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Procore

Gérer les autorisations pour les documents au niveau entreprise

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Objectif

Gérer les paramètres d'autorisation sur un fichier ou dossier stocké dans l'outil Documents au niveau entreprise.

Contexte

Si vous êtes l'administrateur Procore de votre entreprise ou si on vous a accordé le niveau d'autorisation « Admin » dans l'outil Documents de l'entreprise, vous pouvez utiliser les étapes ci-dessous pour gérer les paramètres d'autorisation pour vos fichiers et dossiers au niveau entreprise. Ces paramètres vous permettent d'accorder ou de refuser l'accès de l'utilisateur aux fichiers et dossiers au niveau entreprise. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour gérer les autorisations relatives aux fichiers et dossiers dans l'outil Documents au niveau entreprise, autorisations « Admin » dans l'outil Documents au niveau entreprise.
    • Pour afficher les fichiers et dossiers « privés » dans l'outil Documents au niveau entreprise, autorisation de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Documents de l'entreprise et l'accès aux fichiers ou dossiers doit vous avoir été octroyé. 
    • Pour afficher les fichiers et dossiers marqués « Privés » que vous avez chargés dans l'outil Documents au niveau entreprise, autorisation de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil Documents de l'entreprise.
      • IMPORTANT ! Si le paramètre de configuration « Documents et dossiers privés par défaut » est désactivé (voir Configurer les paramètres avancés : documents de l'entreprise) et que vous êtes un utilisateur ayant une autorisation de niveau « Standard » dans l'outil Documents, vous pouvez créer de nouveaux dossiers et fichiers partagés au niveau entreprise. Cependant, un utilisateur disposant d'une autorisation de niveau « Admin » peut révoquer votre autorisation d'accès à ces fichiers à tout moment en définissant le paramètre d'autorisation du fichier ou du dossier sur Privé. 
  • Informations supplémentaires :
    • Lorsqu'un dossier est marqué Privé, tous les fichiers et sous-dossiers qu'il contient héritent du paramètre d'autorisation du dossier parent et deviennent privés.
      Remarque : l'accès au dossier peut être accordé à des utilisateurs ou groupes spécifiques, comme indiqué dans les étapes ci-dessous. 
    • Les utilisateurs doivent disposer d'autorisations « Lecture seule » ou supérieures dans l'outil Documents au niveau entreprise pour pouvoir accéder aux dossiers ou aux fichiers.

Procédure

  1. Accédez à l'outil Documents.
  2. Sélectionnez le fichier ou le dossier pour lequel vous souhaitez gérer les autorisations.
  3. Si le panneau Informations n'est pas déjà ouvert, cliquez sur l'icône Infos icon-info2.png. 
  4. Cliquez sur Autorisations. 
  5. Les actions suivantes sont disponibles :
    • Si vous souhaitez rendre le fichier ou le dossier privé, cochez la case à côté de Rendre privé.
      permissions-make-private-checkbox.png
       
    • Si vous souhaitez rendre le fichier ou le dossier public, décochez la case à côté de Rendre privé.
      Remarque : si un dossier parent est marqué comme Privé, tous les fichiers ou dossiers de ce dossier sont automatiquement privés. Les fichiers et dossiers privés sont uniquement accessibles aux utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » OU aux utilisateurs dont l'autorisation granulaire « Accéder aux dossiers et fichiers privés » est activée dans leur modèle d'autorisation. 
      Important ! Pour que les utilisateurs puissent accéder au fichier ou dossier privé, vous devrez les sélectionner dans la fenêtre Gérer les autorisations pour le fichier ou le dossier et son dossier parent. Une fois qu'un utilisateur dispose des autorisations sur un dossier parent, il disposera automatiquement des autorisations sur les dossiers et les fichiers de ce dossier parent.
    • Si le fichier ou le dossier est déjà privé et que vous souhaitez gérer les utilisateurs qui peuvent le voir :
      1. Cliquez sur Gérer les autorisations.
        manage-document-permissions.png
      2. Sélectionnez les utilisateurs, groupes des autorisations et groupes de distribution auxquels vous souhaitez accorder l'accès :
        • Cochez les cases à côté de ceux auxquels vous souhaitez accorder l'accès. 
        • Décochez les cases à côté de ceux dont vous souhaitez supprimer l'accès.
      3. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer les paramètres des autorisations du fichier ou du dossier.