Meilleures pratiques pour l'utilisation de Procore pendant COVID-19

Étapes du projet

• Une étape de projet peut être créée pour étiqueter les projets qui sont en attente en raison de la COVID-19.
• Les étapes du projet peuvent être mises à jour dans l'outil Admin du projet.

Annuaire

L'outil Annuaire peut enregistrer toutes les données de contact des membres de l'équipe de projet et des fournisseurs. Grâce à l'outil Annuaire au niveau entreprise, vous pouvez inviter des collaborateurs du projet, contrôler les outils auxquels ils peuvent accéder et définir leurs autorisations spécifiques à l'outil.

• Des groupes de distribution peuvent être créés pour les annonces et autres notifications d'outils liées aux équipes de chantier et de bureau.

E-mails

L'outil E-mails vous permet de contrôler vos communications et de gérer tous les e-mails liés à un projet à l'aide d'un seul client centralisé, quel que soit le dispositif ou le logiciel que vous utilisez pour gérer votre e-mail.

• Des étiquettes d'e-mail spécifiques à COVID-19 peuvent être créées et appliquées aux e-mails pertinents pour un filtrage facile .
• Téléchargez le plug-in Microsoft Outlook pour un moyen intuitif d'enregistrer et d'étiqueter les e-mails.

Documents

L'outil Documents vous permet de gérer et d'archiver toute la documentation de votre projet critique, telle que les plans, les spécifications, les dossiers d'appel d'offres, les e-mails, les listes de contrôle de sécurité, les informations de garantie, etc.

• Créez des étiquettes de document spécifiques à la COVID-19 pour étiqueter les documents pertinents pour la recherche.
• Créez un ou plusieurs nouveaux dossiers dans l'outil Documents pour partager la documentation et les avis liés à la COVID-19 avec les équipes étendues.
• Configurez une liste de suivi à distribuer automatiquement lors du chargement.
  Remarque : les utilisateurs qui figurent sur une liste de suivi recevront un e-mail de résumé automatisé environ une (1) heure après l'ajout, la mise à jour ou la suppression d'un fichier.
• Acheminez les documents via DocuSign pour collecter des signatures rapidement et facilement.
  Remarque : Pour ce faire, l' intégration DocuSign doit être activée pour votre projet.

Réunions

Gérez tous les aspects de vos réunions de projet, de la distribution de l'ordre du jour à l'approbation des comptes rendus après la réunion dans l'outil Réunions. Les modèles et catégories de réunions personnalisables vous permettent de rationaliser l'ensemble du processus.

• Connectez le logiciel de réunion virtuelle à l'outil Meetings pour les réunions à distance.
  • Zoom
  • Équipes Microsoft
  • GoToMeeting
• Tirez parti de la colonne Conférence lors de l'enregistrement de la participation aux réunions virtuelles, qui peut être utilisée pour les futurs efforts de recherche des contacts.

Annonces (appareils Android et iOS)

Rationalisez la communication entre les équipes sur un projet dans l'outil Annonces sur votre appareil iOS ou Android. Lorsque vous créez des annonces, vous pouvez choisir les groupes de distribution auxquels les envoyer. Ces annonces seront ensuite affichées dans les notifications push sur votre appareil mobile et dans l'application mobile Procore.

• Créez des annonces qui s'afficheront sur les appareils mobiles Android ou iOS des utilisateurs et pourront être consultées dans l'application à tout moment. Un badge d'alerte apparaîtra également sur l'application mobile Procore pour toute annonce reçue.
  Remarque : les utilisateurs peuvent avoir besoin d'ajuster leurs paramètres de notification sur leur appareil Android ou iOS pour recevoir des notifications push lorsqu'une annonce est créée.
• Vous pouvez créer des groupes de distribution spécifiques pour faciliter l'envoi des mises à jour. Par exemple, votre équipe peut avoir des groupes de distribution pour le personnel de bureau et les travailleurs sur le chantier afin qu'ils ne reçoivent que les annonces qui les concernent.

