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Procore

Qu'est-ce qu'un code budgétaire ?

Réponse

Dans Procore, un code budgétaire est appliqué aux postes dans les outils Gestion financière de Procore pour vous permettre de classer les postes. Il permet d'identifier les coûts pour la production de rapports budgétaires et consiste en une combinaison de code de coût, type de coût et sous-projet (si les « sous-projets » sont activés sur le projet). Il peut également comprendre une division pour correspondre au MasterFormat du CSI. Par exemple, 01 Exigences générales, 02 Construction du site, etc. 

Pour en savoir plus, consultez l'une des rubriques ci-dessous :

Quelles sont les composantes d'un code budgétaire ?

Dans Procore, un code budgétaire peut être composé des éléments suivants :

    Code de coût
    Les codes de coût identifient le type de travail effectué sur un projet et sont généralement assignés à une division spécifique dans une spécification. De nombreuses équipes de construction aux États-Unis choisissent de baser la structure de code de coût de leur projet sur le CSI Master Format. D'autres équipes peuvent concevoir une structure de code de coût unique pour répondre aux exigences commerciales spécifiques de leur entreprise. Pour vous aider à démarrer, l'application web Procore comprend une liste par défaut de codes de coût qui peuvent être utilisés sur des projets. Pour en savoir plus sur ces codes de coût par défaut, consultez Quels sont les codes de coût par défaut de Procore ?
    Exemple
    • Division : 03 00 00 Béton
      • Code de coût : 03 01 00 Entretien du béton
        • Code de coût : 03 01 10 Entretien des coffrages à béton et accessoires
        • Code de coût : 03 01 20 Entretien des armatures
  • Type de coût
    Un type de coût est un ensemble de coûts identifiés de manière unique représentés par une abréviation et une étiquette. Dans Procore, plusieurs types de coûts sont définis pour une utilisation par défaut :
    Exemple
    • L = Main-d'œuvre
    • E = Équipement
    • M = Matériaux
    • C = Engagement
    • OC = Coût pour le maître d'ouvrage
    • SVC = Services Professionnels
    • O = Autre
Notes
  • Les types de coût de votre projet peuvent être personnalisés et donc différer de ceux répertoriés ci-dessus. Voir Définir les types de coût par défaut.
  • Si votre entreprise a activé l'outil Intégrations ERP pour fonctionner avec un système ERP intégré où le concept de « Type de coût » est pris en charge, votre équipe comptable peut classer ses codes de coût dans différentes classes. Les « classes » sont équivalentes aux « types de coûts » dans Procore
Conseil

Vous souhaitez suivre et générer des rapports sur vos données financières avec une granularité supplémentaire ?

Pour les organisations qui effectuent une comptabilité analytique des tâches, votre entreprise peut également choisir d'activer les sous-projets sur votre ou vos projets Procore. Un sous-projet est mieux décrit comme une partie d'un projet Procore qui permet aux utilisateurs de compartimenter les coûts de travail au sein du projet. Dans les outils Finances de Procore, un « sous-projet » est représenté dans une colonne « sous-projet » distincte. Bien qu'un « sous-projet » ne soit PAS un segment dans le code budgétaire, il permet aux utilisateurs de Procore de suivre et de générer des rapports sur leurs données financières avec un niveau de granularité supplémentaire.

Voici quelques raisons de créer un sous-projet dans Procore :

  • Pour suivre les bâtiments, les étages, les surfaces (etc.) en tant que postes distincts dans le budget du projet. 
  • Pour suivre les ordres de changement en tant que postes distincts dans le budget du projet.
  • Pour suivre les travaux de suivi ou de finition du projet.

À quoi ressemble un code budgétaire ?

Le tableau suivant vous fournit un exemple de code budgétaire. Dans cet exemple, les codes de coût du projet utilisent les codes de coût Procore par défaut, basés sur le CSI Master Format. Les codes de coût de votre environnement peuvent être différents. Comme vous pouvez le voir dans l'illustration ci-dessous, la description du code de coût apparaît sous le code pour faciliter la sélection du bon code dans la liste. 

Exemple de code budgétaire Division-Code de coût Type de coût
budget-code.png 01- 904 S = Contrat de sous-traitance

L'exemple ci-dessous vous montre le poste correspondant dans le budget pour l'exemple de code budgétaire ci-dessus :

corresponding-code-in-budget.png 

Comment créer un code budgétaire ?

Les utilisateurs de Procore ont deux (2) manières de créer des codes budgétaires dans Procore :

  • Utiliser le bouton Créer un code budgétaire
    Le bouton « Créer un code budgétaire » qui accompagne les postes permet aux utilisateurs de créer de nouvelles combinaisons non budgétées de code de coût, de type de coût et de sous-projet. Pour utiliser ce bouton, cliquez sur la cellule Code budgétaire d'un poste. Enfin, cliquez sur le nouveau bouton Créer un code budgétaire en bas de la liste déroulante. Cette fonction est disponible dans les outils suivants au niveau projet :
    • Événements de changement
    • Ordres de changement
    • Engagements (Bons de commande et contrats de sous-traitance)
    • Coûts directs
    • Contrats principaux
  • L'ajout d'un nouveau poste budgétaire
    Procore créé également automatiquement des codes budgétaires lorsque vous ajoutez un nouveau poste au budget de votre projet. Voir Ajouter un élément de poste budgétaire .

Ai-je besoin d'autorisations supplémentaires pour créer un code budgétaire ? 

Non. Pour créer un code budgétaire, vous n'avez besoin que de l'autorisation de créer ou de modifier un élément avec l'outil Finances correspondant. Par exemple, pour créer un code budgétaire lors de l'ajout d'un poste à un coût direct, vous devez disposer d'une autorisation pour créer un coût direct. Voir Créer un coût direct.

Il est important de noter que la fonction de code budgétaire ne vous permet PAS de créer de nouveaux codes budgétaires à la volée. Au lieu de cela, il a été conçu pour simplifier le processus de sélection des trois composants qui comprennent un code de coût non budgété, un type de coût et une combinaison de sous-projet. Une combinaison non budgétée signifie simplement que même si les composants distincts (par exemple, sous-projet, division, code de coût et type de coût) existent sur le projet Procore, ils n'ont PAS été ajoutés au budget d'origine du projet.

Comme dans les versions précédentes de Procore, les sous-projets, divisions, codes de coût et types de coût continueront d'être créés avec les outils Admin de l'entreprise et du projet. Pour obtenir des instructions, consultez l'un des liens ci-dessous :

La présence d'un code budgétaire modifie-t-elle les processus d'importation de données existantes ?

Non. La fonction de code budgétaire n'a aucun effet sur les processus existants d'importation de données dans Procore. En effet, les composants d'un code budgétaire continuent d'être composés d'une combinaison d'un code de coût , d'un type de coût et d'un sous-projet (si activé). Les utilisateurs qui souhaitent importer des données de Finances dans l'un des outils Finances de Procore doivent continuer à utiliser le modèle d'importation existant, la structure du modèle et les étapes détaillées pour le processus d'importation de chaque outil. Pour en savoir plus, consultez Modèles d'importation Procore .

Voir également