Créer un élément de correspondance (Android)

Objectif

Créer un élément de correspondance dans l'outil Correspondance d'un projet à l'aide d'un appareil mobile Android.

Contexte 

Vous pouvez utiliser l'outil Correspondance pour créer un élément de correspondance basé sur un type de correspondance spécifique, tel qu'une correspondance générale ou un avis de retard. Cet article utilise l'avis de retard (ADR) comme type de correspondance pour le tutoriel de création d'élément de correspondance, mais vous pouvez remplacer le nom « Avis de retard » tout au long de ce tutoriel par tout autre type de correspondance que vous créez pour apprendre à créer un élément de correspondance pour ce type de correspondance. De plus, vous pouvez définir une correspondance sur privée pour limiter le nombre de collaborateurs ayant accès à une correspondance.

Éléments à prendre en compte

• Autorisations utilisateur requises :
  • Autorisations de niveau Standard ou supérieur sur le type de correspondance de l'élément.
• Différences pour les éléments auxquels un flux de travail est appliqué :
  • Les champs suivants se comportent différemment lorsqu’un flux de travail est appliqué  et que l’élément est émis, car le flux de travail les remplit et les contrôle automatiquement : Statut, Date d’échéance, Personnes assignées et Membre de la distribution. 

Procédure

1. Accédez à l'outil Correspondance du projet à l'aide d'un appareil mobile Android.
2. Appuyez sur l’icône plus.
   
   
    
3. Dans l'écran Sélectionner le type, appuyez sur le bouton radio du type de correspondance que vous souhaitez créer.
4. Renseignez les champs suivants :
   • Objet : fournissez un objet descriptif pour l'élément de correspondance.
   • Statut: Sélectionnez « Ébauche », « Ouvert » ou « Fermé », ou pour indiquer le statut de la correspondance.
     Note: Si un flux de travail est appliqué au document de correspondance, le modèle de flux de travail contrôle le statut une fois le document créé et émis. 
     • Brouillon : sélectionnez Brouillon si vous souhaitez que l'élément de correspondance soit enregistré en tant que brouillon afin qu'il ne soit pas encore envoyé aux destinataires. 
     • Ouvert : sélectionnez ce statut si vous souhaitez que l'élément de correspondance soit envoyé aux destinataires spécifiés.
     • Fermé : Définissez l’élément de correspondance avec ce statut une fois que toutes les tâches associées ont été effectuées et que la correspondance est considérée comme terminée.
   • Description: fournissez des détails sur l'élément de correspondance que vous souhaitez communiquer.
   • Facultatif : joignez un ou plusieurs fichiers à la correspondance à l'aide des options suivantes.
     • Appareil photo : Appuyez pour ouvrir l'appareil photo de votre appareil et prendre une photo.
     • Bibliothèque : appuyez pour sélectionner une image dans la bibliothèque de votre appareil.
     •  Fichiers : Appuyez pour sélectionner un fichier enregistré dans les fichiers de votre appareil.
     •     Gestion des documents : Si votre compte Procore dispose de l’option Gestion des documents outil, sélectionnez un fichier dans le référentiel de cet outil. 
   • Privé(e) :
     • Placez le bouton à bascule en position ACTIVÉ pour définir l'élément de correspondance à Privé(e) afin qu'il ne puisse être consulté que par les utilisateurs de niveau « Admin » et ceux sélectionnés dans les champs « Personnes assignées » et « Liste de distribution ».
     • Placez le bouton à bascule en position DÉSACTIVÉ si vous souhaitez que l'élément de correspondance soit visible par tous les utilisateurs disposant d'autorisations « Lecture seule » ou supérieures dans l'outil Correspondance du projet.

   • Date d’échéance: Saisissez ou sélectionnez une date dans le calendrier à laquelle la réponse sera due.
     Note: Si un flux de travail est appliqué au document de correspondance, ce champ devient « Date d’échéance de l’étape actuelle » et est en lecture seule.

   • Reçu de: ajoutez des personnes qui ne sont pas directement responsables, mais doivent être informées de cet élément de correspondance. Ajoutez des utilisateurs avec des autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures à la liste de distribution. Selon le niveau d'autorisation de l'utilisateur, celui-ci peut répondre à la correspondance.

   • Personnes assignées: Attribuez la responsabilité de répondre à l’élément de correspondance à un ou plusieurs membres de l’équipe de projet parmi les utilisateurs de l’annuaire. Ajoutez des utilisateurs disposant d’autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures à la liste de distribution. Selon son niveau d’autorisation, l’utilisateur peut répondre à l’élément de correspondance.
     Note: Si un flux de travail est appliqué au document de correspondance, ce champ est remplacé par « Personne assignée à l’étape actuelle » et est en lecture seule. 

   • Lieu : sélectionnez le lieu relatif à l'élément de correspondance dans la liste déroulante. 
     Remarque : si Procore est configuré pour autoriser les utilisateurs à créer des lieux (voir Autoriser ou interdire aux utilisateurs de créer des lieux dans un outil ), vous pouvez cliquer sur le bouton Créer un nouveau lieu en bas de la liste. 

   • Liste de distribution: Ajoutez des utilisateurs disposant d’autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures à la liste de distribution. En fonction de son niveau d’autorisation, l’utilisateur peut répondre à la correspondance.
     Note: Si un flux de travail est appliqué, une fois que le document de correspondance est émis, tous les membres de la distribution dans le modèle de flux de travail sont automatiquement renseignés ici et ne peuvent pas être supprimés.

   • Quantité : saisissez un nombre, puis sélectionnez une unité de mesure dans le menu déroulant Unité de mesure.

   • Métier : recherchez et sélectionnez un ou plusieurs métiers à associer à l'élément de correspondance.

   • Sous-projet : Sélectionnez un sous-projet à associer à l’élément de correspondance.

   • Tâches du planning : recherchez et sélectionnez une ou plusieurs tâches du planning dans le planning du projet à associer à l'élément de correspondance.

5. Appuyez sur Enregistrer comme ébauche si vous souhaitez enregistrer votre travail dans une version provisoire qui peut être diffusée ultérieurement aux utilisateurs répertoriés sur le document de correspondance.
   OU
   Appuyez sur Créer si vous souhaitez envoyer la correspondance aux utilisateurs répertoriés dans le document de correspondance qui seront informés par e-mail.
   Note: Si un flux de travail est appliqué au document de correspondance, il vous est demandé de confirmer que la création et l’émission du document déclenchent automatiquement le début du flux de travail attribué.

Voir aussi

• Répondre à un élément de correspondance (Android)
• Modifier un élément de correspondance (Android)