Meilleures pratiques : soumissions

Introduction

Avant que votre équipe ne commence à créer des soumissions, vous devez vous assurer que toutes les configurations au niveau entreprise sont en place. Cela aidera à éviter les problèmes et à retravailler plus tard. Êtes-vous prêt ?

Types de soumissions personnalisées

Avec l'outil Livrables de Procore, vous pouvez acheminer tout type de document qui peut nécessiter un flux de travail d'approbation sur votre projet. Les types de soumissions vous permettent d'organiser ces documents en créant des catégories de soumissions distinctes. Voir Créer des types de soumissions personnalisés. Votre équipe de projet peut filtrer et générer des rapports sur les livrables en fonction de leur type afin de trouver facilement les données dont elle a besoin.

Statuts de soumission personnalisés

Procore propose 3 statuts par défaut pour les soumissions : Ouvert, Fermé et Ébauche. Cependant, vous souhaiterez peut-être ajouter d'autres statuts pour indiquer exactement où se trouve une soumission dans son processus de soumission et d'approbation.

Un message "Ouvert" la soumission peut être :

• Une soumission qui a été demandée, mais pas encore reçue
• Une soumission qui a été reçue et est en cours de révision (en interne ou en externe)

A « Fermé » la soumission peut être :

• Une soumission qui a été approuvée, avec ou sans exceptions
• Une soumission qui a été rejetée ou marquée comme "Réviser & Renvoyer"

Ensembles de champs configurables

Utilisez les ensembles de champs configurables pour vous assurer que votre équipe de projet ne voit et ne remplit que les champs applicables aux processus de votre entreprise. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs configurables.

Champs personnalisés

Les champs personnalisés permettent à vos équipes de capturer des données uniques à votre entreprise et/ou projet. Voir Créer de nouveaux champs personnalisés.

Présentation

Afin de tirer le meilleur parti de l'outil Livrables, vous devez vous assurer que toutes vos configurations au niveau projet sont en place avant de créer des livrables. Cet article passe en revue les meilleures pratiques pour les paramètres les plus notables. Êtes-vous prêt ?

Numéroter les soumissions par section du cahier des charges

Ce paramètre active une option permettant de préfixer le numéro de soumission et la révision avec la section du cahier des charges liée. Par exemple, si une section du cahier des charges #03 30 00 est identifiée dans le champ Section du cahier des charges d'une soumission, le numéro de soumission (tel que #007) et le numéro de révision (tel que #01) seront au format #03 30 00- 007.01 lorsque le paramètre est activé. Si le paramètre n'est pas activé, le numéro de soumission et le numéro de révision seront au format #007.01.

De plus, les soumissions de chaque section du cahier des charges seront numérotées de manière séquentielle et indépendante des soumissions d'une autre section du cahier des charges lorsque ce paramètre est activé. Par exemple :

• Section du cahier des charges : 03 30 00
  • #03 30 00-001 : Conception du mélange de béton
  • #03 30 00-002 : Données du produit
  • #03 30 00-003 : Disposition du joint de dilatation
• Section du cahier des charges : 07 45 00
  • #07 45 00-001 : Données du produit
  • #07 45 00-002 : Échantillons

Dates d'échéance dynamiques

Les dates d'échéance dynamiques sont une configuration facultative mais recommandée qui définit les durées des étapes du flux de travail au lieu de dates d'échéance fixes. Cela garantit que chaque étape et chaque rôle du flux de travail a son délai contractuel pour réviser et répondre à chaque élément de soumission. Lorsque les étapes du flux de travail sont terminées, la date d'échéance de l'étape suivante s'ajuste automatiquement en avant (si l'étape précédente était en retard) ou en arrière (si l'étape précédente était en avance) pour toujours se conformer aux durées définies. Les règles de retard s'appliquent toujours si les étapes du flux de travail ne répondent pas avant leur date d'échéance. Voir Que sont les dates d'échéance des approbateurs dynamiques ?

