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Procore

Transférer un livrable par e-mail

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Objectif

Transférer un e-mail contenant des informations sur un livrable à d'autres utilisateurs de Procore à partir de l'outil Livrables au niveau Projet.
Important : les étapes de cet article montrent comment envoyer un e-mail contenant un résumé du livrable.

Contexte

La fonctionnalité de messagerie de l'outil Livrables vous permet d'envoyer un e-mail en plus des e-mails générés automatiquement à partir de l'outil Livrables. Des e-mails automatiques sont envoyés aux approbateurs et aux membres de la liste de distribution lorsque l'e-mail est créé, lorsqu'un approbateur répond, lorsque la réponse d'un approbateur est modifiée et lorsque des modifications sont apportées au livrable (ajout de pièces jointes, changement du statut du livrable, etc.).

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Standard » et « Admin » dans l'outil Livrables du projet.
  • Informations supplémentaires :
    • Vous ne pouvez envoyer le livrable par e-mail qu'à un utilisateur répertorié dans l'annuaire du projet.
    • Si une personne est manquante dans la liste, demandez à votre administrateur de projet (c'est-à-dire un utilisateur avec des autorisations « Admin » dans l'outil Annuaire du projet) d'ajouter l'utilisateur.
      Remarque : l'utilisateur nouvellement ajouté n'est PAS obligé d'accepter l'invitation à rejoindre le projet avant qu'il ne devienne une option sélectionnable dans la liste des personnes.

Procédure

  1. Accédez à l'outil Livrables du projet.
  2. Recherchez le livrable souhaité. 
  3. Cliquez sur Afficher.
  4. Cliquez sur le sous-onglet E- mails du livrable. 
  5. Cliquez sur Rédiger un e-mail .
  6. Dans la zone « Rédiger un nouvel e-mail », procédez comme suit : 
    • À. Sélectionnez les destinataires souhaités dans la liste déroulante.
    • CC. Sélectionnez tout destinataire à qui vous souhaitez envoyer une copie de l'e-mail. 

    • Privé. Indique les paramètres de confidentialité du livrable. Lorsqu'un livrable est marqué comme "Privé", il n'est visible que par les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau "Admin" dans l'outil Livrables, les utilisateurs du flux de travail du livrable et les membres de la liste de distribution du livrable. Les utilisateurs dont l'autorisation granulaire 'Afficher les livrables privés associées aux utilisateurs de la même entreprise' est activée dans leur modèle d'autorisations peuvent également afficher un livrable marqué comme 'Privé' si un autre utilisateur de leur entreprise est associé au livrable. Voir Marquer un livrable comme privé.

    • Titre. Le nom descriptif qui résume le mieux les informations contenues dans le livrable. 

    • Pièces jointes. Ajoutez tous les fichiers pertinents. Les options suivantes sont disponibles :

      • Cliquez sur Joindre un ou plusieurs fichiers et choisissez ensuite l'option appropriée dans le menu contextuel qui apparaît.
        OU
      • À l'aide d'un glisser-déposer, déplacez les fichiers de votre ordinateur dans la case grise Glisser et déposer le(s) fichier(s).
    • Message. Saisissez le corps de texte de l'e-mail.
  7. Cliquez sur Envoyer. 
    L'e-mail est envoyé à tous les destinataires. Une copie de l'e-mail et les réponses éventuelles sont stockées en tant que fil de communication dans le sous-onglet E-mails du livrable.