Transférer un livrable par e-mail

Objectif

Transférer un e-mail contenant des informations sur un livrable à d'autres utilisateurs de Procore à partir de l'outil Livrables au niveau Projet.
Important : les étapes de cet article montrent comment envoyer un e-mail contenant un résumé du livrable.

Contexte

La fonctionnalité de messagerie de l'outil Livrables vous permet d'envoyer un e-mail en plus des e-mails générés automatiquement à partir de l'outil Livrables. Des e-mails automatiques sont envoyés aux approbateurs et aux membres de la liste de distribution lorsque l'e-mail est créé, lorsqu'un approbateur répond, lorsque la réponse d'un approbateur est modifiée et lorsque des modifications sont apportées au livrable (ajout de pièces jointes, changement du statut du livrable, etc.).

Éléments à prendre en compte

• Autorisations utilisateur requises :
  • Pour envoyer un e-mail à un utilisateur :
    • Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l’outil Livrables du projet.
  • Pour recevoir un livrable envoyé par e-mail :
    • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l’outil Livrables du projet.
      Note: Les destinataires doivent être répertoriés dans l’outil Annuaire du projet.
• Informations supplémentaires :
  • Si une personne est absente de la liste de sélection des destinataires, ajoutez-la à l’annuaire au niveau projet avec des autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieur dans l’outil Livrables. Si vous n’êtes pas autorisé à ajouter des utilisateurs à l’annuaire du projet, demandez à un membre de votre équipe responsable de la gestion de l’annuaire de les ajouter. 
    Note: Le nouvel utilisateur n’a PAS besoin d’accepter l’invitation à rejoindre le projet pour pouvoir être sélectionné dans la liste des destinataires.

Procédure

1. Accédez à l'outil Livrables du projet.
2. Recherchez le livrable souhaité. 
3. Cliquez sur Afficher.
4. Cliquez sur le sous-onglet E- mails du livrable. 
5. Cliquez sur Rédiger un e-mail .
6. Dans la zone « Rédiger un nouvel e-mail », procédez comme suit : 
   • À. Sélectionnez les destinataires souhaités dans la liste déroulante.
   • CC. Sélectionnez tout destinataire à qui vous souhaitez envoyer une copie de l'e-mail. 

   • Privé. Indique les paramètres de confidentialité du livrable. Lorsqu'un livrable est marqué comme "Privé", il n'est visible que par les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau "Admin" dans l'outil Livrables, les utilisateurs du flux de travail du livrable et les membres de la liste de distribution du livrable. Les utilisateurs dont l'autorisation granulaire 'Afficher les livrables privés associées aux utilisateurs de la même entreprise' est activée dans leur modèle d'autorisations peuvent également afficher un livrable marqué comme 'Privé' si un autre utilisateur de leur entreprise est associé au livrable. Voir Marquer un livrable comme privé.

   • Titre. Le nom descriptif qui résume le mieux les informations contenues dans le livrable. 

   • Pièces jointes. Ajoutez tous les fichiers pertinents. Les options suivantes sont disponibles :

     • Cliquez sur Joindre un ou plusieurs fichiers et choisissez ensuite l'option appropriée dans le menu contextuel qui apparaît.
       OU
     • À l'aide d'un glisser-déposer, déplacez les fichiers de votre ordinateur dans la case grise Glisser et déposer le(s) fichier(s).
   • Message. Saisissez le corps de texte de l'e-mail.
7. Cliquez sur Envoyer. 
   L'e-mail est envoyé à tous les destinataires. Une copie de l'e-mail et les réponses éventuelles sont stockées en tant que fil de communication dans le sous-onglet E-mails du livrable. 

Voir aussi

• Transférer un livrable pour révision​​​​​​​