Configurer un modèle de flux de travail sur un projet
Une fois que les modèles de flux de travail sont attribués aux projets, ils doivent être configurés avec les paramètres d’un outil individuel. Il s’agit du processus par lequel les étapes du flux de travail sont attribuées à des utilisateurs spécifiques et le nombre de jours dont ils disposent pour répondre est défini. Un flux de travail par défaut devra également être défini pour l’outil auquel il est associé avant de pouvoir être appliqué et utilisé pour approuver un élément.
Objectif
Configurer un modèle de flux de travail sur un outil.
Contexte
Une fois qu'un modèle de flux de travail est publié et assigné à un projet, il doit être configuré sur le projet avant de pouvoir être utilisé. La configuration comprend la désignation d'une personne pour agir en tant que « gestionnaire de flux de travail » et l'affectation des groupes de distribution et des personnes assignées appropriées à votre flux de travail. Un modèle spécifique doit également être défini comme « par défaut » pour l'outil avant de pouvoir être utilisé.
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
- Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil de projet en cours de configuration.
Procédure
- (Facultatif) Vous pouvez activer des modèles de flux de travail au niveau projet pour donner aux équipes de projet l’autonomie nécessaire pour créer et personnaliser des flux de travail directement dans leur environnement de projet, sans dépendre des autorisations au niveau entreprise.
- Accédez à l'outil dans lequel le flux de travail est en cours de configuration.
- Cliquez sur Configurer les paramètres
icône .
Remarque : Pour l'outil Correspondance, sélectionnez les paramètres de configuration pour le type de correspondance spécifique du modèle de flux de travail. - (Facultatif) Vous pouvez cloner un modèle de flux de travail au niveau projet pour créer un modèle de flux de travail identique ou très similaire à un modèle existant.
Remarque
Les modèles de flux de travail au niveau projet doivent être activés pour pouvoir utiliser la fonctionnalité de clonage. - Cliquez sur « Paramètres de flux de travail » dans le volet de droite.
Remarque : les outils Facturation et Correspondance n'ont pas de page « Paramètres de flux de travail » dédiée. Faites défiler jusqu'au bas des paramètres de configuration de l'outil Facturation pour accéder aux configurations du flux de travail de facturation. - Cliquez sur le bouton Configurer à côté du flux de travail en cours de configuration pour ouvrir la visionneuse de flux de travail.
Exemple
- En haut de la visionneuse de flux de travail, affectez un gestionnaire de flux de travail en sélectionnant un utilisateur du projet dans la liste déroulante.
- Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : si des champs obligatoires contiennent des informations manquantes, une bannière apparaît en haut de la visionneuse de flux de travail. Cliquez sur Afficher les détails pour voir quelle étape doit être mise à jour.
Étapes facultatives. Terminer en fonction des exigences du flux de travail.
- Assigner un groupe de distribution. Sélectionnez un groupe de distribution dans cette liste. Il s’agit des groupes d’utilisateurs qui recevront des e-mails de notification de Procore lorsque certaines actions se produisent dans un flux de travail.
- Jours pour terminer. Saisissez le nombre de jours dont disposeront les personnes assignées pour soumettre leurs réponses à l’étape. Dans la section « Informations générales » des détails de l’étape sous Jours pour terminer, saisissez un nombre de jours dans la première case, puis sélectionnez Jours civils ou Jours ouvrables dans la liste déroulante.
Note: Si les personnes assignées ne soumettent pas de réponse dans le délai défini, elles recevront des rappels automatisés par e-mail.
Définir un flux de travail par défaut
Un flux de travail par défaut doit être choisi avant qu'un flux de travail puisse être lancé sur un élément.
- Passez la souris sur la colonne « Flux de travail par défaut » dans le tableau « Paramètres du flux de travail ».
- Cliquez sur Définir par défaut sur la ligne du flux de travail que vous souhaitez définir par défaut.
Remarque : si un flux de travail par défaut a déjà été défini, la même action inverse la désignation par défaut du flux de travail. - Une fois qu'un flux de travail par défaut est choisi, une coche apparaît dans la colonne « Flux de travail par défaut » du flux de travail.