèles de flux de travail personnalisés qui sont ensuite affectés aux documents chargés dans l’outil Gestion de documents. Une fois qu’un flux de travail a démarré, les participants au flux de travail sont invités à réviser les documents, à les commenter éventuellement avec des annotations et à fournir un résultat d’approbation.

Lorsqu’une révision de document est révisée et qu’elle est approuvée ou rejetée, le statut de la révision est automatiquement mis à jour dans Procore. Cela signifie que vous n’avez pas besoin de modifier manuellement les paramètres d’autorisation ou de déplacer les révisions entre les dossiers ou les outils après l’approbation d’un document. Lorsqu’un flux de travail est créé pour un document PDF, les personnes assignées au flux de travail peuvent ajouter des annotations directement au PDF au cours de leur étape dans le flux de travail. Une fois le flux de travail terminé, toutes les décisions du flux de travail, les annotations et les pièces jointes supplémentaires sont conservées afin de pouvoir être référencées ultérieurement.

Meilleures pratiques

Avant de configurer des modèles de flux de travail pour l’outil Gestion de documents, tenez compte des points suivants :

• Quels processus de révision et d’approbation des documents souhaitez-vous appliquer et pour quels types de documents ?
• Comment le flux d’approbation varie-t-il en fonction de l’objectif, du type ou de la source du document ?
• De quelles options de réponse avez-vous besoin à chaque étape (p. ex. approuvé, approuvé avec commentaire, rejeté) ?
• Qui doit être autorisé à créer et à configurer des flux de travail documentaires ?
• Qui devrait être autorisé à gérer les flux de travail de documents actifs (p. ex. les redémarrer ou changer les personnes assignées en cours de route) ?

Leçon suivante : Approbations de documents avec des flux de travail - Configurez-le

1. Attribuer des autorisations de flux de travail

Si vous ne l’avez pas déjà fait, configurez des autorisations pour les flux de travail.

2. Créer un modèle de flux de travail de gestion des documents

Ensuite, vous devez créer des modèles de flux de travail dans l’outil Flux de travail au niveau Entreprise.

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3. Affecter le flux de travail à un projet

Une fois le modèle de flux de travail créé, vous devez l’affecter aux projets sur lesquels vous souhaitez l’utiliser. 

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4. Configurer un flux de travail pour le projet

Avant de pouvoir utiliser des flux de travail dans l’outil Gestion de documents, vous devez configurer le flux de travail du projet, ce qui implique d’affecter des réviseurs à des étapes individuelles. Vous pouvez également définir si vous souhaitez ou non utiliser l’un de ces modèles par défaut pour les documents récemment chargés.

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5. Démarrer un flux de travail sur les documents

Lorsque des documents sont chargés dans le projet, un flux de travail peut être affecté aux documents de la colonne « Flux de travail affecté ». Une fois qu’un document est soumis, le flux de travail assigné commence à la première étape et les réviseurs en sont informés.

Note: Si vous soumettez des documents par lot ensemble, les réviseurs recevront un seul e-mail avec tous les documents nécessitant leur attention, plutôt que des e-mails séparés pour les documents soumis individuellement.

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Leçon suivante : Organisation de documents avec des vues enregistrées - Vue d’ensemble

Contexte

La plupart des outils de gestion de documents utilisent des dossiers pour garder les documents organisés et accessibles. Les dossiers peuvent être problématiques, car chaque révision de document doit en fait exister dans le dossier et ne peut pas exister dans deux dossiers ou plus à la fois. Bien que cela puisse fonctionner pour les documents en cours d’élaboration avec un accès limité, cela devient un problème une fois que les documents sont soumis pour examen, puis rejetés ou publiés à un public plus large. Dans le secteur de la construction, il est essentiel de conserver un historique unique et traçable des révisions d’un document de construction et de leurs changements de statut au fil du temps. Si vous devez copier ou déplacer manuellement des révisions entre des dossiers destinés à des fins ou à des publics différents, vous perdez cette traçabilité et risquez que les équipes travaillent à partir d’informations obsolètes.  

Avec l’outil de gestion de documents de Procore, les révisions de documents sont étiquetées avec des attributs qui les décrivent, et des filtres de recherche peuvent être utilisés pour les trouver rapidement. Par exemple, vous pouvez utiliser des filtres pour trouver les derniers dessins d’architecture approuvés ou afficher les documents rejetés provenant de votre entreprise. Vous pouvez enregistrer ces filtres de recherche en tant que « vues enregistrées » pour faciliter la recherche des documents pour vous et votre équipe, ce qui offre l’avantage d’une structure de dossiers de projet standard sans les risques et les inconvénients de la duplication de fichiers. 