Calculs du planning des livrables

Les calculs du planning des soumissions sont une fonctionnalité facultative mais fortement recommandée qui affiche les dates d'étape pertinentes pour un élément de soumission. Ces champs sont constitués des éléments suivants :

• Date d'intervention sur le site requise : un champ de saisie utilisateur pour la date à laquelle le livrable doit être installé ou utilisé sur le site. 
• Délai : champ de saisie utilisateur pour le nombre de jours civils nécessaires au traitement, à la fabrication et à l'expédition de la soumission. 
• Heure de révision de l'équipe de conception : champ de saisie utilisateur pour les jours civils alloués aux équipes externes pour réviser et approuver la soumission.
• Heure de révision interne : champ de saisie utilisateur pour les jours calendaires alloués aux équipes internes pour réviser la soumission.
• Date de retour prévue : champ généré par le système pour afficher la date du jalon à laquelle vous avez besoin d'une soumission approuvée par vos réviseurs externes pour respecter le jalon de la date sur site requise, également connue sous le nom de « date limite d'envoi ».
  • Le calcul utilisé pour déterminer ceci est le suivant : Date de présence sur le site requise - Délai d'exécution
• Date de fin de la révision interne planifiée : champ généré par le système pour afficher la date du jalon à laquelle vous avez besoin d'une soumission révisée de la part de vos réviseurs internes pour atteindre le jalon de la date sur site requise.
  • Le calcul utilisé pour déterminer ceci est le suivant : Date de présence sur le site requise - Délai - Temps de révision par l'équipe de conception
• Date de soumission prévue avant le : champ généré par le système pour afficher la date du jalon à laquelle vous avez besoin qu'une soumission soit soumise à partir de votre rôle de Soumissionnaire pour atteindre le jalon de la date de présence requise.
  • Le calcul utilisé pour déterminer ceci est le suivant : Date de présence sur le site requise - Délai - Durée de révision de l'équipe de conception - Durée de révision interne

Ces champs permettent de recalculer les dates d'échéance planifiées pour chaque membre du processus de flux de travail en fonction des dates sur site, des délais et des délais de révision impartis spécifiques requis. Ce paramètre facilite la création de rapports sur la progression d'une soumission pour déterminer si elle est sur la bonne voie.

Lorsque l'option « Calculs du planning de soumissions » est activée :

• Saisissez d'abord une date dans le champ Date de présence obligatoire sur le site . 
• Ensuite, saisissez les jours dans le champ Délai . Par exemple, si vous saisissez 10 jours, le système ajoutera automatiquement la date de retour prévue en soustrayant le délai de 10 jours de la date d'intervention sur le site requise.
• Il en va de même pour les dates saisies dans le champ Heure de révision de l'équipe de conception . Par exemple, si vous saisissez 7 jours, le système soustrait 7 jours de la date de retour planifiée pour calculer la saisie automatique pour la date de fin de la révision interne planifiée. 
• Enfin, saisissez les jours dans le champ Heure de révision interne . Par exemple, si vous entrez 5 jours, le système soustraira 5 jours à la date de l' heure de révision interne pour calculer automatiquement la date de soumission prévue avantle .

Activer les flux de travail de rejet

Ce paramètre est fortement recommandé. Lorsqu'elles sont activées, les réponses aux livrables de type « Rejeter » ou « Réviser et renvoyer » d'un approbateur de flux de travail transmettent automatiquement la responsabilité au gestionnaire des livrables pour déterminer l'étape suivante.

• Le gestionnaire des livrables sera informé par e-mail qu'il est désormais l'utilisateur responsable en raison d'une réponse « Rejeter » ou « Réviser et renvoyer ». Lorsque la responsabilité est transférée au gestionnaire des soumissions, le responsable peut choisir les options suivantes :
  • Fermez le livrable et créez une révision si vous le souhaitez.
  • Renvoyez la responsabilité à l'étape précédente du flux de travail.
  • Reprenez le flux de travail.
    • Lorsqu'un flux de travail reprend, il reprend là où il s'était arrêté. Par exemple :
      • Si la réponse « Rejeter » ou « Réviser et renvoyer » a été saisie à une étape sans aucun autre approbateur, le flux de travail passe à l'étape suivante. S'il n'y a pas d'étape suivante, le flux de travail se termine.
      • Si la réponse « Rejeter » ou « Réviser et renvoyer » a été saisie à une étape avec d'autres approbateurs requis qui n'ont pas encore répondu, le flux de travail reprendra à la même étape afin que les autres approbateurs requis puissent répondre.

