Créer une feuille horaire

Objectif

Créer une nouvelle feuille horaire quotidienne avec des entrées de pointage à l'aide de l'outil Feuilles horaires du projet.

Contexte

Dans Procore , les pointages et les entrées de pointage sont utilisés pour enregistrer le nombre d'heures que les employés et les travailleurs passent à travailler sur un projet de construction. Chaque jour, vous créerez une nouvelle feuille horaire quotidienne. Une feuille horaire journalière contient les entrées de pointage individuelles soumises par vos employés et travailleurs pour une date spécifique. Par défaut, les entrées de pointage de Procore suivent le code de coût du travail, le lieu de travail, le nombre d'heures travaillées, le type d'horaires (par exemple, heures normales ou supplémentaires) et indiquent si les heures de l'entrée sont facturables ou non. Un administrateur d'outils a également la possibilité de configurer les feuilles horaires de votre projet pour capturer les données de chronométrage telles que les classifications et les sous-projets.

Éléments à prendre en compte

Autorisations utilisateur requises
Votre feuille horaire quotidienne doit inclure au moins une (1) entrée de pointage pour tout travailleur ou employé pour lequel vous souhaitez enregistrer le temps à une date donnée.
Chaque employé ou travailleur peut avoir plusieurs entrées de pointage sur une feuille horaire quotidienne.
Les entrées de pointage de zéro (0) heure sont prises en charge. Cela offre à votre équipe la flexibilité dont elle a besoin pour saisir des congés et des indemnités journalières.
Vous pouvez créer des rapports personnalisés au niveau projet et entreprise et utiliser l’outil Feuilles horaires pour les données source. Voir Créer un rapport de projet personnalisé.
Les utilisateurs doivent être ajoutés au projet dans Procore pour que leurs heures d’affectation de planification des ressources soient automatiquement renseignées dans les feuilles horaires. Voir Ajouter un utilisateur existant aux projets du compte Procore de votre entreprise
Les utilisateurs sous le sous-en-tête « Affecté au projet » ont des affectations correspondantes dans l’outil Planification des ressources. Leurs heures de début et de fin sont automatiquement renseignées en fonction de leur affectation dans la planification des ressources.
- Les utilisateurs doivent être ajoutés au projet dans Procore pour être renseignés dans Feuilles horaires.
Pour être ajoutés à une feuille horaire, les utilisateurs doivent disposer des paramètres suivants :
- La personne doit avoir été ajoutée à un annuaire et une coche doit apparaître dans la case « Est un employé de <Your Company> » sur son profil. Pour plus d’informations sur la vérification de ce paramètre dans le profil d’un utilisateur, voir Modifier un compte utilisateur dans l’annuaire du projet.
- Les employés qui ne sont entrés que dans l’annuaire de l’entreprise peuvent être sélectionnés si le paramètre « Les employés de l’entreprise peuvent-ils être suivis sur tous les projets ? » est activé. Voir Configurer les paramètres avancés : feuilles horaires au niveau entreprise.
- Lorsque l'option « Les employés peuvent être suivis sur tous les projets » est activée, vous devez disposer d'autorisations « Lecture seule » ou supérieures dans l'outil Annuaire de l'entreprise pour afficher tous les employés et travailleurs.
Entrées de pointage « approuvées » :
- Ne peut pas être modifié dans l'outil Feuilles horaires du projet.
- Ne peut uniquement être marqué comme "Terminé" dans l'outil Feuilles horaires au niveau entreprise. Une fois qu'une entrée de pointage a été marquée comme "Terminée", les modifications ne sont pas autorisées au niveau projet ou entreprise. Voir Modifier une saisie des heures dans l'outil Feuilles horaires au niveau entreprise et Modifier les feuilles horaires de votre entreprise par lot.

Conditions préalables

Configurer les paramètres avancés : Feuilles horaires au niveau projet
Pour créer une feuille horaire pour l’équipement, vous devez configurer les paramètres suivants :
- Activer les codes de tâche
- Ajoutez le type de coût par défaut « Équipement » pour les entrées de pointage dans l’outil Feuilles horaires de l’entreprise. Voir Configurer les paramètres avancés : feuilles horaires au niveau entreprise.
Pour sélectionner une équipe, celle-ci doit d’abord être créée dans l’outil Équipes. Voir Créer une équipe.

