Quelle est la différence entre les pièces jointes de Gestion de documents et les pièces jointes provenant d’autres outils ?

Gestion des documents : les pièces jointes sont des liens de référence

Les pièces jointes de Gestion de documents sont des références au document source dans l’outil Gestion de documents et ne sont pas des copies ponctuelles du document source. Cela garantit que les utilisateurs de la « pièce jointe » voient les informations les plus récentes et les plus complètes relatives à ce document, y compris les attributs, les annotations, les flux de travail, l’historique des modifications, l’historique des accès et les références à d’autres éléments Procore auxquels le document est également joint. Les références garantissent également que les utilisateurs téléchargent le document source à partir de l’outil Gestion de documents.

Attachement de liens de référence

Lorsque vous choisissez le document à joindre à partir de l’outil de gestion de documents, vous verrez un tableau de fichiers et de leurs attributs, similaire à celui de l’outil de gestion de documents. Lors de la recherche et de la sélection de ces fichiers, vous disposez des fonctionnalités et restrictions suivantes : 

• Filtrez par mot-clé ou par attributs, triez et réorganisez le tableau des documents pour trouver ce que vous cherchez. 
• Basculez entre l’affichage des dernières révisions ou de toutes les révisions des documents si vous souhaitez joindre une révision précédente. En savoir plus sur le bouton bascule de révision.
• Sélectionnez des documents sur plusieurs pages du tableau.
  • Le nombre total de fichiers sélectionnés s’affiche en bas de la fenêtre, et tout comme les autres outils le permettent, vous pouvez sélectionner des fichiers à partir de plusieurs outils en même temps.  
• Joignez uniquement des versions spécifiques des documents auxquels vous avez accès dans l’outil Gestion de documents.
• Après avoir cliqué sur « Joindre » ou « Annuler », vos sélections ne persistent pas si vous ouvrez à nouveau la fenêtre « Joindre des fichiers ».

Autorisations relatives aux pièces jointes

Les pièces jointes de Gestion de documents respectent les autorisations configurées dans l’outil Gestion de documents. Un utilisateur qui n’est pas autorisé à accéder à une pièce jointe voit une icône de cadenas et ne peut ni afficher ni télécharger le document. Les administrateurs de Gestion de documents peuvent ajouter un utilisateur à un groupe d’autorisations dans l’outil Gestion de documents afin que l’utilisateur puisse afficher et télécharger le document. Voir Afficher et gérer les autorisations de documents pour plus d’informations.

L’accès aux pièces jointes nécessite une authentification et une autorisation

Lorsque des liens de référence vers des fichiers de gestion de documents sont inclus dans des e-mails et des exportations PDF, les destinataires de ces e-mails et exportations PDF doivent se connecter à Procore et avoir l’autorisation d’accéder au document dans l’outil de gestion de documents afin d’afficher ou de télécharger le document.

Téléchargement groupé de pièces jointes

Lorsque vous cliquez sur le bouton « Télécharger tout » pour les pièces jointes de Gestion des documents, le(s) fichier(s) zip(s) sont téléchargé(s) sur votre appareil. Selon l’outil d’où proviennent les pièces jointes, l’un des scénarios suivants se produit :

• 1 fichier zip si seuls les fichiers de Gestion de documents sont joints.
• 1 fichier zip si aucun fichier de gestion de documents n’est joint.
• 2 fichiers zip si des fichiers de Gestion de documents et des fichiers provenant d’autres outils sont joints. Ces fichiers zip ont (1 sur 2) et (2 sur 2) ajoutés au nom du fichier zip.

Voir aussi

• Quels outils peuvent joindre des fichiers de gestion de documents ?
• À propos de l’outil Gestion de documents
• Modifier une DDR