E-mails de soumission

Ces paramètres régissent les rôles de livrable qui seront copiés sur les notifications par e-mail résultant d’une action de livrable spécifique. Ces notifications peuvent être configurées selon les besoins pour modifier le nombre de notifications envoyées. Voir Qui reçoit un e-mail lorsqu’un livrable est créé ou mis à jour ?

Définir les rôles de souscripteur, d'approbateur et de réviseur

Ces rôles identifient les actions spécifiques requises de la personne assignée sur un élément de soumission. Les rôles et leurs actions spécifiques incluent :

• Soumissionnaire : en tant que première étape facultative mais recommandée du flux de travail, le rôle de soumissionnaire est responsable de la soumission de la documentation demandée. Plusieurs utilisateurs peuvent être ajoutés à l'outil « Soumetteur ». rôle, mais il ne peut y avoir qu'une seule étape de Soumissionnaire dans un flux de travail. 
• Approbateur : ces utilisateurs sont chargés de répondre à l'élément de soumission. Les options de réponse peuvent être configurées dans les configurations de l'outil Livrables du projet. Voir Gérer les réponses aux soumissions personnalisées.
• Réviseur : ce rôle est généralement utilisé pour fournir au rôle d'approbateur la flexibilité d'envoyer un élément pour révision à un autre utilisateur qui n'a pas encore été ajouté à la même étape du flux de travail. Un approbateur ne peut le faire que lorsque l'élément est dans sa responsabilité. Une fois que l'élément lui est transmis, le réviseur peut prendre des mesures de réponse similaires à celles d'un approbateur. La responsabilité revient à l'approbateur pour sa réponse finale. Voir Transférer une soumission pour révision.

Voir Livrables - Diagrammes de flux de travail pour un visuel de la façon dont ces rôles fonctionnent ensemble dans le cycle de vie d'un livrable.

Réponses à la soumission

Ces paramètres vous permettent de personnaliser les réponses pouvant être utilisées par les réviseurs et les approbateurs. Par exemple, vous pouvez ajouter « Révisé » comme réponse préférée de votre projet au lieu de « Approuvé ». Les administrateurs de soumissions peuvent créer jusqu'à 12 réponses personnalisées pour chaque réponse par défaut, à l'exception des réponses « En attente ». et "Soumis" qui autorisent chacun une réponse personnalisée. Les réponses personnalisées ne peuvent pas être supprimées si elles sont utilisées dans une soumission. Elles peuvent être modifiées, mais notez que la réponse modifiée remplacera la réponse précédente à tous les endroits où la réponse précédente a été utilisée. Voir Gérer les réponses aux soumissions personnalisées.

Modèles de flux de travail

Tout au long d'un projet, les équipes réutilisent constamment le même flux de travail dans plusieurs soumissions. Les équipes doivent pouvoir définir ces flux de travail en tant que modèles et les appliquer si nécessaire, plutôt que de devoir recréer manuellement le même flux de travail pour plusieurs soumissions. Si un ingénieur de projet doit créer le même flux de travail sur 10 éléments différents, cela représente beaucoup de temps supplémentaire passé à effectuer une action répétitive. Avec cette fonctionnalité, les modèles peuvent être créés et réutilisés si nécessaire. 

Prochaines étapes

Maintenant que les configurations de livrables de votre projet sont en place, vous pouvez commencer à créer des livrables. Les méthodes les plus rapides pour créer un registre de livrables sont d'utiliser le générateur de livrables de Procore ou les importations de livrables. Voir Bonnes pratiques : Générateur de livrables et Bonnes pratiques : Importations de livrables pour plus d'informations et des recommandations sur l'utilisation de ces méthodes.

Présentation

L'importation des soumissions est la méthode la plus efficace pour générer par lot un registre des soumissions avec des données détaillées pour les soumissions et les packages de votre projet. Ce guide vous montrera les meilleures pratiques pour vous aider à maximiser l'efficacité lors de l'utilisation des importations de soumissions. Êtes-vous prêt ?

Utiliser le modèle d'importation

Tout d’abord, téléchargez le modèle d’importation de soumissions directement à partir de l’application Procore Imports ou depuis notre site de support ici : Téléchargez le modèle d’importation de soumissions.

Prochaines étapes

Maintenant que votre registre de soumissions a été créé à partir de l'importation, nous vous recommandons d'utiliser la fonction Lots de soumissions de Procore pour lancer un flux de travail pour plusieurs éléments de soumission. Voir Bonnes pratiques : Lots de livrables - Création et révision.

