Affectations de flux de travail : Guide de dépannage
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Table des matières
Vue d'ensemble
Les affectations de flux de travail Procore garantissent que les bonnes personnes participent à chaque étape du processus. Les interruptions peuvent se produire pour différentes raisons, affectant la configuration des modèles de flux de travail, bloquant le flux de travail ou envoyant des notifications de retard.
Comprendre et résoudre les problèmes d’affectation des flux de travail
Le tableau ci-dessous détaille les problèmes de dépannage courants.
| Scénario | Cause | Effet | Solution |
|---|---|---|---|
| Personnes assignées non valides ou inéligibles | Une personne assignée ou un membre du groupe de personnes assignées a été supprimé de l’outil Annuaire ou un changement d’autorisation l’a rendu inéligible à une étape du flux de travail. | Les paramètres de la personne assignée dans le modèle de flux de travail ne sont pas valides ; Les nouveaux flux de travail ne peuvent pas démarrer. | Supprimez la personne assignée non valide du préréglage, puis reconfigurez le modèle. |
| Flux de travail bloqués | Le système est passé à l’étape suivante, mais personne n’a été affecté car les autorisations ont été supprimées, l’accès à l’annuaire a été perdu ou un rôle dynamique n’avait pas de membres. | Le flux de travail s’arrête en raison d’une erreur « Affectation requise », ce qui alerte immédiatement le gestionnaire de flux de travail et empêche toute progression ultérieure. | Réassignez l’étape, supprimez l’exigence d’affectation ou cliquez sur « Continuer » pour réessayer. |
| Notifications de retard | La personne assignée de cette étape a perdu l’accès à l’outil Annuaire alors que le flux de travail était actif. | Le flux de travail se bloque et est en retard, ce qui en avertit le gestionnaire de flux de travail. | Réassignez le rôle ou supprimez l’exigence de rôle. |
Personnes assignées inéligibles ou non valides
Scénario
Une personne assignée de flux de travail ne peut pas être affectée à une étape de flux de travail lorsque son enregistrement d’utilisateur est inactif dans l’outil Annuaire, que son accès aux outils est supprimé ou que son niveau d’autorisation change. Cela affecte les membres des groupes de personnes assignées sur les flux de travail qui n’ont pas encore démarré.
Exemple
Lorsque trois (3) personnes sont affectées à une étape du flux de travail et que la personne A perd l’accès ou les autorisations à l’outil Annuaire, la personne assignée du modèle de flux de travail (c’est-à-dire la personne A) devient invalide ou inéligible à l’affectation. Un gestionnaire de flux de travail doit mettre à jour les paramètres de la personne assignée. Pour en savoir plus sur ces rôles, consultez Quels sont les différents rôles associés à l’outil Flux de travail ?Impact
Les flux de travail en cours d’exécution ne sont pas immédiatement affectés. En fonction de la configuration et du moment des modifications d’accès ou d’autorisation, le système peut bloquer l’accès ou envoyer des notifications de retard. Les flux de travail utilisant « First Responder Decides » peuvent se poursuivre comme d’habitude. Cependant, vous devez corriger le paramètre incorrect de la personne assignée avant de lancer de nouveaux flux de travail.
Résolution
Pour relever ce défi, un gestionnaire de flux de travail peut :
- Modifier en masse les personnes assignées: accédez aux paramètres de la personne assignée du flux de travail et utilisez la fonction de modification par lot pour supprimer la mauvaise personne assignée et ajouter une nouvelle personne assignée. Cela informe la personne assignée des flux de travail en cours d’exécution qui n’ont pas atteint l’étape du flux de travail.
- Modification et redémarrage manuels: accédez aux paramètres des personnes assignées du flux de travail, supprimez la ou les personnes assignées non valides, puis redémarrez manuellement tous les flux de travail actifs affectés.
Flux de travail bloqués
Scénario
Un flux de travail s’arrête si une étape commence sans personnes assignées disponibles ou éligibles. Cela se produit si :
- Un administrateur supprime le profil utilisateur de la ou des personnes assignées du flux de travail de l’outil Annuaire ou modifie l’accès ou les autorisations de la personne assignée avant que le flux de travail n’atteigne l’étape concernée.
- L’étape du flux de travail est attribuée à un rôle (comme un contact de facturation) dans Procore, mais le champ « Contact de facturation » est vide dans le contrat.
Exemple
Lors de l’utilisation d’un flux de travail pour approuver une facture, le rôle « Contact de facturation » doit être attribué à un utilisateur éligible sur le contrat de facturation. Si personne n’est affecté à ce rôle lorsque le flux de travail de facturation atteint cette étape, le flux de travail s’arrête.Impact
- Le flux de travail s’arrête immédiatement.
- Un message d’erreur Devoir requis s’affiche, accompagné d’un bouton Continuer.
- Le modèle de flux de travail devient temporairement indisponible jusqu’à ce que le problème à l’origine de l’instance bloquée soit résolu.
Résolution
Pour relever ce défi, un gestionnaire de flux de travail peut :
- Réassigner la personne assignée: utilisez le panneau latéral de l’instance de flux de travail spécifique ou modifiez avec la fonction d’affectation par lot pour réaffecter une personne valide à l’étape requise.
- Supprimer l’exigence d’étape: si l’étape n’est plus nécessaire, le gestionnaire de flux de travail peut supprimer l’exigence pour l’étape concernée.
- Réessayer l’affectation: si quelqu’un a récemment modifié l’accès d’une personne assignée à l’outil Annuaire ou ses autorisations, cliquez sur Continuer pour trouver les personnes assignées disponibles pour cette étape.
Notifications de retard
Scénario
Une étape de flux de travail est en retard si la personne assignée manque la date d’échéance ou si son accès à l’outil Annuaire a été supprimé alors que l’étape de flux de travail était active. Le flux de travail s’arrête immédiatement et le système envoie une notification de retard.
Exemple
Étant donné que la personne A, un approbateur requis, a été supprimée de l’outil Annuaire pendant l’étape d’approbation, le flux de travail est bloqué et sera en retard.
Impact
- Le flux de travail reste bloqué jusqu’à ce que le problème d’affectation soit résolu
- Les notifications de retard alertent le gestionnaire de flux de travail, qui prend alors des mesures.
Conseil
Qu’en est-il des flux de travail futurs ? Si une personne assignée ne dispose pas des autorisations appropriées ou perd l’accès à l’outil Annuaire lorsqu’un flux de travail est en cours d’exécution, la personne assignée du modèle de flux de travail devient invalide ou inéligible à l’affectation. Si cela se produit après le démarrage d’un flux de travail, seuls les flux de travail en cours sont affectés.
Résolution
Pour relever ce défi, un gestionnaire de flux de travail peut :
- Réassigner la personne assignée: dans le flux de travail spécifique, utilisez le panneau latéral ou l’outil de modification par lot pour assigner l’étape à quelqu’un d’autre qui dispose de l’accès approprié.
- Supprimer l’exigence de rôle: si l’entrée de la personne assignée n’est plus nécessaire, le gestionnaire de flux de travail peut supprimer l’exigence pour ce rôle.
- Intervenants non requis : Si la personne assignée est un intervenant requis pour l’étape (par exemple, si l’étape a été configurée avec « Le premier intervenant décide »), le flux de travail se poursuit sans interruption et aucune notification de retard n’est envoyée.