Vidéo

Procédure

Accédez à l'outil Feuilles horaires du projet.
Sélectionnez la date pour laquelle vous souhaitez créer une feuille horaire. Vous pouvez utiliser les flèches pour naviguer au jour le jour ou sélectionner à l'aide du contrôle de calendrier déroulant .
Cliquez sur Créer et sélectionnez Nouvelle feuille horaire journalière dans la liste déroulante.
Conseil

Vous pouvez également utiliser ces options pour créer une nouvelle feuille horaire quotidienne :
- Pour créer une nouvelle feuille horaire à partir d'une feuille horaire quotidienne précédente, consultez Copier une feuille horaire précédente.
- Pour créer une nouvelle feuille horaire quotidienne et mettre à jour ses entrées de pointage par lot, consultez Saisir par lot une entrée de pointage.
Cliquez sur Tous les employés, l’équipement ou sélectionnez une équipe.
Cochez la ou les cases des personnes ou de l’équipement pour lesquels vous souhaitez créer une feuille horaire.
Cliquez sur Ajouter.
Sélectionnez la date.
Facultatif : cliquez sur le bouton Ajouter des employés pour ajouter des employés supplémentaires.
Saisissez les informations de saisie des heures pour chaque feuille horaire.
Note: Pour appliquer les mêmes informations de saisie des heures à plusieurs feuilles horaires : Saisissez par lot des entrées de pointage.
- Classification : sélectionnez une classification dans la liste déroulante. Pour savoir quels outils Procore interagissent avec les classifications, consultez Quels outils Procore prennent en charge les « Classifications ».
- Sous-projet : Sélectionnez dans la liste déroulante. Les sélections sont ajoutées par un outil administrateur. Voir Ajouter des éléments de segment sous-projet à un projet Procore.
- Code de coût : saisissez ou sélectionnez dans le menu déroulant le ou les codes de coût associés à l'entrée de pointage.
  Conseil
  
  Les sélections disponibles dans la liste déroulante "Codes de coûts" dépendent de la façon dont le paramètre "Limitation des codes de coûts par types de coûts" est configuré dans l'outil Feuilles horaires au niveau entreprise. Voir Configurer les paramètres avancés : Feuilles horaires au niveau entreprise. De plus, une (1) des conditions suivantes doit être remplie dans le projet :
  - La combinaison code de coût/type de coût doit être incluse dans un poste budgétaire dans le projet Procore. Voir Ajouter un poste budgétaire.
    OU
  - La combinaison code de coût/type de coût doit avoir été importée dans le budget à l'aide de la page « Budget basé sur la quantité unitaire » de l'outil Admin de l'entreprise. Voir Importer un budget basé sur la quantité unitaire.
  - Lieu : sélectionnez un lieu dans la liste déroulante. Ceci doit correspondre à l'endroit où l'utilisateur a effectué le travail. Si vous disposez des autorisations appropriées pour ajouter un lieu, consultez Comment ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un élément ?
  - Saisie de l'heure. Saisissez les heures travaillées.
    Remarque : le format de saisie des heures est configuré dans Paramètres avancés : Feuilles horaires au niveau projet.
  - Règles de type de temps bêta. Cochez la case pour appliquer les règles relatives aux heures supplémentaires. Voir Configurer les règles d’heures supplémentaires pour les feuilles horaires.
  - Type d'horaires : sélectionnez le type de paie à saisir dans le menu déroulant. Choisissez parmi les options suivantes :
    - Heures normales
    - Temps double
    - Exempt
    - Congé
    - Heures supplémentaires
    - Congé payé
    - Salaire
    - Vacances
      Remarque : les types d'horaires peuvent être créés dans l'outil Pointage au niveau entreprise (voir Ajouter un type d'horaires personnalisé) ou dans l'outil Feuilles horaires au niveau entreprise (voir "Gérer les types d'horaires" dans Configurer les paramètres avancés : Feuilles horaires au niveau entreprise).
  - Facturable : choisissez Oui ou Non dans la liste déroulante pour indiquer si les heures sont facturables au projet.
  - Ajouter une description : Cliquez pour saisir des commentaires supplémentaires sur l'entrée de pointage.
  - Ajouter un poste : cliquez sur cette option pour créer des postes supplémentaires sur une entrée de pointage.
    Remarque : si vous utilisez la méthode « Saisie des heures » de début et d'arrêt, l'heure de début de la nouvelle ligne tiendra compte de l'heure déjà saisie et l'heure d'arrêt de la nouvelle ligne reflétera l'heure d'arrêt par défaut dans vos paramètres. Toute heure saisie après l'heure d'arrêt par défaut sera ajoutée par incréments d'une heure.
  - Cliquez sur Diviser pour réallouer une seule entrée de pointage en plusieurs entrées de pointage. Voir Réallouer du temps aux nouvelles feuilles de pointage dans l'outil Feuilles horaires de l'entreprise .
Passez en revue le résumé des heures de la feuille horaire, ainsi que les heures quotidiennes et hebdomadaires pour tous les projets.
Cliquez sur Soumettre ou Soumettre et ajouter des quantités pour ajouter les quantités à votre feuille horaire.
Remarque : vous ne pouvez ajouter des quantités que si les quantités ont été chargées dans votre projet. Voir Ajouter des quantités à une feuille horaire.