Alternativement, la fonction d'actions en masse de Procore peut ajouter un flux de travail à plusieurs éléments de soumission à partir de la vue liste. Voir Bonnes pratiques : Configurations de projet de soumissions.

Introduction

Le générateur de soumissions de Procore est probablement l'une des méthodes les plus rapides pour créer un registre des soumissions si votre projet a un cahier des charges publié. Le générateur de livrables peut rechercher des livrables en fonction d'un formatage spécifique dans un cahier des charges et créer un registre des livrables de base. Ce guide vous montrera les meilleures pratiques pour vous aider à maximiser l'efficacité lors de l'utilisation du générateur de livrables. Êtes-vous prêt ?

Pourquoi utiliser le Générateur de soumissions ?

La génération d'un registre des soumissions au début d'un projet permet d'éviter que les soumissions critiques ne soient oubliées. Ce qui prendrait des semaines à quelqu'un à faire manuellement peut être effectué avec beaucoup moins de temps et d'efforts à l'aide du Générateur de soumissions.

Formatage du cahier des charges idéal pour le générateur de soumissions

Le générateur de soumissions recherche des composants spécifiques lorsqu'il traite un cahier des charges. Si ces composants sont manquants, peu ou pas d'éléments de soumission seront détectés. Veuillez consulter les informations ci-dessous et votre cahier des charges pour vous assurer que ces règles sont respectées :

1. La technologie OCR dépend fortement de la qualité du document PDF . Pour cette raison, nous vous recommandons vivement d'utiliser des PDF vectoriels dans la mesure du possible. Voir Quelle est la différence entre le contenu raster et vectoriel dans les PDF ? pour plus d'informations.
2. Le Générateur de soumissions recherche uniquement les informations de soumission dans les en-têtes de section contenant le word anglais « soumissions ». dedans.
3. Dans les rubriques « Soumissions » sous-sections, les éléments doivent être mis en retrait pour être capturés correctement en tant qu'éléments de soumission individuels.
4. Sur le nom de chaque élément, l'outil de création de soumissions recherche toutes les correspondances exactes avec les types de soumissions de votre entreprise (par défaut ou personnalisé) avant deux-points (:). Si aucune correspondance exacte n'est détectée, le type de soumission est sélectionné comme « Autre ». par défaut.

Création d'un élément de soumission à partir du générateur de soumissions

Avant de confirmer les soumissions dans le processus de révision du générateur de soumissions, vous devez savoir comment vous souhaitez que les soumissions de votre projet soient organisées dans Procore. Pour mieux comprendre l'organisation des soumissions dans Procore, veuillez consulter Bonnes pratiques : Lots de soumissions - Introduction.

Le Générateur de soumissions crée des éléments de soumission avec les champs confirmés par l'utilisateur suivants renseignés :

• Titre
  • Remarque : étant donné que le titre contient généralement du texte lié au type de soumission, vérifiez que le champ « Type de soumission » est exact avant de configurer et d'appliquer le titre. L'application du titre configuré mettra automatiquement à jour tous les titres existants sur les soumissions en attente de confirmation. La modification manuelle du « Type » d'une soumission après la configuration des titres ne met pas automatiquement à jour le « Titre » de la soumission.
• Type
• Description
• Gestionnaire des livrables

Le Générateur de soumissions crée des éléments de soumission avec les champs suivants préremplis par le système :

• Numéro de section du cahier des charges & Descriptif
• Statut (toutes les soumissions créées auront le statut Ébauche.)
• Numéro du livrable
  • Remarque :
    • Si le projet comporte la mention « Numéroter les soumissions par section du cahier des charges » paramètre activé, les soumissions sont numérotées en conséquence dans leur section du cahier des charges. Par exemple : 
      • 06 25 09 - 001
      • 06 25 09 - 002
      • 06 25 09 - 003
    • Si le projet comporte la mention « Numéroter les soumissions par section du cahier des charges » paramètre désactivé, la liste complète des soumissions révisées est numérotée de manière séquentielle, quel que soit le numéro de section du cahier des charges.

