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Procore

Envoyer un message pour la planification des ressources

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Objectif

Envoyer par e-mail et des messages SMS (Short Message Service) aux personnes à des fins de planification des ressources.

Contexte

Lors de la gestion de votre ressource, vous pouvez envoyer des messages pour fournir des informations utiles telles que des mises à jour de la météo, des horaires ou des informations sur certains titres de poste.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises
  • Les messages envoyés dans la planification des ressources n’apparaîtront PAS dans les e-mails dans Procore.
  • Par défaut, vous ne pouvez voir que le message que vous créez. Pour permettre aux autres utilisateurs de voir votre message, cochez la case « Tous les utilisateurs peuvent voir ce message » lors de la création d’un message.
  • Les messages peuvent être envoyés individuellement ou à un groupe.
    • Individu. 
      • Le message est envoyé à chaque destinataire séparément.
      • Les destinataires ne voient pas que le message a été envoyé à plusieurs personnes.
      • Le destinataire ne répond qu’à l’expéditeur du message d’origine.
    • Groupe.
      • Le message est envoyé comme un seul message à l’ensemble du groupe.
      • Chaque destinataire peut voir toutes les personnes à qui le message a été envoyé.
      • Lorsqu’un destinataire répond, chaque destinataire du groupe reçoit la réponse dans une chaîne de messages.
      • Les messages de groupe sont idéalement utilisés pour les discussions entre plusieurs personnes.
  • Destinataires:
  • À partir de l’outil Liste des personnes ou Messages, vous pouvez :
    • Envoyer des messages à des personnes ou à plusieurs personnes.
  • À partir des tableaux d’affectations ou du Gantt d’affectations, vous pouvez :
    • Envoyez des messages à toutes les personnes assignées à un projet à une certaine date ou dans une certaine plage de dates.
  • Lors de la planification de l’envoi futur d’un message ou de la création d’un brouillon pour plusieurs destinataires, des messages individuels sont créés et gérés indépendamment pour chaque destinataire. Voir Gérer les messages planifiés pour la planification des ressources et Gérer les brouillons de messages pour la planification des ressources.

Procédure

Vous pouvez envoyer des messages à partir des endroits suivants dans la planification des ressources :

Envoyer des messages à partir de l’outil Messages

Utilisez Messages pour envoyer des messages à toute personne de votre liste de personnes dont le profil est configuré pour recevoir des messages par e-mail, SMS ou via l’application planifications des ressources/LaborChart.

  1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.
  2. Cliquez sur Communications et sélectionnez Messages.
  3. Cliquez sur Nouveau.
  4. Optionnel: Saisissez un objet.
  5. Saisissez le message que vous souhaitez envoyer.
  6. Sélectionnez le « Type de message » :
    • Message individuel. Sélectionnez cette option pour envoyer le même message à plusieurs destinataires, en tant que messages individuels.
    • Message de groupe. Sélectionnez cette option pour envoyer le message à plusieurs destinataires.
  7. Cliquez sur Ajouter des destinataires et sélectionnez d’autres destinataires.
    Notes:
    • Vous pouvez répéter cette étape pour ajouter d’autres destinataires.
    • Si vous devez supprimer un destinataire, cliquez sur l’icône Supprimer icon-delete-wfp.png à côté de son nom.
  8. Cochez la case « Tous les utilisateurs peuvent voir ce message » pour permettre aux autres utilisateurs d’accéder au message dans l’outil Messages.
  9. Sélectionnez le moment d’envoi du message :
    • Envoyer maintenant. Sélectionnez cette option pour envoyer le message immédiatement.
    • Horaire. Déplacez la bascule de « Programmer la livraison » en position ACTIVÉ pour programmer le message.
      1. Entrez la date et l’heure d’envoi du message planifié.
      2. Cliquez sur Planning.
    • Enregistrer le brouillon. Sélectionnez cette option pour enregistrer le message en tant que brouillon. 
      Note: Vous pouvez envoyer le brouillon ultérieurement à partir de vos brouillons de messages.

Envoyer des messages à partir de la liste des personnes

  1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.
  2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes.
  3. Cochez les cases des personnes auxquelles vous souhaitez envoyer un message.
  4. Cliquez sur l’icône Envoyer icon-send-message-wfp.png .
  5. Optionnel: Saisissez un objet.
  6. Saisissez le message que vous souhaitez envoyer.
  7. Sélectionnez le « Type de message » :
    • Message individuel. Sélectionnez cette option pour envoyer le même message à plusieurs destinataires, en tant que messages individuels.
    • Message de groupe. Sélectionnez cette option pour envoyer le message à plusieurs destinataires.
  8. Optionnel: Cliquez sur Ajouter des destinataires et sélectionnez d’autres destinataires.
    Notes:
    • Vous pouvez répéter cette étape pour ajouter d’autres destinataires.
    • Si vous devez supprimer un destinataire, cliquez sur l’icône Supprimer icon-delete-wfp.png à côté de son nom.
  9. Cochez la case « Tous les utilisateurs peuvent voir ce message » pour permettre aux autres utilisateurs d’accéder au message dans l’outil Messages.
  10. Sélectionnez le moment d’envoi du message :
    • Envoyer maintenant. Sélectionnez cette option pour envoyer le message immédiatement.
    • Horaire. Déplacez la bascule de « Programmer la livraison » en position ACTIVÉ pour programmer le message.
      1. Entrez la date et l’heure d’envoi du message planifié.
      2. Cliquez sur Planning.
    • Enregistrer le brouillon. Sélectionnez cette option pour enregistrer le message en tant que brouillon. 
      Note: Vous pouvez envoyer le brouillon ultérieurement à partir de vos brouillons de messages.