Rapport journalier

L'outil Rapport journalier est conçu pour fournir aux membres de l'équipe de projet un emplacement central pour afficher, suivre et envoyer par e-mail des mises à jour sur les activités quotidiennes du projet telles que la main-d'œuvre, la communication, l'équipement, les matériaux, etc.

• Vous pouvez créer des types de retard personnalisés dans le registre des retards pour la COVID-19 afin de suivre les retards cumulés sur une durée définie.
  • Les administrateurs de l'outil Annuaire peuvent définir des notifications supplémentaires pour un utilisateur lorsqu'un registre de retard est soumis à partir de l'outil Rapport journalier.
• Le registre de main d'œuvre prend en charge la création de champs personnalisés , ce qui permet aux administrateurs d'entreprise d'ajouter des champs pertinents pour la capture d'informations relatives aux virus. Ceci est particulièrement utile pour suivre les heures et les travailleurs de catégorie générale et des entrepreneurs spécialisés.
• Le registre des visiteurs vous permet de suivre et de signaler toute personne qui se rend sur le chantier. Il fournit également un champ de commentaire permettant aux équipes de saisir des informations supplémentaires.

Tâches

L'outil Tâches vous permet de suivre et de gérer les éléments d'action tout au long de la durée de vie du projet.

• Vous pouvez créer une catégorie COVID-19 personnalisée pour capturer toute tâche connexe.

Planning

Tenez votre équipe à jour en lui donnant un affichage en temps réel du planning actuel du projet. Vous pouvez créer, modifier et partager des horaires. Intégrez vos horaires Primavera P6 ou Microsoft Project.

• La fonction de demande de changement de planning peut être utilisée pour saisir et réviser tout changement de planning demandé en raison de la COVID-19.
  • Mettez à jour les paramètres de notification de planning dans l'outil Annuaire du projet pour recevoir des e-mails de demande de changement de planning et informer votre équipe des changements de planning.
• Utilisez les e-mails hebdomadaires de planning des projets et des ressources pour tenir les entrepreneurs spécialisés informés en leur envoyant des plannings des prochaines étapes chaque semaine à la même heure avec les données les plus à jour.

Livrables

L'outil Livrables vous permet d'organiser votre registre de livrables par division, d'ajouter des dessins d'atelier ou même d'ajouter des pages de catalogues de produits. Vous pouvez ajouter des pièces jointes directement depuis votre ordinateur ou depuis l'outil Documents du projet.

• Les lots de livrables et les types de livrable personnalisés peuvent être utilisés pour regrouper, étiqueter et capturer les documents liés à la COVID-19 collectés auprès de vos métiers ou sous-métiers.
• Les statuts du registre de livrables personnalisé peuvent être utilisés pour capturer les livrables en attente en raison de la COVID-19.
  Remarque : les types et statuts de livrable personnalisés peuvent être créés au niveau entreprise par les administrateurs de l'entreprise.

DDR

L'outil DDR peut vous aider à gérer en temps voulu vos DDR pour que votre projet se déroule sans heurts et dans les délais.

• Profitez des solutions personnalisées pour ajouter un sélecteur déroulant personnalisé qui peut être utilisé pour capturer les DDR liées à la COVID-19 ou les impacts sur les coûts/plannings.

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Inspections

L'outil Inspections vous permet de créer des listes de contrôle complètes pour capturer toutes les exigences associées aux différents types d'inspections qui se produisent pendant le cycle de vie d'un projet. Vous pouvez créer un modèle unique pour chaque inspection ou modifier, ajouter ou changer un modèle d'entreprise projet par projet dans l'outil Inspections au niveau entreprise.

L'outil Inspections peut être utilisé pour suivre la réalisation des éléments suivants :

Procore a ajouté de nouveaux modèles d'inspection, qui ont été automatiquement ajoutés à l'outil Inspections au niveau entreprise pour toutes les entreprises avec l'outil Inspections activé.

