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Procore

Remplacer en masse les personnes assignées du flux de travail

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Contexte

La fonction de remplacement En masse Personne assignée vous permet de remplacer ou de déléguer des personnes assignées sur plusieurs projets à la fois. Cet outil est conçu pour aider les administrateurs Procore à gérer les changements de personnel tels que les départs, les réaffectations ou les congés temporaires sans avoir besoin de modifier manuellement les flux de travail projet par projet. En mettant à jour automatiquement les préréglages et les instances de flux de travail en cours, vous pouvez assurer la continuité du projet et éviter que les flux de travail ne s’arrêtent.

Éléments à prendre en compte

  • Types de remplacement: Choisissez entre un « remplacement permanent » pour les changements à long terme ou un « remplacement temporaire » pour les absences de courte durée.

  • Exigences de l’utilisateur: l’utilisateur de remplacement doit être ajouté à l’annuaire du projet pour les projets que vous avez l’intention de mettre à jour avant de commencer. Bien qu’un rappel soit affiché dans le produit, les autorisations de l’outil et de l’utilisateur de l’utilisateur de remplacement ne sont pas automatiquement mises à jour et les admins doivent vérifier eux-mêmes cet accès. 

  • Intégrité des données: Procore valide automatiquement l’accès à l’annuaire du projet et les autorisations de la nouvelle personne assignée avant d’appliquer les modifications.

  • Visibilité: Utilisez le registre d’activité pour afficher un historique détaillé de tous les changements en masse, y compris le suivi des erreurs et les mises à jour de statut.

  • Notifications par e-mail: aucune confirmation par e-mail n’est envoyée après la fin d’une exécution en masse. Le journal d’activité est la source de vérité. 

  • Annulation automatique: les « remplacements temporaires » se terminent automatiquement à la « date de fin de remplacement » et aucune action manuelle n’est nécessaire. 

  • Obligatoire Utilisateur autorisations: Les utilisateurs doivent être un flux de travail admin ou avoir l’autorisation granulaire « Remplacer les personnes assignées ».

     Remarque importante pour les utilisateurs mobiles

    Les affectations de remplacement sont synchronisées sur le mobile. 

    Bientôt disponible : l’activité de remplacement permanent ou temporaire sera visible dans le panneau Historique du flux de travail sur mobile pour vérification.

Procédure

  1. Accédez à l’outil Niveau entreprise Flux de travail.

  2. Sélectionnez l’onglet Remplacer les personnes assignées .

  3. Cliquez sur le bouton Remplacer les personnes assignées situé en haut à droite, puis sélectionnez l’une des options suivantes :

    • Remplacement temporaire: sélectionnez cette option pour couvrir les absences de courte durée telles que les congés médicaux, les congés parentaux ou les vacances. Cela remplace temporairement une flux de travail personne assignée entre les projets, les rôles du projet et le rôle de gestionnaire de Flux de travail par un autre utilisateur. Les flux de travail et les rôles attribués à la ou aux personnes assignées temporaires reviendront à la personne assignée d’origine une fois la date de fin de remplacement passée. Ces modifications s’appliqueront à tous les flux de travail, y compris les flux de travail à la volée. Les modifications apportées ici n’ont pas d’impact sur les affectations de rôle de l’outil (par exemple, contact de facturation ou réviseur désigné). 

    • Remplacement permanent: sélectionnez cette option pour les réaffectations permanentes ou lorsqu’un utilisateur quitte l’entreprise. Cela remplace définitivement une flux de travail personne assignée entre les projets, les rôles du projet et le rôle de responsable Flux de travail par un autre utilisateur. Ces modifications s’appliquent à tous les flux de travail, y compris les flux de travail à la volée. Les modifications apportées ici n’ont pas d’impact sur les affectations de rôle de l’outil (par exemple, contact de facturation ou réviseur désigné). 

Remarque : Chaque remplacement est une action distincte. Pour remplacer plusieurs utilisateurs sortants, vous devez soumettre une demande distincte pour chaque individu.

Remplacement temporaire

Cliquez ici pour voir les étapes.

  1. Entrez les informations suivantes dans la section Gestion des personnes assignées :

    • Personne assignée actuelle: sélectionnez l’utilisateur actuellement affecté aux flux de travail.

    • Personne assignée temporaire: sélectionnez l’utilisateur ou le groupe de personnes qui prendra en charge les affectations.

    • Dates : sélectionnez une date de début et une date de fin de remplacement. 
      Remarque : Les instances futures sont automatiquement assignées au délégué pendant la fenêtre active. Une fois la période de remplacement terminée, les affectations reviennent automatiquement à l’utilisateur d’origine. 

    • Raison du remplacement temporaire : Saisissez une brève explication pour le remplacement temporaire. Ceci sera visible dans le panneau Historique du flux de travail.

    • Appliquez les modifications à la configuration des rôles du projet : Sélectionnez Oui pour remplacer l’utilisateur dans les paramètres de rôle de l’Annuaire du projet. Cela garantit que la personne assignée temporaire hérite de toutes les tâches actuelles et futures liées à ce intitulé de poste spécifique.

    • Appliquer les modifications au rôle de gestionnaire de flux de travail : sélectionnez Oui pour remplacer l’utilisateur dans les cas où il est désigné comme gestionnaire de flux de travail. Cela garantit que la personne assignée temporaire reçoit les notifications automatiques par e-mail si une étape du flux de travail est en retard.