Prochaines étapes

Maintenant que votre registre des soumissions a été créé avec les champs mentionnés ci-dessus, de nombreux autres champs doivent être mis à jour pour un contexte supplémentaire. Pour ajouter ces informations restantes sur vos soumissions, nous vous recommandons d'utiliser la fonction d' actions par lot par lot de Procore pour modifier plusieurs éléments de soumission dans les packages. Voir Modifier par lot des soumissions dans un lot. La fonction d' actions par lot par lot de Procore peut également être utilisée pour modifier plusieurs éléments de soumission en dehors des packages. Voir Utiliser les actions par lot > Modifier dans l'outil Soumissions.

Voir aussi

Bonnes pratiques : Lots de soumissions - Création et révision

Introduction

Comprendre comment vous souhaitez organiser vos soumissions dans votre projet avant de commencer à les créer et à les envoyer entraînera beaucoup moins de problèmes par la suite. Réfléchissez non seulement à ce qui fonctionne le mieux pour vos équipes de conception, mais assurez-vous également de prendre en compte vos équipes de chantier. Souvent, les équipes de terrain ne sont pas suffisamment prises en compte à ce stade, ce qui peut les amener à avoir du mal à trouver des documents approuvés par la suite. De plus, il est beaucoup plus difficile de modifier les plans d'organisation des soumissions une fois que certaines soumissions ont déjà été envoyées pour approbation en raison d'une numérotation des soumissions potentiellement incompatible entre vous et vos équipes de conception.

Problèmes liés à l'empaquetage et aux approbations de documents

Une soumission est généralement considérée comme tout document soumis par l'entrepreneur à l'équipe de conception dans le but de recevoir l'approbation pour une utilisation sur un projet (équipement, matériaux, etc.). Historiquement, la plupart des professionnels de la construction considéraient un dossier de soumission comme un PDF unique comprenant une page de garde et tous les éléments de la soumission. Lorsqu'un package comme celui-ci est envoyé à l'équipe de conception, celle-ci peut fournir des commentaires sur les éléments individuels, mais fournit généralement une seule réponse telle que « Approuvé ». ou « Réviser et renvoyer » pour l'ensemble du package.  Lorsque les approbations concernent un lot entier, cela peut créer des difficultés en fonction du processus de révision des soumissions de votre entreprise.

Lots de soumissions dans Procore

Dans Procore, les éléments individuels d'un dossier de livrables ont leurs propres flux de travail et approbations, au lieu du lot dans son ensemble. Dans Procore, les éléments individuels sont plus comparables aux packages connus décrits ci-dessus et les packages de soumissions sont plus similaires à un regroupement flexible d' éléments liés.

La principale différence avec l'utilisation des packages de soumissions dans Procore réside dans la façon dont les resoumissions sont gérées. Dans Procore, lors de la resoumission d'un lot, seuls les éléments rejetés sont resoumis, mais tous les éléments restent dans le même lot, éliminant ainsi le besoin de rechercher dans plusieurs versions de document. Procore affiche les versions les plus récentes des éléments de soumission dans les packages.

Si cela vous semble un peu inhabituel, les révisions peuvent également être déplacées vers un autre package (agissant comme une révision de package) si l'équipe de conception préfère les séparer des soumissions précédentes (exemple ci-dessous). Cependant, gardez à l'esprit que nous ne recommandons pas cette option, car elle peut être inefficace pour le personnel de chantier qui aurait besoin de parcourir plusieurs packages pour trouver les approbations d'éléments. 

Le concept de dossier de livrables unique de Procore résout bon nombre des difficultés de gestion des documents rencontrées par les équipes de projet, en particulier le personnel de chantier.

• Étant donné qu'il est recommandé de répertorier les éléments individuellement, la probabilité qu'une soumission critique soit ignorée est considérablement réduite.
• L'organisation des éléments individuels permet d'accélérer des soumissions spécifiques à tout moment, tout en restant connectées sous le lot associé.
• Les éléments individuels peuvent être révisés autant de fois que nécessaire, mais seule la version la plus récente est affichée à tout moment. Ceci réduit le risque que les équipes de projet fassent référence à une version précédente.
• Lorsque les éléments sont répertoriés individuellement, le personnel de chantier passe moins de temps à rechercher dans des packages distincts et des PDF volumineux contenant plusieurs éléments.

