Créer un rapport sur les factures dans Portfolio Financials et Capital Planning

Objectif

Pour créer un rapport sur les factures dans Portfolio Financials et Capital Planning.

Contexte

Le rapport sur les factures vous permet d'établir un rapport sur les factures soumises par les fournisseurs dans n'importe quel projet. C'est utile si vous voulez savoir combien on vous a facturé au cours d'un mois donné, ou si vous voulez voir quelles factures du mois dernier sont encore en attente d'approbation.

Éléments à prendre en compte

• Autorisations utilisateur requises :
  • Accès complet au projet ou plus.
    Remarque : Les utilisateurs disposant d'un accès complet ne peuvent créer des rapports de facturation que pour les projets auxquels ils ont accès.

Procédure

1. Dans le tableau de bord , cliquez sur l'onglet Reporting .
   Remarque : L'outil de reporting ouvre automatiquement l'onglet Rapports personnalisés.
2. Cliquez sur le menu déroulant Report By et sélectionnez Invoice.
   
   
   
3. Cliquez sur l'icône filtres pour développer le panneau Filtres.
4. Cliquez sur Columns.
   C'est ici que vous allez sélectionner les points de données spécifiques que vous souhaitez inclure dans votre rapport (voir exemple ci-dessous).
   
   • Pour sélectionner des colonnes:
     1. Cliquez sur une section pour voir les options.
     2. Cochez les cases en regard des colonnes que vous souhaitez inclure dans votre rapport.
5. Cliquez sur Groupings pour développer la section pour différentes options de regroupement. Les regroupements permettent de créer une distinction visuelle entre les sections, et peuvent être utilisés pour calculer les sous-totaux par groupe. L'image ci-dessous montre le nom du contrat et l'état de la facture comme groupements.
   • Pour sélectionner ou gérer les regroupements:
     1. Sélectionnez un point de données dans le menu déroulant pour le regrouper.
     2. Voici les options offertes :
        • Pour ajouter un regroupement, cliquez sur l'icône plus à côté de "Ajouter un autre regroupement".
          Note: Vous pouvez avoir jusqu'à trois groupements sur un rapport.
        • Pour supprimer un groupement, cliquez sur l'icône supprimer à côté du groupement.
        • Pour réorganiser les groupements, cliquez sur l'icône réorganiser la poignée et faites glisser un groupement vers un autre emplacement.
        • Pour afficher les sous totaux d'un groupe, cliquez sur le bouton Sub Total et mettez-le en position ON .
          OU
          Pour masquer les sous-totaux d'un groupe, cliquez sur le bouton Sub Total en position OFF .
6. Pour continuer à affiner votre rapport, faites défiler la page Refine.
   Par exemple, vous pouvez choisir d'établir un rapport uniquement sur les factures en attente d'approbation ou sur les factures soumises au cours d'un mois donné.
   
   • Pour affiner le rapport:
     1. Cliquez sur une section sous Affiner pour voir les options.
     2. Cochez les cases en regard des filtres par lesquels vous souhaitez affiner le rapport.

         Conseil

        Si vous avez mis en place une intégration pour votre compte Portfolio Financials et Capital Planning et que vous envoyez des factures à la comptabilité fournisseurs, vous pouvez affiner votre rapport pour afficher les factures qui n'ont pas encore été envoyées à la comptabilité fournisseurs. Vous pouvez également faire apparaître le statut "Envoyé à AP" sous forme de colonne dans différents rapports.
7. Facultatif : Si vous préférez une certaine combinaison de filtres, vous pouvez enregistrer la vue actuelle du rapport. Les vues que vous enregistrez peuvent être sélectionnées à tout moment dans le menu déroulant "Vues enregistrées".
   • Pour sauvegarder votre vue:
     1. Cliquez sur Enregistrer la vue actuelle.
        
     2. Saisissez un nom pour le rapport dans le champ Nom du rapport.
     3. Cliquez sur Enregistrer.
8. Facultatif : Pour exporter une copie du rapport sur votre ordinateur, cliquez sur Exporter.
   Un fichier Microsoft Excel sera téléchargé sur votre ordinateur.

Voir aussi

• Créer un rapport personnalisé dans Portfolio Financials et Capital Planning
• Quels sont les points de données disponibles pour les rapports personnalisés dans les modules Portfolio Financials et Capital Planning ?