Comment ça marche ?

Leçon suivante : Organisation de documents avec des vues enregistrées - Configurer

Créer des vues enregistrées

Pour les catégories auxquelles un administrateur souhaite que les utilisateurs aient un accès rapide, il peut définir l’accès de la vue enregistrée sur « Tout le monde dans le projet ».  De plus, chaque utilisateur peut créer ses propres vues personnalisées.

Note: Actuellement, les vues enregistrées dans chaque projet doivent être créées individuellement dans chaque projet, mais à l’avenir, vous serez en mesure de standardiser les vues enregistrées pour plusieurs projets au sein de votre entreprise. 

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Leçon suivante : Distribution de documents avec correspondance - Vue d’ensemble

Contexte

Avec autant de façons de partager des documents et des communications par voie numérique, il peut être difficile de conserver un enregistrement clair des communications d’un projet. Joindre manuellement des documents et les envoyer par e-mail en dehors de Procore augmente le risque de référencer des révisions obsolètes et rend difficile la recherche et la référence aux communications en cas de besoin.

L’outil Correspondance de Procore sert d’endroit central pour partager des documents de projet et maintenir un enregistrement formel des communications. Les fichiers de gestion de documents peuvent être directement joints et liés dans un document de correspondance à partir du Web ou d’un appareil mobile, ce qui permet d’accéder facilement aux documents ainsi qu’un historique clair de la communication. 

Comment ça marche ?

Lorsque vous avez besoin de distribuer ou de discuter de tout ce qui concerne vos documents, vous pouvez utiliser l’outil Correspondance de Procore pour joindre et partager des documents à partir de l’outil de gestion de documents. Par exemple, vous pouvez créer un type de correspondance pour les transmissions afin de partager des lots de plans approuvés. 

Le partage de documents par le biais d’un document de correspondance permet de garantir qu’un système d’enregistrement formel est conservé via Procore. Les fichiers joints (et non les copies) sont liés directement à partir de l’outil Gestion de documents, ce qui signifie que l’historique complet, le contexte et les autorisations des documents sont préservés. 

  VOIR LE TUTORIEL

Meilleures pratiques

Avant de configurer les modèles de correspondance pour votre projet, tenez compte des points suivants :

• De quels types de communications formelles sur les documents de construction votre équipe de projet a-t-elle besoin, et quand peut-être devra-t-elle les envoyer ?
• Connaissez-vous l’outil Correspondance ? Si oui, comment l’utilisez-vous aujourd’hui et comment cela pourrait-il changer une fois que vous commencerez à utiliser l’outil de gestion de documents ?
• Qui doit envoyer et gérer les communications ?
• Tenez compte des autorisations requises pour l'outil Correspondance : autorisations de niveau « Standard » ou supérieures selon le type de correspondance de l'élément. OU Autorisations de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance de l'élément avec l'autorisation granulaire « Créer un élément » activée dans votre modèle d'autorisation.

Leçon suivante : Distribution de documents avec correspondance - Configurer

1. Créez un type de correspondance

Sur la page Correspondance de l’outil Admin au niveau entreprise (sous Paramètres des outils), créez un type de correspondance. 

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2. Créer et appliquer un ensemble de champs de correspondance à un projet

Dans l’onglet « Ensembles de champs » de la page Correspondance, dans l’outil Admin au niveau entreprise, créez un nouvel ensemble de champs ou modifiez-en un existant. Dans le lien « Projets assignés » de l’ensemble de champs, choisissez les projets auxquels vous souhaitez appliquer l’ensemble de champs de correspondance. 

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3. Créer un document de correspondance

Dans l’outil Correspondance du projet, créez un ou plusieurs éléments de correspondance que vous utiliserez pour partager des fichiers à partir de l’outil Gestion de documents. 

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Leçon suivante : Conclusion

 Vous avez terminé le guide ! 

Nous espérons que ce guide vous a aidé à mieux comprendre le fonctionnement de l’outil de gestion de documents et la manière dont vous pourrez l’utiliser dans vos projets.

Pour obtenir la liste complète des tutoriels sur la gestion des documents, des FAQ, des vidéos et bien plus encore, consultez la page d’accueil de la gestion des documents.