Suivant dans cette série

Bonnes pratiques : Lots de soumissions – Détail des soumissions

Voir aussi

• Bonnes pratiques : Lots de soumissions - Création et révision
• Meilleures pratiques : Lots de soumissions - Distribution et révision
• Bonnes pratiques : paramètres de soumission au niveau entreprise

Introduction

Une fois que vous avez déterminé comment vous organiserez vos lots de soumissions, l'étape suivante consiste à décider comment détailler les éléments de la soumission dans chaque lot (généralement appelé registre des soumissions). Il n'y a pas de bonne ou de mauvaise façon de configurer votre registre des soumissions, mais il y a certainement des avantages et des inconvénients pour chaque option.

Un registre des soumissions commence traditionnellement par le cahier des charges, alors commençons par là. Voici une sous-section type du cahier des charges pour les soumissions de luminaires :

Nous vous recommandons de commencer à créer votre registre des soumissions en créant un poste individuel pour chacun des éléments identifiés comme des exigences dans le cahier des charges. Dans notre exemple de section du cahier des charges ci-dessus, ces éléments sont les suivants : données du produit, plans d'atelier, données de Qualification , certificats de produit, rapports de contrôle Qualité sur le chantier, O&M et Garantie.

Options de détail

Suivant dans cette série

Bonnes pratiques : Lots de soumissions - Création et révision

Voir aussi

• Meilleures pratiques : Lots de soumissions - Introduction
• Meilleures pratiques : Lots de soumissions - Distribution et révision
• Bonnes pratiques : paramètres de soumission au niveau entreprise

Introduction

Dans cet article, vous trouverez la séquence d'événements recommandée pour maximiser l'utilisation des packages de soumissions.

Étape 1 : créer des lots de soumissions et des éléments

Étape 2 : (Facultatif) Gérer la numérotation des éléments de soumission dans un lot

Nous vous recommandons d'utiliser 0 comme espace réservé temporaire pour les numéros de vos soumissions lorsque vous les créez, car il peut être difficile de savoir dans quel ordre vous les recevrez et les enverrez. Lorsque vous recevez les éléments de la soumission, mais avant de les envoyer pour révision, cliquez sur le bouton « Modifier ». bouton sur l'emballage. Dans ce mode d'édition, vous pouvez modifier en ligne les numéros de soumission. Une fois les numéros de soumission définis, passez à l'étape suivante pour modifier le lot par lot et envoyer les éléments pour révision. 

Étape 3 : Modifier par lot des éléments de soumission dans un lot

Lorsqu'un registre de soumissions est créé tôt (avant le rachat, par exemple), les détails connus dans les éléments de soumission sont généralement limités. Via l'outil « Modification par lot » bouton dans un dossier de livrables, vous pouvez ajouter rapidement les données manquantes à plusieurs éléments de soumission dans un lot à mesure que les informations sont connues. Vous pouvez également appliquer un flux de travail à partir du même écran. Sans utiliser de packages, il s'agirait de deux étapes distinctes pour chaque groupe de soumissions si vous faisiez la même chose via l'option de modification par lot de la vue de liste.

Étape 4 : lancer des flux de travail et résumer les notifications par e-mail

Une fois que les flux de travail ont été ajoutés aux éléments du dossier de livrables, vous êtes maintenant prêt à envoyer le message « Action requise ». e-mails à la première personne du flux de travail. Contrairement à la création de soumissions individuellement où plusieurs e-mails de notification sont envoyés une fois que vous cliquez sur « Créer et envoyer un e-mail », les packages adoptent une approche différente qui entraîne l'envoi d'un seul e-mail à chaque utilisateur.

Une fois qu'un flux de travail a été ajouté à au moins une soumission dans un lot, une nouvelle bannière d'alerte apparaît sur la page d'affichage du lot. Cette bannière permet à un utilisateur Admin d'initier une seule action « Action requise ». e-mail à la première personne du flux de travail. La réduction du nombre d'e-mails de soumission est un avantage majeur pour l'utilisation de la fonctionnalité de package.

Nous vous recommandons d'envoyer des e-mails pour tous les éléments de soumission d'un lot en même temps. Vous pouvez ajouter de nouveaux éléments à un lot à tout moment, mais en cliquant sur « Envoyer maintenant » dans la bannière d'alerte du colis renverra également tout e-mail précédemment envoyé, ce qui pourrait semer la confusion chez vos soumissionnaires/approbateurs.

