Comment attribuer automatiquement des rôles de projet aux étapes du flux de travail ?

Si je souhaite que les personnes assignées du flux de travail soient mises à jour automatiquement via les rôles du projet, que dois-je faire ?

Les rôles qui existaient avant cette fonctionnalité (auparavant saisis librement dans le flux de travail au niveau Entreprise) sont désormais appelés « rôles personnalisés ». Pour continuer à les utiliser, suivez votre processus habituel d’affectation des étapes.

Toutefois, pour activer l’affectation automatique, c’est-à-dire que les personnes assignées à l’étape du flux de travail sont directement liées aux personnes assignées via les rôles du projet dans l’annuaire du projet, sélectionnez le rôle souhaité dans le menu déroulant Rôles du projet lors de la configuration de votre modèle de flux de travail au niveau entreprise.

Comment cette fonctionnalité permet-elle d’éviter les perturbations lors de modifications du flux de travail ?

Lors de l’utilisation de rôles de projet attribués automatiquement, toute nouvelle étape ajoutée à un flux de travail au niveau entreprise inclut automatiquement les personnes assignées appropriées au niveau projet sans intervention manuelle. Cela garantit que les flux de travail restent configurés de manière cohérente et qu’ils ne s’interrompent pas ou ne se bloquent pas en raison de l’absence de personnes assignées.

Si vous utilisez toujours des rôles personnalisés (étiquettes libres telles que « Architecte » ou « Chef de projet »), des mises à jour manuelles du flux de travail de chaque projet seront nécessaires chaque fois qu’une étape est ajoutée ou modifiée.

Que se passe-t-il si je configure un flux de travail à l’aide des rôles du projet et que ces rôles sont ensuite supprimés de l’annuaire ou que je perds les autorisations de réponse ?

Selon l’étape du flux de travail, les scénarios suivants peuvent se produire :

• Le flux de travail est bloqué.

• Le préréglage de flux de travail du projet est marqué comme non configuré.

• L’étape concernée est en retard, ce qui déclenche une notification au gestionnaire de flux de travail.

Voir Affectations de flux de travail : Guide de dépannage.

Que se passe-t-il si un rôle de projet de l’outil Admin de l’entreprise est supprimé (par exemple, le rôle « Gestionnaire de programme ») ?

Les paramètres prédéfinis de projet utilisant le rôle de projet supprimé ne seront plus configurés. Tous les flux de travail en cours actuellement affectés au rôle supprimé afficheront le message d’erreur Affectation requise : assigner un utilisateur ou un rôle . De plus, l’étape sera en retard et le gestionnaire de flux de travail en sera informé.

Si je change la personne affectée à un rôle de projet spécifique, qu’est-ce qui est mis à jour exactement ?

Le modèle de flux de travail au niveau projet et toutes les étapes de flux de travail en cours (mais pas encore répondues) seront automatiquement mis à jour pour refléter ce changement.

Que se passe-t-il si je modifie l’attribution de rôle au niveau entreprise (par exemple, d’architecte à chef de projet) ?

Les projets futurs utilisant ce modèle refléteront l’affectation mise à jour. Les modèles de projet existants seront également mis à jour, y compris les étapes de flux de travail qui sont en cours mais qui n’ont pas encore eu lieu.

Toutefois, si une étape de flux de travail est déjà affectée (par exemple, à Architecte) et actuellement en cours, l’affectation d’étape existante reste inchangée. Vous devez mettre à jour manuellement la personne assignée pour cette étape si nécessaire.

Voir la section Ajouter des personnes assignées dans Créer un modèle de flux de travail.

Que se passe-t-il si je mets à jour les personnes assignées étiquetées comme rôles du projet (dans l’annuaire) pendant un flux de travail en cours ?

L’étape actuelle du flux de travail est automatiquement mise à jour pour refléter les personnes nouvellement affectées au rôle de projet.

Si un nouvel utilisateur est affecté à une étape du flux de travail via les rôles du projet, est-il immédiatement averti ?

Non, l’utilisateur nouvellement assigné ne sera pas notifié immédiatement. Les notifications se produisent une fois que l’étape spécifique du flux de travail est activement assignée à l’utilisateur.