Que dois-je savoir sur les lots dans la gestion documentaire ?

Réponse

Les lots fournissent un espace de travail dédié au sein de Gestion documentaire pour regrouper les documents associés et les espaces réservés, établir le contexte des jalons, suivre les statistiques d’avancement en temps réel et exécuter des révisions séquentielles des documents. Passez en revue les questions courantes ci-dessous :

• Qu’est-ce qu’un lot dans la gestion documentaire ?
  Un lot est un conteneur de regroupement de première classe pour les documents associés et les espaces réservés. Il propose des métadonnées dédiées, des cumuls de progression en temps réel (répartition du contenu, exécution des espaces réservés, achèvement du flux de travail) et un registre de l’historique des événements.

• L’ajout d’un document à un lot modifie-t-il ses autorisations ?
  Non. L’accès aux documents reste entièrement régi par les autorisations au niveau du document. Si un utilisateur affiche un Lot contenant des documents auxquels il n’a pas autorisation accéder, ces fichiers restreints sont masqués et les statistiques de progression s’ajustent automatiquement pour refléter uniquement les fichiers qu’il peut afficher.

• Un document peut-il appartenir à plusieurs lots ?
  Oui. Une seule révision, version ou espace réservé d’un document peut être attribué à plusieurs lots simultanément.

• Puis-je créer des lots à partir de l’onglet Chargements ?
  Oui. Les utilisateurs peuvent créer un nouveau lot à partir de tous les onglets de l’outil Gestion documentaire (Documents, Chargements et Lots). 

• Puis-je restreindre un lot à des utilisateurs spécifiques ?
  Non. L’accès à Lot fonctionnalité est contrôlé globalement par projet via Gestion documentaire autorisation groupes (Créer, Afficher, Ajouter des éléments, Modifier, Supprimer). Les paramètres de visibilité privée ou restreinte pour les lots individuels ne sont pas pris en charge.

• Que se passe-t-il si je déplace un lot vers la corbeille ?
  Le déplacement d’un lot vers la corbeille supprime uniquement l’enveloppe du lot. Tous les documents sous-jacents et les espaces réservés ne sont pas affectés dans l’onglet Documents. Notez que dans cette version, il n’existe aucun moyen d’afficher ou de récupérer les lots une fois qu’ils ont été recyclés. 

• Le statut du lot doit-il mettre à jour automatiquement lorsque tous les flux de travail des documents sont terminés ?
  Non. Lot statut mettre à jour sont strictement manuelles dans cette version.

• Puis-je exécuter des actions de flux de travail sur des éléments de Lot en masse ?
  Oui. Vous pouvez sélectionner plusieurs documents dans la section Éléments du lot et cliquer sur Soumettre la réponse de flux de travail, à condition que tous les documents sélectionnés partagent exactement le même modèle de flux de travail, qu’ils soient à la même étape de révision actuelle et que votre compte soit désigné comme répondant.

• « Réviser le lot » fusionne-t-il les fichiers en un seul PDF ?
  Non. « Réviser le lot » fournit un flux d’affichage séquentiel et optimisé pour les performances à travers tous les éléments du lot dans le Visionneuse. Les annotations, les commentaires et les réponses de flux de travail restent stockés sur chaque document sous-jacent.

• Où sont configurées les valeurs de Lot Type et Lot Statut ?

  Lot Type et Lot Statut sont définis au niveau Entreprise sous administrateur Procore outil > Paramètres > Gestion documentaire > Par défaut champs de l’outil.

  • par défaut lot statut valeurs : AR - Archived, CL - Closed, DR - ébauche, IP - In Progress, OP - Open.

  • Valeurs par défaut du type de lot : EX - External, IN - Internal.

    Les administrateurs de projet peuvent activer/désactiver davantage ces valeurs ou ajouter des paires code + valeur personnalisées dans les paramètres de l’outil Admin du projet.

Voir aussi

• Quelles autorisations granulaires sont disponibles pour les flux de travail de gestion de documents ?
• Quels sont les différents champs de l’outil Gestion documentaire ?