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Procore

Rechercher et filtrer des documents dans l'outil Gestion de documents

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  2. Enregistrer en tant que PDF

Objectif

Rechercher et filtrer des documents dans l'outil Gestion des documents.

Contexte 

L'une des fonctionnalités les plus utiles de l'outil Gestion de documents est son organisation efficace des documents à l'aide des vues enregistrées. Le filtrage dynamique et dépendant du contexte d'une vue enregistrée permet de localiser facilement la révision correcte d'un document. Les utilisateurs peuvent décider s'ils souhaitent rechercher un document dans une vue enregistrée ou parmi tous les documents chargés dans le projet. Cet article vous guide tout au long du processus. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
  • Information supplémentaire :
    • Si un document chargé n'a pas encore été soumis, il ne peut être trouvé que dans l' tab« Chargements » . De même, les documents qui ont été révisés et soumis ne peuvent être trouvés que dans l' tab« Tous les documents » .

Procédure

  1. Accédez à l'outil Gestion des documents du projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Documents ou Chargements .
  3. Cliquez sur une vue enregistrée dans le panneau « Vues enregistrées ». 
    Remarque : si vous ne savez pas dans quelle vue enregistrée il est préférable de lancer la recherche, sélectionnez la vue Tous les documents tout en bas du panneau « Vues enregistrées ». 
  4. Voir les étapes pour les options suivantes :

Rechercher des documents

  1. Saisissez un terme de recherche dans la barre de recherche.
    Les résultats correspondants se remplissent automatiquement.
  2. Si vous souhaitez effacer la recherche, cliquez sur le x dans la barre de recherche.
    dm-search-bar.png
 Conseil

En plus de la fonctionnalité de recherche dans l'outil Gestion des documents, vous pouvez utiliser Recherche Procore (la barre de recherche dans l'en-tête Procore) pour rechercher des documents dans l'outil Gestion des documents. Voir Rechercher des éléments dans un projet à l'aide de la rechercheProcore . Les informations suivantes peuvent être recherchées : Nom, Descriptionet Fichier.

En outre, vous pouvez rechercher de manière contextuelle le texte qui apparaît dans les fichiers PDF vectoriels.

Filtrer des documents

  1. En haut du tableau, cliquez sur Filtres icon-filter2.png.  Ce bouton s'appelle Plus de filtres  icon-filter2.png si vous avez déjà appliqué des filtres ou si vous consultez une « vue enregistrée ».  
  2. Sélectionnez un ou plusieurs filtres pour affiner automatiquement les résultats de la recherche. 
    Conseil : certains types de filtre ont l'option « Moi ». Choisir « Moi » limite les résultats aux documents qui vous sont assignés, créés par vous, mis à jour par vous, etc.
  3. Options supplémentaires : 
    • Cliquez sur la x d'un filtre pour le supprimer.
    • Cliquez sur Effacer tous les filtres pour supprimer tous les filtres.dm-filter-panel.png
 Conseil

Basculer entre l'affichage de la dernière révision de chaque document et l'affichage de toutes les révisions à l'aide des boutons en haut à droite est un autre moyen de filtrer les résultats de votre recherche. Le tableau principal sera mis à jour en fonction de votre choix.

Si vous avez choisi « Toutes les révisions », la colonne Révision affiche l'identifiant de révision pour chacune des révisions du document. Vous devrez peut-être trier à nouveau le tableau en cliquant sur l'en-tête de la colonne « Nom » si vous souhaitez que les révisions d'un document soient regroupées dans la liste.

2024-07-10_All Revisions button.png

Trier les documents

Déterminez l’ordre des résultats de votre recherche en cliquant sur une ou plusieurs colonnes pour trier la liste en fonction de ces attributs. 

  1. Dans le tableau, cliquez sur le nom de la colonne (en-tête de colonne) selon laquelle vous souhaitez trier les documents. 
    Les résultats sont immédiatement réorganisés. En cliquant à nouveau, vous basculez entre l’ordre croissant et l’ordre décroissant, comme l’indique la flèche. 
    Note: Vous pouvez également cliquer sur l’icône Paramètres icon-ellipsis-vertical.pngde la colonne et sélectionner Trier par cette colonne. dm-sort.png
  2. Tri multiple : si vous souhaitez que deux champs ou plus déterminent l’ordre de la liste, procédez comme suit. Par exemple, vous pouvez classer la liste principalement par « Type », mais aussi par « Nom », de sorte que dans chaque section d’un type de fichier particulier, les résultats soient classés par ordre alphabétique par nom de fichier. 
    1. Cliquez sur l’en-tête de colonne de votre choix comme critère de tri principal. 
    2. Tout en maintenant la touche MAJ de votre clavier enfoncée, cliquez sur l’en-tête de colonne d’une autre colonne de votre choix comme critère de tri secondaire. Répétez l’opération pour ajouter des attributs supplémentaires.
      Lorsque cela est fait correctement, votre premier choix affiche un 1 dans l’en-tête de colonne, votre deuxième choix affiche un 2, etc., et les résultats des fichiers sont classés en fonction de vos préférences. 
    3. Si vous cliquez sur les colonnes déjà choisies tout en maintenant la touche Maj enfoncée, la priorité change et les résultats sont réorganisés. Votre attribut de première priorité change pour devenir votre deuxième priorité, par exemple. 
 Conseil
Pour configurer des préférences de colonne supplémentaires telles que les colonnes visibles, épinglées et leur ordre, voir Configurer votre affichage dans l'outil Gestion de documents. Vous pouvez également enregistrer vos préférences de colonne dans une vue enregistrée. 

Rechercher du texte dans des documents

Remarque : actuellement, seuls les fichiers PDF peuvent être recherchés.

  1. Ouvrez le document dans lequel vous souhaitez effectuer une recherche.
  2. Dans la barre d'outils de droite, cliquez sur Rechercher icon-search.png icône.
  3. Saisissez un terme de recherche et appuyez sur ENTRÉE ou RETOUR sur votre clavier.
    Les résultats correspondants sont mis en évidence sur le document et dans la liste des résultats de la recherche.