Étape 5 : Rôle de l'expéditeur – Révision du package et réponse

Une fois que vous avez cliqué sur le bouton "Envoyer maintenant" , le bouton « Action requise » L'e-mail affiche au destinataire toutes les soumissions qui nécessitent désormais une réponse (4 éléments dans cet exemple). Ils peuvent cliquer sur le bouton « Réviser dans Procore » lien pour accéder directement à la page de Procore où ils peuvent soumettre la réponse et les documents demandés.

Dans l'exemple de page de révision ci-dessous, vous pouvez voir que l'entrepreneur de porte est répertorié comme étant la « balle devant le tribunal » pour les quatre éléments. Cette vue est l'endroit où les utilisateurs peuvent voir et répondre à tous leurs éléments à partir d'une seule page et constitue un autre avantage majeur de l'utilisation de packages. Cliquer sur « Réviser » pour chaque élément affiche sa date d'échéance et comprend les champs permettant aux utilisateurs de saisir leur réponse, leurs commentaires et leurs pièces jointes.

Étant donné que les flux de travail existent pour les éléments de soumission individuels, les dates d'échéance n'ont pas besoin d'être les mêmes pour chaque soumission d'un lot. Dans l'exemple ci-dessus, nous avons inclus un élément de soumission pour une Garantie de clôture qui n'est pas due avant plusieurs mois. Si le sous-traitant n'est pas prêt à soumettre cet élément maintenant, il peut soumettre les trois autres éléments sans être retardé par cet élément de clôture. L'entrepreneur en portes restera répertorié comme la « balle en jeu » pour la garantie jusqu'à ce qu'elle soit soumise. Des notifications par e-mail en retard seront également envoyées à l'entrepreneur de porte s'il ne les soumet pas dans les délais. C'est un excellent moyen de rester sur la bonne voie pour les livrables de clôture. Si les équipes de conception de votre projet préfèrent recevoir le message « Terminé ». packages, vous pouvez facilement déplacer tout élément de clôture vers un package distinct. 

Étape 6 : Rôle de l'approbateur – Révision du package et réponse

Le processus de l'approbateur est similaire au processus du soumissionnaire décrit ci-dessus. L'approbateur reçoit une seule action « Action requise ». par e-mail avec les trois éléments de ce lot qu'ils doivent réviser. Suite à la « Révision dans Procore » dans l'e-mail, l'écran de révision est presque identique au rôle de Soumissionnaire. Les seules différences sont les sélections disponibles sous l'onglet « Réponse ». et la liste déroulante « Réponse précédente » rubrique.

Encore une fois, étant donné que les flux de travail existent sur les éléments de soumission individuels, ils peuvent chacun être transférés à un autre utilisateur ou approuvés séparément. Quelle que soit la façon dont les éléments de la soumission se déroulent, chaque utilisateur reste répertorié comme « responsable » jusqu'à ce qu'il post sa réponse.

Suivant dans cette série

Meilleures pratiques : Lots de soumissions - Distribution et révision

Voir aussi

• Meilleures pratiques : Lots de soumissions - Introduction
• Bonnes pratiques : Lots de soumissions – Détail des soumissions

Introduction

Dans ce dernier article sur le dossier de livrables, nous aborderons la fermeture d'une soumission, sa restitution au créateur, la création de révisions et d'autres informations utiles.

Répartition des packages

Une fois les flux de travail de soumission terminés, le gestionnaire des soumissions renvoie généralement les éléments individuels à l'entrepreneur responsable/soumissionnaire. Étant donné que chaque élément de soumission a son propre flux de travail et ses propres approbations, tous les éléments de soumission sont distribués via des e-mails distincts, comme décrit dans Distribuer une soumission.

Révision de package

Comme pour la distribution, il n'y a pas de révisions au niveau package puisque les éléments de soumission sont approuvés individuellement via des flux de travail distincts. En renvoyant à Meilleures pratiques : Lots de soumissions – Introduction, ceci évite d'avoir à choisir entre les deux options identifiées dans le lot « Industrie ». Seuls les éléments qui doivent être soumis à nouveau sont traités, ce qui accélère le temps global d'approbation. Les révisions des éléments d'un lot peuvent être gérées de plusieurs manières, mais voici les deux plus courantes :

Conclusion

Nous espérons que ces articles ont clarifié l'objectif et les avantages de la fonctionnalité de dossier de livrables de Procore. Bien que nous réalisions que cette fonctionnalité n'est peut-être pas la meilleure solution pour chaque projet ou équipe, veuillez tenir compte de ces dernières réflexions lorsque vous réfléchissez à la façon d'organiser les soumissions pour votre prochain projet.

