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Procore

Créer une répartition des dépenses

Objectif

Créer une nouvelle répartition des dépenses pour un projet Procore afin de pouvoir facturer vos coûts de technologie Procore au maître d'ouvrage.

Contexte

Procore a conçu une nouvelle fonction de répartition des dépenses dans l'outil Admin au niveau entreprise pour fournir aux entrepreneurs généraux une déclaration d'allocation des coûts au niveau projet. Ceci permet aux entrepreneurs généraux de facturer les coûts Procore au maître d'ouvrage. En tant qu'entrepreneur général, les coûts de votre investissement dans la technologie Procore peuvent être remboursés. Cette fonction crée le relevé de répartition nécessaire afin de garantir que vous disposez de la documentation PDF adéquate pour récupérer le coût de votre investissement Procore.

Pour utiliser cette fonction, vous devrez sélectionner le projet actif à attribuer et remplir trois (3) champs relatifs à ce projet :

  1. Date de début estimée
  2. Date de fin estimée
  3. Valeur estimée du contrat

Sur la base de ces informations, Procore produira une déclaration de répartition des coûts en multipliant le taux de tarification de vos points de base à la date d'attribution par la valeur du contrat. Procore génère ensuite cette déclaration au format PDF, que vous pouvez soumettre au maître d'ouvrage pour remboursement et conserver dans vos dossiers.

Il est important de noter que le montant total des coûts alloués ne peut pas dépasser le coût de votre licence annuelle Procore.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • « Admin » dans l'outil Admin de l'entreprise.
  • Exigences :
    • Les utilisateurs doivent saisir des données dans TOUS les champs.
    • Les utilisateurs ne peuvent créer qu'une (1) répartition des dépenses par projet Procore par période de facturation d'un (1) an.
    • Une répartition des dépenses ne peut pas s'étendre sur plusieurs périodes de facturation.
  • Restrictions :
    • Vous ne pouvez créer qu'une (1) seule répartition des dépenses par projet.
    • Les utilisateurs ne peuvent pas supprimer une répartition des dépenses.
  • Information supplémentaire :
    • Le terme « répartition des dépenses » représente la période de facturation du compte Procore de votre entreprise. Si vous avez des questions spécifiques sur les coûts de votre entreprise pour Procore pendant la durée d'un projet, il est recommandé de contacter votre Procore point of contact.
    • La période de facturation pour une répartition des dépenses n'a AUCUN rapport avec les périodes de facturation de votre projet. 
    • IMPORTANT ! Une répartition des dépenses ne peut pas être antidatée. Les périodes de facturation de Procore sont toujours définies par tranches d'un (1) an. Par exemple, si la date de début du contrat Procore de votre entreprise était le 1er janvier 2019, la fin de votre période de facturation d'un (1) an serait le 31 décembre 2019. Si la date de début de votre contrat était le 1er mars 2019, la fin de votre période de facturation d'un (1) an serait le 29 février 2020. 
    • Vous pouvez créer une nouvelle répartition des dépenses à n'importe quelle date dans une période de facturation d'un (1) an. Toutefois, vous ne pouvez pas créer une répartition des dépenses qui s'étend sur plusieurs périodes de facturation Procore. Si vous voulez facturer un maître d'ouvrage pour un projet qui s'étend sur plus d'une (1) période de facturation annuelle, vous devez créer une répartition des dépenses distincte pour chaque période de facturation annuelle. 
    • La valeur réelle du contrat (VRC) de votre contrat Procore est utilisée pour calculer le total pour le maître d'ouvrage sur la répartition des dépenses. Si la VRC de votre entreprise change au cours d'une période de facturation et que vous créez une nouvelle répartition des dépenses, la nouvelle VRC sera toujours utilisée pour calculer le montant de la facture.

Procédure

  1. Accédez à l'outil Admin au niveau entreprise. 
  2. Sous « Paramètres de l'entreprise », cliquez sur Répartition des dépenses.
  3. Cliquez sur Nouvelle répartition des dépenses.
  4. Remplissez les champs obligatoires suivants :
    • Projet. Sélectionnez le projet souhaité dans la liste. Seuls les projets Procore actifs apparaîtront dans cette liste.
      Remarques :
      • Si vous sélectionnez un projet actif avec une répartition des dépenses existante, le message d'erreur « Le projet a déjà été pris » s'affiche.
      • Vous ne pouvez créer qu'une (1) seule répartition des dépenses pour un projet pendant la période de facturation d'un (1) an. Par exemple, si votre entreprise a un contrat Procore d'un an qui a débuté le 1er janvier 2019, vous pouvez créer jusqu'à une (1) répartition des dépenses au plus tard le 31 décembre 2019. Si votre entreprise a un contrat pluriannuel Procore qui a débuté le 1er janvier 2019, la première période de facturation se terminera le 30 décembre 2019. La période de facturation de la deuxième année commencerait le 1er janvier 2020 et se terminerait le 31 décembre 2020. 
    • Date de début estimée. Saisissez la date de début estimée du projet.
      Remarques :
      • Cette date doit correspondre à la date saisie dans le champ Date de début estimée de l'outil Admin au niveau projet sur la page Général
      • Cette date doit se situer dans la période de facturation actuelle de votre entreprise, à savoir les dates de début et de fin de votre contrat Procore.
    • Date de fin estimée. Indiquez la date de fin de projet prévue.
      Remarque : cette date doit correspondre à la date saisie dans le champ Date de fin estimée de l'outil Admin au niveau projet sur la page Général.
    • Valeur estimée du contrat. Indiquez la valeur estimée du contrat original. 
      Remarque : cette valeur doit correspondre au montant saisi dans le champ Valeur estimée du projet de l'outil Admin au niveau projet sur la page Général
  5. Cliquez sur Créer.
  6. Si vous souhaitez exporter une copie du PDF, cliquez sur l'icône PDF sur l'élément de répartition des dépenses.
    Remarque : vos points de base n'apparaîtront PAS dans le PDF.