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Procore

Intégrations ERP : fonction d'exportation directe

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Fonctionnalité annoncée : 13 juillet 2023 /  Fonctionnalité publiée : 21 juillet 2023

 

Intégrations ERP : fonction d'exportation directe

Les intégrations ERP de Procore offrent désormais la possibilité de contourner l'étape de l'approbateur comptable lors de l'exportation de certains éléments vers votre système ERP. Cette fonctionnalité, appelée « Exportation directe », offre une flexibilité accrue et peut vous aider à rationaliser les processus d'approbation. Les exportations directes sont facultatives et peuvent être activées pour un ou plusieurs des éléments suivants :

  • Engagements
  • Ordres de changement de l'engagement (OCE)
  • Factures de sous-traitants

Lorsqu'il est activé, ce paramètre a un impact sur les éléments de tous les projets. Il ne peut pas être limité à certains projets. Il est désactivé par défaut.

Comment puis-je l'utiliser ?

Vous pouvez choisir d'utiliser l'outil Flux de travail de Procore pour terminer les processus d'approbation, au lieu de l'étape d'approbateur comptable intégrée de l'outil Intégrations ERP. Vous pouvez également choisir d'éliminer complètement l'étape d'approbation comptable et permettre aux utilisateurs ayant la possibilité d'envoyer un élément au système ERP de le faire de manière indépendante, sans autre approbation.

Les trois (3) options de configuration suivantes sont disponibles avec cette fonctionnalité :

  • Exportation directe désactivée (par défaut). Vous pouvez continuer à utiliser votre intégration de la même manière, sans changement. 
  • Exportation directe activée, flux de travail NON appliqués. Lorsqu'elle est activée sans appliquer de flux de travail au processus d'approbation pour un engagement, un OCE et/ou une facture, cette fonctionnalité permet simplement d'exporter ces objets directement vers votre système ERP en cliquant sur le bouton « Envoyer à l'ERP » sur l'élément dans son projet. outil de niveau. Aucune approbation dans l'outil Intégrations ERP au niveau entreprise n'est requise.
  • Exportation directe activée, flux de travail appliqués. Vous pouvez activer la fonction d'exportation directe et choisir d'utiliser un flux de travail pour le processus d'approbation ERP avant l'étape « Envoyer à l'ERP », au lieu d'approuver un élément pour l'exportation via l'outil Intégrations ERP au niveau entreprise. Pour en savoir plus sur l'outil Flux de travail v2 de Procore (en version bêta), y compris comment créer des modèles de flux de travail et les assigner aux projets, voir Flux de travail .

Comment activer les exportations directes ERP ?

Option 1. Si vous souhaitez activer les exportations directes sans appliquer de flux de travail d'approbation à partir de l'outil Flux de travail, suivez les étapes de la section Activer ou désactiver les exportations directes ERP (article à venir).

Option 2. Pour activer les exportations directes et gérer l'approbation à l'aide de flux de travail, configurez et appliquez des flux de travail aux éléments souhaités. Voir Flux de travail pour les instructions. Ensuite, une fois les flux de travail appliqués, suivez les étapes décrites dans Activer ou désactiver les exportations directes ERP (article à venir).

Option 3. Pour engager l'équipe des services professionnels de Procore afin qu'elle vous aide à créer et à appliquer des flux de travail d'approbation à l'aide de l'outil Flux de travail, contactez votre responsable de la réussite client (CSM) ou votre responsable de compte (AE).

 Important - limitation

Certaines intégrations et implémentations clientes incluent des champs personnalisés qui nécessitent une entrée, ou ont des limitations concernant le type ou la longueur de l'entrée, pour qu'un objet puisse être exporté. La fonction d'exportation directe tente de lancer l'exportation de ces éléments, mais dans certains cas, si vous cliquez sur « Envoyer à l'ERP », l'élément est déplacé vers la page « Prêt à exporter » de l'outil Intégrations ERP au niveau entreprise. 

Il est recommandé de vérifier le filtre « Prêt à exporter » pour ces éléments après avoir activé cette fonctionnalité afin de garantir des exportations réussies et en temps opportun. 

Exemple :

  • Le Viewpoint® Vista™ Intégration par Ryvit peut être configuré pour exiger la sélection d'un groupe de conformité pour les engagements dans l'outil Intégrations ERP au niveau entreprise avant l'exportation. Étant donné qu'un groupe de conformité ne peut pas être sélectionné dans l'engagement lorsque vous cliquez sur le bouton « Envoyer à l'ERP » avant l'exportation, cet élément ne sera pas exporté automatiquement. L'approbation sera toujours requise dans l'outil Intégrations ERP au niveau entreprise.

Où puis-je obtenir de l'aide si j'ai des questions ?

Pour obtenir de l'aide sur la configuration des flux de travail : contactez le support technique et sélectionnez « Mon application Procore » sous « En quoi pouvons-nous vous aider aujourd'hui ? ». Vous pouvez également appeler ou discuter avec notre équipe d'assistance générale. L'équipe de support ERP ne sera pas en mesure de répondre aux questions concernant l'outil Flux de travail.

En cas de problème de synchronisation des éléments avec votre système ERP : contactez le support technique et sélectionnez « Mon intégration ERP » sous « En quoi pouvons-nous vous aider aujourd'hui ? ».

Pour des questions générales sur les exportations directes ou pour savoir comment utiliser les flux de travail pour gérer votre processus métier : contactez votre responsable de la réussite client Procore.