1. Les packages de soumissions peuvent être utilisés simplement comme un outil d'organisation sans envoyer de notifications de flux de travail à partir des packages. Considérez-le comme un autre moyen d'afficher et de regrouper les éléments de la soumission.
2. Si vous ne savez toujours pas comment utiliser les packages de soumissions, nous vous encourageons à les essayer en utilisant des détails généraux. Cette option peut sembler plus proche de la façon dont vous iv traité les éléments auparavant. Si vous décidez que ce n'est pas pour vous, vous n'aurez pas une tonne d'éléments de soumission à gérer.
3. Bien que l'utilisation de packages de soumissions puisse ne pas être le bon choix pour votre projet actuellement, la fonctionnalité continuera d'évoluer au fil du temps et peut mieux fonctionner pour vous plus tard ou sur un autre projet. Pour rester informé des nouvelles versions, nous vous encourageons à vous inscrire à notre webinairesur les nouvelles versions.

Voir aussi

• Meilleures pratiques : Lots de soumissions - Introduction
• Bonnes pratiques : Lots de soumissions – Détail des soumissions
• Bonnes pratiques : Lots de soumissions - Création et révision

Présentation

La section Flux de travail active les composants de notification et de suivi des communications de l'outil Livrables. Les flux de travail offrent l'avantage d'une progression automatisée des flux de travail et de notifications d'action/en retard. Cet article traite des meilleures pratiques pour la modification des flux de travail de soumission. Êtes-vous prêt ?

Actions en masse > Appliquer le flux de travail

Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs Admin de sélectionner plusieurs éléments de soumission par lot et d'appliquer un nouveau flux de travail ou un modèle de flux de travail précréé. Pour appliquer un flux de travail par lot, tous les éléments de la soumission doivent avoir le statut Ébauche ET n'avoir aucun flux de travail précédemment appliqué. Les deux options d'ajout par lot de flux de travail aux soumissions sont décrites ci-dessous.

Remplacer un utilisateur par lot

Les personnes entrent et sortent régulièrement des projets, il doit donc y avoir un moyen de remplacer facilement un utilisateur de flux de travail par un autre utilisateur. Si vous devez remplacer un approbateur, un soumissionnaire ou un réviseur sur un grand nombre de soumissions, un utilisateur disposant d'autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Soumissions du projet peut le faire dans les paramètres de configuration de l'outil Soumissions. Voir Configurer les paramètres : outil Livrables.

Rejeter le flux de travail & Récupérer la responsabilité d'une étape précédente

Dans de nombreux scénarios, un administrateur peut avoir besoin de rétablir la responsabilité d'une soumission à une étape précédente du flux de travail. Voici quelques exemples de scénarios :

• Un utilisateur de flux de travail oublie de charger une pièce jointe ou charge la pièce jointe incorrecte dans sa réponse.
• Un utilisateur du flux de travail a fourni une réponse incorrecte.
• La soumission a été acheminée vers des approbateurs incorrects.

À tout moment, un gestionnaire des livrables peut revenir sur la responsabilité d'une étape précédente. Pour une expérience plus automatisée basée sur des réponses spécifiques, nous vous recommandons d'activer le paramètre « Rejeter le flux de travail ». Voir Configurer les paramètres : activer les flux de travail de rejet.

Révision de soumissions

La fonctionnalité « Créer une révision » crée une copie des détails de l'élément d'origine (sous un numéro de révision), à l'exclusion de toutes les données précédemment saisies dans le flux de travail. Les étapes du flux de travail seront copiées, mais la commande reprendra à partir de la première étape, vous pouvez donc demander une nouvelle soumission à partir du rôle de Soumissionnaire. Cette fonctionnalité garantit que toutes les données historiques sont conservées dans l'élément de soumission d'origine tout en permettant d'ajouter de nouvelles données à la révision.