• Tâches de la liste de contrôle de l'arrêt du projet pour préparer la fermeture du chantier
• Tâches de la liste de contrôle de démarrage du projet à effectuer une fois qu'un projet s'ouvre de nouveau
  Remarque : ceci peut inclure toutes les tâches administratives. Chaque élément peut être assigné à une personne différente via l'outil Observations.
• Liste de contrôle pour l'audit quotidien/la propreté du chantier
• Listes de contrôle liées à la COVID
  • Un type d'inspection pour la COVID-19 peut être créé au niveau entreprise pour des rapports plus rationalisés.
  • Vous pouvez créer des modèles au niveau entreprise à utiliser dans plusieurs projets et appliquer le modèle aux projets concernés .
  • Vous pouvez désormais accéder à plusieurs listes de contrôle provenant de l'industrie qui ont été ajoutées à tous les comptes existants qui aideront à la préparation et à la maintenance d'un chantier plus propre. Les listes de contrôle suivantes sont disponibles :
  • [NextWave Safety Solutions] Pré-coulage du béton
  • [Solutions de sécurité NextWave] Sécurité des échelles – Liste de contrôle simple
  • [OAC Management Inc.] Liste de contrôle avant le remplissage
  • [OAC Management Inc.] Liste de contrôle avant la pose de cloisons sèches
  • [OAC Management Inc.] Liste de contrôle avant la toiture
  • [OSHA] Inspection quotidienne des tranchées et des excavations
  • [OSHA] Procédures de verrouillage/étiquetage
  • [OSHA] Manutention des matériaux
  • [Procore] Liste de contrôle de pré-opération de l'équipement
  • [Procore] Liste de contrôle de la propreté et de la préparation du chantier
  • [Procore] SWPPP – Liste de contrôle des eaux pluviales du chantier de construction

Observations

Les chefs de projet peuvent utiliser l'outil Observations pour assigner des tâches aux membres de l'équipe de projet à n'importe quelle phase du cycle de vie du projet. Les observations peuvent englober l'étendue des travaux, notamment la qualité, la sécurité, la mise en service, la garantie et les travaux à accomplir.

• Les observations peuvent être utilisées avec les inspections pour documenter, assigner et suivre tous les éléments du modèle qui doivent être traités. Le paramètre « Appliquer l'observation en cas de défaillance d'un élément » peut être activé pour automatiser ce processus.
• Des champs d'observation et des ensembles de champs paramétrables personnalisés peuvent être créés pour les projets concernés afin de faciliter la documentation et de garantir que toutes les informations nécessaires sont capturées
• Les types d'observation personnalisés pour la COVID-19 peuvent être créés à partir de l'outil Admin au niveau entreprise.
• Des modèles d'observation peuvent être créées au niveau entreprise ou projet si les tâches sont répétitives entre les métiers et les personnes assignées.
• Un événement de changement peut être créé à partir d'une observation s'il existe un impact financier potentiel sur les coûts associé à l'observation.

Incidents

Capturez et gérez numériquement les incidents facilement et avec précision avec l'outil Incidents. Soyez proactif sur le chantier et gardez une trace des problèmes potentiels liés à la sécurité ou documentez les accidents malheureux. Gérez les risques, identifiez les tendances et exploitez des données précieuses pour mieux comprendre comment prévenir les incidents malheureux à l'avenir.

• Les cas de maladies infectieuses découverts sur le chantier peuvent être saisis avec l'outil Incidents.
  • Sélectionnez « Maladie contagieuse » comme type de blessure/maladie lorsque vous remplissez un rapport d'incident.
  • Si vous souhaitez ajouter un COVID-19 comme option spécifique dans le type Blessure/Maladie
  • Les options de champ personnalisées peuvent être utilisées pour ajouter une option supplémentaire spécifique au COVID-19 sur le dossier de blessure/maladie.
• Un incident peut être classé comme « traité médicalement » ou « temps perdu », le nombre de jours d'absence peut être documenté pour la tenue des dossiers, et l'incident peut être signalé comme un événement « enregistrable/à déclaration obligatoire » conformément aux instructions réglementaires.
• Des niveaux de gravité peuvent être définis pour notifier les parties internes appropriées.

