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Procore

Engagements : Permettre aux collaborateurs de soumettre des ordres de changement initiés sur le chantier

Cette annonce représente un moment unique. Les futures versions peuvent avoir un impact sur les informations ci-dessous.
Version bêta : 11 octobre 2021 | Mise à jour de la version bêta : 2 mai 2022 | Fonctionnalité publiée : bientôt disponible ! 


Autoriser les collaborateurs à soumettre des ordres de changement initiés sur le chantier

En réponse à une demande populaire reçue de nos utilisateurs Procore sur commentaires.procore.com, vous pouvez désormais configurer Procore pour fournir aux collaborateurs de votre projet l'autorisation dont ils ont besoin pour créer et soumettre leurs propres ordres de changement de l'engagement lorsque l'outil Événements de changement du projet est activé.

Avant cette mise à jour, les clients Procore qui souhaitaient activer l'outil Événements de changement sur un projet géraient les changements potentiels en dehors de Procore. Par exemple, les équipes recevaient des informations relatives aux changements de leurs sous-traitants et fournisseurs par e-mail. En outre, vous avez effectué une double saisie en créant d'abord l'événement de changement requis, puis en créant un ordre de changement de l'engagement. 

Avec cette nouvelle version, votre équipe peut désormais accorder à vos collaborateurs les autorisations d'accès appropriées, ce qui permet à vos sous-traitants et fournisseurs de soumettre leurs propres ordres de changement de l'engagement. Pour éviter les doublons, Procore crée également automatiquement l'événement de changement requis en utilisant les informations de l'ordre de changement de l'engagement. 

Comment fonctionne cette nouvelle fonctionnalité ?

Le tableau ci-dessous détaille comment la version actuelle et la nouvelle version bêta de Procore fonctionnent lorsque l'outil Événements de changement est ajouté à votre projet.

Version précédente – Ordres de changement à deux (2) niveaux Ordres de changement initiés sur le chantier - Ordres de changement à deux (2) niveaux
Votre collaborateur découvre une condition de travail sur le chantier qui révèle une modification potentielle du contrat.  Votre collaborateur découvre une condition de travail sur le chantier qui révèle une modification potentielle du contrat. 
Votre collaborateur rassemble la documentation sur ce changement et l'envoie à votre équipe de projet par e-mail.  Étant donné que votre collaborateur a obtenu des autorisations d'accès à Procore, il peut créer un ordre de changement potentiel de l'engagement dans Procore et mettre à jour directement sa ventilation des coûts. 
Le membre de votre équipe reçoit les informations et crée un nouvel événement de changement dans Procore. 

Après avoir cliqué sur « Enregistrer » dans la ventilation des coûts des ordres de changement potentiels de l'engagement, Procore génère automatiquement un événement de changement dans Procore et le remplit avec les informations de l'ordre de changement potentiel de l'engagement.

Remarque : le système étiquette également le nouvel événement de changement comme « (créé par le système) », afin que votre équipe interne puisse identifier rapidement tout événement de changement créé à la suite d'un ordre de changement initié sur lechantier.

Le membre de votre équipe crée un ordre de changement potentiel de l'engagement à partir de l'événement de changement.  -
Le membre de votre équipe crée un ordre de changement de l'engagement.  Le membre de votre équipe crée un ordre de changement de l'engagement. 
Votre membre de l’équipe modifie un ordre de changement de l’engagement.  Votre membre de l’équipe modifie un ordre de changement de l’engagement. 
Le membre de votre équipe approuve un ordre de changement de l'engagement 

Le membre de votre équipe approuve un ordre de changement de l'engagement. Voir Approuver ou rejeter les ordres de changement de l'engagement .

