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Distribuer des documents pour la remise

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Objectif

Distribuer des documents à remettre à une personne.

Contexte

Lors de la réception de matériaux, ils peuvent être délivrés et remis directement à une personne ou à un projet. Voir Valider un reçu. Alternativement, les matériaux reçus peuvent être stockés dans votre inventaire.

Lorsque des matériaux sortent de l’inventaire, ils doivent être prélevés dans l’inventaire et remis à une personne, un projet ou un lieu. Les documents peuvent également être remis à un tiers qui résout un défaut de l’UOSD.

Vous pouvez émettre les documents qui ont été demandés à l’aide du ticket d’émission qui a été automatiquement créé à partir de la demande. Voir Créer une demande. Vous pouvez également contourner le processus de demande et émettre des documents directement en créant un ticket d’émission.

Un ticket d’émission se compose d’un ou de plusieurs tickets de prélèvement. Un ticket de prélèvement vous permet d’assigner la tâche de prélèvement à un employé et de filtrer les postes du ticket d’émission par lieu. Le ticket d’émission est marqué comme « Traité » une fois que tous les postes ont été entièrement sélectionnés.

Éléments à prendre en compte

Conditions préalables

  • Les matériaux doivent être disponibles en inventaire pour être émis.
  • Si vous émettez des documents à partir d’une demande, la demande doit être approuvée avant que les documents puissent être émis. Voir Approuver une demande de matériaux.

Procédure

Émettre des documents à partir d’une demande ou d’un défaut de l’UOSD

  1. Accédez à l’outil Matériaux du projet.
  2. Cliquez sur l’onglet Contrôle.
  3. Cliquez sur le sous-onglet Émission.
  4. Cliquez sur le numéro du ticket d’émission.
  5. Optionnel: Si les matériaux se trouvent à plusieurs endroits ou si vous souhaitez assigner la tâche de prélèvement à plus d’une personne, vous pouvez diviser les billets par emplacement :
    1. Sous « Billets de prélèvement », cliquez sur l’icône  du curseur pour le billet de prélèvement.
      materials-sub-line-menu.png
    2. Sélectionnez l'une des options suivantes :
      • Diviser par lieux d’inventaire pour diviser par emplacement exact.
      • Fractionner par emplacements d’inventaire principaux pour diviser par emplacement supérieur dans la hiérarchie.
    3. Cochez la case du ticket de prélèvement pour filtrer les « Postes du document » par lieu.
    4. Optionnel: Pour assigner un ticket de prélèvement à un employé, voir Assigner un billet de prélèvement.
  6. Sous « Postes de documents », saisissez la quantité du poste qui a été prélevé dans l’inventaire.
    OU
    Cliquez sur Quantité prélevée pour le poste afin de marquer les matériaux prélevés dans le stock.
  7. Dans la section « Choisir des billets », cliquez sur « Statut » et sélectionnez Remise à la personne ou Remise au projet.
  8. Remplissez le formulaire.
  9. Cliquez sur le champ de signature et écrivez votre signature, confirmant la remise.
  10. Cliquez sur Accepter.
    Note: Une fois que tous les éléments ont été entièrement sélectionnés, le « Statut du document » du billet émis est automatiquement mis à jour sur « Traité ».

Distribuer directement des documents

  1. Accédez à l’outil Matériaux du projet.
  2. Ajoutez des matériaux à votre liste active. Voir Ajouter des matériaux à la liste.
  3. Cliquez sur Créer et sélectionnez Problème.
  4. Remplissez le formulaire :
    • Facultatif : Numéro/Nom de l’envoi. Saisissez le numéro d’expédition ou laissez-le vide pour générer automatiquement un numéro d’expédition.
    • Demandé par. Saisissez le nom du demandeur.
    • Demandé par. Saisissez le nom du demandeur.
    • Facultatif : Instructions. Saisissez les directives qui s’imposent.
    • Facultatif : Lot de travaux. Saisissez les informations sur le lot de travaux.
    • Facultatif : Remarques. Saisissez des notes.
  5. Sous « Postes », cliquez sur le champ de quantité pour chaque poste et saisissez la quantité que vous demandez.
  6. Optionnel: Cochez la case si vous souhaitez effacer la liste (active) après la création du document.
  7. Cliquez sur Créer le document.
  8. Sous « Postes de documents », saisissez la quantité de postes prélevés sur le poste qui a été prélevé dans l’inventaire.
    OR
    Cliquez sur l’icône en forme de flèche dans le champ « Quantité prélevée » pour marquer la quantité totale de matériaux prélevés dans l’inventaire.
  9. Sous l’en-tête « Choisir des billets », repérez la colonne « Statut ».
  10. Dans la section « Choisir des billets », cliquez sur « Statut » et sélectionnez Remise à la personne ou Remise au projet.
  11. Remplissez le formulaire.
  12. Cliquez sur le champ de signature et écrivez votre signature, confirmant la remise.
  13. Cliquez sur Accepter.
    Note: Une fois que tous les éléments ont été entièrement sélectionnés, le « Statut du document » du billet émis est automatiquement mis à jour sur « Traité ».