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Procore

Transférer un livrable par e-mail

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Objectif

Transférer un e-mail contenant des informations sur un livrable à d'autres utilisateurs de Procore à partir de l'outil Livrables au niveau Projet.
Important : les étapes de cet article montrent comment envoyer un e-mail contenant un résumé du livrable.

Contexte

La fonctionnalité de messagerie de l'outil Livrables vous permet d'envoyer un e-mail en plus des e-mails générés automatiquement à partir de l'outil Livrables. Des e-mails automatiques sont envoyés aux approbateurs et aux membres de la liste de distribution lorsque l'e-mail est créé, lorsqu'un approbateur répond, lorsque la réponse d'un approbateur est modifiée et lorsque des modifications sont apportées au livrable (ajout de pièces jointes, changement du statut du livrable, etc.).

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour envoyer un e-mail à un utilisateur :
      • Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l’outil Livrables du projet.
    • Pour recevoir un livrable envoyé par e-mail :
      • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l’outil Livrables du projet.
        Note: Les destinataires doivent être répertoriés dans l’outil Annuaire du projet.
  • Informations supplémentaires :
    • Si une personne est absente de la liste de sélection des destinataires, ajoutez-la à l’annuaire au niveau projet avec des autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieur dans l’outil Livrables. Si vous n’êtes pas autorisé à ajouter des utilisateurs à l’annuaire du projet, demandez à un membre de votre équipe responsable de la gestion de l’annuaire de les ajouter. 
      Note: Le nouvel utilisateur n’a PAS besoin d’accepter l’invitation à rejoindre le projet pour pouvoir être sélectionné dans la liste des destinataires.

Procédure

  1. Accédez à l'outil Livrables du projet.
  2. Recherchez le livrable souhaité. 
  3. Cliquez sur Afficher.
  4. Cliquez sur le sous-onglet E- mails du livrable. 
  5. Cliquez sur Rédiger un e-mail .
  6. Dans la zone « Rédiger un nouvel e-mail », procédez comme suit : 
    • À. Sélectionnez les destinataires souhaités dans la liste déroulante.
    • CC. Sélectionnez tout destinataire à qui vous souhaitez envoyer une copie de l'e-mail. 

    • Private. Indicates privacy settings for the submittal. When a submittal is marked 'Private', it is only visible to users with 'Admin' level permissions on the Submittals tool, users in the Submittal Workflow, and members of the submittal's Distribution List. Users with the 'View Private Submittals Associated to Users within Same Company' granular permission enabled on their permissions template can also view a submittal marked 'Private' if another user in their company is associated with the submittal. See Mark a Submittal as Private.

    • Title. The descriptive name that best summarizes the information in the submittal. 

    • Attachments. Attach any relevant files. You have these options:

      • Click Attach File(s) and then choose the appropriate option from the shortcut menu that appears.
        OR
      • Use a drag-and-drop operation to move files from your computer into the grey Drag and Drop File(s) box.
    • Message. Saisissez le corps de texte de l'e-mail.
  7. Cliquez sur Envoyer. 
    L'e-mail est envoyé à tous les destinataires. Une copie de l'e-mail et les réponses éventuelles sont stockées en tant que fil de communication dans le sous-onglet E-mails du livrable.