Configurer un modèle de flux de travail sur un projet
Objectif
Configurer un modèle de flux de travail sur un outil.
Contexte
Une fois qu'un modèle de flux de travail est publié et assigné à un projet, il doit être configuré sur le projet avant de pouvoir être utilisé. La configuration comprend la désignation d'une personne pour agir en tant que « gestionnaire de flux de travail » et l'affectation des groupes de distribution et des personnes assignées appropriées à votre flux de travail. Un modèle spécifique doit également être défini comme « par défaut » pour l'outil avant de pouvoir être utilisé.
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Annuaire de l'entreprise.
OU - Utilisateurs disposant de l'autorisation granulaire de flux de travail « Configurer des modèles de flux de travail » pour l'outil respectif dans leur modèle d'autorisation.
ET
Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil où le flux de travail est configuré.
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Annuaire de l'entreprise.
Procédure
- Accédez à l'outil dans lequel le flux de travail est en cours de configuration.
- Cliquez sur Configurer les paramètres
icône .
Remarque : Pour l'outil Correspondance, sélectionnez les paramètres de configuration pour le type de correspondance spécifique du modèle de flux de travail. - Cliquez sur « Paramètres de flux de travail » dans le volet de droite.
Remarque : les outils Facturation et Correspondance n'ont pas de page « Paramètres de flux de travail » dédiée. Faites défiler jusqu'au bas des paramètres de configuration de l'outil Facturation pour accéder aux configurations du flux de travail de facturation. - Cliquez sur le bouton Configurer à côté du flux de travail en cours de configuration pour ouvrir la visionneuse de flux de travail.
Exemple
- En haut de la visionneuse de flux de travail, procédez comme suit :
- Assigner un gestionnaire de flux de travail. Sélectionnez l'utilisateur du projet que vous souhaitez assigner à ce rôle dans la liste déroulante en haut de la page.
- Assigner un groupe de distribution. Sélectionnez un groupe de distribution dans cette liste. Il s'agit des groupes d'utilisateurs qui recevront des e-mails de notification de Procore lorsque certaines actions se produisent dans un flux de travail.
- Cliquez sur une étape « Réponse » dans la visionneuse de flux de travail pour voir les détails de l'étape.
- Saisissez le nombre de jours dont les personnes assignées auront besoin pour soumettre leurs réponses à l'étape. Dans la section « Informations générales » des détails de l'étape sous Jours restants, entrez un nombre de jours dans la première case, puis sélectionnez Jours civils ou Jours ouvrables dans la liste déroulante. Si les personnes assignées ne soumettent pas de réponse dans le nombre défini de « Jours pour terminer », elles recevront une notification automatique par e-mail pour leur rappeler de soumettre leur réponse.
- Cliquez sur Gérer les personnes assignées dans la section « Personnes assignées » des détails de l'étape pour afficher les personnes assignées et modifier les membres des rôles modèles assignés à partir du flux de travail de l'entreprise.
- Cliquez sur Modifier les membres à côté des rôles du modèle.
- Sélectionnez les membres à ajouter dans la liste des utilisateurs assignables dans l'annuaire du projet.
Remarque : au moins un membre doit être assigné à chaque rôle de modèle sur l'étape. - Facultatif : si le type de décision de l'étape est « Plusieurs intervenants décident », vous pouvez modifier les exigences de réponse de chaque membre en utilisant le menu déroulant à côté de leur nom dans la colonne intitulée Obligation de répondre ?
- Cliquez sur Terminé lorsque vous avez terminé d'ajouter des personnes assignées à l'étape.
- Répétez les étapes six (6) à onze (11) pour chaque étape de réponse supplémentaire dans le flux de travail.
- Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : si des champs obligatoires contiennent des informations manquantes, une bannière apparaît en haut de la visionneuse de flux de travail. Cliquez sur Afficher les détails pour voir quelle étape doit être mise à jour.
Définir un flux de travail par défaut
Un flux de travail par défaut doit être choisi avant qu'un flux de travail puisse être lancé sur un élément.
- Passez la souris sur la colonne « Flux de travail par défaut » dans le tableau « Paramètres du flux de travail ».
- Cliquez sur Définir par défaut sur la ligne du flux de travail que vous souhaitez définir par défaut.
Remarque : si un flux de travail par défaut a déjà été défini, la même action inverse la désignation par défaut du flux de travail. - Une fois qu'un flux de travail par défaut est choisi, une coche apparaît dans la colonne « Flux de travail par défaut » du flux de travail.