Formulaires

Avec l'outil Formulaires, vous pouvez charger, accéder à et compléter des fichiers PDF à remplir. Vous et vos collaborateurs de projet pouvez ensuite accéder à ces formulaires à partir de leurs appareils mobiles. Tous les modèles de formulaires et formulaires remplis sont enregistrés dans Procore.

• Dans l'outil Formulaires, vous pouvez remplir et déposer de nouveaux documents de référence et/ou des formulaires liés à la pandémie.
  • Créez un PDF à remplir pour créer des formulaires à remplir.
  • Créer des modèles de formulaire d'entreprise .
  • Voir les instructions pour remplir un formulaire .

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Problèmes de coordination

• Surveillez la progression des problèmes et maintenez le travail en bonne voie à l'aide du tableau de bord web interactif pour accroître la responsabilité avec les équipes distantes.
• L'ensemble de l'équipe du projet peut communiquer et collaborer instantanément grâce à la fonctionnalité de commentaire et de @mention dans un emplacement central.
• Les équipes de projet peuvent atténuer les risques en déplaçant les problèmes de coordination vers les observations et en les assignant au contremaître comme travail à accomplir sur le chantier.
• Gérez la coordination 2D avec les épingles Problèmes de coordination sur les plans.

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Modèles

• Partagez des modèles coordonnées avec l'ensemble de l'équipe de projet à l'aide du visualiseur mobile et web de Procore.
• Créez des problèmes de coordination directement à partir du modèle pour communiquer facilement les problèmes du chantier au bureau.
• Tirez parti de la communication de chantier à chantier en créant des observations à partir du visualiseur de modèle mobile.

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Budget

Construisez et gérez un budget complet tout au long du cycle de vie d'un projet. En éliminant le besoin de saisir en double les modifications de contrat et les valeurs des ordres de changement dans des feuilles de calcul complexes, vous aurez un meilleur aperçu de l'impact des changements visibles et imprévus sur les résultats. Prenez le contrôle des facteurs complexes du projet lors de l'évaluation et de la prévision des coûts d'achèvement de votre projet.

• Vous pouvez créer un nouveau code/division de coût pour regrouper les impacts financiers liés à la COVID-19.
• Activez les sous-projets et ajoutez un sous-projet à votre projet.

Événements de changement

Suivez les coûts potentiels d'un projet en coordonnant l'ensemble du processus de gestion du changement.

• Tirez parti des événements de changement pour identifier les impacts potentiels sur les coûts et sur le planning liés à la COVID-19.
• Créez un type d'événement de changement, une raison et un statut pour les éléments liés à la COVID-19.

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Appels d'offres

Sollicitez des offres pour des projets tout en fournissant un emplacement central pour gérer et consulter l'état de toutes les offres. Les entrepreneurs peuvent télécharger les dossiers d'appel d'offres de Procore et soumettre des offres directement dans le système.

• Définissez la date d'échéance d'un dossier d'appel d'offres sur « À déterminer » pour permettre plus de flexibilité.
• Les meilleures pratiques en matière de communication précoce pendant la pré-construction sont essentielles au résultat de votre projet. Envoyez une correspondance par lot à vos candidats pour vous assurer que les attentes sont définies et claires, car les normes de la juridiction locale pour les activités liées à la construction sont établies autour de la COVID-19.

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Formulaires de préqualification

• Bientôt disponible Procore prépare une fonctionnalité qui vous permet de créer vos propres questions de formulaire de préqualification personnalisées à ajouter à la liste de questions prédéfinies que vous pouvez activer ou désactiver. Une question de préqualification personnalisée est un excellent moyen de vérifier quelles entreprises ont mis en place des mesures préventives contre la COVID-19 telles que la prévention de l'exposition, la préparation et le plan d'intervention.

• Modifiez votre formulaire de préqualification pour marquer les champs critiques comme requis. Si vous mettez à jour votre formulaire de présélection d'entreprise actuel, toute modification créera une nouvelle version du formulaire de présélection et mettra à jour tous les formulaires existants envoyés aux utilisateurs.