  2. Cliquez sur Modifier dans la section Projets et outils sélectionnés pour filtrer les projets et outils à inclure pour mettre à jour. Sélectionnez les projets et les outils dans lesquels le flux de travail personne assignée actuel doit être remplacé. Par par défaut, tous les projets et outils disponibles pour le personne assignée sont sélectionnés.
    Remarque : La liste comprend tous les projets pour lesquels la personne assignée actuelle a des étapes de flux de travail actives. 

  3. Cliquez sur Envoyer pour confirmer et exécuter la mise à jour. 
    Remarque :

    • Consultez le registre d’activité pour afficher le statut. 

    • Les autorisations d’outil et d’utilisateur ne sont pas mises à jour automatiquement, et un rappel s’affiche pour vérifier l’accès.

    • Vous pouvez modifier des dates ou annuler des délégations temporaires à tout moment à partir du registre d’activité. Si une délégation temporaire est annulée, toutes les affectations futures reviennent à l’utilisateur d’origine. Toutes les étapes incomplètes sont également annulées.

Visibilité de l’historique des flux de travail

Le panneau latéral de l’historique indique quand quelqu’un répond « au nom » d’un autre.

Remplacement permanent

Cliquez ici pour voir les étapes.

  1. Entrez les informations suivantes dans la section Gestion des personnes assignées :

    • Personne assignée actuelle: Sélectionnez l’utilisateur à remplacer.

    • Nouvelle personne assignée: choisissez le ou les utilisateurs de remplacement.

    • Raison du remplacement : Entrez un bref motif de remplacement. Ceci sera visible dans le panneau Historique du flux de travail.

    • Appliquez les modifications à la configuration des rôles du projet : Sélectionnez Oui pour remplacer l’utilisateur dans les paramètres de rôle de l’Annuaire du projet. Cela garantit que la personne assignée temporaire hérite de toutes les tâches actuelles et futures liées à ce intitulé de poste spécifique.

    • Appliquer les modifications au rôle de gestionnaire de flux de travail : sélectionnez Oui pour remplacer l’utilisateur dans les cas où il est désigné comme gestionnaire de flux de travail. Cela garantit que la personne assignée de remplacement reçoit les notifications automatiques par e-mail si une étape du flux de travail est en retard.

  2. Cliquez sur Modifier dans la section Projets et outils sélectionnés pour filtrer les projets et outils à inclure pour mettre à jour. Sélectionnez les projets et les outils dans lesquels le flux de travail personne assignée actuel doit être remplacé. Par par défaut, tous les projets et outils disponibles pour le personne assignée sont sélectionnés.
    Remarque : La liste comprend tous les projets pour lesquels la personne assignée actuelle a des étapes de flux de travail actives. 

  3. Cliquez sur Envoyer pour confirmer et exécuter la mise à jour. 
    Remarque :

    • Consultez le registre d’activité pour afficher le statut. La nouvelle personne assignée reçoit des notifications par e-mail.

    • Les autorisations d’outil et d’utilisateur ne sont pas mises à jour automatiquement, et un rappel s’affiche pour vérifier l’accès.

Visibilité de l’historique des flux de travail

  • Chaque remplacement écrit dans l’historique du flux de travail: « Utilisateur X remplacé par Utilisateur Y (en masse) ». 

  • Le Élément Créateur d’origine sera affiché dans l’historique flux de travail aux côtés du remplacement.

Afficher le statut dans le registre d’activité 

Toutes les actions sont enregistrées dans le journal d’activité, c’est la source centrale de vérité pour tous les changements en masse personne assignée, qu’ils soient permanents ou temporaires.

  1. Accédez à l’outil Niveau entreprise Flux de travail.

  2. Sélectionnez l’onglet Remplacer les personnes assignées .

  3. Faites défiler jusqu’à la section Registre d’activité .

  4. Vérifiez le statut de vos demandes récentes. Le registre affiche les statuts suivants :

    • Arrêté : Remplacement temporaire qui a été arrêté manuellement avant la date de fin

    • Expiré : Remplacement temporaire qui a atteint sa date de fin et qui n’est plus actif

    • À venir : Remplacement temporaire qui est daté dans le futur et qui n’est pas actuellement actif

    • En activité : Remplacement temporaire actuellement actif

    • Terminé : Remplacement permanent qui a été exécuté

    • Echec : Quelque chose s’est mal passé. Veuillez réessayer.

    • Traitement : Le remplacement est en cours de traitement par le système

  5. Cliquez sur Afficher à côté d’une saisie pour afficher tous les détails.
    Remarque : Si un projet ne parvient pas à se mettre à jour en raison de problèmes d’annuaire ou d’autorisation, le registre signale l’erreur spécifique.

  6. En fonction du statut de la demande, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

    • Réessayer : En cas d’échec d’une mise à jour du projet, résolvez le problème d’annuaire sous-jacent et cliquez sur Réessayer pour les postes ayant échoué directement à partir de l’écran « Détails de l’activité ».

    • Arrêter le remplacement : Pour les remplacements actifs, cliquez sur le bouton Arrêter le remplacement pour mettre fin immédiatement au remplacement et renvoyer les affectations à l’utilisateur d’origine.

    • Modifier : Cliquez sur le bouton Modifier pour modifier le remplacement.

Remarque : Pour les remplacements permanents, les actions sont enregistrées dans le panneau latéral de l’historique du flux de travail, lorsque le remplacement affecte l’étape actuelle du flux de travail.