Envoyer des messages à partir des tableaux d’affectation

À partir des tableaux d’affectation, vous pouvez envoyer des messages à toutes les personnes ayant des affectations pour un projet à une certaine date ou dans une certaine plage de dates.

  1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.
  2. Cliquez sur Affectations et sélectionnez Tableaux d’affectations.
  3. Cliquez sur les points de suspension icon-ellipsis-wfp.png du projet pour lequel vous souhaitez envoyer le message.
  4. Sélectionnez Envoyer un message aux personnes.
  5. Sélectionnez à qui envoyer le message en fonction des personnes qui ont une mission ce jour-là.
    • Jour de visionnement en cours. Les personnes qui ont une affectation de la journée en cours affichée sur les tableaux des affectations.
    • Plage de dates. Les personnes dont l’affectation se situe dans une certaine plage de dates.
      1. Sélectionnez la date de début de la plage de dates.
      2. Sélectionnez une date de fin ou le nombre de semaines à partir de la date de début.
  6. Cliquez sur Créer un message.
  7. Optionnel: Saisissez un objet.
  8. Saisissez le message que vous souhaitez envoyer.
  9. Sélectionnez le « Type de message » :
    • Message individuel. Sélectionnez cette option pour envoyer le même message à plusieurs destinataires, en tant que messages individuels.
    • Message de groupe. Sélectionnez cette option pour envoyer le message à plusieurs destinataires.
  10. Optionnel: Cliquez sur Ajouter des destinataires et sélectionnez d’autres destinataires.
    Notes:
    • Vous pouvez répéter cette étape pour ajouter d’autres destinataires.
    • Si vous devez supprimer un destinataire, cliquez sur l’icône Supprimer icon-delete-wfp.png à côté de son nom.
  11. Cochez la case « Tous les utilisateurs peuvent voir ce message » pour permettre aux autres utilisateurs d’accéder au message dans l’outil Messages.
  12. Sélectionnez le moment d’envoi du message :
    • Envoyer maintenant. Sélectionnez cette option pour envoyer le message immédiatement.
    • Horaire. Déplacez la bascule de « Programmer la livraison » en position ACTIVÉ pour programmer le message.
      1. Entrez la date et l’heure d’envoi du message planifié.
      2. Cliquez sur Planning.
    • Enregistrer le brouillon. Sélectionnez cette option pour enregistrer le message en tant que brouillon. 
      Note: Vous pouvez envoyer le brouillon ultérieurement à partir de vos brouillons de messages.

Envoyer des messages à partir du diagramme de Gantt des affectations

À partir du Gantt Affectations, vous pouvez envoyer des messages à toutes les personnes assignées du projet à une certaine date ou dans une certaine plage de dates.

  1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.
  2. Cliquez sur Affectations et sélectionnez Gantt (hérité).
  3. Sélectionnez Projets.
    clipboard_ed866d13205e3cd61fb36714149345880.png
  4. Cliquez sur les points de suspension icon-ellipsis-wfp.png du projet pour lequel vous souhaitez envoyer le message.
  5. Sélectionnez Envoyer un message aux personnes.
  6. Sélectionnez un destinataire en fonction des personnes qui ont une affectation ce jour-là.
    • Jour de visionnement en cours. Les personnes qui ont une affectation le jour spécifique sélectionné.
    • Plage de dates. Les personnes dont l’affectation se situe dans une certaine plage de dates.
      1. Sélectionnez la date de début de la plage de dates.
      2. Sélectionnez une date de fin ou le nombre de semaines à partir de la date de début.
  7. Cliquez sur Créer un message.
  8. Optionnel: Saisissez un objet.
  9. Saisissez le message à envoyer.
  10. Sélectionnez le « Type de message » :
    • Message individuel. Sélectionnez cette option pour envoyer le même message à plusieurs destinataires, en tant que messages individuels.
    • Message de groupe. Sélectionnez cette option pour envoyer le message à plusieurs destinataires.
  11. Optionnel: Cliquez sur Ajouter des destinataires et sélectionnez d’autres destinataires.
    Notes:
    • Vous pouvez répéter cette étape pour ajouter d’autres destinataires.
    • Si vous devez supprimer un destinataire, cliquez sur l’icône Supprimer icon-delete-wfp.png à côté de son nom.
  12. Cochez la case « Tous les utilisateurs peuvent voir ce message » pour permettre aux autres utilisateurs d’accéder au message dans l’outil Messages.
  13. Sélectionnez le moment d’envoi du message :
    • Envoyer maintenant. Sélectionnez cette option pour envoyer le message immédiatement.
    • Horaire. Déplacez la bascule de « Programmer la livraison » en position ACTIVÉ pour programmer le message.
      1. Entrez la date et l’heure d’envoi du message planifié.
      2. Cliquez sur Planning.
    • Enregistrer le brouillon. Sélectionnez cette option pour enregistrer le message en tant que brouillon. 
      Note: Vous pouvez envoyer le brouillon ultérieurement à partir de vos brouillons de messages.