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Feuilles horaires

L'outil Feuilles horaires au niveau projet de Procore vous permet de saisir les données des pointages de la semaine en cours pour les employés qui ont été ajoutés en tant que contacts dans l'outil Annuaire au niveau entreprise et les travailleurs qui ont été ajoutés dans l'outil Équipes.

• Connectez les outils de suivi du temps natifs de Procore au système Smartbarrel pour un meilleur suivi de votre main-d'œuvre, de vos EPI et des conditions météorologiques. Smartbarrel peut fournir des porte-clés RFID pour créer un suivi du temps qui ne nécessite pas de contact physique avec les appareils et utilise un appareil photo pour capturer une photo de l'individu pointant à l'entrée/à la sortie.
• Les employés peuvent utiliser l'outil Mes horaires dans l'application mobile Procore pour les appareils Android et iOS pour pointer à l'arrivée/au départ, soumettre des entrées de temps et signer des entrées de temps sans utiliser l'appareil d'un autre utilisateur.
• Connectez les outils de suivi du temps natif de Procore avec TIKS VMS pour obtenir un contrôle de la température sur votre chantier. TIKS VMS dispose de caméras thermiques capables de détecter la température de la peau humaine et de la consigner, ainsi que de la transmettre à un superviseur de site lorsque les températures indiquent un risque potentiel de fièvre.

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Flux de travail d'approbation

• Configurez et ajustez les flux de travail d'approbation pour les éléments financiers, tels que les budgets révisés ou les factures fournisseurs, afin de faire avancer efficacement les projets.

Rapport sur les coûts du projet

• Configurez votre rapport de coût du projet pour vous tenir au courant du statut financier critique du projet.

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Prévisions des flux de trésorerie

• Mettez à jour les prévisions de flux de trésorerie du projet et intégrez-les au plan d'investissement pour éclairer tout ajustement potentiel de la planification à long terme.

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Centres de formation

Un centre de formation est un service qui permet aux entreprises de créer une documentation et des supports personnalisés pour leur équipe. Ce contenu est conservé dans une section privée sur le site de support de Procore et n'est accessible qu'aux utilisateurs qui en ont obtenu l'accès, ce qui en fait le moyen le plus efficace de maintenir votre équipe interne et vos collaborateurs externes formés et au courant des meilleures pratiques de votre entreprise. Si votre entreprise utilise un centre de formation, vous pouvez créer une documentation spécifique à la COVID-19 pour servir de source unique de vérité sur les meilleures pratiques et les procédures spécifiques à l'entreprise. Vous pouvez ensuite gérer et mettre à jour votre propre contenu selon vos besoins.

Ressources

Communauté Procore :

• Consultez cette page de ressources COVID-19 au sein de la communauté Procore ! C'est PLEIN de contenu utile.
• Webinaires sur les outils et tables rondes de l'industrie
• Chantier de Procore : articles sur la COVID-19
• Portail de formation à la certification Procore
• Tirer parti des informations basées sur les données de Procore pour apporter de la clarté en période d'incertitude
• Qualification en matière de sécurité Procore : Cours en ligne gratuits pour vous aider à rester en sécurité au travail.
• Livre de coloriage et d'activités de Procore : peu importe ce que nous affrontons, l'un des meilleurs anti-stress est de voir nos enfants être créatifs et heureux. Téléchargez notre cahier de coloriage et d'activités et partagez ce que vos petits artistes proposent en utilisant le hashtag #ProcoreMasterpieces.
• Communauté Procore : COVID-19 Forum de discussion : c'est le moment de s'appuyer les uns sur les autres. Rejoignez notre groupe communautaire COVID-19 pour participer à la discussion, apprendre de différentes approches et trouver du réconfort en découvrant que vous n'avez pas à y faire face seul.

Intégrations des partenaires

• Consultez cette ressource utile sur les 8 intégrations de partenaires pour prendre en charge le travail à distance pendant la COVID-19
• App Marketplace Procore
• Base de connaissances sur les intégrations Procore

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