Comment Procore détermine-t-il quelle version du document est la plus récente dans l'outil de gestion de document ?
Contexte
Les utilisateurs peuvent modifier le document qui s’affiche comme étant le plus récent en réorganisant les versions du document, mais Procore utilise des facteurs supplémentaires pour décider quel document est « le plus récent » dans un contexte donné. Les documents stockés dans l’outil de gestion de documents sont souvent accessibles via des liens d’e-mail provenant de l’intégration de l’outil Flux de travail ou des liens dans les documents de correspondance et les e-mails. Ces contextes influent sur la version du document considérée comme la plus récente.
De plus, l’outil Gestion de documents utilise des collections pour organiser les documents du projet. Les filtres d’une collection fournissent le contexte nécessaire à un public particulier. Par exemple, à l’intérieur d’une collection publiée, un utilisateur de terrain ne voit que les versions approuvées des documents, ce qui signifie qu’il ne voit pas nécessairement la dernière version de chaque document. En revanche, un réviseur de documents utilise la collection En cours de révision pour accéder aux versions de document en cours nécessitant un travail ou des approbations avant publication. De cette façon, Procore montre à l’utilisateur sur le terrain la version 3 d’un document, car il s’agit de la « dernière » de la collection publiée (comme indiqué ci-dessous), tandis que le réviseur voit la version 4 du même document (via la collection En révision, non illustrée ici), mais ils affichent tous les deux la version correcte pour le travail qu’ils essaient de faire.
Réponse
L’outil de gestion de documents est conçu pour présenter la dernière version du document en fonction du contexte dans lequel un utilisateur a trouvé le document et des filtres appliqués. Ce tableau montre comment différents contextes affectent la version du document présentée et quelle bannière d’avertissement apparaît lorsqu’un utilisateur navigue vers une version différente en dehors de celle que Procore considère comme par défaut pour ce contexte.
| Contexte | Version du document que Procore considère comme la plus récente | Exemple dans l'image ci-dessus | Texte de la bannière qui apparaît si l’utilisateur navigue hors de la dernière version dans ce contexte |
|---|---|---|---|
| E-mail d'élément de correspondance : clic sur un lien à partir d'un e-mail ou d'élément de correspondance Procore | Dernière version dans le conteneur de documents. | V5 | « Ce n’est pas la dernière version pour laquelle vous avez l’autorisation. La version n’est pas la version la plus récente pour laquelle vous avez l’autorisation. |
| E-mail de flux de travail : clic sur un lien dans l'e-mail de Procore concernant les tâches nécessaires à un flux de travail d'approbation. | Dernière version de la collection « En révision » (qui est la dernière version avec un flux de travail en cours). | V4 | "Ce n’est pas la dernière version dans In Review. La version n’est pas la plus récente en fonction de la collection à partir de laquelle vous l’avez ouverte. |
| Affichage enregistré « Tous les documents »: accès à un document à partir de l’affichage enregistré « Tous les documents » en bas du panneau Vues enregistrées, avec le bouton « Dernière version » sélectionné. | Dernière version dans le conteneur de documents. | V5 | « Ce n’est pas la dernière version pour laquelle vous avez l’autorisation. La version n’est pas la version la plus récente pour laquelle vous avez l’autorisation." |
| Collection « Publié » : accès à un document de la collection « Publié » fournie par le système. | Dernière version de la collection « Publié » (qui est la dernière version « approuvée »). | V3 | "Ce n’est pas la dernière version dans Published. La version n’est pas la plus récente en fonction de la collection à partir de laquelle vous l’avez ouverte. |
| Collection « En révision » : accès à un document de la collection « En révision » fournie par le système. | Dernière version de la collection « En révision » (qui est la dernière version avec un flux de travail en cours). | V4 | "Ce n’est pas la dernière version dans In Review. La version n’est pas la plus récente en fonction de la collection à partir de laquelle vous l’avez ouverte. |
| Collection personnalisée : accès à un document à partir d'une collection personnalisée créée par un administrateur de projet, telle que « Pré-construction ». | Dernière version dans le contexte de la collection. | Dépend des filtres d'affichage de la collection/ enregistrés |
« Ce n’est pas la dernière version à l’intérieur de [nom de la collection]. La version n’est pas la plus récente en fonction de la collection à partir de laquelle vous l’avez ouverte. |
| Appareil mobile : accès à un document à partir d'un appareil mobile à l'aide de l'application iOS ou Android Procore. | Voir les contextes pertinents dans les lignes ci-dessus avec ces exceptions : L'application mobile ne dispose pas de la collection « En révision » ou de l'affichage enregistré « Tous les documents ». | Dépend | Voir les contextes ci-dessus. |
Exemples des deux types de bannières d’avertissement de version :
Note: Procore est en train de changer « Révision » en « Version » dans les bannières.
L’utilisateur a quitté la dernière version dans un conteneur de documents :
L’utilisateur a quitté la dernière version dans le contexte d’une collection :