 En version bêta
Note aux utilisateurs participant au programme bêta limité « Réalisation estimée du sous-traitant ». Lorsqu'un utilisateur passe un ordre de changement au statut « Approuvé » et qu'il inclut une valeur dans le champ « Impact sur le planning » de l'ordre de changement, Procore met automatiquement à jour le champ « Date d'achèvement estimée » du contrat d'engagement en fonction du nombre de jours entrés. Pour en savoir plus sur ce programme, voir Engagements : (Bêta) Date d'achèvement estimée du sous-traitant.

Quels sont les avantages ?

Avec cette mise à jour, vous pouvez désormais :

  • Ajoutez l'outil Événements de changement au projet de votre entreprise. Cette mise à jour permet aux clients qui ont précédemment désactivé l'outil Événements de changement sur les projets d'activer l'outil et d'autoriser les collaborateurs à soumettre des ordres de changement. Pour en savoir plus sur l'activation de cet outil, voirPuis-je activer l'outil Événements de changement sur mon projet existant ?
  • Gérez les ordres de changement initiés par l'entrepreneur et le fournisseur directement dans l'application Procore . Avant cette version, les équipes de projet choisissaient souvent de gérer la demande de changement et la notification en dehors de Procore, en recevant les demandes de changement soumises via un programme de messagerie tiers ou en utilisant une solution de contournement à l'aide de l'outil Correspondance du projet. Désormais, les modifications initiées sur le terrain peuvent être saisies directement dans Procore, simplement en fournissant à vos collaborateurs les autorisations d'accès appropriées à leur contrat dans l'outil Engagements. 
  • Éliminez les doublons inefficaces. Lorsque vos collaborateurs effectuent la saisie des données, votre équipe de projet gagne du temps en n'effectuant plus de saisie de données répétitive. Désormais, lorsqu'un collaborateur enregistre les postes de la VDC dans un ordre de changement de l'engagement, Procore génère automatiquement un événement de changement à l'aide de ces données. En outre, Procore étiquette l'événement de changement « (créé par le système) » pour aider votre équipe à identifier rapidement les événements provenant d'un ordre de changement initié sur le chantier. 
  • Identifiez plus rapidement les impacts financiers . Maintenant que vos collaborateurs vous soumettent directement des ordres de changement, les équipes peuvent tirer parti de toute la puissance de l'outil Événements de changement du projet pour suivre les impacts financiers et éviter les risques potentiels. Votre équipe a également la possibilité de générer des rapports qui peuvent être envoyés aux membres de votre équipe sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. 

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Bien que cette fonctionnalité ait été spécifiquement demandée par les maîtres d'ouvrage qui gèrent leurs projets de construction dans Procore et qui ont ajouté l'outil Événements de changement au projet. VoirPuis-je activer l'outil Événements de changement sur mon projet existant ?Cette fonctionnalité peut également être utilisée par les entrepreneurs généraux et les entrepreneurs spécialisés. 

Quelles sont les conditions requises pour utiliser cette fonctionnalité ?

Pour configurer cette fonctionnalité sur un projet :

  • L'outil Événements de changement du projet doit être ajouté au projet. 
  • Un utilisateur disposant de droits de niveau « Admin » sur l'outil Engagements du projet doit cocher les paramètres « Activer les ordres de changement initiés sur le chantier » et « Autoriser les utilisateurs de niveau standard à créer des OCE » dans la page Configuration du contrat de l'outil Engagements. Pour obtenir des instructions, voir Autoriser les collaborateurs à soumettre des ordres de changement initiés sur le chantier (Bêta).

Quelles sont les autorisations d’accès utilisateur requises pour les collaborateurs ? 

En règle générale, un utilisateur disposant d'autorisations de niveau « Admin » dans l'annuaire du projet attribue les autorisations et privilèges appropriés à vos collaborateurs à l'aide d'un modèle d'autorisations de projet. Pour savoir comment utiliser les modèles d'autorisation de projet dans Procore, consultez Gérer les modèles d'autorisation de projet . Les autorisations suivantes doivent être configurées pour chaque collaborateur ou sur le modèle d'autorisation assigné à vos collaborateurs :