Gestion de documents - Glossaire

Collecte

Une collection est un groupe de filtres enregistrés dans le panneau Vues enregistrées de l'outil Gestion de documents. Les collections assurent l'organisation des recherches enregistrées afin que les utilisateurs puissent trouver rapidement la révision de document nécessaire dans leur contexte spécifique. Par exemple, les administrateurs peuvent configurer une collection pour les utilisateurs sur le chantier qui extrait automatiquement uniquement la dernière version publiée de chaque plan pour un lieu spécifique. Des révisions plus récentes de ces plans peuvent exister, mais les utilisateurs sur le chantier ne doivent travailler qu'à partir de versions approuvées (publiées). 

Procore fournit automatiquement deux collections de documents appelées « En cours de révision » et « Publié », et les administrateurs de projet peuvent créer des collections supplémentaires à l'aide de filtres. Au sein d'une collection, tout utilisateur peut créer un affichage enregistré qui réduit encore plus les résultats de la recherche.  Par exemple, un ingénieur électricien peut avoir besoin d'une vue enregistrée qui montre uniquement les plans électriques. En plaçant cet affichage enregistré dans la collection « Publié », l'ingénieur facilite l'accès à une liste dynamique de tous les plans électriques publiés du projet.

Règle conditionnelle

Dans l'outil Gestion de documents de Procore, une règle conditionnelle est créée pour définir différentes exigences pour des types de documents spécifiques qui ne répondent pas aux critères de la règle par défaut.

Règle par défaut

Dans l'outil Gestion de documents de Procore, une règle par défaut est un ensemble d'exigences que les documents chargés dans le projet doivent respecter, sauf si une règle conditionnelle s'applique.

Conteneur de documents

Dans l'outil Gestion de documents de Procore, un conteneur de document représente un ensemble unique de révisions de documents connexes décrites avec des métadonnées en commun. Par exemple, un conteneur de documents aura le même type de document, la même discipline et le même code de projet pour toutes les révisions qu'il contient.

Métadonnées

Dans l'outil Gestion de documents de Procore, les métadonnées sont des données qui fournissent des informations sur un document, telles que le nom du fichier, la taille, la date de création et de chargement, le nom de l'auteur, etc. L'outil de gestion de documents utilise une combinaison d'apprentissage automatique et de la norme de dénomination du projet pour remplir automatiquement les métadonnées d'un document chargé.

Norme de dénomination

Une norme de dénomination est un format standard ou spécifique à l'entreprise permettant de créer un identifiant unique pour un élément. Dans l'outil Gestion de documents de Procore, la norme de dénomination est utilisée pour créer et appliquer des normes de dénomination des noms de fichiers de documents. En fonction de la norme de dénomination définie pour le projet, Procore remplira automatiquement les métadonnées à partir du nom de fichier qui correspond aux segments de la norme de dénomination.

Par exemple, la convention de dénomination de la norme ISO 19650 utilise 7 métadonnées liées. La norme de dénomination typique pour les plans aux États-Unis est le numéro de discipline-doc, comme A-101 pour un plan de premier étage d'architecture.